Wynajem mieszkania bez umowy i podatku – ryzyka i rozwiązania

Czy wynajem mieszkania bez pisemnej umowy jest ważny?

W polskim prawie umowa najmu może powstać także ustnie albo w sposób dorozumiany. Jeżeli właściciel oddaje lokal do używania, a lokator co miesiąc płaci czynsz, to co do zasady istnieje stosunek najmu, nawet gdy strony nigdy nie podpisały dokumentu.

Zgodnie z art. 659 Kodeksu cywilnego wynajmujący zobowiązuje się oddać rzecz do używania, a najemca zobowiązuje się płacić umówiony czynsz. Natomiast art. 660 Kodeksu cywilnego stanowi, że umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. Jeżeli tej formy nie zachowano, umowę uważa się za zawartą na czas nieoznaczony.

Oznacza to, że najem bez pisemnej umowy nie jest sam w sobie nieważny. Problem polega na dowodach. W razie sporu trzeba wykazać wysokość czynszu, terminy płatności, zasady rozliczenia mediów, okres wypowiedzenia, stan lokalu, kaucję i obowiązki stron. Dowodami mogą być przelewy, korespondencja SMS lub e-mail, potwierdzenia opłat, zeznania świadków, protokół zdawczo-odbiorczy albo późniejsze pisemne potwierdzenie ustaleń.

Nie należy jednak podpisywać umowy z datą wsteczną, jeżeli dokument faktycznie powstaje dopiero teraz. Można sporządzić aktualną umowę od dnia podpisania oraz osobny dokument potwierdzający, że najem trwał wcześniej na podstawie ustnych ustaleń. Taki dokument powinien opisywać rzeczywisty stan, a nie tworzyć pozoru, że umowa została podpisana w przeszłości.

Czy wynajem bez umowy oznacza wynajem „na czarno”?

Brak pisemnej umowy i wynajem określany potocznie jako „na czarno” to nie to samo. Zwykły najem zawarty ustnie albo w sposób dorozumiany może być prawnie skuteczny, dlatego sam brak podpisanego dokumentu nie oznacza nielegalności najmu.

Osobną kwestią są obowiązki podatkowe. Jeżeli właściciel otrzymuje przychody z najmu, powinien je prawidłowo rozliczać niezależnie od tego, czy umowa została zawarta na piśmie. Problem podatkowy pojawia się więc przede wszystkim wtedy, gdy przychody są osiągane, lecz nie są wykazywane i opodatkowywane.

Zwykły najem a najem okazjonalny

Trzeba odróżnić zwykły najem lokalu od najmu okazjonalnego. Zwykły najem prywatny może istnieć nawet bez pisemnej umowy, choć jest to rozwiązanie ryzykowne. Taka zwykła umowa nie podlega odrębnemu zgłoszeniu do urzędu skarbowego.

Najem okazjonalny jest znacznie bardziej formalny. Zgodnie z art. 19a ustawy o ochronie praw lokatorów jest to umowa najmu lokalu mieszkalnego, którego właścicielem jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali, zawarta na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat.

Do umowy najmu okazjonalnego lokalu załącza się w szczególności:

1. oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia oraz wydania lokalu w terminie wskazanym w żądaniu właściciela,
2. wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w razie wykonania egzekucji opróżnienia lokalu,
3. oświadczenie właściciela lokalu albo osoby mającej tytuł prawny do wskazanego lokalu o zgodzie na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących; na żądanie wynajmującego podpis pod takim oświadczeniem powinien być notarialnie poświadczony.

Umowa najmu okazjonalnego oraz jej zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Właściciel musi też zgłosić zawarcie umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca zamieszkania właściciela w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Brak zgłoszenia może pozbawić właściciela szczególnych rozwiązań przewidzianych dla najmu okazjonalnego.

