Przedawnienie składek ZUS - kiedy następuje i co zrobić?

Czy składki ZUS z 2016 r. mogą być przedawnione?

Tak, składki z 2016 r. mogą być przedawnione. Zgodnie z art. 24 ust. 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych należności z tytułu składek przedawniają się po upływie 5 lat, licząc od dnia, w którym stały się wymagalne. W praktyce oznacza to, że trzeba ustalić termin płatności konkretnej składki, a następnie sprawdzić, czy przez kolejne 5 lat nie wystąpiło zdarzenie zawieszające albo wpływające na przedawnienie.

Dla przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą w 2016 r. termin płatności zależał od rodzaju płatnika. Na podstawie art. 47 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, w brzmieniu obowiązującym dla rozliczeń z 2016 r., osoba fizyczna opłacająca składki wyłącznie za siebie opłacała je zasadniczo do 10. dnia następnego miesiąca, a pozostali płatnicy, np. zatrudniający pracowników, do 15. dnia następnego miesiąca. Przykładowo składka za grudzień 2016 r. była więc wymagalna w styczniu 2017 r., a 5-letni termin mógł upłynąć w styczniu 2022 r., o ile nie doszło do zawieszenia biegu przedawnienia.

Jak liczyć termin przedawnienia składek?

Punktem wyjścia jest dzień wymagalności składki, czyli dzień, w którym płatnik powinien ją zapłacić. Art. 24 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nakazuje liczyć 5 lat właśnie od tego dnia, a nie od dnia, w którym ZUS wykrył zaległość, sporządził rozliczenie albo pokazał zadłużenie na koncie płatnika.

Przy składkach z 2016 r. trzeba więc przeanalizować każdy miesiąc osobno. Jeżeli przedsiębiorca opłacał składki tylko za siebie, składka za styczeń 2016 r. była zasadniczo płatna do 10 lutego 2016 r., a termin przedawnienia upływał po 5 latach od tej daty. Jeżeli płatnik zatrudniał pracowników, termin płatności przypadał zasadniczo na 15. dzień następnego miesiąca. W aktualnym stanie prawnym terminy płatności w art. 47 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych są inne dla części płatników, dlatego przy starych składkach należy patrzeć na przepisy obowiązujące w okresie, którego dotyczy zadłużenie.

Warto pamiętać, że na koncie płatnika mogą znajdować się różne należności: składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy albo FGŚP. ZUS rozlicza je według właściwych przepisów i danych na koncie płatnika, dlatego wniosek do ZUS powinien dotyczyć konkretnego okresu, rodzaju należności i podstawy ich wykazania.

Kiedy bieg przedawnienia składek ZUS może zostać zawieszony?

Najczęstszy błąd polega na przyjęciu, że skoro od terminu płatności minęło 5 lat, to sprawa jest zawsze zamknięta. Nie zawsze tak jest. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych przewiduje sytuacje, w których bieg terminu przedawnienia nie rozpoczyna się albo ulega zawieszeniu.

Na podstawie art. 24 ust. 5a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych bieg terminu przedawnienia nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu od dnia zawarcia umowy o odroczenie terminu płatności należności z tytułu składek albo umowy o rozłożenie należności na raty, o której mowa w art. 29 ust. 1a tej ustawy. Zawieszenie trwa do dnia terminu płatności odroczonej należności albo ostatniej raty.

Z kolei zgodnie z art. 24 ust. 5b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych bieg terminu przedawnienia zostaje zawieszony od dnia podjęcia pierwszej czynności zmierzającej do wyegzekwowania należności z tytułu składek, o której dłużnik został zawiadomiony, do dnia zakończenia postępowania egzekucyjnego. Kluczowe jest więc nie tylko to, czy ZUS podjął czynność, ale również to, czy płatnik został o niej prawidłowo zawiadomiony.

Znaczenie może mieć także art. 24 ust. 5 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Przepis ten dotyczy należności z tytułu składek zabezpieczonych hipoteką albo zastawem. Po upływie terminu przedawnienia takie należności mogą być dochodzone tylko z przedmiotu hipoteki albo zastawu i do wysokości określonej w tym przepisie.

Czy warto samemu pisać do ZUS o przedawnienie?

Tak, w wielu przypadkach warto wystąpić do ZUS z pisemnym wnioskiem o rozliczenie konta płatnika oraz o zajęcie stanowiska w sprawie przedawnienia konkretnych należności. Takie pismo nie powinno być jednak sformułowane jako uznanie długu. Bezpieczniej wskazać, że płatnik kwestionuje istnienie wymagalnego zadłużenia i wnosi o wyjaśnienie podstawy wykazania zaległości.

W piśmie warto wskazać: okres, którego dotyczy zadłużenie, rodzaj składek, numer konta płatnika, żądanie wskazania dat wymagalności oraz żądanie informacji, czy ZUS podejmował czynności przerywające albo zawieszające bieg przedawnienia. Jeżeli ZUS nadal twierdzi, że należność istnieje i jest wymagalna, można domagać się wydania decyzji w trybie art. 83 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z art. 83 ust. 2 tej ustawy od decyzji ZUS przysługuje odwołanie do sądu na zasadach określonych w Kodeksie postępowania cywilnego.

