Umowa-zlecenie dla sprzedawcy w sklepie – kiedy jest legalna?

Czy sprzedawca w sklepie może pracować na umowie-zleceniu?

Tak, ale nie w każdej sytuacji. Sama praca w sklepie nie wyklucza automatycznie umowy-zlecenia. W sprzedaży detalicznej często jednak występują warunki typowe dla zatrudnienia pracowniczego: stały grafik, wyznaczone stanowisko, obowiązek osobistego wykonywania pracy, bieżące polecenia przełożonego, rozliczanie kasy oraz stały nadzór.

Zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca zobowiązuje się zatrudniać pracownika za wynagrodzeniem. Art. 22 § 1¹ Kodeksu pracy wskazuje, że zatrudnienie w takich warunkach jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy bez względu na nazwę zawartej umowy. Z kolei art. 22 § 1² zakazuje zastępowania umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków właściwych dla stosunku pracy.

Podpisanie dokumentu zatytułowanego „umowa-zlecenie” nie wystarczy więc do przesądzenia charakteru współpracy. Reforma PIP z 2026 r. nie zmieniła tej podstawowej zasady ani definicji stosunku pracy; zmieniła przede wszystkim narzędzia służące jej egzekwowaniu.

Kiedy umowa-zlecenie dla sprzedawcy jest szczególnie ryzykowna?

Ryzyko uznania zlecenia za stosunek pracy rośnie zwłaszcza wtedy, gdy sprzedawca:

• ma obowiązek osobistego wykonywania pracy i w praktyce nie może zapewnić zastępstwa,
• pracuje według grafiku ustalanego przez właściciela lub kierownika sklepu,
• musi stawiać się w określonym sklepie w konkretnych godzinach,
• jest na bieżąco kontrolowany i otrzymuje wiążące polecenia dotyczące obsługi klientów, ekspozycji towaru, rozliczeń lub organizacji pracy,
• korzysta z kasy, systemu sprzedażowego, narzędzi i procedur sklepu na takich samych zasadach jak pracownicy,
• nie ponosi realnego ryzyka gospodarczego, a wynagrodzenie jest powiązane przede wszystkim z czasem pozostawania do dyspozycji sklepu.

Nie ma rozstrzygającego znaczenia, że sprzedawca zgodził się na zlecenie albo sam zaproponował taką formę współpracy. Jeżeli sposób wykonywania obowiązków odpowiada stosunkowi pracy, zgodna wola stron nie usuwa skutków art. 22 Kodeksu pracy.

Czym różni się stosunek pracy od stosunku cywilnoprawnego?

Najważniejsza różnica dotyczy podporządkowania i organizacji pracy. Pracownik wykonuje pracę pod kierownictwem pracodawcy, w wyznaczonym miejscu i czasie, a pracodawca organizuje proces pracy i ponosi związane z nim ryzyko. Zleceniobiorca powinien mieć większą rzeczywistą samodzielność w sposobie wykonywania czynności.

W przypadku umowy-zlecenia podstawowe znaczenie mają przepisy Kodeksu cywilnego. Art. 734 § 1 Kodeksu cywilnego dotyczy dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie, a do wielu umów o świadczenie usług stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu na podstawie art. 750 Kodeksu cywilnego.

Przy pracy sprzedawcy trzeba zatem badać nie tylko treść umowy, ale też praktykę: kto układa grafik, kto wydaje polecenia, czy możliwe jest zastępstwo, jak rozliczane jest wynagrodzenie, jak duża jest samodzielność wykonawcy i kto ponosi ryzyko związane z organizacją sprzedaży.

Zlecenie zamiast etatu – kary i roszczenia

Zawarcie umowy cywilnoprawnej w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy powinna być zawarta umowa o pracę, jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Od 8 lipca 2026 r. art. 281 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy przewiduje za to grzywnę od 2000 zł do 60 000 zł.

Art. 281 § 2 przewiduje w szczególnym przypadku wskazanym w tym przepisie surowszą grzywnę od 3000 zł do 90 000 zł. Nie oznacza to jednak, że każda umowa-zlecenie zakwestionowana jako etat jest automatycznie zagrożona grzywną do 90 000 zł. Dla typowego naruszenia polegającego na zawarciu umowy cywilnoprawnej zamiast umowy o pracę podstawowe widełki wynoszą 2000–60 000 zł.