Jeżeli lokal jest wynajmowany od kilku lat bez dokumentów, nie da się skutecznie „przerobić” całego dotychczasowego okresu na najem okazjonalny przez podpisanie umowy z wcześniejszą datą. Najem okazjonalny wymaga dokumentów i czynności dokonanych we właściwym czasie, w tym aktu notarialnego oraz zgłoszenia w ustawowym terminie.

Jakie prawa ma najemca bez pisemnej umowy?

Jeżeli z zachowania stron wynika, że doszło do zawarcia ustnej lub dorozumianej umowy najmu, brak papierowego dokumentu nie pozbawia najemcy ochrony tylko dlatego, że umowa nie została spisana. Ustawa o ochronie praw lokatorów obejmuje swoim zakresem między innymi najemców lokali mieszkalnych.

Właściciel nie może więc zakładać, że brak pisemnej umowy pozwala po prostu zażądać natychmiastowego opuszczenia mieszkania z pominięciem zasad dotyczących rozwiązania stosunku najmu. Art. 11 ustawy o ochronie praw lokatorów określa przypadki, w których właściciel może wypowiedzieć stosunek prawny odpłatnego używania lokalu, a wypowiedzenie powinno być dokonane na piśmie i wskazywać jego przyczynę.

Jeżeli powstał konflikt dotyczący zakończenia najmu, warto osobno sprawdzić, odzyskanie mieszkania od najemcy. Brak pisemnej umowy może utrudnić ustalenie warunków najmu, ale nie zastępuje wymaganej prawem procedury.

Podatek od najmu prywatnego w 2026 roku

Najważniejsza różnica podatkowa jest taka: zwykłej umowy najmu prywatnego nie zgłasza się do urzędu skarbowego, ale przychody z najmu trzeba rozliczyć. Od 2023 roku jedyną formą opodatkowania przychodów z najmu prywatnego jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, wykazywany w zeznaniu PIT-28.

Stawka ryczałtu wynosi 8,5% przychodu do kwoty 100 000 zł oraz 12,5% od nadwyżki ponad 100 000 zł. Jeżeli lokal należy do małżonków pozostających we wspólności majątkowej i całość przychodu rozlicza jeden z nich, limit dla stawki 12,5% może wynosić 200 000 zł. W takim przypadku trzeba jednak prawidłowo złożyć oświadczenie o opodatkowaniu całości przychodu przez jednego z małżonków.

Ryczałt wpłaca się co do zasady miesięcznie do 20. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni, a za grudzień do 20 stycznia następnego roku. Podatnik spełniający ustawowe warunki może rozliczać ryczałt także kwartalnie; wtedy wpłaca go do 20. dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału, a za IV kwartał do 20 stycznia następnego roku. Zeznanie PIT-28 składa się od 15 lutego do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym.

Przychodem z najmu jest co do zasady czynsz otrzymany od najemcy. Zwrot opłat za media, czynsz administracyjny do wspólnoty lub spółdzielni i podobne opłaty nie musi być przychodem właściciela, jeżeli z ustaleń stron wynika, że to najemca ma je ponosić. Przy braku pisemnej umowy trudniej jednak wykazać takie ustalenia, dlatego przelewy z tytułem „media” warto zestawić z faktycznymi rachunkami i rozliczeniami.

Jeżeli najem trwa od kilku lat, trzeba osobno sprawdzić zasady rozliczenia każdego roku. Dla lat 2023 i następnych właściwy jest zasadniczo PIT-28 i ryczałt. Rok 2022 był natomiast okresem przejściowym, w którym dochody z najmu prywatnego mogły być jeszcze opodatkowane według skali podatkowej. W przypadku wcześniejszych lat sposób uporządkowania rozliczeń zależy więc od zasad obowiązujących w konkretnym roku i sposobu, w jaki podatnik rozliczał albo powinien był rozliczać najem.

Czy urząd skarbowy może zainteresować się wcześniejszym najmem?

