Rozliczenie nakładów najemcy na mieszkanie po zakończeniu najmu

Kiedy najemca może żądać zwrotu kosztów remontu mieszkania?

Jeżeli umowa najmu nie zawiera własnych zasad rozliczenia remontów i ulepszeń, trzeba sięgnąć do przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny oraz ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego.

W praktyce najpierw trzeba odpowiedzieć na trzy pytania:

• czy wykonane prace były naprawami koniecznymi, bez których lokal nie nadawał się do umówionego użytku,
• czy były to ulepszenia podnoszące standard lokalu,
• czy właściciel wyraził zgodę na zakres prac i sposób ich późniejszego rozliczenia.

To rozróżnienie jest kluczowe, bo inne zasady obowiązują przy wymianie instalacji lub okien, a inne przy zabudowie balkonu, przebudowie ścian działowych czy obniżeniu sufitów.

Co wynika z umowy najmu?

Pierwszeństwo ma umowa. Jeżeli strony wprost ustaliły, że najemca wykona określone prace i otrzyma zwrot kosztów albo zaliczenie ich na poczet czynszu, taki zapis co do zasady wiąże strony na podstawie art. 353¹ Kodeksu cywilnego. Jeżeli jednak umowa przewiduje tylko zgodę na wykonanie prac, ale nie określa sposobu rozliczenia, trzeba stosować przepisy ustawowe odpowiednie do rodzaju nakładów.

W Pana/Pani stanie faktycznym sama zgoda wynajmującego na wykonanie robót nie zawsze oznacza automatycznie obowiązek pełnego zwrotu wszystkich wydatków. Znaczenie ma to, czy były to nakłady konieczne, ulepszenia albo zmiany wykonane głównie dla wygody najemcy.

Jakie naprawy obciążają wynajmującego, a jakie najemcę?

Podstawowy obowiązek wynajmującego wynika z art. 662 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny: wynajmujący powinien wydać najemcy rzecz w stanie przydatnym do umówionego użytku i utrzymywać ją w takim stanie przez czas trwania najmu.

W przypadku lokalu mieszkalnego szczegółowy podział obowiązków doprecyzowują:

• art. 6a ust. 3 ustawy o ochronie praw lokatorów – określa obowiązki wynajmującego,
• art. 6b ust. 2 tej ustawy – określa drobne nakłady połączone ze zwykłym używaniem lokalu, które obciążają najemcę.

Do obowiązków wynajmującego należą co do zasady m.in. naprawy i wymiana tych elementów lokalu, które nie są zaliczone do drobnych nakładów najemcy, w szczególności instalacji, stolarki okiennej, podłóg, tynków czy pieców grzewczych – w zakresie wskazanym w art. 6a ust. 3 ustawy o ochronie praw lokatorów.

Jeżeli chcesz porównać szczegółowy zakres obowiązków remontowych, warto zestawić go z treścią swojej umowy i protokołu zdawczo-odbiorczego.

Z kolei najemcę obciążają zwykle drobne naprawy i konserwacja elementów związanych ze zwykłym używaniem lokalu. W praktyce często sporne są naprawy konserwacja instalacji wynajętym, dlatego warto ocenić, czy chodziło o awarię wymagającą wymiany całej instalacji, czy tylko bieżącą eksploatację.

Nakłady konieczne, użyteczne i zbytkowne – dlaczego to ważne?

W praktyce i orzecznictwie rozróżnia się:

• nakłady konieczne – potrzebne do utrzymania lokalu w stanie zdatnym do umówionego użytku,
• nakłady użyteczne – podnoszące wartość lub funkcjonalność lokalu,
• nakłady zbytkowne – służące głównie estetyce albo indywidualnym upodobaniom najemcy.

Przykładowo:

• wymiana zużytej instalacji elektrycznej może być nakładem koniecznym,
• założenie centralnego ogrzewania w lokalu, który go wcześniej nie miał, często będzie kwalifikowane jako ulepszenie,
• zabudowa balkonu lub obniżenie sufitów może zostać uznane za zmianę albo ulepszenie, a nie za naprawę konieczną.

Ocena zależy zawsze od konkretnego stanu lokalu, treści umowy, celu prac i tego, czy bez tych robót lokal nadawał się do umówionego korzystania.

Naprawy konieczne wykonane przez najemcę – podstawa zwrotu

Zgodnie z art. 663 Kodeksu cywilnego, jeżeli w czasie trwania najmu rzecz wymaga napraw obciążających wynajmującego, a bez tych napraw rzecz nie jest przydatna do umówionego użytku, najemca może wyznaczyć wynajmującemu odpowiedni termin do wykonania napraw. Po bezskutecznym upływie tego terminu najemca może dokonać koniecznych napraw na koszt wynajmującego.

To oznacza, że najbezpieczniejszy model działania wygląda tak:

1. pisemne zgłoszenie wad lub potrzeby naprawy,
2. wyznaczenie właścicielowi odpowiedniego terminu,
3. dopiero po bezskutecznym upływie terminu – wykonanie naprawy i żądanie zwrotu kosztów.

