Wynagrodzenie dyrektora niepublicznego przedszkola z dotacji

Czy właściciel niepublicznego przedszkola może być wynagradzany z dotacji?

Tak, co do zasady jest to możliwe. Aktualnie podstawą nie jest już ustawa o systemie oświaty, lecz przede wszystkim art. 35 ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych. Przepis ten wyraźnie dopuszcza finansowanie z dotacji rocznego wynagrodzenia osoby fizycznej prowadzącej publiczne lub niepubliczne przedszkole, jeżeli osoba ta pełni funkcję dyrektora przedszkola.

Oznacza to, że właściciel przedszkola niepublicznego może pobierać z dotacji wynagrodzenie za rzeczywiste wykonywanie funkcji dyrektora, a nie za sam status właściciela lub organu prowadzącego. Wynagrodzenie musi pozostawać w związku z realizacją zadań przedszkola w zakresie kształcenia, wychowania i opieki, w tym organizacji pracy placówki.

W praktyce warto rozdzielać trzy role: osobę prowadzącą przedszkole, organ przedszkola wskazany w statucie oraz dyrektora. Jedna osoba fizyczna może łączyć te funkcje, ale rozliczenie dotacji powinno jasno pokazywać, za jakie czynności wypłacono wynagrodzenie.

Założenie i prowadzenie przedszkola niepublicznego

Niepubliczne przedszkole może założyć osoba fizyczna albo osoba prawna, ale dopiero po uzyskaniu wpisu do ewidencji prowadzonej przez właściwą jednostkę samorządu terytorialnego. Wynika to z art. 168 ust. 1 Prawa oświatowego. W zgłoszeniu do ewidencji oraz w dokumentacji placówki powinny znaleźć się m.in. dane wymagane przez przepisy, w tym informacje dotyczące organizacji, statutu i kadry.

Istotne jest również to, że prowadzenie szkoły, placówki, zespołu oraz innej formy wychowania przedszkolnego nie jest działalnością gospodarczą w rozumieniu Prawa oświatowego. Nie zmienia to jednak tego, że rozliczenia podatkowe, składkowe i księgowe mogą wymagać odrębnej analizy, zwłaszcza gdy osoba fizyczna uzyskuje przychody z prowadzenia placówki.

Jeżeli rozważana jest inna forma organizacyjna, warto porównać zasady właściwe dla placówek niepublicznych z rozwiązaniami opisanymi przy temacie przedszkole publiczne. Przy ustalaniu obowiązków i odpowiedzialności kadry znaczenie mogą mieć także wymogi dotyczące osoby pełniącej funkcję, jaką jest dyrektor przedszkola. Z kolei przy zmianach organizacyjnych trzeba zachować ostrożność, ponieważ za dokumentację, rozliczenia i zobowiązania odpowiada właściwy organ prowadzący.

Dotacja a wynagrodzenie dyrektora przedszkola

Dotacja oświatowa może być wykorzystana wyłącznie na zadania wskazane w ustawie. Zgodnie z art. 35 ust. 1 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych środki te służą dofinansowaniu realizacji zadań placówek wychowania przedszkolnego, szkół lub placówek w zakresie kształcenia, wychowania i opieki, w tym kształcenia specjalnego i profilaktyki społecznej.

Wśród wydatków bieżących ustawodawca wymienia m.in. wynagrodzenia osób zatrudnionych w placówce oraz wynagrodzenie osoby fizycznej prowadzącej przedszkole, jeżeli pełni funkcję dyrektora. Dlatego nie trzeba konstruować sztucznej umowy z samym sobą. Osoba fizyczna prowadząca przedszkole nie może w praktyce skutecznie zawrzeć sama ze sobą umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej tylko po to, aby udokumentować własne wynagrodzenie.

Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest oparcie wypłaty na dokumentach wewnętrznych placówki: statucie, informacji o funkcji dyrektora, zarządzeniu lub decyzji osoby prowadzącej, miesięcznym zestawieniu wynagrodzenia oraz dowodzie wypłaty. Dokumenty powinny wskazywać okres, wysokość wynagrodzenia, pełnioną funkcję i źródło finansowania.

Limity wynagrodzenia finansowanego z dotacji w 2026 r.

Wynagrodzenie dyrektora finansowane z dotacji nie jest dowolne. Art. 35 ust. 1 pkt 1 lit. a i aa ustawy o finansowaniu zadań oświatowych przewiduje limity roczne, odnoszone do 12-krotnego średniego wynagrodzenia nauczyciela dyplomowanego z art. 30 ust. 3 pkt 3 Karty Nauczyciela.

W 2026 r. kwota bazowa dla nauczycieli wynosi 5 597,86 zł, a średnie wynagrodzenie nauczyciela dyplomowanego stanowi 184% tej kwoty, czyli 10 300,06 zł. Dla większości niepublicznych przedszkoli finansowanych na zasadzie art. 17 ust. 3 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych limit wynosi 150% 12-krotności tej kwoty, czyli 185 401,08 zł rocznie. Dla niepublicznych przedszkoli otrzymujących dotację na zasadach art. 17 ust. 1 limit wynosi 250% 12-krotności, czyli 309 001,80 zł rocznie.

