Udokumentowanie wypłaty premii uznaniowej

Premia uznaniowa jako nagroda z Kodeksu pracy

Jeżeli pracodawca chce przyznać pracownikowi świadczenie dobrowolne, którego wysokość, termin i adresat zależą od oceny pracodawcy, najbezpieczniej traktować je nie jako premię w ścisłym znaczeniu, lecz jako nagrodę. Podstawą jest art. 105 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, zgodnie z którym pracownikom, którzy przez wzorowe wypełnianie obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości szczególnie przyczyniają się do wykonywania zadań zakładu pracy, mogą być przyznawane nagrody i wyróżnienia.

Ten sam art. 105 Kodeksu pracy nakazuje, aby odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody lub wyróżnienia złożyć do akt osobowych pracownika. Oznacza to, że sama wypłata przez przelew nie jest najlepszym sposobem dokumentowania nagrody. W dokumentacji powinien znaleźć się także dokument potwierdzający decyzję pracodawcy o jej przyznaniu.

W praktyce potwierdza to utrwalone orzecznictwo. W wyroku Sądu Najwyższego z dnia 30 marca 1977 r., sygn. akt I PRN 26/77, wskazano, że premia, którą pracownik może otrzymać wyłącznie w zależności od oceny jego pracy przez dyrektora przedsiębiorstwa, a nie od skonkretyzowanego i zobiektywizowanego wskaźnika premiowego, jest w istocie nagrodą. Prawo do żądania takiej premii powstaje dopiero z chwilą decyzji pracodawcy o jej przyznaniu.

Czy trzeba wpisywać premię uznaniową do umowy o pracę?

Co do zasady nie należy wpisywać szczegółowych zasad przyznawania premii uznaniowej do umowy o pracę, jeżeli pracodawca chce zachować jej całkowicie dobrowolny charakter. Art. 29 § 1 pkt 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy wymaga, aby umowa o pracę określała wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia. Jeżeli jednak w umowie pojawi się zapis, że pracownik nabywa prawo do premii po spełnieniu konkretnych warunków, świadczenie może przestać być uznaniowe.

Dopuszczalny jest ostrożny, ogólny zapis informacyjny, np. że pracodawca może przyznawać pracownikom nagrody na zasadach określonych w art. 105 Kodeksu pracy. Taki zapis nie powinien jednak wskazywać procentu premii, minimalnej kwoty, regularnego terminu wypłaty ani automatycznych warunków jej nabycia. Im bardziej konkretny i mierzalny zapis, tym większe ryzyko, że pracownik uzyska roszczenie o wypłatę.

Jeżeli natomiast pracodawca chce stworzyć stały, powtarzalny system premiowania, właściwszym rozwiązaniem jest regulamin premiowania, aneks do umowy albo jasne postanowienie płacowe. Wtedy jednak nie będzie to typowa premia uznaniowa, lecz świadczenie o charakterze regulaminowym lub umownym.

Firma poniżej 20 pracowników a regulamin wynagradzania

Pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników nie ma obowiązku tworzenia regulaminu wynagradzania. Obowiązek ustalenia regulaminu wynagradzania wynika z art. 77² § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy i dotyczy pracodawcy zatrudniającego co najmniej 50 pracowników nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, jeżeli układ pozwala ustalić warunki wynagradzania. Zgodnie z art. 77² § 1¹ Kodeksu pracy pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników może taki regulamin wprowadzić dobrowolnie.

Istnieje także szczególna zasada z art. 77² § 1² Kodeksu pracy: pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników musi ustalić regulamin wynagradzania, jeżeli wystąpi o to zakładowa organizacja związkowa. W przypadku firmy zatrudniającej poniżej 20 pracowników ta regulacja nie tworzy obowiązku wprowadzenia regulaminu.

Brak regulaminu wynagradzania nie przeszkadza w przyznaniu nagrody uznaniowej. Trzeba jednak pamiętać, że inne świadczenia płacowe, takie jak stałe premie, ryczałty czy dodatki, powinny mieć jasną podstawę w umowie, regulaminie albo innym akcie wewnętrznym, jeżeli pracownik ma nabywać do nich roszczenie.

Premia uznaniowa a premia regulaminowa

Kluczowe znaczenie ma odróżnienie premii uznaniowej od premii regulaminowej. Nazwa świadczenia nie jest decydująca. O jego charakterze rozstrzyga treść postanowień i praktyka wypłat. Jeżeli pracownik może wykazać, że spełnił konkretne warunki przewidziane przez pracodawcę, świadczenie będzie miało charakter roszczeniowy. Jeżeli pracodawca cofa albo odmawia wcześniej przyznawanego świadczenia, warto osobno sprawdzić, kiedy pozbawienie pracownika premii uznaniowej może być kwestionowane.

Więcej o ryzykach związanych z odmową wypłaty świadczenia opisuje artykuł o tym, kiedy premia uznaniowa może stać się przedmiotem sporu z pracownikiem.

