Samodzielne rozliczanie mediów przez najemcę w umowie najmu

Czy najemca może sam rozliczać media?

Tak. Co do zasady strony mają swobodę ułożenia treści umowy najmu na podstawie art. 353¹ ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, a sama umowa najmu została uregulowana w art. 659 § 1 Kodeksu cywilnego. Oznacza to, że poza czynszem można w umowie przewidzieć, kto ponosi koszty mediów i w jaki sposób są one rozliczane.

Przy najmie lokalu firmie, czyli w praktyce najczęściej lokalu użytkowego, dopuszczalne jest wprowadzenie postanowienia, że najemca ma obowiązek zawrzeć we własnym imieniu umowy z dostawcami energii elektrycznej, gazu, internetu czy innych usług, o ile dany lokal ma techniczną możliwość odrębnego opomiarowania i dany dostawca wyrazi zgodę na zawarcie umowy z najemcą.

Samo wpisanie takiego obowiązku do umowy nie powoduje jednak automatycznego przepisania mediów. Potrzebne jest jeszcze zawarcie konkretnej umowy przez najemcę z dostawcą albo – gdy to niemożliwe – pozostawienie umowy po stronie właściciela i rozliczanie kosztów z najemcą według ustalonych zasad.

Kiedy faktury mogą być wystawiane na najemcę-firmę?

Faktury od dostawców mediów mogą być wystawiane bezpośrednio na najemcę tylko wtedy, gdy najemca stanie się stroną danej umowy. W praktyce dotyczy to najczęściej energii elektrycznej, gazu, internetu czy telefonu. Wtedy to najemca jako odbiorca widnieje w umowie i na fakturze.

Jeżeli natomiast umowa z dostawcą pozostaje zawarta przez właściciela, to dostawca co do zasady wystawi fakturę na właściciela, a nie na najemcę. W takiej sytuacji właściciel może obciążać najemcę kosztami na podstawie umowy najmu, a w relacjach gospodarczych często następuje to poprzez refakturowanie albo doliczenie kosztów zgodnie z konstrukcją umowy. Sposób rozliczenia ma znaczenie nie tylko cywilne, ale także podatkowe, więc przy najmie dla firmy warto spójnie uregulować to z księgowością.

Nie wszystkie opłaty da się przepisać na najemcę

To najważniejszy praktyczny wyjątek. Jeżeli budynek jest zarządzany przez wspólnotę mieszkaniową, spółdzielnię albo zarządcę, część opłat może być naliczana wyłącznie właścicielowi lokalu. Dotyczy to często zaliczek na centralne ogrzewanie, wody, ścieków, wywozu odpadów, kosztów części wspólnych czy opłat administracyjnych.

W takim przypadku można w umowie zapisać, że najemca zwraca właścicielowi te koszty jako opłaty eksploatacyjne niezależne od czynszu. Nie należy jednak obiecywać najemcy, że wszystkie faktury będą wystawiane bezpośrednio na niego, jeżeli z góry wiadomo, że część rozliczeń odbywa się wyłącznie przez wspólnotę lub spółdzielnię.

W odniesieniu do lokali mieszkalnych warto dodatkowo pamiętać o art. 2 ust. 1 pkt 8 oraz art. 9 ust. 5 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego. Ustawa odróżnia czynsz od opłat niezależnych od właściciela i dopuszcza ich przerzucenie na lokatora, ale rozliczenia muszą odpowiadać rzeczywistym zasadom pobierania tych należności.

Jak bezpiecznie zapisać to w umowie najmu?

Najlepiej rozdzielić w umowie kilka kwestii: czynsz, opłaty administracyjne, media rozliczane według liczników, media objęte odrębnymi umowami najemcy oraz terminy płatności. Dzięki temu łatwiej uniknąć sporów o to, co wchodzi w czynsz, a co najemca płaci osobno.

Praktycznie warto dodać, że najemca:

• zawrze we własnym imieniu umowy z określonymi dostawcami w terminie np. 3–7 dni od wydania lokalu,
• przedłoży kopie zawartych umów lub potwierdzenie aktywacji usług,
• będzie ponosił koszty zużycia od dnia podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego,
• zwróci właścicielowi te opłaty, których nie można formalnie przepisać na najemcę,
• ureguluje ewentualne należności końcowe po rozwiązaniu umowy.

Warto też sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy z odczytem liczników w dniu wydania lokalu i przy jego zwrocie. Taki dokument ma duże znaczenie dowodowe przy rozliczeniach.

Przykładowa klauzula do umowy

Poniżej przykładowa, bezpieczniejsza redakcyjnie formuła do dostosowania do konkretnego lokalu:

Taki zapis jest zwykle lepszy niż sztywne stwierdzenie, że „najemca zawiera wszystkie umowy na media”, bo uwzględnia sytuacje, w których formalnie nie da się tego zrobić.

O czym jeszcze warto pamiętać przy najmie dla firmy?

Jeżeli najemcą ma być spółka albo jednoosobowa działalność gospodarcza, w umowie należy wpisać pełne dane przedsiębiorcy, w tym firmę, adres, NIP, a przy spółkach również dane rejestrowe i sposób reprezentacji. Ma to znaczenie przy późniejszych rozliczeniach i dochodzeniu należności.

Warto także przewidzieć zabezpieczenia, np. kaucję, odsetki za opóźnienie i możliwość potrącenia nieuregulowanych należności z kaucji po zakończeniu najmu. Podstawą żądania odsetek może być art. 481 § 1 i § 2 Kodeksu cywilnego, jeżeli najemca spóźnia się z płatnością.

Jeżeli umowa dotyczy lokalu mieszkalnego wynajmowanego przedsiębiorcy na cele mieszkaniowe pracowników, część rozwiązań stosowanych przy klasycznym lokalu użytkowym może wymagać dodatkowego doprecyzowania. Znaczenie ma bowiem rzeczywisty sposób korzystania z lokalu, a nie tylko nazwa stron w umowie.

FAQ

Czy mogę wpisać do umowy, że najemca sam płaci wszystkie media?

Tak, ale tylko w zakresie, w jakim jest to faktycznie możliwe. Jeżeli część opłat jest rozliczana wyłącznie wobec właściciela przez wspólnotę, spółdzielnię lub zarządcę, najemca nie podpisze tam własnej umowy z dostawcą. Wtedy powinien zwracać te koszty właścicielowi na podstawie umowy najmu.

Czy dostawca prądu musi przepisać umowę na najemcę?

Nie zawsze. To zależy od warunków dostawcy, stanu instalacji i dokumentów wymaganych do zawarcia umowy. Sama zgoda stron umowy najmu nie wystarcza, jeśli dostawca odmówi zawarcia odrębnej umowy.

Czy faktura może być wystawiona na firmę najemcy?

Tak, jeśli firma najemcy jest stroną umowy z dostawcą. Jeżeli stroną pozostaje właściciel, faktura pierwotna będzie wystawiana na właściciela.

Czy takie rozwiązanie chroni właściciela przed długami za media?

W dużym stopniu tak, ale tylko przy mediach, które rzeczywiście zostały przepisane na najemcę. Przy opłatach nadal naliczanych właścicielowi ryzyko pozostaje, dlatego warto pobrać kaucję i precyzyjnie opisać zasady zwrotu kosztów.

Czy potrzebny jest protokół liczników?

Zdecydowanie tak. Protokół z datą wydania lokalu i stanami liczników ułatwia rozliczenie początku i końca najmu oraz ogranicza spory dowodowe.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93.

2. Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego – w szczególności art. 2 ust. 1 pkt 8 oraz art. 9 ust. 5.