Wolontariusze a dzieci – jak sprawdzić KRK i rejestr sprawców

Kiedy w ogóle trzeba sprawdzać wolontariusza?

Obowiązek dotyczy nie tylko pracowników. Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich przed nawiązaniem z osobą stosunku pracy lub przed dopuszczeniem osoby do innej działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich albo z opieką nad nimi, pracodawca lub inny organizator ma obowiązek uzyskać informacje, czy dane tej osoby są zamieszczone w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym z dostępem ograniczonym lub w rejestrze osób, wobec których Państwowa Komisja wydała postanowienie o wpisie.

W praktyce oznacza to, że obowiązek może objąć fundację, stowarzyszenie, klub sportowy, szkołę, parafię, organizatora półkolonii czy jednorazowego wydarzenia, jeżeli wolontariusz ma realny kontakt z dziećmi w ramach aktywności wskazanych w ustawie. Nie ma znaczenia, że współpraca jest nieodpłatna.

Jeżeli chcesz lepiej uporządkować kwestie związane z KRK, przydatny może być także materiał o sprawdzaniu karalności kandydatów do pracy.

Czy sam odpis z KRK wystarczy?

Nie. Sama informacja z Krajowego Rejestru Karnego nie wystarcza, jeżeli ustawa wymaga również sprawdzenia w rejestrze sprawców.

Zgodnie z art. 21 ust. 3 ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich osoba, o której mowa wyżej, przedkłada pracodawcy lub innemu organizatorowi informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie przestępstw określonych w rozdziale XIX i XXV ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny, w art. 189a i art. 207 Kodeksu karnego oraz w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii, a także w zakresie odpowiadających tym przestępstwom czynów zabronionych określonych w przepisach prawa obcego.

To są więc dwa odrębne obowiązki:

• sprawdzenie przez organizatora rejestru sprawców – art. 21 ust. 1 tej ustawy,
• przedłożenie przez wolontariusza informacji z KRK – art. 21 ust. 3 tej ustawy.

Brak któregokolwiek z tych elementów oznacza niepełne wykonanie obowiązków ustawowych.

Czy oświadczenie wolontariusza coś daje?

Co do zasady nie zastępuje ono dokumentów wymaganych przez ustawę. Organizator nie może oprzeć dopuszczenia do pracy z dziećmi wyłącznie na podpisanym oświadczeniu o niekaralności. Powiązanym zagadnieniem jest zajęcia artystyczne w przedszkolu a kwalifikacje prowadzącego.

Ustawa przewiduje jednak szczególne sytuacje dotyczące osób, które w ciągu ostatnich 20 lat zamieszkiwały poza Polską albo są obywatelami innych państw. Wówczas stosuje się art. 21 ust. 4–8 ustawy z dnia 13 maja 2016 r. Osoba taka przedstawia informację z rejestru karnego państwa obywatelstwa lub państwa zamieszkania, a gdy dane państwo nie wydaje takiego dokumentu – składa oświadczenie o tym fakcie oraz o niekaralności pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

To ważne rozróżnienie: oświadczenie jest wyjątkiem ustawowym tylko w konkretnych przypadkach transgranicznych, a nie uniwersalnym zamiennikiem KRK dla każdego wolontariusza w Polsce.

Rejestr sprawców – który rejestr trzeba sprawdzić?

Przepisy wymagają sprawdzenia Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym z dostępem ograniczonym oraz rejestru osób, wobec których Państwowa Komisja wydała postanowienie o wpisie – art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 13 maja 2016 r.

Publicznie dostępna wyszukiwarka nie jest pełnym odpowiednikiem ustawowej weryfikacji. Może ona mieć znaczenie pomocnicze, ale nie zastępuje sprawdzenia w zakresie, którego wymaga ustawa.

Jeżeli analizujesz także własne dane w rejestrach, pomocny może być materiał o sprawdzaniu własnej kartoteki w KRK. Warto przy tym odróżniać KRK od innych baz danych prowadzonych przez organy państwa.

Czy konto instytucjonalne jest jedyną drogą?

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest posiadanie prawidłowo uruchomionego dostępu dla podmiotu, który dopuszcza osoby do działalności z małoletnimi. W praktyce organizator powinien zadbać o dostęp do systemu odpowiednio wcześniej, tak aby móc udokumentować weryfikację przed wydarzeniem.

Jeżeli do wydarzenia pozostało bardzo mało czasu, nie należy zakładać, że brak technicznego dostępu do rejestru zwalnia z obowiązku. Ustawa takiego wyjątku nie przewiduje. Brak organizacyjnego przygotowania podmiotu nie uchyla obowiązków wynikających z art. 21 ustawy.

Co zrobić, gdy wydarzenie jest już za kilka dni?

Jeżeli wydarzenie odbędzie się w najbliższym czasie, praktycznie warto działać równolegle na kilku poziomach.

1. Niezwłocznie uruchomić procedurę dostępu do rejestru po stronie organizatora i zachować potwierdzenia wykonanych czynności.
2. Zażądać od każdego wolontariusza informacji z KRK w zakresie wymaganym przez art. 21 ust. 3 ustawy.
3. Oddzielić osoby mające kontakt z dziećmi od tych, które mogą wykonywać wyłącznie zadania techniczne bez kontaktu z małoletnimi. Jeżeli zakres czynności da się realnie przeorganizować, zmniejsza to ryzyko naruszenia.
4. Nie dopuszczać do pracy z dziećmi osób, których nie udało się zweryfikować zgodnie z ustawą.
5. Rozważyć zmianę organizacji lub terminu wydarzenia, jeżeli bez niezweryfikowanych osób przedsięwzięcie nie może się odbyć bezpiecznie i legalnie.

