Odprawa emerytalna a brak decyzji ZUS

Kiedy pracodawca powinien wypłacić odprawę emerytalną?

Zgodnie z art. 92¹ Kodeksu pracy pracownikowi spełniającemu warunki uprawniające do emerytury albo renty z tytułu niezdolności do pracy, którego stosunek pracy ustał w związku z przejściem na takie świadczenie, przysługuje odprawa pieniężna w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia. Jest to minimum kodeksowe. Wyższa odprawa może wynikać z przepisów szczególnych, regulaminu wynagradzania, układu zbiorowego albo pragmatyki służbowej.

Przepisy szczególne i regulacje zakładowe mogą mieć znaczenie m.in. w jednostkach oświatowych. Praktyczny przypadek omawiamy w materiale o odprawie dla sprzątaczki pracującej w szkole.

Prawo do odprawy wymaga łącznego spełnienia dwóch warunków: ustania stosunku pracy oraz związku tego ustania z przejściem na emeryturę lub rentę. Samo osiągnięcie wieku emerytalnego, samo złożenie wniosku do ZUS albo sama zapowiedź odejścia na emeryturę nie wystarczają, jeżeli pracownik nadal pozostaje w zatrudnieniu albo nie wykaże prawa do świadczenia.

Odprawa ma charakter jednorazowy. Pracownik, który ją otrzymał, nie może ponownie nabyć prawa do odprawy emerytalnej lub rentowej u tego samego albo kolejnego pracodawcy na podstawie art. 92¹ Kodeksu pracy. Odmiennie może być tylko wtedy, gdy szczególne przepisy dla danej grupy zawodowej przewidują własne rozwiązania.

Brak decyzji ZUS w dniu rozwiązania umowy

W opisanej sytuacji pracownik rozwiązuje umowę za porozumieniem stron, ponieważ chce przejść na emeryturę pomostową. Przy tym rodzaju świadczenia rozwiązanie stosunku pracy jest jednym z istotnych elementów procedury. To oznacza, że decyzja ZUS często pojawia się dopiero po ustaniu zatrudnienia, bo dopiero wtedy ZUS może ocenić komplet warunków.

Dla pracodawcy najbezpieczniejsze jest niewypłacanie odprawy wyłącznie na podstawie deklaracji pracownika, że zamierza przejść na emeryturę. Jeżeli w dniu zakończenia pracy nie ma jeszcze decyzji ZUS, pracodawca powinien poczekać, aż pracownik przedstawi decyzję przyznającą świadczenie albo inny dokument, który jednoznacznie potwierdza nabycie prawa do emerytury.

Po przedstawieniu decyzji ZUS pracodawca powinien ocenić, czy rozwiązanie stosunku pracy rzeczywiście pozostawało w związku z przejściem na emeryturę. Jeżeli tak, odprawę należy wypłacić bez zbędnej zwłoki. Jeżeli ZUS odmówi przyznania emerytury pomostowej, podstawy do wypłaty odprawy emerytalnej zasadniczo nie będzie, chyba że pracownik wykaże inne prawo do emerytury lub renty oraz związek z ustaniem zatrudnienia.

Związek rozwiązania stosunku pracy z przejściem na emeryturę

Przejście na emeryturę oznacza zmianę statusu pracownika na status emeryta, a więc co do zasady definitywne zakończenie stosunku pracy w związku z nabyciem prawa do świadczenia. Orzecznictwo Sądu Najwyższego przyjmuje, że związek między ustaniem zatrudnienia a emeryturą nie musi być wyłącznie bezpośredni i jednodniowy. Może mieć charakter czasowy, przyczynowy, funkcjonalny albo mieszany.

W praktyce związek czasowy występuje wtedy, gdy stosunek pracy kończy się w pobliżu momentu nabycia lub przyznania emerytury. Związek przyczynowy zachodzi, gdy powodem rozwiązania umowy jest przejście na świadczenie. Związek funkcjonalny może wystąpić wtedy, gdy rozwiązanie umowy poprzedza decyzję ZUS, ale późniejsze przyznanie świadczenia jest konsekwencją sytuacji istniejącej bezpośrednio przed ustaniem zatrudnienia.

Warto zadbać, aby dokumenty kadrowe były spójne: porozumienie stron, wniosek pracownika i ewentualna notatka kadrowa powinny wskazywać, że powodem zakończenia zatrudnienia jest planowane przejście na emeryturę. Ułatwia to późniejszą ocenę prawa do odprawy.

Co wpisać w świadectwie pracy?