Jeżeli termin nie został wyznaczony, dochodzenie zwrotu może być trudniejsze dowodowo, ale nie zawsze wykluczone. Wtedy znaczenia nabierają zgoda właściciela, jego wiedza o stanie lokalu oraz przepisy o prowadzeniu cudzych spraw bez zlecenia, zwłaszcza art. 752–757 Kodeksu cywilnego.

Czy sama zgoda właściciela wystarczy do odzyskania pieniędzy?

Nie zawsze. Sama zgoda na prowadzenie prac nie musi oznaczać zgody na pełny zwrot ich wartości. Z perspektywy procesowej trzeba ustalić, czy właściciel:

• zaakceptował tylko wykonanie prac,
• zaakceptował także ich kosztorys,
• zobowiązał się do zwrotu kosztów albo do ich rozliczenia w czynszu,
• potwierdził, że prace należały do jego ustawowych obowiązków.

W sprawach o zwrot nakładów sądy badają nie tylko samą zgodę, ale też cel prac, ich zakres i realną korzyść dla właściciela. Jeżeli lokal po remoncie zyskał trwałe ulepszenia, a strony nie umówiły się inaczej, zastosowanie może mieć art. 676 Kodeksu cywilnego.

Ulepszenia lokalu po zakończeniu najmu – co mówi art. 676 Kodeksu cywilnego?

Zgodnie z art. 676 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, jeżeli najemca ulepszył rzecz najętą, wynajmujący, w braku odmiennej umowy, może według swojego wyboru:

• zatrzymać ulepszenia za zapłatą sumy odpowiadającej ich wartości w chwili zwrotu rzeczy, albo
• żądać przywrócenia stanu poprzedniego.

To bardzo ważny przepis. Oznacza on, że przy ulepszeniach nie zawsze liczy się historyczny koszt remontu. Właściciel, jeśli zatrzymuje ulepszenia, płaci co do zasady ich wartość z chwili zwrotu lokalu, a niekoniecznie pełną kwotę wydaną wiele lat wcześniej. Po kilkunastu latach wartość ta może być znacznie niższa ze względu na zużycie techniczne.

Dlatego w opisanej sytuacji żądanie zwrotu całych 40 tys. zł wydanych 14 lat temu może być trudne do obrony bez szczególnych zapisów umownych. Sąd zwykle badałby, jaka część prac była naprawą konieczną, jaka ulepszeniem, a jaka zmianą wykonaną dla potrzeb najemcy.

Czy można żądać zwrotu po wielu latach?

Tak, ale dochodzenie roszczenia po długim czasie bywa trudniejsze. Trzeba odróżnić dwie kwestie:

• moment wymagalności roszczenia – zależy od podstawy prawnej i często od zakończenia najmu albo od chwili poniesienia kosztu,
• przedawnienie – ocenia się według art. 117 i następnych Kodeksu cywilnego.

W przypadku roszczeń majątkowych podstawowy termin przedawnienia wynosi obecnie 6 lat zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – 3 lata. Konkretny termin trzeba jednak liczyć od chwili, gdy roszczenie stało się wymagalne, a to w sprawach o nakłady bywa sporne.

Jeżeli wynajmujący podniesie zarzut przedawnienia, może on doprowadzić do oddalenia powództwa. Dlatego przed skierowaniem sprawy do sądu warto dokładnie ustalić, od kiedy należało liczyć termin w danym modelu rozliczenia.

Jakie dowody przygotować przed żądaniem zwrotu?

W sprawach o rozliczenie nakładów dowody mają decydujące znaczenie. Warto zgromadzić:

• umowę najmu i wszystkie aneksy,
• zgody właściciela na piśmie, e-maile, SMS-y, wiadomości,
• protokół wydania lokalu i protokół jego zwrotu,
• faktury, rachunki, umowy z wykonawcami, potwierdzenia przelewów,
• zdjęcia stanu lokalu przed remontem i po remoncie,
• dowody zgłaszania usterek i wyznaczania terminu do naprawy,
• ewentualny kosztorys lub opinię rzeczoznawcy o wartości ulepszeń na dzień zwrotu lokalu.

Bez takich dokumentów właściciel może kwestionować zarówno zakres prac, jak i ich konieczność, wysokość wydatków oraz to, czy ulepszenia nadal istniały w chwili zwrotu lokalu.

Jak praktycznie rozliczyć nakłady przy zdaniu mieszkania?

Przy zakończeniu najmu najlepiej sporządzić szczegółowy protokół zdawczo-odbiorczy. Powinien on opisywać:

• stan techniczny lokalu,
• pozostawione ulepszenia,
• ewentualne zastrzeżenia stron,
• stan liczników i wyposażenia,
• ustalenie, czy właściciel zatrzymuje ulepszenia, czy żąda przywrócenia stanu poprzedniego.

