Zapłata za samochód firmowy z konta synowej a podatek

Zapłata faktury firmowej przez osobę trzecią

Polskie przepisy cywilne dopuszczają spełnienie świadczenia pieniężnego przez osobę trzecią. Zgodnie z art. 356 § 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, jeżeli wierzytelność pieniężna jest wymagalna, wierzyciel nie może odmówić przyjęcia zapłaty od osoby trzeciej, nawet gdy działa ona bez wiedzy dłużnika. Oznacza to, że sprzedawca samochodu mógł przyjąć przelew od synowej, jeżeli zapłata dotyczyła faktury wystawionej na przedsiębiorcę.

Nie rozwiązuje to jednak skutków podatkowych między przedsiębiorcą a synową. Urząd skarbowy może zapytać, czy synowa przekazała przedsiębiorcy korzyść majątkową, czy tylko technicznie opłaciła fakturę z obowiązkiem zwrotu. W praktyce trzeba więc ustalić, czy była to pożyczka, darowizna, rozliczenie rodzinne, czy działanie w imieniu przedsiębiorcy.

Jeżeli przekazanie środków od innej osoby może być potraktowane jako darowizna albo pożyczka, warto od razu uporządkować dokumenty. Podobne problemy omawia także artykuł o tym, jak rozliczana jest pożyczka w rodzinie.

Czy wydatek nadal może być kosztem firmy?

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztem uzyskania przychodu jest koszt poniesiony w celu osiągnięcia przychodu albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 23 tej ustawy. Sama faktura wystawiona na przedsiębiorcę nie zawsze wystarczy. Trzeba jeszcze wykazać związek samochodu z działalnością oraz to, że przedsiębiorca faktycznie poniósł ekonomiczny ciężar wydatku.

Przy zakupie samochodu za około 60 000 zł ważny jest również art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców. Jeżeli stroną sprzedającą był inny przedsiębiorca, a jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł, płatność związana z działalnością gospodarczą powinna nastąpić za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy. Skutek podatkowy naruszenia tej zasady wynika z art. 22p ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: podatnik nie zalicza do kosztów tej części płatności, która została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego, gdy transakcja podlega art. 19 Prawa przedsiębiorców.

Zapłata z rachunku synowej może więc rodzić dwa odrębne ryzyka: po pierwsze, pytanie o PCC albo podatek od darowizny, a po drugie, pytanie o prawidłowość ujęcia wydatku w kosztach. Ostateczna ocena zależy od dokumentów, opisu przelewu, treści faktury, statusu sprzedawcy, sposobu zwrotu pieniędzy synowej oraz tego, czy rachunek synowej można obronić jako element technicznego wykonania płatności, a nie obejście obowiązku z art. 19 Prawa przedsiębiorców.

Pożyczka, darowizna czy tylko zwrot wyłożonych środków?

Najbezpieczniej jest odtworzyć rzeczywisty przebieg zdarzeń, a nie tworzyć dokumentów sprzecznych z faktami. Jeżeli synowa zapłaciła fakturę z własnych pieniędzy, a następnie przedsiębiorca zwrócił jej tę samą kwotę, najczęściej urząd może rozważać pożyczkę albo krótkotrwałe wyłożenie środków do zwrotu. Jeżeli przedsiębiorca nie zwrócił pieniędzy i nie ma obowiązku ich zwrotu, w grę może wchodzić darowizna.

Pożyczka pieniędzy podlega podatkowi od czynności cywilnoprawnych na podstawie art. 1 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy z dnia 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych. Podatnikiem PCC od umowy pożyczki jest biorący pożyczkę, co wynika z art. 4 pkt 7 tej ustawy. Stawka podatku wynosi 0,5% podstawy opodatkowania na podstawie art. 7 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych.

Obowiązek podatkowy przy pożyczce powstaje z chwilą dokonania czynności cywilnoprawnej, zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych. Deklarację PCC-3 składa się i podatek wpłaca w terminie 14 dni od dnia powstania obowiązku podatkowego, co wynika z art. 10 ust. 1 tej ustawy. Szerzej problem opisuje tekst o tym, jak rozliczana jest pożyczka rodzinna a PCC.