Tak, urząd skarbowy może zainteresować się wcześniejszym okresem najmu, zwłaszcza gdy z przelewów bankowych wynika regularne otrzymywanie czynszu albo gdy podatnik nagle zgłasza najem okazjonalny mimo wcześniejszych wpływów od tego samego lokatora. Nie oznacza to, że każda korekta automatycznie spowoduje kontrolę, ale trzeba zakładać, że urząd może żądać wyjaśnień i dokumentów.

W opisanej sytuacji właściciel nie powinien podpisywać umowy „miesiąc wstecz” tylko po to, aby stworzyć wrażenie, że najem zaczął się niedawno. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest:

1. podpisanie pisemnej umowy od aktualnej daty albo od rzeczywistego dnia jej zawarcia,
2. zebranie historii przelewów i rozliczeń mediów,
3. ustalenie przychodów podlegających opodatkowaniu za poszczególne lata,
4. ustalenie, czy za dany okres trzeba złożyć brakujące zeznanie, czy prawnie skuteczną korektę wcześniej złożonej deklaracji,
5. zapłata zaległego podatku wraz z należnymi odsetkami za zwłokę,
6. odrębna ocena konsekwencji na gruncie Kodeksu karnego skarbowego.

Jeżeli deklaracja została złożona, ale zawierała błędy, art. 16a Kodeksu karnego skarbowego przewiduje odrębną podstawę niekaralności w przypadku prawnie skutecznej korekty deklaracji lub księgi, przy spełnieniu warunków ustawowych, w tym uregulowaniu uszczuplonej należności. Nie oznacza to, że do każdej korekty trzeba dodatkowo składać czynny żal.

Jeżeli natomiast wymagane zeznanie w ogóle nie zostało złożone w terminie albo doszło do innego niewykonania obowiązku, trzeba osobno ocenić możliwość zastosowania czynnego żalu z art. 16 KKS. Jego skuteczność zależy od spełnienia ustawowych warunków i może być wyłączona, jeżeli organ miał już udokumentowaną wiadomość o czynie albo rozpoczął czynności zmierzające do jego ujawnienia.

Ryzyko karne skarbowe i przedawnienie

Niewykazanie przychodów z najmu i brak zapłaty podatku może prowadzić nie tylko do obowiązku zapłaty zaległego podatku z odsetkami, ale także do odpowiedzialności na podstawie Kodeksu karnego skarbowego. W zależności od kwoty i okoliczności sprawy może chodzić o wykroczenie skarbowe albo przestępstwo skarbowe.

Nie jest dobrym planem bierne czekanie na przedawnienie. Zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe co do zasady przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Na ostateczną datę przedawnienia mogą jednak wpływać przewidziane w Ordynacji podatkowej zdarzenia powodujące zawieszenie albo przerwanie jego biegu. Odpowiedzialność karna skarbowa ma własne reguły przedawnienia, zależne od kwalifikacji czynu.

Właściciel, który przez kilka lat otrzymywał czynsz przelewem, ma widoczną historię wpływów. Tytuły przelewów w rodzaju „czynsz”, „najem” albo „maj 2023” mogą być punktem wyjścia do pytań urzędu. Z tego powodu uporządkowanie rozliczeń zgodnie z rzeczywistym przebiegiem najmu jest rozsądniejsze niż liczenie wyłącznie na to, że sprawa nie zostanie wykryta.

Co powinien zrobić właściciel mieszkania?

Właściciel powinien przede wszystkim przestać traktować brak pisemnej umowy jako sposób na uniknięcie obowiązków. Jeżeli najemca mieszka w lokalu i płaci czynsz, najem może już istnieć. Trzeba uporządkować zarówno stosunek najmu, jak i rozliczenia podatkowe.