Jak udokumentować przyznanie i wypłatę premii uznaniowej?

Najbezpieczniej przygotować krótkie pisemne zawiadomienie o przyznaniu nagrody. Może to być pismo, decyzja kadrowa albo wiadomość elektroniczna, jeżeli w firmie taki sposób komunikacji pozwala później wykazać treść decyzji i datę jej podjęcia. Dokument powinien być spójny z art. 105 Kodeksu pracy, czyli nie powinien tworzyć automatycznego prawa do kolejnych nagród.

W zawiadomieniu warto wskazać:

• imię i nazwisko pracownika,
• kwotę brutto nagrody albo sposób jej jednoznacznego ustalenia,
• datę decyzji o przyznaniu nagrody,
• ogólne uzasadnienie, np. szczególne zaangażowanie, wzorowe wykonanie zadania, inicjatywę lub wysoką jakość pracy,
• termin wypłaty, np. razem z wynagrodzeniem za dany miesiąc,
• podpis pracodawcy albo osoby upoważnionej do działania w sprawach z zakresu prawa pracy.

Odpis zawiadomienia należy włączyć do akt osobowych pracownika. Zgodnie z § 3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej część B akt osobowych obejmuje oświadczenia i dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. Odpis zawiadomienia o nagrodzie, o którym mówi art. 105 Kodeksu pracy, należy traktować jako dokument dotyczący przebiegu zatrudnienia.

Oprócz dokumentu kadrowego wypłatę trzeba ująć w dokumentacji płacowej, w szczególności na liście płac, w ewidencji wynagrodzeń oraz w dokumentach rozliczeniowych przekazywanych do ZUS i urzędu skarbowego. Jeżeli wypłata następuje przelewem, potwierdzenie przelewu jest dowodem technicznej realizacji wypłaty, ale nie zastępuje decyzji o przyznaniu nagrody.

Składki ZUS i podatek od premii uznaniowej

Nagroda wypłacona pracownikowi jest przychodem ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pracodawca jako płatnik powinien pobrać od niej zaliczkę na podatek dochodowy na zasadach właściwych dla wynagrodzenia pracowniczego.

Co do zasady nagroda stanowi także podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Wynika to z art. 18 ust. 1 oraz art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, które wiążą podstawę wymiaru składek pracowników z przychodem ze stosunku pracy. Ewentualne wyłączenia z podstawy wymiaru składek należy oceniać ściśle na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe; zwykła premia uznaniowa nie korzysta z ogólnego zwolnienia tylko dlatego, że ma charakter nagrody.

Na co uważać przy opisie zasad premii?

Największe ryzyko powstaje wtedy, gdy pracodawca chce zachować swobodę, ale jednocześnie opisuje premię tak, jakby pracownik nabywał do niej prawo automatycznie. Ryzykowne są zwłaszcza zapisy typu: pracownik otrzymuje premię w wysokości 10% wynagrodzenia po osiągnięciu określonego wyniku, premia przysługuje za brak nieobecności, premia jest wypłacana co miesiąc wszystkim pracownikom działu albo premia należy się po wykonaniu planu sprzedaży.

Takie postanowienia mogą oznaczać, że świadczenie jest premią regulaminową. W razie sporu pracownik może powołać się na art. 291 § 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne.

Pracodawca musi również stosować zasady równego traktowania. Art. 11² Kodeksu pracy nakazuje równe prawa pracowników z tytułu jednakowego wypełniania takich samych obowiązków, art. 11³ Kodeksu pracy zakazuje dyskryminacji w zatrudnieniu, a art. 18^3a–18^3c Kodeksu pracy regulują zasadę równego traktowania, w tym w zakresie wynagradzania. Uznaniowość nagrody nie oznacza więc pełnej dowolności, jeżeli decyzje pracodawcy miałyby charakter dyskryminacyjny lub odwetowy.

FAQ

Podsumowanie

W firmie zatrudniającej mniej niż 20 pracowników premia uznaniowa nie wymaga regulaminu wynagradzania ani regulaminu premiowania. Jeżeli ma pozostać świadczeniem dobrowolnym, najlepiej dokumentować ją jako nagrodę z art. 105 Kodeksu pracy: decyzją o przyznaniu, odpisem zawiadomienia w aktach osobowych i prawidłowym ujęciem na liście płac.

Nie należy tworzyć szczegółowych, automatycznych kryteriów wypłaty, jeżeli intencją pracodawcy jest zachowanie uznaniowości. Gdy pracodawca chce powtarzalnego systemu premiowego, powinien świadomie przygotować dokumenty płacowe, np. regulamin wynagradzania, regulamin premiowania albo odpowiednie postanowienia umów o pracę.

Źródła

• Art. 29 § 1 pkt 3, art. 77² § 1, § 1¹ i § 1², art. 105, art. 11², art. 11³, art. 18^3a–18^3c, art. 291 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.
• § 3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
• Art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
• Art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 30 marca 1977 r., sygn. akt I PRN 26/77.