Darowizna od synowej nie korzysta ze zwolnienia dla tak zwanej grupy zerowej, ponieważ art. 4a ust. 1 ustawy z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn obejmuje małżonka, zstępnych, wstępnych, pasierba, rodzeństwo, ojczyma i macochę, ale nie obejmuje synowej. Synowa należy natomiast do I grupy podatkowej na podstawie art. 14 ust. 3 pkt 1 tej ustawy. Jeżeli byłaby to darowizna przekraczająca kwotę wolną dla I grupy, obdarowany powinien złożyć SD-3 w terminie miesiąca od powstania obowiązku podatkowego, zgodnie z art. 17a ust. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn.

Kiedy grozi 20% PCC?

Stawka 20% nie jest zwykłą stawką podatku od każdej spóźnionej pożyczki. Wynika ona z art. 7 ust. 5 ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych. Przepis ten przewiduje stawkę 20% między innymi wtedy, gdy przed organem podatkowym, w toku czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej albo postępowania podatkowego podatnik powołuje się na fakt zawarcia umowy pożyczki, a należny podatek od tej czynności nie został zapłacony.

W praktyce oznacza to, że szybkie samodzielne złożenie PCC-3, zapłata 0,5% podatku i odsetek oraz wyjaśnienie sprawy przed reakcją urzędu istotnie ograniczają ryzyko zastosowania 20% stawki. Nie można jednak zagwarantować wyniku, jeżeli urząd wcześniej posiadał już udokumentowaną wiadomość o czynie albo rozpoczął czynności zmierzające do jego ujawnienia.

Czynny żal przy spóźnionym PCC-3

Jeżeli termin 14 dni na PCC-3 już minął, warto rozważyć złożenie deklaracji, zapłatę zaległego PCC, zapłatę odsetek za zwłokę oraz złożenie czynnego żalu. Instytucja czynnego żalu wynika z art. 16 § 1 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy. Sprawca nie podlega karze za przestępstwo skarbowe albo wykroczenie skarbowe, jeżeli po popełnieniu czynu zabronionego zawiadomił organ powołany do ścigania o istotnych okolicznościach tego czynu, w szczególności o osobach współdziałających.

Zgodnie z art. 16 § 4 Kodeksu karnego skarbowego zawiadomienie można wnieść na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej albo ustnie do protokołu. Zgodnie z art. 16 § 5 Kodeksu karnego skarbowego czynny żal jest bezskuteczny między innymi wtedy, gdy organ ścigania miał już wyraźnie udokumentowaną wiadomość o popełnieniu czynu zabronionego albo rozpoczął czynność służbową zmierzającą do jego ujawnienia, chyba że czynność ta nie dostarczyła podstaw do wszczęcia postępowania.

W czynnym żalu należy krótko wskazać, czego dotyczyło uchybienie, kiedy powstał obowiązek PCC, dlaczego deklaracja nie została złożona w terminie oraz że zaległy podatek i odsetki zostały zapłacone. Praktyczne wskazówki dotyczące takiej sytuacji zawiera również omówienie tematu spóźnione PCC-3.

Co zrobić krok po kroku?

