Umowa o zachowaniu poufności a kodeks pracy – co wolno pracodawcy

Podstawa prawna obowiązku zachowania poufności

Już bez podpisywania dodatkowej umowy pracownik ma obowiązek dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Wynika to wprost z art. 100 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.

To oznacza, że NDA podpisywana z pracownikiem nie tworzy obowiązku „od zera”, lecz zwykle go doprecyzowuje. Taka umowa może być dopuszczalna, jeżeli konkretyzuje, jakie informacje są poufne, jak należy je zabezpieczać i komu wolno je ujawniać. Nie może jednak pozbawiać pracownika uprawnień gwarantowanych przez prawo pracy ani rozszerzać jego odpowiedzialności w sposób sprzeczny z przepisami bezwzględnie obowiązującymi.

W praktyce warto odróżnić zwykły obowiązek poufności od odmowy podpisania NDA w sytuacji, gdy dokument zawiera postanowienia wykraczające poza dopuszczalne granice lub jest niejasny.

Jakie informacje mogą być objęte poufnością

Zakres poufności powinien być opisany precyzyjnie. Dopuszczalne jest objęcie ochroną np. niepublicznych danych handlowych, technologicznych, organizacyjnych, finansowych, list klientów, warunków współpracy z kontrahentami czy procedur wewnętrznych – o ile rzeczywiście mają wartość gospodarczą albo ich ujawnienie może szkodzić pracodawcy. W praktyce spór może dotyczyć także tego, czy przekazanie samego dokumentu osobie trzeciej narusza umowę; taki przypadek omawiamy w materiale o udostępnieniu umowy objętej klauzulą poufności.

Przy ocenie, czy zapis nie jest zbyt szeroki, pomocne jest odwołanie do art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Przepis ten definiuje tajemnicę przedsiębiorstwa jako informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są dla takich osób łatwo dostępne, o ile uprawniony podjął przy zachowaniu należytej staranności działania w celu utrzymania ich w poufności.

Nie powinno się natomiast obejmować poufnością w sposób nieograniczony:

• informacji publicznie dostępnych,
• wiedzy i doświadczenia zawodowego zdobytego przez pracownika,
• informacji ujawnionych zgodnie z prawem, np. organom publicznym,
• informacji potrzebnych do dochodzenia roszczeń przed sądem lub obrony przed roszczeniami.

Czy poufność może obowiązywać po ustaniu zatrudnienia

To zależy od treści konkretnej klauzuli. Sam obowiązek nieujawniania prawdziwych tajemnic przedsiębiorstwa może w określonym zakresie trwać także po rozwiązaniu umowy o pracę, zwłaszcza gdy chodzi o ochronę informacji spełniających przesłanki z art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Dodatkowo art. 11 ust. 3 tej ustawy przewiduje odpowiedzialność za bezprawne ujawnienie, wykorzystanie lub pozyskanie tajemnicy przedsiębiorstwa.

Inaczej trzeba oceniać postanowienia, które w praktyce nie tylko zakazują ujawniania informacji, ale faktycznie ograniczają możliwość pracy u konkurencji albo prowadzenia działalności w tej samej branży. Wtedy może chodzić już nie o zwykłą poufność, lecz o zakaz konkurencji.

Jeżeli pracodawca chce wprowadzić zakaz konkurencji po ustaniu stosunku pracy, musi spełnić warunki z art. 101(2) § 1–3 Kodeksu pracy. Taka umowa:

• musi być zawarta na piśmie – art. 101(3) Kodeksu pracy,
• może dotyczyć tylko pracownika mającego dostęp do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę – art. 101(2) § 1 Kodeksu pracy,
• musi przewidywać odszkodowanie dla pracownika w wysokości co najmniej 25% wynagrodzenia otrzymanego przed ustaniem stosunku pracy przez okres odpowiadający okresowi zakazu – art. 101(2) § 3 Kodeksu pracy.

Dlatego klauzula nazwana „poufnością”, która po odejściu z pracy realnie uniemożliwia zatrudnienie w branży, ale nie przewiduje odszkodowania, może być wadliwa. Ocena zawsze zależy jednak od konkretnego brzmienia dokumentu.

Czas trwania obowiązku poufności

Przepisy nie wskazują jednego dopuszczalnego terminu, np. roku czy trzech lat, dla każdej umowy o poufności. Okres powinien być proporcjonalny do rodzaju informacji i interesu pracodawcy. Dla części danych poufność może być uzasadniona tylko przez pewien czas, a dla prawdziwej tajemnicy przedsiębiorstwa – dopóki informacja zachowuje taki charakter.

Jeżeli jednak zapis po ustaniu zatrudnienia ma cechy zakazu konkurencji, sam „długi okres poufności” nie rozwiązuje problemu. Wtedy trzeba badać zgodność postanowienia z art. 101(2) Kodeksu pracy, w tym obowiązek wypłaty odszkodowania.

Kary umowne a odpowiedzialność pracownika

Najwięcej wątpliwości budzą zapisy przewidujące kary umowne za naruszenie poufności w czasie trwania stosunku pracy. W prawie pracy odpowiedzialność materialna pracownika za szkodę wyrządzoną pracodawcy została szczegółowo uregulowana w art. 114–122 Kodeksu pracy. Co do zasady pracownik odpowiada za rzeczywistą stratę i tylko w granicach przewidzianych ustawą.