Konsekwencje mogą być szersze niż sama grzywna. Osoba wykonująca pracę może żądać ustalenia istnienia stosunku pracy przed sądem pracy. Po takim ustaleniu mogą powstać roszczenia dotyczące praw pracowniczych, np. urlopu wypoczynkowego, wynagrodzenia za pracę nadliczbową, dodatków oraz innych świadczeń zależnych od rzeczywistego przebiegu zatrudnienia.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego od lat przyjmuje się, że o charakterze relacji decyduje sposób wykonywania pracy, a nie sama nazwa umowy. Nadal aktualny pozostaje m.in. wyrok Sądu Najwyższego z 15 października 1999 r., sygn. akt I PKN 307/99.

Co PIP może zrobić od 8 lipca 2026 r.?

Nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy wprowadziła dwuetapowy mechanizm reagowania na umowy cywilnoprawne wykonywane w warunkach właściwych dla stosunku pracy. Jeżeli w toku kontroli inspektor pracy stwierdzi takie nieprawidłowości, może wydać na piśmie polecenie usunięcia naruszenia. Polecenie ma umożliwić stronom dobrowolne dostosowanie podstawy zatrudnienia jeszcze w toku kontroli.

Jeżeli polecenie nie zostanie wykonane, okręgowy inspektor pracy może, po ocenie zgromadzonego materiału, wydać decyzję administracyjną stwierdzającą istnienie stosunku pracy. Może też skierować do sądu pracy powództwo o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy. Droga sądowa ma szczególne znaczenie wtedy, gdy ustalenie ma dotyczyć również okresu wcześniejszego.

Decyzja okręgowego inspektora pracy wywołuje skutki związane ze stwierdzeniem stosunku pracy od dnia jej wydania. Każda ze stron może wnieść od niej odwołanie do sądu pracy, za pośrednictwem okręgowego inspektora pracy, w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji. Jeżeli odwołanie zostanie wniesione, wykonanie decyzji co do zasady oczekuje na rozstrzygnięcie sądu, chyba że nadano jej rygor natychmiastowej wykonalności.

Nowe kompetencje PIP nie oznaczają automatycznego przekształcania każdej umowy-zlecenia w etat. Nadal trzeba indywidualnie ustalić, czy w konkretnym modelu współpracy przeważają cechy stosunku pracy.

Indywidualna interpretacja GIP – jak zmniejszyć ryzyko przed kontrolą?

Od 8 lipca 2026 r. podmiot podlegający kontroli PIP, wskazany w art. 13 pkt 1–6 ustawy o PIP, może wystąpić do Głównego Inspektora Pracy o indywidualną interpretację dotyczącą tego, czy przedstawiony stosunek prawny jest stosunkiem pracy w rozumieniu art. 22 § 1 Kodeksu pracy.

Interpretacja może dotyczyć zarówno istniejącego stanu faktycznego, jak i zdarzenia przyszłego. Wniosek wymaga szczegółowego opisania rzeczywistych warunków współpracy i przedstawienia własnego stanowiska. Opłata wynosi 40 zł, a kompletny wniosek powinien zostać rozpatrzony bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 30 dni.

Interpretacja nie jest wiążąca dla wnioskodawcy, ale wiąże organy PIP. W zakresie, w jakim wnioskodawca się do niej zastosuje, korzysta z ochrony przed sankcjami administracyjnymi, finansowymi lub karami. Ochrona nie działa jednak wtedy, gdy rzeczywisty model pracy różni się od tego, który opisano we wniosku.

Abolicja do 8 lipca 2027 r. – kiedy może mieć zastosowanie?

Ustawa z 11 marca 2026 r. zawiera przepis przejściowy pozwalający części podmiotów dobrowolnie uporządkować wcześniejsze umowy. Jeżeli przed 8 lipca 2026 r. zawarto umowę cywilnoprawną albo faktycznie korzystano z odpłatnej pracy w warunkach spełniających wszystkie cechy stosunku pracy, a w ciągu 12 miesięcy od wejścia reformy strony dobrowolnie dostosują podstawę zatrudnienia przez zawarcie umowy o pracę, podmiot nie ponosi odpowiedzialności za wykroczenie z art. 281 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy objęte tym przepisem przejściowym.

Okres ten upływa 8 lipca 2027 r. Nie jest to jednak ogólna amnestia dla wszystkich naruszeń prawa pracy. Wyłączenie dotyczy konkretnej odpowiedzialności wykroczeniowej i wymaga spełnienia warunków określonych w ustawie.

Minimalna stawka godzinowa przy umowie-zleceniu w 2026 r.

