Różne pensje na tych samych stanowiskach – kiedy są legalne?

Różne wynagrodzenie za taką samą pracę – czy to legalne?

Podstawową zasadę wyraża art. 18^3c Kodeksu pracy. Zgodnie z nim pracownicy mają prawo do jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości. Przepis ten nie oznacza jednak mechanicznego obowiązku wypłacania wszystkim osobom zatrudnionym na takim samym stanowisku dokładnie tej samej kwoty.

Trzeba odróżnić samą nazwę stanowiska od rzeczywistego zakresu pracy. Dwóch pracowników może mieć identyczną nazwę stanowiska, ale różnić się zakresem obowiązków, poziomem odpowiedzialności, samodzielnością, wynikami, doświadczeniem albo kwalifikacjami wykorzystywanymi w pracy. Jeżeli te różnice są realne i mają znaczenie dla wykonywanych zadań, mogą uzasadniać inną wysokość wynagrodzenia.

Inaczej będzie wtedy, gdy pracownicy faktycznie wykonują te same zadania, w takim samym zakresie, z podobną odpowiedzialnością, podobnym wysiłkiem, podobnymi kwalifikacjami i porównywalną jakością pracy, a mimo to jeden z nich zarabia mniej bez jasnego powodu. W takiej sytuacji powstaje ryzyko naruszenia zasady równego wynagradzania.

Co obejmuje prawo do jednakowego wynagrodzenia?

Wynagrodzenie w rozumieniu art. 18^3c Kodeksu pracy obejmuje wszystkie składniki wynagrodzenia, bez względu na ich nazwę i charakter, a także inne świadczenia związane z pracą, przyznawane w formie pieniężnej albo niepieniężnej. Ocenie podlega więc nie tylko pensja zasadnicza, lecz także dodatki, premie, nagrody, prowizje, świadczenia rzeczowe czy inne korzyści związane z zatrudnieniem.

Pracami o jednakowej wartości są prace, których wykonywanie wymaga od pracowników porównywalnych kwalifikacji zawodowych, potwierdzonych dokumentami, praktyką lub doświadczeniem zawodowym, a także porównywalnej odpowiedzialności i wysiłku. Nie chodzi o absolutną identyczność, ale o realną porównywalność pracy.

Pracodawca powinien też pamiętać, że zgodnie z art. 78 § 1 Kodeksu pracy wynagrodzenie powinno odpowiadać w szczególności rodzajowi wykonywanej pracy, kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu oraz uwzględniać ilość i jakość świadczonej pracy. Te kryteria mogą uzasadniać różnicę w pensji, ale powinny być stosowane konsekwentnie i możliwe do wykazania.

Zobacz również: jeżeli interesuje Cię praktyczna jawność wynagrodzeń i sposób sformułowania wniosku o równe traktowanie w zakresie płacy, warto sprawdzić powiązany poradnik.

Kiedy różnice w pensji mogą być uzasadnione?

Różne wynagrodzenia pracowników na tych samych albo podobnych stanowiskach mogą być zgodne z prawem, jeżeli wynikają z obiektywnych i sprawdzalnych kryteriów. Przykładowo mogą to być:

• szerszy zakres obowiązków jednego pracownika,
• większa odpowiedzialność za decyzje, mienie, klientów, zespół albo bezpieczeństwo,
• wyższe kwalifikacje, jeżeli są rzeczywiście potrzebne przy wykonywaniu pracy,
• większe doświadczenie lub staż, ale tylko wtedy, gdy przekładają się na wykonywanie zadań,
• lepsza jakość pracy, wyższa efektywność albo mierzalne wyniki,
• pełnienie dodatkowych funkcji, np. zastępcy, koordynatora, opiekuna nowych pracowników,
• praca w innych warunkach, np. większa uciążliwość, dyspozycyjność, zmiany nocne albo odpowiedzialność materialna.

Nie wystarczy jednak samo ogólne powołanie się na „staż”, „doświadczenie” albo „decyzję zarządu”. W razie sporu pracodawca powinien wykazać, że dane kryterium było rzeczywiste, stosowane wobec pracowników porównywalnie i miało znaczenie dla pracy wykonywanej na danym stanowisku.

Naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu

Za naruszenie zasady równego traktowania może zostać uznane niekorzystne ukształtowanie wynagrodzenia albo pominięcie pracownika przy przyznawaniu świadczeń związanych z pracą, jeżeli przyczyną jest kryterium niedozwolone lub brak obiektywnego uzasadnienia przy porównywalnej pracy. W praktyce szczególne znaczenie mają kryteria takie jak płeć, wiek, niepełnosprawność, narodowość, religia, przekonania polityczne, przynależność związkowa, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacja seksualna, rodzaj umowy albo wymiar czasu pracy.

Nie każda różnica wynagrodzeń jest automatycznie dyskryminacją. Dyskryminacją jest zwłaszcza takie różnicowanie, które wiąże się z niedozwolonym kryterium. Jednocześnie nieuzasadnione płacenie mniej za jednakową pracę może naruszać zasadę jednakowego wynagrodzenia i prowadzić do roszczeń pracownika.