Przy winie nieumyślnej odszkodowanie nie może przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia pracownika z dnia wyrządzenia szkody – art. 119 Kodeksu pracy. Pełna odpowiedzialność może powstać m.in. przy szkodzie wyrządzonej umyślnie – art. 122 Kodeksu pracy.

Z tego powodu wpisywanie do umowy o pracę lub odrębnego NDA automatycznych, wysokich kar umownych za naruszenia w trakcie zatrudnienia jest obarczone istotnym ryzykiem nieważności albo bezskuteczności. Takie postanowienia mogą bowiem obchodzić przepisy o odpowiedzialności pracowniczej. Inaczej bywa oceniana kara umowna związana z odrębną umową po ustaniu zatrudnienia, ale i wtedy zapis musi być precyzyjny oraz proporcjonalny.

Czy pracodawca może zwolnić dyscyplinarnie za naruszenie poufności

Samo wpisanie takiego postanowienia do NDA nie oznacza, że każde naruszenie automatycznie uzasadnia rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia. Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika jest możliwe tylko w przypadkach określonych w art. 52 § 1 Kodeksu pracy, w szczególności przy ciężkim naruszeniu podstawowych obowiązków pracowniczych.

W praktyce trzeba ocenić m.in. wagę naruszenia, winę pracownika, skutki dla pracodawcy oraz to, czy pracownik działał umyślnie lub rażąco niedbale. Jednorazowe, mało istotne uchybienie nie zawsze spełni przesłanki z art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy. Nie da się więc z góry przesądzić, że każde ujawnienie informacji z listy w NDA uzasadnia „dyscyplinarkę”.

Na co zwrócić uwagę przed podpisaniem NDA

Jakie zmiany warto negocjować

• doprecyzowanie, czym są informacje poufne,
• wyłączenie informacji publicznych, powszechnie znanych oraz ujawnionych zgodnie z prawem,
• jasne wskazanie, że umowa nie ogranicza prawa do wykorzystania ogólnego doświadczenia zawodowego,
• usunięcie lub ograniczenie kar umownych za okres zatrudnienia,
• oddzielenie zwykłej poufności od zakazu konkurencji,
• wpisanie odszkodowania, jeśli po ustaniu zatrudnienia ma obowiązywać zakaz konkurencji w rozumieniu art. 101(2) Kodeksu pracy.

FAQ

Czy muszę podpisać NDA przedstawioną przez pracodawcę?

To zależy od treści dokumentu i etapu zatrudnienia. Sam obowiązek poufności wynika już z art. 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy, ale nie oznacza to obowiązku akceptacji każdego dodatkowego wzoru bez zastrzeżeń. Jeżeli umowa zawiera zapisy nadmierne lub niejasne, warto zgłosić uwagi przed podpisaniem.

Czy brak odszkodowania zawsze unieważnia klauzulę poufności po ustaniu pracy?

Nie zawsze. Jeżeli chodzi tylko o zakaz ujawniania rzeczywistej tajemnicy przedsiębiorstwa, odszkodowanie nie jest automatycznie wymagane. Jeżeli jednak zapis faktycznie tworzy zakaz konkurencji po ustaniu stosunku pracy, wtedy konieczne jest odszkodowanie z art. 101(2) § 3 Kodeksu pracy.

Czy pracodawca może wpisać dowolną karę umowną?

Nie. Zwłaszcza w czasie trwania stosunku pracy takie postanowienia są bardzo wątpliwe, bo odpowiedzialność pracownika regulują art. 114–122 Kodeksu pracy. Każdy przypadek wymaga jednak oceny całej umowy.

Czy poufność obejmuje moje doświadczenie zawodowe i umiejętności?

Co do zasady nie. Pracodawca może chronić konkretne niepubliczne informacje, ale nie może „zawłaszczyć” ogólnych kompetencji, wiedzy branżowej i doświadczenia zdobytego przez pracownika. Zbliżonym zagadnieniem jest pożyczka pracownika banku a kontrola przez dyrektora.

Czy naruszenie NDA zawsze oznacza dyscyplinarkę?

Nie. Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia wymaga spełnienia przesłanek z art. 52 § 1 Kodeksu pracy. Konieczna jest ocena wagi naruszenia, winy pracownika i skutków dla pracodawcy.

Podsumowanie

Umowa o zachowaniu poufności może być legalna i praktyczna, ale tylko wtedy, gdy precyzyjnie chroni uzasadniony interes pracodawcy. Nie powinna zastępować zakazu konkurencji, rozszerzać odpowiedzialności pracownika ponad granice z Kodeksu pracy ani obejmować informacji publicznych lub zwykłej wiedzy zawodowej. Najwięcej wątpliwości budzą zwykle: zbyt szeroki zakres poufności, brak rozróżnienia między NDA a zakazem konkurencji oraz kary umowne za okres zatrudnienia.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy – ISAP.

2. Ustawa z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.