Jeżeli strony są skłonne do porozumienia, warto od razu podpisać odrębne pisemne rozliczenie. Pozwala to uniknąć późniejszego sporu o zakres prac, potrącenia z kaucji czy wzajemne roszczenia.

Przy okazji innych rozliczeń z właścicielem bywa też istotny tryb podwyżki czynszu, zwłaszcza gdy wcześniej strony próbowały kompensować nakłady przez niższy czynsz lub czasowe odstąpienie od podwyżek.

Co w razie zmiany właściciela budynku lub lokalu?

Jeżeli w trakcie albo po zakończeniu najmu doszło do zbycia nieruchomości, ocena roszczeń może się skomplikować. Trzeba wtedy badać, przeciwko komu konkretnie przysługuje roszczenie i jakie obowiązki przejął nowy właściciel. W niektórych sprawach znaczenie ma też to, czy nakłady były rozliczane jeszcze z poprzednim wynajmującym. Zobacz również: zmiana właściciela budynku zwrot.

Czy można potrącić koszty z czynszu albo kaucji?

Potrącenie jest możliwe tylko wtedy, gdy istnieją wzajemne, wymagalne wierzytelności spełniające warunki z art. 498 § 1 Kodeksu cywilnego. W praktyce najemca nie powinien samowolnie przestać płacić czynszu tylko dlatego, że uważa, iż właściciel powinien zwrócić mu koszty remontu. Takie działanie może prowadzić do zaległości czynszowej i wypowiedzenia umowy.

Jeżeli strony nie uzgodniły kompensaty na piśmie, bezpieczniej jest najpierw wystąpić z wezwaniem do zapłaty i przedstawić podstawę prawną oraz wyliczenie roszczenia.

Jakie wnioski wynikają z opisanej sytuacji?

W opisanym stanie faktycznym możliwe jest dochodzenie zwrotu części nakładów, ale nie da się z góry przyjąć, że zwrot obejmie całość wydanej kwoty. Najbardziej prawdopodobny podział wygląda następująco:

Jeżeli prace były wykonane kilkanaście lat temu, trzeba liczyć się z tym, że nawet przy uznaniu roszczenia sąd może brać pod uwagę zużycie ulepszeń, a nie pierwotny koszt ich wykonania.

Co zrobić krok po kroku?

1. Przeanalizować umowę najmu oraz wszelkie uzgodnienia z właścicielem.
2. Podzielić wykonane roboty na naprawy konieczne i ulepszenia.
3. Zebrać faktury, przelewy, zdjęcia i korespondencję.
4. Sporządzić szczegółowe zestawienie kosztów z opisem podstawy prawnej dla każdej pozycji.
5. Przy zdaniu lokalu sporządzić dokładny protokół i uzyskać podpis właściciela.
6. Wysłać wezwanie do zapłaty z terminem spełnienia świadczenia.
7. Jeżeli brak porozumienia – rozważyć pozew po wcześniejszej ocenie przedawnienia i szans dowodowych.

FAQ

Czy najemca zawsze odzyska pieniądze za remont mieszkania?

Nie. Zwrot zależy od rodzaju prac, treści umowy, zgody wynajmującego, podstawy prawnej i dowodów. Inaczej rozlicza się naprawy konieczne, a inaczej ulepszenia.

Czy wymiana okien i instalacji zwykle obciąża właściciela?

W lokalu mieszkalnym często tak, bo wynika to z art. 6a ust. 3 ustawy o ochronie praw lokatorów. Trzeba jednak sprawdzić dokładny zakres prac i stan lokalu.

Czy zabudowa balkonu albo obniżenie sufitów to naprawa konieczna?

Zwykle nie. Takie prace częściej są traktowane jako ulepszenia albo zmiany podnoszące standard lokalu, więc stosuje się raczej art. 676 Kodeksu cywilnego niż art. 663.

Czy można żądać pełnego zwrotu kwoty wydanej kilkanaście lat temu?

Nie zawsze. Przy ulepszeniach decydująca może być ich wartość w chwili zwrotu lokalu, a nie pierwotny koszt. Po wielu latach sąd uwzględnia zwykle zużycie.

Czy brak faktur przekreśla roszczenie?

Nie przekreśla, ale bardzo je osłabia. Wtedy trzeba posługiwać się innymi dowodami, np. przelewami, korespondencją, zdjęciami, zeznaniami świadków i opinią biegłego.

Źródła

• art. 117, art. 118, art. 353¹, art. 498 § 1, art. 662 § 1, art. 663, art. 676, art. 752–757 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny
• art. 6a ust. 3 oraz art. 6b ust. 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego
• wyrok Sądu Najwyższego z 14 grudnia 2011 r., I CSK 122/11
• uchwała Sądu Najwyższego z 19 marca 1975 r., III CZP 13/75
• wyrok Sądu Najwyższego z 19 listopada 2004 r., II CK 158/04