W sporze pracownik powinien wskazać fakty pozwalające porównać jego sytuację z sytuacją innych pracowników, np. zakres obowiązków, kwalifikacje, odpowiedzialność, wysiłek, jakość pracy i wysokość wynagrodzenia. Jeżeli z tych faktów wynika uprawdopodobnienie naruszenia zasady równego traktowania, pracodawca powinien wykazać, że różnica w wynagrodzeniu wynikała z obiektywnych powodów.

Zobacz również: w sprawach o nierówne traktowanie pomocna bywa także wiedza o tym, jak działa jawność wynagrodzeń w relacjach między pracownikami i jakie zachowania pracodawcy mogą budzić zastrzeżenia.

Nowe przepisy o wynagrodzeniu w rekrutacji

Aktualnie trzeba uwzględnić także art. 18^3ca Kodeksu pracy, który obowiązuje od 24 grudnia 2025 r. Przepis ten nakłada na pracodawcę obowiązek przekazania osobie ubiegającej się o zatrudnienie informacji o wynagrodzeniu, jego początkowej wysokości albo przedziale. Informacja ta ma być oparta na obiektywnych i neutralnych kryteriach, w szczególności pod względem płci.

Pracodawca powinien przekazać tę informację z wyprzedzeniem umożliwiającym świadome i przejrzyste negocjacje: w ogłoszeniu o naborze, przed rozmową kwalifikacyjną albo najpóźniej przed nawiązaniem stosunku pracy, jeżeli wcześniej nie podał tych danych. Ogłoszenia i nazwy stanowisk powinny być neutralne pod względem płci, a proces rekrutacyjny ma przebiegać w sposób niedyskryminujący.

Zmienił się również zakres danych, których pracodawca może żądać od kandydata. Informacja o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia nie obejmuje już informacji o wynagrodzeniu w obecnym ani poprzednich stosunkach pracy. W praktyce wzmacnia to pozycję kandydata i ogranicza przerzucanie starych nierówności płacowych do nowego zatrudnienia.

Informacje o płacy mogą mieć znaczenie już na etapie naboru, dlatego warto odrębnie ocenić, jak wygląda rekrutacja a wynagrodzenie oraz czy pracodawca nie wykorzystuje danych o poprzednich zarobkach w sposób prowadzący do nierównego traktowania.

Co może zrobić pracownik, który zarabia mniej?

Pracownik, który podejrzewa naruszenie zasady jednakowego wynagrodzenia, powinien najpierw zebrać informacje dotyczące swojej pracy i pracy osób porównywalnych. Istotne będą w szczególności: umowa o pracę, zakres obowiązków, regulamin wynagradzania, układ zbiorowy pracy, aneksy, decyzje o premiach, wiadomości od przełożonych, oceny okresowe, wykaz dodatkowych obowiązków oraz dane potwierdzające jakość i ilość wykonywanej pracy.

Następnie można wystąpić do pracodawcy o wyjaśnienie zasad wynagradzania albo o wyrównanie wynagrodzenia. Pismo powinno być rzeczowe i opierać się na porównaniu konkretnych obowiązków, odpowiedzialności, kwalifikacji i świadczeń, a nie wyłącznie na stwierdzeniu, że „ktoś zarabia więcej”.

Jeżeli sprawy nie uda się rozwiązać polubownie, pracownik może wystąpić do sądu pracy. W zależności od sytuacji może domagać się m.in. wyrównania wynagrodzenia za okres nieprzedawniony oraz odszkodowania za naruszenie zasady równego traktowania. Co do zasady roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne.

Odszkodowanie i wyrównanie wynagrodzenia

Zgodnie z art. 18^3d Kodeksu pracy osoba, wobec której pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę. Odszkodowanie to nie zastępuje automatycznie wszystkich możliwych roszczeń, dlatego w konkretnej sprawie trzeba odróżnić żądanie odszkodowania od żądania wyrównania wynagrodzenia.

Jeżeli pracownik przez dłuższy czas otrzymywał niższą pensję niż osoba wykonująca jednakową pracę, może rozważyć roszczenie o różnicę między wynagrodzeniem należnym a faktycznie wypłaconym. Wysokość roszczenia zależy od okresu objętego żądaniem, porównywalności pracy i tego, czy pracodawca potrafi wykazać obiektywne kryteria różnicowania.

Jakie dowody mają znaczenie?

W sprawach o nierówne wynagrodzenie duże znaczenie mają dokumenty i konkretne porównania. Przydatne mogą być:

• zakresy obowiązków pracowników,
• opisy stanowisk i wymagania kwalifikacyjne,
• regulamin wynagradzania, układ zbiorowy pracy albo polityka płacowa,
• umowy o pracę, aneksy i informacje o warunkach zatrudnienia,
• decyzje o premiach, dodatkach, nagrodach i awansach,
• oceny okresowe, zestawienia wyników, raporty sprzedaży albo inne mierniki efektywności,
• korespondencja z przełożonymi lub działem kadr,
• zeznania świadków.