Od strony cywilnej warto podpisać pisemną umowę na przyszłość, uregulować kaucję, terminy płatności, zasady rozliczania mediów, wypowiedzenie, odpowiedzialność za szkody, liczbę mieszkańców oraz sposób zwrotu lokalu. Jeżeli strony chcą przejść na najem okazjonalny, trzeba przygotować nową umowę spełniającą ustawowe warunki i dopełnić wszystkich formalności od początku, bez fikcyjnego cofania dat.

Od strony podatkowej należy policzyć przychody za poszczególne lata, odróżnić czynsz od rzeczywistych zwrotów opłat ponoszonych przez najemcę, ustalić właściwe zeznania lub korekty i zapłacić zaległość z odsetkami. Przy większych kwotach albo kilku latach zaległości warto wcześniej skonsultować kolejność działań, zwłaszcza gdy trzeba jednocześnie ocenić skutki na gruncie Kodeksu karnego skarbowego.

Przykłady skutków wynajmu mieszkania bez pisemnej umowy

Poniższe przykłady pokazują, jak różne mogą być skutki wynajmu bez pisemnej umowy i bez uporządkowanych rozliczeń podatkowych.

FAQ

Czy umowa najmu ustna jest ważna?

Tak, zwykła umowa najmu może być ważna także wtedy, gdy została zawarta ustnie albo wynika z zachowania stron. Jeżeli jednak najem nieruchomości miał trwać dłużej niż rok i nie zachowano formy pisemnej, traktuje się go jak zawarty na czas nieoznaczony.

Czy zwykłą umowę najmu trzeba zgłaszać do urzędu skarbowego?

Nie. Zgłoszeniu w terminie 14 dni podlega najem okazjonalny, a nie zwykły najem prywatny. Niezależnie od tego właściciel musi rozliczać przychody z najmu w podatku dochodowym.

Czy można podpisać umowę najmu z datą wsteczną?

Nie należy antydatować umowy. Można podpisać umowę od aktualnej daty i osobno opisać, że wcześniej strony wykonywały najem na podstawie ustnych ustaleń. Dokument powinien odpowiadać rzeczywistości.

Jak rozliczyć zaległy podatek od najmu?

Trzeba ustalić przychody z poszczególnych lat, sprawdzić właściwy sposób opodatkowania i formularz dla danego roku, złożyć brakujące zeznania albo prawnie skuteczne korekty oraz zapłacić podatek z odsetkami. Dla najmu prywatnego od 2023 roku zasadą jest PIT-28 i ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, natomiast rok 2022 był okresem przejściowym.

Czy rozliczenie mediów jest przychodem właściciela?

Nie zawsze. Jeżeli z umowy albo możliwych do wykazania ustaleń stron wynika, że media i opłaty administracyjne obciążają najemcę, a właściciel tylko je rozlicza, takie kwoty mogą nie stanowić przychodu z najmu. Przy braku pisemnej umowy trzeba jednak szczególnie zadbać o dowody tych ustaleń.

Podsumowanie

Wynajem mieszkania bez pisemnej umowy jest możliwy, ale ryzykowny. Sam brak dokumentu nie oznacza jeszcze wynajmu „na czarno”, jednak nie zwalnia właściciela z obowiązku rozliczania osiąganych przychodów. Nie pozwala też skutecznie „cofnąć” najmu okazjonalnego ani pominąć praw lokatora wynikających z rzeczywiście istniejącego stosunku najmu. Właściciel, który przez lata otrzymywał czynsz, powinien uporządkować dokumenty, zawrzeć umowę odpowiadającą rzeczywistemu stanowi oraz prawidłowo rozliczyć zaległe podatki.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
2. Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego - Dz.U. 2001 nr 71 poz. 733
3. Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne - Dz.U. 1998 nr 144 poz. 930
4. Informacja Ministerstwa Finansów: rozliczenie przychodów z najmu - podatki.gov.pl
5. Ustawa z dnia 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy, w szczególności art. 16 i 16a - Dz.U. 1999 nr 83 poz. 930
6. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa, w szczególności art. 70 § 1 - Dz.U. 1997 nr 137 poz. 926