Niedopłata za media po zakończeniu umowy najmu

Czy trzeba dopłacić za media po zakończeniu najmu?

Jeżeli w umowie najmu zapisano, że najemca wpłaca co miesiąc zaliczki na media, a następnie strony rozliczają rzeczywiste zużycie według liczników, faktur lub rozliczeń wspólnoty, to po zakończeniu najmu może powstać niedopłata. Sama okoliczność, że najemca przez cały okres najmu terminowo płacił czynsz i zaliczki, nie oznacza jeszcze, że zaliczki pokryły całość kosztów.

Nie oznacza to jednak, że każdą kwotę wskazaną przez właściciela trzeba zapłacić bez sprawdzenia. Wynajmujący, który żąda dopłaty, powinien umieć wykazać, z czego wynika żądana suma. Wynika to z ogólnej zasady ciężaru dowodu z art. 6 Kodeksu cywilnego: kto wywodzi z określonego faktu skutki prawne, powinien ten fakt udowodnić.

W praktyce odpowiedź brzmi więc: najemca powinien zapłacić rzeczywistą, prawidłowo wykazaną niedopłatę za media, ale ma prawo żądać rozliczenia, dokumentów i wyjaśnienia sposobu obliczenia kwoty.

Jakie dokumenty powinien przedstawić wynajmujący?

Przy rozliczeniu mediów po najmie najważniejsze są dokumenty pozwalające sprawdzić, czy kwota rzeczywiście dotyczy danego lokalu i okresu najmu. Najemca może poprosić w szczególności o:

• protokół zdawczo-odbiorczy z początkowymi i końcowymi stanami liczników,
• odczyty liczników z okresu najmu, jeżeli były wykonywane w trakcie umowy,
• faktury za energię elektryczną, gaz lub inne media, jeżeli umowy z dostawcami były zawarte przez wynajmującego,
• rozliczenia wspólnoty lub spółdzielni dotyczące wody, ścieków, centralnego ogrzewania, podgrzania wody albo innych opłat rozliczanych przez zarządcę,
• wyliczenie, które pokazuje: okres rozliczenia, zużycie, stawki, zapłacone zaliczki i końcową różnicę.

Ogólny wykaz faktur, podsumowanie salda albo tabelka przygotowana przez wynajmującego mogą być pomocne, ale w razie sporu powinny dawać się zweryfikować na podstawie dokumentów źródłowych. Szczególnie przy kwocie rzędu kilku tysięcy złotych warto zażądać pełnego rozliczenia na piśmie.

Znaczenie zapisów umowy najmu

Kluczowe znaczenie ma treść umowy. Jeżeli strony uzgodniły, że najemca płaci zaliczki, a rzeczywiste zużycie jest rozliczane okresowo, to zaliczka nie jest ryczałtem. Zaliczka oznacza kwotę płaconą z góry na poczet przyszłego rozliczenia. Po porównaniu kosztów rzeczywistych z sumą zapłaconych zaliczek może powstać dopłata albo nadpłata.

Jeżeli umowa przewidywała rozliczenia co pół roku, wynajmujący powinien był je przedstawiać w takich okresach. Zaniechanie tego obowiązku nie powoduje automatycznie wygaśnięcia roszczenia o dopłatę, ale może mieć znaczenie dla oceny, od kiedy roszczenie stało się wymagalne, czy można żądać odsetek oraz czy najemca miał realną możliwość kontrolowania kosztów.

Strony umowy powinny współdziałać przy jej wykonywaniu. Wynika to z art. 354 Kodeksu cywilnego. Najemca powinien więc płacić należności wynikające z umowy, a wynajmujący powinien udostępnić dane konieczne do ich sprawdzenia. Przy rozliczeniu mediów ta zasada działa w obie strony.

Opłaty za media jako opłaty niezależne od właściciela

W przypadku lokalu mieszkalnego istotne znaczenie ma ustawa o ochronie praw lokatorów. Zgodnie z tą ustawą opłaty za dostawy do lokalu energii, gazu, wody oraz odbiór ścieków, odpadów i nieczystości ciekłych są opłatami niezależnymi od właściciela. W stosunku najmu właściciel może pobierać od lokatora, oprócz czynszu, takie opłaty zasadniczo wtedy, gdy lokator nie ma bezpośredniej umowy z dostawcą mediów lub usług.

Właściciel nie powinien na tych opłatach zarabiać. Może przerzucić na najemcę rzeczywisty koszt mediów lub usług przypadający na lokal, ale powinien wykazać, że żądana kwota jest niezbędna do pokrycia tych kosztów. Jeżeli w rozliczeniu znajdują się pozycje inne niż media, np. fundusz remontowy, opłaty administracyjne, koszty zarządu lub internet, trzeba sprawdzić, czy ich ponoszenie przez najemcę rzeczywiście wynika z umowy.

Co zrobić, gdy niedopłata jest bardzo wysoka?

Przy niedopłacie rzędu kilku tysięcy złotych nie należy ograniczać się do ustnej rozmowy przy zdaniu mieszkania. Najlepiej wysłać do wynajmującego krótką wiadomość mailową albo pismo, w którym najemca:

• prosi o pełne rozliczenie mediów za cały okres najmu,
• żąda wskazania stanów liczników z początku i końca najmu,
• prosi o kopie faktur lub rozliczeń wspólnoty,
• prosi o zestawienie zapłaconych zaliczek,
• zastrzega, że po weryfikacji dokumentów zapłaci kwotę rzeczywiście należną.

Warto też samodzielnie porównać stan liczników z protokołem zdawczo-odbiorczym. Jeżeli końcowy stan licznika nie został wpisany do protokołu, trzeba sprawdzić, czy istnieją zdjęcia liczników, korespondencja z wynajmującym, rozliczenie zarządcy albo inne dowody potwierdzające stan z dnia wydania lokalu.