Najbardziej ryzykowne rozwiązanie to dopuszczenie wolontariuszy „tymczasowo”, a dokumentów szukanie dopiero po wydarzeniu. Ustawa wymaga działania przed dopuszczeniem do aktywności z dziećmi.

Czy można oprzeć się tylko na publicznej części rejestru?

Nie jako na rozwiązaniu docelowym. Sprawdzenie publicznej części rejestru może być wyłącznie działaniem pomocniczym, pokazującym minimum staranności w sytuacji awaryjnej, ale nie wykonuje w pełni obowiązku z art. 21 ust. 1 ustawy, który odnosi się do rejestru z dostępem ograniczonym oraz rejestru prowadzonego na potrzeby wpisów Państwowej Komisji.

Dlatego dopuszczenie wolontariusza wyłącznie po sprawdzeniu części publicznej nadal wiąże się z ryzykiem naruszenia przepisów.

Standardy ochrony małoletnich – dodatkowy obowiązek organizatora

Niezależnie od samej weryfikacji osób, wiele podmiotów ma również obowiązek wprowadzenia standardów ochrony małoletnich. Wynika to z art. 22b i nast. ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich.

To, czy dany organizator jednorazowego wydarzenia musi mieć formalnie wdrożone standardy, zależy od statusu podmiotu i charakteru prowadzonej działalności. W praktyce fundacje, stowarzyszenia, kluby i placówki regularnie pracujące z dziećmi powinny zbadać ten obowiązek osobno. Sama jednorazowość wydarzenia nie zawsze rozwiązuje problem.

Jakie są konsekwencje braku weryfikacji?

Konsekwencje zależą od konkretnego stanu faktycznego, ale ryzyka są realne. Po pierwsze, dopuszczenie osoby bez wymaganej weryfikacji może oznaczać naruszenie obowiązków ustawowych przez organizatora. Po drugie, jeżeli dojdzie do incydentu z udziałem dziecka, brak sprawdzenia wolontariusza może istotnie pogorszyć sytuację prawną i dowodową podmiotu oraz osób zarządzających.

W grę może wchodzić odpowiedzialność na podstawie przepisów ustawy z dnia 13 maja 2016 r., a w określonych sytuacjach także odpowiedzialność cywilna za nienależyte zorganizowanie wydarzenia lub brak należytej staranności. Jeżeli dziecko dozna szkody, znaczenie będą miały także ogólne zasady odpowiedzialności odszkodowawczej z art. 415 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny.

Tabela: co wystarczy, a co nie wystarczy?

FAQ

Czy wolontariusz musi mieć KRK przy jednorazowym wydarzeniu?

Tak, jeżeli ma zostać dopuszczony do działalności wskazanej w art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 13 maja 2016 r., np. przy zajęciach sportowych lub opiece nad dziećmi. Jednorazowy charakter wydarzenia sam w sobie nie wyłącza obowiązku.

Czy wystarczy, że wolontariusz pokaże własny wydruk lub screen?

Nie zawsze. Liczy się to, czy organizator rzeczywiście uzyskał dokumenty i wykonał ustawową weryfikację w odpowiedniej formie. Nie można zastąpić obowiązkowego sprawdzenia w rejestrze samym zapewnieniem wolontariusza.

Czy można dopuścić wolontariusza warunkowo, a formalności uzupełnić po wydarzeniu?

Nie powinno się tego robić. Art. 21 ustawy wymaga weryfikacji przed nawiązaniem stosunku pracy lub przed dopuszczeniem do innej działalności z małoletnimi.

Czy publiczna wyszukiwarka rejestru sprawców załatwia sprawę?

Nie. Może mieć znaczenie pomocnicze, ale nie zastępuje sprawdzenia w zakresie wymaganym przez art. 21 ust. 1 ustawy.

Czy trzeba mieć standardy ochrony małoletnich?

To zależy od rodzaju podmiotu i prowadzonej działalności. Obowiązek wynika z art. 22b i nast. ustawy z dnia 13 maja 2016 r., dlatego trzeba ocenić go osobno dla konkretnej organizacji.

Podsumowanie

W opisanej sytuacji sam odpis z KRK nie wystarczy, a samo oświadczenie wolontariusza nie zastąpi ustawowej weryfikacji. Jeżeli wolontariusz ma mieć kontakt z dziećmi w ramach zajęć sportowych lub podobnej aktywności, organizator co do zasady musi spełnić obowiązki z art. 21 ustawy z dnia 13 maja 2016 r. jeszcze przed wydarzeniem. Gdy czasu jest za mało, najbezpieczniej ograniczyć udział niezweryfikowanych osób do zadań bez kontaktu z małoletnimi albo zmienić organizację wydarzenia.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich, Dz. U. 2016 poz. 862
2. Ustawa z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym - Dz.U. 2000 nr 50 poz. 580
3. Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny - Dz.U. 1997 nr 88 poz. 553