1. Ustal fakty. Sprawdź datę przelewu synowej, opis przelewu, datę faktury, datę ewentualnego zwrotu pieniędzy oraz to, czy sprzedawca był przedsiębiorcą.
2. Ustal charakter rozliczenia z synową. Jeżeli pieniądze miały być zwrócone, przygotuj prostą umowę albo pisemne potwierdzenie, że synowa wyłożyła środki do zwrotu. Dokument nie powinien antydatować ani fałszować przebiegu zdarzeń.
3. Jeżeli była to pożyczka, złóż PCC-3. Podstawą jest art. 10 ust. 1 ustawy o PCC. Przy spóźnieniu zapłać także odsetki za zwłokę.
4. Dołącz czynny żal. Zrób to przed wszczęciem czynności przez urząd, aby zwiększyć szansę ochrony z art. 16 Kodeksu karnego skarbowego.
5. Zabezpiecz koszt podatkowy. Zachowaj fakturę, dowód zapłaty, dowód zwrotu synowej, wyjaśnienie gospodarczej potrzeby zakupu samochodu i dokumenty potwierdzające wykorzystanie auta w działalności.
6. Przeanalizuj limit 15 000 zł. Jeżeli sprzedawcą był przedsiębiorca, sprawdź ryzyko z art. 19 Prawa przedsiębiorców i art. 22p ustawy o PIT.

FAQ

Czy synowa może zapłacić fakturę za samochód firmowy?

Cywilnie jest to możliwe przy świadczeniu pieniężnym, co wynika z art. 356 § 2 Kodeksu cywilnego. Podatkowo trzeba jednak wyjaśnić, dlaczego synowa zapłaciła i czy przedsiębiorca zwrócił jej pieniądze.

Czy każda zapłata z konta synowej oznacza pożyczkę?

Nie. Jeżeli synowa tylko technicznie wykonała przelew, a pieniądze od razu zostały jej zwrócone, można bronić stanowiska, że nie była to klasyczna pożyczka. Jeżeli jednak synowa finansowała zakup do czasu późniejszego zwrotu, urząd może potraktować sprawę jako pożyczkę.

Ile wynosi PCC od pożyczki od synowej?

Stawka PCC od umowy pożyczki wynosi 0,5% podstawy opodatkowania na podstawie art. 7 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych. Deklarację PCC-3 składa i podatek płaci pożyczkobiorca.

Czy można uniknąć 20% PCC?

Ryzyko 20% PCC jest znacznie mniejsze, jeżeli podatnik sam złoży PCC-3, zapłaci 0,5% PCC, odsetki i czynny żal, zanim urząd rozpocznie czynności w tej sprawie. Stawka 20% wynika z art. 7 ust. 5 ustawy o PCC i dotyczy szczególnych sytuacji powołania się przed organem na nieopodatkowaną czynność.

Czy czynny żal zawsze chroni przed karą?

Nie zawsze. Zgodnie z art. 16 § 5 Kodeksu karnego skarbowego czynny żal jest bezskuteczny, jeżeli organ miał już wyraźnie udokumentowaną wiadomość o czynie albo rozpoczął czynność służbową zmierzającą do jego ujawnienia, chyba że ta czynność nie dostarczyła podstaw do wszczęcia postępowania.

Podsumowanie

Zapłata za samochód firmowy z konta synowej wymaga uporządkowania dokumentów i właściwej kwalifikacji podatkowej. Jeżeli środki zostały zwrócone, trzeba wykazać, że nie doszło do darowizny. Jeżeli była to pożyczka, zasadniczo należy złożyć PCC-3 i zapłacić 0,5% PCC. Jeżeli termin został przekroczony, praktycznym rozwiązaniem jest złożenie zaległej deklaracji, zapłata podatku, odsetek i czynnego żalu przed reakcją urzędu.

Osobno należy ocenić, czy zapłata za samochód o wartości powyżej 15 000 zł spełnia wymogi art. 19 Prawa przedsiębiorców i czy nie powstaje ryzyko wyłączenia wydatku z kosztów na podstawie art. 22p ustawy o PIT. W razie kontroli najważniejsze będą: faktura, przelewy, zwrot pieniędzy synowej, opis gospodarczy zakupu i spójne wyjaśnienie całej operacji.

Źródła

1. Ustawa z dnia 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych - Dz.U. 2000 nr 86 poz. 959.

2. Art. 7 ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych - LexLege.

3. Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy - Dz.U. 1999 nr 83 poz. 930.

4. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93.

5. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350.

6. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców - Dz.U. 2018 poz. 646.

7. Ustawa z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn - Dz.U. 1983 nr 45 poz. 207.