Jeżeli współpraca ze sprzedawcą może być legalnie ułożona jako umowa-zlecenie albo umowa o świadczenie usług, trzeba pamiętać o minimalnej stawce godzinowej. Od 1 stycznia 2026 r. wynosi ona 31,40 zł brutto za każdą godzinę wykonania zlecenia lub świadczenia usług objętych ustawą o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

Strony powinny ustalić sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. Jeżeli umowa została zawarta na czas dłuższy niż miesiąc, wypłaty wynagrodzenia w wysokości wynikającej z minimalnej stawki godzinowej dokonuje się co najmniej raz w miesiącu.

Wyjątki od minimalnej stawki istnieją, ale przy typowej obsłudze sklepu nie należy zakładać ich automatycznego zastosowania. Trzeba sprawdzić rzeczywisty model wykonywania usług i ustawowe warunki konkretnego wyjątku.

Jak ułożyć legalną współpracę ze sprzedawcą?

Jeżeli właściciel sklepu chce korzystać z umowy-zlecenia, model współpracy powinien rzeczywiście różnić się od etatu, a nie tylko zostać inaczej opisany w umowie. W szczególności warto sprawdzić:

• czy przedmiotem umowy są konkretne usługi, a nie stałe wykonywanie obowiązków typowych dla stanowiska pracowniczego,
• czy zleceniobiorca ma realną samodzielność w organizacji czynności,
• czy możliwość zastępstwa, jeśli została przewidziana, jest rzeczywista, a nie wyłącznie zapisana w umowie,
• czy polecenia dotyczą rezultatu i prawidłowego wykonania usług, czy też tworzą bieżące podporządkowanie organizacyjne,
• czy zasady odpowiedzialności i rozliczeń odpowiadają charakterowi umowy cywilnoprawnej,
• czy prawidłowo potwierdzana jest liczba godzin i wypłacane jest wynagrodzenie zgodne z minimalną stawką godzinową.

Jeżeli sklep potrzebuje osoby do regularnej pracy na zmianach, pod stałym nadzorem, przy kasie i według grafiku ustalanego przez kierownika, umowa o pracę będzie co do zasady odpowiadała rzeczywistemu sposobowi wykonywania pracy. Sama konstrukcja umowy nie powinna służyć do odtworzenia etatu pod nazwą zlecenia.

Przy doborze właściwej umowy pomocne może być również rozróżnienie, kiedy właściwe jest dzieło czy zlecenie. Umowa o dzieło jest nastawiona na osiągnięcie oznaczonego rezultatu i co do zasady nie pasuje do stałej, powtarzalnej obsługi sklepu.

FAQ

Czy sama zgoda sprzedawcy na zlecenie zabezpiecza sklep?

Nie. Jeżeli faktyczne warunki pracy odpowiadają art. 22 § 1 Kodeksu pracy, zgoda stron na nazwę „umowa-zlecenie” nie wyłącza możliwości ustalenia stosunku pracy ani odpowiedzialności za nieprawidłową formę zatrudnienia.

Czy stały grafik zawsze oznacza umowę o pracę?

Nie jest jedynym kryterium, ale ma duże znaczenie. Ocenia się cały sposób współpracy. Stały grafik połączony z wyznaczonym miejscem pracy, bieżącym kierownictwem, obowiązkiem osobistego świadczenia pracy i włączeniem w organizację sklepu mocno przemawia za stosunkiem pracy.

Czy samozatrudnienie sprzedawcy rozwiązuje problem?

Niekoniecznie. Sam wpis do CEIDG ani fakt wystawiania faktur nie przesądzają o charakterze relacji. Jeżeli przedsiębiorca w rzeczywistości pracuje jak podporządkowany pracownik sklepu, również taki model może zostać zakwestionowany.

Czy od decyzji okręgowego inspektora pracy można się odwołać?

Tak. Każda ze stron postępowania może wnieść odwołanie do właściwego sądu pracy za pośrednictwem okręgowego inspektora pracy w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji.

Źródła

• Kodeks pracy, w szczególności art. 22 i art. 281: Internetowy System Aktów Prawnych
• Kodeks cywilny, w szczególności art. 734 i art. 750: Internetowy System Aktów Prawnych
• Ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. 2026 poz. 473: Elektroniczny Dziennik Ustaw
• Nowe uprawnienia PIP i dwuetapowa procedura dotycząca umów cywilnoprawnych: Państwowa Inspekcja Pracy
• Indywidualna interpretacja dotycząca charakteru umowy: Państwowa Inspekcja Pracy
• Minimalna stawka godzinowa w 2026 r.: Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
• Wyrok Sądu Najwyższego z 15 października 1999 r., sygn. akt I PKN 307/99.