Warto pamiętać, że ujawnienie informacji o cudzym wynagrodzeniu może rodzić dodatkowe problemy, jeżeli nastąpiło z naruszeniem obowiązków pracowniczych albo przepisów o ochronie danych. Bezpieczniej jest opierać pismo lub pozew na własnych dokumentach, oficjalnych zasadach wynagradzania, informacjach uzyskanych zgodnie z prawem i porównaniu zakresu pracy.

FAQ

Czy pracownicy na tym samym stanowisku muszą zarabiać tyle samo?

Nie zawsze. Sama nazwa stanowiska nie przesądza o równej pensji. Decyduje rzeczywisty zakres pracy, odpowiedzialność, wymagane kwalifikacje, wysiłek oraz ilość i jakość pracy. Jeżeli te elementy są porównywalne, różnica wynagrodzenia wymaga obiektywnego uzasadnienia.

Czy staż pracy zawsze uzasadnia wyższą pensję?

Nie zawsze. Staż może uzasadniać różnicę, jeżeli przekłada się na sposób wykonywania pracy, doświadczenie potrzebne na stanowisku, samodzielność albo jakość pracy. Samo powołanie się na dłuższy staż, bez związku z obowiązkami, może być niewystarczające.

Czy premia też podlega zasadzie równego traktowania?

Tak. Zasada jednakowego wynagrodzenia obejmuje również premie, dodatki, nagrody i inne świadczenia związane z pracą. Jeśli premia jest przyznawana według kryteriów, powinny być one stosowane równo i obiektywnie wobec pracowników znajdujących się w porównywalnej sytuacji.

Czy nowy pracownik może zarabiać więcej od wieloletniego pracownika?

Może, ale pracodawca powinien umieć wykazać obiektywne powody, np. szczególne kwalifikacje, większy zakres zadań, inne warunki pracy albo realne potrzeby stanowiska. Sam fakt, że nowego pracownika łatwiej było pozyskać za wyższą stawkę, nie zawsze wystarczy do obrony różnicy płacowej.

Czy pracownik może żądać informacji o pensjach innych osób?

Pracownik może domagać się wyjaśnienia zasad wynagradzania i porównania swojej sytuacji z innymi pracownikami, ale trzeba uwzględnić ochronę danych osobowych i tajemnicę informacji dotyczących konkretnych osób. W praktyce bezpieczniejsze są dane zagregowane, widełki, kryteria płacowe i dokumenty regulujące wynagrodzenia.

Jakie roszczenia przysługują przy nierównej pensji?

W zależności od okoliczności pracownik może żądać wyrównania wynagrodzenia za okres nieprzedawniony oraz odszkodowania za naruszenie zasady równego traktowania. Minimalna wysokość odszkodowania z art. 18^3d Kodeksu pracy nie może być niższa niż minimalne wynagrodzenie za pracę.

Czy kandydat do pracy musi podać poprzednie zarobki?

Nie. Po zmianach obowiązujących od 24 grudnia 2025 r. informacja o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, której może żądać pracodawca, nie obejmuje informacji o wynagrodzeniu w obecnym ani poprzednich stosunkach pracy.

Podsumowanie

Różne pensje na takich samych stanowiskach nie są z góry zakazane. Są jednak dopuszczalne tylko wtedy, gdy wynikają z realnych, obiektywnych i możliwych do wykazania przyczyn. Pracodawca powinien szczególnie uważać na sytuacje, w których osoby wykonujące tę samą pracę, o porównywalnej wartości, otrzymują różne wynagrodzenie bez jasnych kryteriów.

Dla pracownika najważniejsze jest ustalenie, czy porównywane osoby rzeczywiście wykonują jednakową pracę albo pracę o jednakowej wartości. Dopiero potem można ocenić, czy różnica pensji wynika z dopuszczalnych kryteriów, czy może narusza zasadę równego wynagradzania lub zakaz dyskryminacji.

Taką samą ostrożność należy zachować przy zmiennych składnikach wynagrodzenia. Jeżeli premia jest przyznawana uznaniowo, nie oznacza to pełnej dowolności – kryteria jej przyznawania nie powinny prowadzić do nierównego traktowania pracowników w porównywalnej sytuacji.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 11², art. 11³, art. 18^3a–18^3e, art. 22¹, art. 78 i art. 291.
• Ustawa z dnia 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy, Dz.U. 2025 poz. 807.
• Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń kobiet i mężczyzn.
• Wyrok Sądu Najwyższego z 22 lutego 2007 r., I PK 242/06.
• Wyrok Sądu Najwyższego z 15 września 2006 r., I PK 97/06.
• Wyrok Sądu Najwyższego z 18 września 2008 r., II PK 27/08.
• Wyrok Sądu Najwyższego z 5 października 2007 r., II PK 14/07.