Świadectwo pracy powinno zawierać informacje potrzebne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponieważ odprawa emerytalna jest świadczeniem jednorazowym, informacja o jej wypłaceniu ma znaczenie dla kolejnych pracodawców i dla oceny, czy pracownik może ponownie żądać takiej odprawy.

Jeżeli odprawa została wypłacona do dnia wystawienia świadectwa pracy, pracodawca powinien zamieścić informację o jej wypłacie, najlepiej ze wskazaniem podstawy prawnej, np. „wypłacono odprawę emerytalną na podstawie art. 92¹ Kodeksu pracy”. Co do zasady nie ma potrzeby wpisywania kwoty odprawy.

Jeżeli w dniu rozwiązania stosunku pracy odprawa nie została jeszcze wypłacona, bo nie ma decyzji ZUS, nie należy wpisywać w świadectwie pracy, że pracownik odprawę otrzymał. Po późniejszej wypłacie najbezpieczniej jest wydać pracownikowi uzupełnione albo sprostowane świadectwo pracy w zakresie informacji o wykorzystanym świadczeniu. Pracodawca może też wydać dodatkowe pisemne potwierdzenie wypłaty, ale dla porządku kadrowego lepsze jest uzupełnienie dokumentacji świadectwa pracy.

Praktyczna procedura dla pracodawcy

1. Przyjmij od pracownika pisemny wniosek o rozwiązanie umowy za porozumieniem stron, w którym wskaże on, że przyczyną jest przejście na emeryturę pomostową.
2. Rozwiąż stosunek pracy w uzgodnionym terminie i wydaj świadectwo pracy zgodnie z aktualnym stanem faktycznym.
3. Jeżeli decyzji ZUS jeszcze nie ma, nie wypłacaj odprawy wyłącznie na podstawie przypuszczenia, że świadczenie zostanie przyznane.
4. Po doręczeniu decyzji ZUS oceń, czy przyznanie emerytury pozostaje w związku z ustaniem zatrudnienia.
5. Jeżeli warunki są spełnione, wypłać odprawę niezwłocznie i uzupełnij dokumentację kadrową, w tym świadectwo pracy, jeżeli wymaga tego późniejsza wypłata świadczenia.

FAQ

Czy odprawę emerytalną trzeba wypłacić w dniu rozwiązania umowy?

Tak, jeżeli w tym dniu prawo do odprawy jest bezsporne, a pracownik wykazał, że spełnia warunki do emerytury i że stosunek pracy ustaje w związku z przejściem na świadczenie. Jeżeli decyzji ZUS jeszcze nie ma, pracodawca może poczekać z wypłatą do czasu wyjaśnienia sprawy.

Czy decyzja ZUS jest zawsze konieczna?

W praktyce decyzja ZUS jest najbezpieczniejszym dokumentem potwierdzającym prawo do emerytury, zwłaszcza przy emeryturze pomostowej. Bez niej pracodawca ryzykuje wypłatę świadczenia osobie, która ostatecznie nie uzyska prawa do emerytury.

Co zrobić, jeśli ZUS przyzna emeryturę dopiero po ustaniu zatrudnienia?

Należy sprawdzić, czy przyznanie świadczenia pozostaje w związku z rozwiązaniem stosunku pracy. Jeżeli tak, odprawę należy wypłacić po przedstawieniu decyzji, mimo że sama decyzja została wydana później.

Czy w świadectwie pracy trzeba wpisać wypłaconą odprawę?

Tak, informacja o wypłaceniu odprawy emerytalnej jest istotna, ponieważ odprawa ma charakter jednorazowy. Jeżeli odprawy jeszcze nie wypłacono, nie należy wpisywać jej jako wypłaconej. Po późniejszej wypłacie warto uzupełnić albo sprostować świadectwo pracy.

Czy pracownik może dostać odprawę emerytalną więcej niż raz?

Co do zasady nie. Art. 92¹ Kodeksu pracy wyraźnie wskazuje, że pracownik, który otrzymał odprawę, nie może ponownie nabyć do niej prawa. Wyjątki mogą wynikać wyłącznie z przepisów szczególnych albo odrębnych regulacji płacowych.

Źródła

• Art. 92¹ i art. 97 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy: ISAP.
• Rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy – tekst jednolity ogłoszony w Dz.U. 2024 poz. 1016: ISAP.
• Ustawa z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych: ISAP.
• Informacja ZUS „Emerytura pomostowa”: ZUS.
• Wyrok Sądu Najwyższego z 9 stycznia 2001 r., I PKN 172/00: Sąd Najwyższy.