Kaucja a potrącenie niedopłaty za media

Jeżeli przy zawarciu umowy została wpłacona kaucja, wynajmujący może potrącić z niej należności z tytułu najmu lokalu, w tym nieopłacone należności za media, jeżeli są one należne i prawidłowo udokumentowane. Nie powinien jednak zatrzymywać kaucji wyłącznie na podstawie ogólnego stwierdzenia, że występuje niedopłata.

Zgodnie z ustawą o ochronie praw lokatorów kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności wynajmującego z tytułu najmu lokalu. Jeżeli wynajmujący zatrzymuje całość albo część kaucji, powinien przedstawić rozliczenie potrąconych kwot.

Przedawnienie roszczenia o dopłatę za media

Roszczenia o zapłatę za media po zakończeniu najmu są roszczeniami majątkowymi, więc mogą się przedawnić. Nie ma jednak jednej automatycznej odpowiedzi dla każdej sprawy. Trzeba ustalić, czego dokładnie dotyczy żądanie, kto go dochodzi, czy wynajmujący działa jako przedsiębiorca, czy najemca jest konsumentem oraz kiedy roszczenie stało się wymagalne.

Zasadą z art. 118 Kodeksu cywilnego jest sześć lat przedawnienia, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – trzy lata. Koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin jest krótszy niż dwa lata. Bieg przedawnienia rozpoczyna się co do zasady od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne.

Nie należy mechanicznie stosować dwuletniego terminu z art. 554 Kodeksu cywilnego tylko dlatego, że sprawa dotyczy prądu lub wody. Ten przepis dotyczy roszczeń z tytułu sprzedaży dokonywanej w zakresie działalności przedsiębiorstwa sprzedawcy. W typowej sprawie po najmie roszczenia dochodzi wynajmujący na podstawie umowy najmu i rozliczenia opłat, a nie przedsiębiorstwo energetyczne albo wodociągowe jako sprzedawca mediów. Każdą sytuację trzeba jednak oceniać na podstawie dokumentów.

Pomocniczo warto odnotować uchwałę Sądu Najwyższego z 9 grudnia 2021 r., III CZP 85/20, dotyczącą opłat niezależnych od właściciela dochodzonych przez gminę od byłego lokatora. Sąd Najwyższy wskazał, że takie roszczenie odszkodowawcze uzupełniające nie jest związane z prowadzeniem działalności gospodarczej w rozumieniu art. 118 Kodeksu cywilnego. Nie jest to automatyczne rozstrzygnięcie każdej prywatnej sprawy najmu, ale pokazuje, że kwalifikacja roszczeń za media może wymagać ostrożnej analizy.

Czy brak faktur zwalnia z zapłaty?

Sam brak faktur okazanych w trakcie najmu nie zwalnia automatycznie z obowiązku zapłaty za faktycznie zużyte media. Może jednak uzasadniać odmowę zapłaty konkretnej kwoty do czasu przedstawienia rozliczenia. Najemca nie powinien płacić kwoty, której nie da się sprawdzić, zwłaszcza jeżeli właściciel powołuje się jedynie na podsumowanie salda.

Rozsądnym rozwiązaniem jest pisemne stanowisko: najemca akceptuje obowiązek rozliczenia rzeczywistego zużycia, ale kwestionuje wysokość żądania do czasu przedstawienia dokumentów. Jeżeli po weryfikacji okaże się, że niedopłata rzeczywiście istnieje, warto ją zapłacić albo zaproponować rozsądny termin płatności.

Jak odpowiedzieć wynajmującemu?

Najlepiej odpowiedzieć spokojnie i pisemnie. Można napisać, że najemca nie uchyla się od zapłaty rzeczywiście należnych mediów, ale prosi o dokumenty potwierdzające wysokość niedopłaty. W piśmie warto wskazać, że do czasu przedstawienia rozliczenia najemca kwestionuje wysokość żądania.

Jeżeli wynajmujący mimo prośby nie przedstawia dokumentów, a jednocześnie grozi pozwem albo zatrzymuje kaucję, najemca powinien zabezpieczyć całą korespondencję, protokół zdawczo-odbiorczy, potwierdzenia przelewów i zdjęcia liczników. W sporze sądowym znaczenie będą miały przede wszystkim dokumenty, a nie same twierdzenia stron.

FAQ

Podsumowanie

Niedopłata za media po zakończeniu umowy najmu może być należna, jeżeli wynika z umowy i rzeczywistego zużycia. Najemca nie powinien jednak płacić wysokiej kwoty wyłącznie na podstawie ustnej informacji albo ogólnego salda. Wynajmujący powinien przedstawić rozliczenie, które pozwala sprawdzić okres, zużycie, stawki, zapłacone zaliczki i końcową różnicę.

Najbezpieczniej nie odmawiać zapłaty z góry, lecz zażądać dokumentów, zweryfikować liczniki i rozliczenia, a następnie zapłacić tylko kwotę rzeczywiście wykazaną. Jeżeli sprawa dotyczy kilkuletniego okresu, wysokiej kwoty, zatrzymanej kaucji albo braku dokumentów, warto przeanalizować także przedawnienie i możliwość zakwestionowania odsetek.

Źródła

• Kodeks cywilny – w szczególności art. 6, art. 117, art. 118, art. 120, art. 354, art. 355, art. 455, art. 659, art. 669, art. 670, art. 554 i art. 612.
• Ustawa o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego – w szczególności art. 2 ust. 1 pkt 8, art. 6 i art. 9.
• Uchwała Sądu Najwyższego z 9 grudnia 2021 r., III CZP 85/20 – pomocniczo w zakresie kwalifikacji roszczeń obejmujących opłaty niezależne od właściciela.