Nie ma obowiązku czekania biernie na egzekucję. Jeżeli na koncie pojawiło się stare zadłużenie, lepiej wyjaśnić je zanim ZUS zaliczy bieżącą wpłatę na zaległości albo rozpocznie czynności egzekucyjne. Przed dokonaniem zapłaty warto sprawdzić, czy wpłata nie zostanie potraktowana jako zapłata przedawnionej należności.

Co zrobić, gdy ZUS wyda decyzję?

Jeżeli ZUS wyda decyzję dotyczącą zadłużenia, należy dokładnie sprawdzić pouczenie. Zgodnie z art. 83 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych od decyzji ZUS przysługuje odwołanie do właściwego sądu. Termin na wniesienie odwołania wynosi zasadniczo miesiąc od doręczenia odpisu decyzji, co wynika z art. 477⁹ § 1 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego.

W odwołaniu trzeba wskazać, że płatnik kwestionuje zadłużenie z powodu przedawnienia, oraz przedstawić sposób liczenia terminu. Warto żądać od ZUS wykazania, jakie czynności miały zawiesić bieg przedawnienia i kiedy zostały skutecznie doręczone. Jeżeli ZUS nie potrafi tego wykazać, argument przedawnienia może być decydujący.

Co zrobić, gdy ZUS rozpocznie egzekucję?

Egzekucja należności składkowych jest prowadzona według przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Przed egzekucją wierzyciel co do zasady doręcza upomnienie, o którym mowa w art. 15 § 1 tej ustawy, chyba że przepisy szczególne przewidują wyjątek.

Jeżeli zostanie doręczony odpis tytułu wykonawczego albo zawiadomienie o zajęciu, trzeba działać szybko. Zobowiązanemu przysługuje zarzut w sprawie egzekucji administracyjnej na podstawie art. 33 § 1 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Jeżeli obowiązek wygasł, np. z powodu przedawnienia, podstawą zarzutu może być art. 33 § 2 pkt 5 tej ustawy. W praktyce zarzut należy wnieść niezwłocznie po doręczeniu dokumentów egzekucyjnych, zgodnie z pouczeniem, ponieważ opóźnienie może utrudnić wstrzymanie egzekucji.

W zarzutach warto powołać art. 24 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, wskazać daty wymagalności składek i wyjaśnić, dlaczego upłynął 5-letni termin. Jeżeli ZUS powołuje się na zawieszenie biegu terminu, powinien wykazać podstawę prawną i faktyczną takiego zawieszenia, zwłaszcza prawidłowe zawiadomienie płatnika o czynności egzekucyjnej.

Jakie pismo złożyć do ZUS?

Pismo do ZUS powinno być rzeczowe i ostrożne. Nie należy pisać, że płatnik uznaje dług albo prosi o możliwość jego spłaty, jeżeli celem jest powołanie się na przedawnienie. Wniosek może zawierać następujące elementy:

• dane płatnika i numer NIP, PESEL albo numer konta płatnika składek,
• wskazanie okresów, których dotyczy wykazane zadłużenie,
• żądanie szczegółowego rozliczenia konta,
• wniosek o wskazanie dat wymagalności poszczególnych należności,
• wniosek o wskazanie czynności, które według ZUS zawiesiły bieg przedawnienia,
• oświadczenie, że płatnik kwestionuje istnienie wymagalnego zadłużenia z uwagi na art. 24 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych,
• wniosek o wydanie decyzji, jeżeli ZUS nie uwzględnia stanowiska płatnika.

W sprawach dotyczących wielu lat dobrze jest dołączyć wydruk salda z PUE/eZUS, potwierdzenia wpłat, wcześniejszą korespondencję z ZUS, informacje o ewentualnych układach ratalnych, decyzjach, upomnieniach i tytułach wykonawczych.

FAQ

Podsumowanie

W opisanej sytuacji, czyli przy zadłużeniu z 2016 r. ujawnionym dopiero po latach, najbardziej rozsądnym działaniem jest pisemne wystąpienie do ZUS o szczegółowe rozliczenie konta oraz o wskazanie, dlaczego ZUS uznaje należność za nieprzedawnioną. Jeżeli nie było egzekucji, układu ratalnego, odroczenia, zabezpieczenia ani innych zdarzeń wpływających na bieg terminu, składki z 2016 r. najczęściej powinny być już przedawnione.

Jeżeli ZUS wyda decyzję, trzeba wnieść odwołanie w terminie miesiąca od jej doręczenia. Jeżeli ZUS rozpocznie egzekucję, trzeba niezwłocznie podnieść zarzuty w trybie ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. W obu przypadkach najważniejsze jest precyzyjne wykazanie dat wymagalności składek oraz brak skutecznego zawieszenia biegu przedawnienia.

Źródła

• art. 24 ust. 4, ust. 5, ust. 5a i ust. 5b, art. 29 ust. 1a, art. 47 ust. 1 oraz art. 83 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, ISAP
• art. 15 § 1, art. 33 § 1 i art. 33 § 2 pkt 5 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, ISAP
• art. 477⁹ § 1 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego, ISAP