Limit dotyczy rocznej kwoty możliwej do sfinansowania z dotacji. Jeżeli ta sama osoba w tej samej placówce otrzymuje jednocześnie wynagrodzenie z kilku tytułów objętych art. 35 ust. 1 pkt 1 lit. a i aa, łączna kwota nie może przekroczyć właściwego limitu.

Jak udokumentować wynagrodzenie właściciela pełniącego funkcję dyrektora?

Ustawa nie narzuca jednego wzoru dokumentu, którym należy wykazać wynagrodzenie dyrektora będącego jednocześnie osobą prowadzącą przedszkole. Dokumentacja powinna jednak pozwolić organowi dotującemu odtworzyć podstawę prawną, podstawę organizacyjną, wysokość, datę oraz cel wypłaty.

W praktyce pomocne mogą być:

• statut przedszkola wskazujący osobę prowadzącą, organy placówki oraz zakres zadań dyrektora,
• zarządzenie, decyzja albo oświadczenie osoby prowadzącej o ustaleniu wynagrodzenia za pełnienie funkcji dyrektora,
• miesięczna lista lub nota rozliczeniowa pokazująca kwotę przypisaną do danego miesiąca,
• dowód przelewu albo dowód wypłaty z rachunku placówki,
• opis księgowy wskazujący, że wydatek został sfinansowany z dotacji i dotyczył zadań przedszkola.

Warto unikać lakonicznych przelewów bez opisu. Przy kontroli lepiej działa zestaw dokumentów, z którego wynika, że wynagrodzenie było ustalone z góry, odnosiło się do konkretnej funkcji i zostało prawidłowo ujęte w rozliczeniu dotacji.

Czego nie wolno finansować z dotacji?

Dotacja nie służy finansowaniu prywatnych wydatków właściciela ani wypłacie zysku. Nie można też rozliczać z niej wydatków niemających związku z działalnością przedszkola albo poniesionych poza rokiem budżetowym, na który dotacja została udzielona. Art. 35 ust. 3 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych wskazuje, że dotacja może być wykorzystana wyłącznie na wydatki związane z realizacją zadań określonych w ustawie, poniesione w roku budżetowym, na który została udzielona.

Jeżeli przedszkole otrzymuje środki na uczniów posiadających orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego, trzeba dodatkowo pamiętać o szczególnym przeznaczeniu tych kwot. Część dotacji związana z kształceniem specjalnym powinna być rozliczana zgodnie z zasadami wynikającymi z art. 35 ust. 4 i następnych ustawy.

Kontrola dotacji i skutki błędnego rozliczenia

Organ dotujący może kontrolować prawidłowość pobrania i wykorzystania dotacji. Osoby upoważnione do kontroli mają prawo wglądu do dokumentacji organizacyjnej, finansowej i dokumentacji przebiegu nauczania związanej z dotacją. Na żądanie kontrolujących przedszkole powinno udostępnić dokumentację w terminie 14 dni od dnia zwrócenia się o jej udostępnienie.

Jeżeli wynagrodzenie zostanie rozliczone bez podstawy, ponad limit albo bez związku z zadaniami przedszkola, organ może zakwestionować wydatek. Dotacja wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem, pobrana nienależnie albo w nadmiernej wysokości podlega zwrotowi do budżetu jednostki samorządu terytorialnego wraz z odsetkami na zasadach ustawy o finansach publicznych.

FAQ

Podsumowanie

Właściciel niepublicznego przedszkola może finansować z dotacji swoje wynagrodzenie, jeżeli pełni funkcję dyrektora i wydatek mieści się w art. 35 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych. Nie jest natomiast dopuszczalne traktowanie dotacji jako swobodnego źródła wypłat dla organu prowadzącego. Kluczowe znaczenie mają limit roczny, realne wykonywanie funkcji, dokumenty wewnętrzne oraz przejrzyste dowody wypłaty. W razie kontroli trzeba wykazać związek wynagrodzenia z zadaniami przedszkola.

Źródła

• Ustawa z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych, tekst jednolity Dz.U. z 2026 r. poz. 650, w szczególności art. 17, art. 34, art. 35 i art. 36: https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/650/ogl/pol/pdf
• Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe, tekst jednolity Dz.U. z 2026 r. poz. 820, w szczególności art. 168, art. 170 i art. 172: https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/820/text.pdf
• Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela, tekst jednolity Dz.U. z 2026 r. poz. 515, w szczególności art. 30 ust. 3: https://eli.gov.pl/api/acts/DU/2026/515/text/T/D20260515L.pdf
• Ustawa budżetowa na rok 2026 z dnia 9 stycznia 2026 r., Dz.U. z 2026 r. poz. 62, art. 9 ust. 2: https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/62/text.pdf
• Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, w szczególności art. 252 dotyczący zwrotu dotacji wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem.