Pełnomocnictwo do reprezentowania we wspólnocie mieszkaniowej

Czy właściciel lokalu może działać przez pełnomocnika?

Tak. Właściciel lokalu może wykonywać wobec wspólnoty mieszkaniowej swoje prawa i obowiązki przez pełnomocnika, o ile dana czynność nie wymaga osobistego działania właściciela. Ustawa o własności lokali nie zawiera pełnej regulacji pełnomocnictwa udzielanego przez właściciela lokalu, dlatego zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego o przedstawicielstwie i pełnomocnictwie.

Zgodnie z art. 95 Kodeksu cywilnego, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie albo wynikających z właściwości czynności prawnej, czynności prawnej można dokonać przez przedstawiciela. Czynność dokonana przez pełnomocnika w granicach umocowania wywołuje skutki bezpośrednio dla mocodawcy, czyli właściciela lokalu.

W praktyce pełnomocnik może np. odbierać korespondencję od zarządu lub zarządcy, uczestniczyć w zebraniu właścicieli, składać wnioski, przeglądać dokumenty, rozmawiać z administracją, a także głosować nad uchwałami, jeżeli pełnomocnictwo wyraźnie obejmuje taki zakres. Przy okazji warto pamiętać, że reprezentacja przez pełnomocnika nie zwalnia właściciela z odpowiedzialności za własne obowiązki wobec wspólnoty.

Pełnomocnictwo ogólne, rodzajowe i szczególne

Zakres pełnomocnictwa powinien być dopasowany do tego, co pełnomocnik ma zrobić. Kodeks cywilny rozróżnia w praktyce trzy poziomy umocowania:

• pełnomocnictwo ogólne - obejmuje czynności zwykłego zarządu, czyli bieżące, typowe działania związane z wykonywaniem praw właściciela;
• pełnomocnictwo rodzajowe - obejmuje czynności określonego rodzaju, np. udział w zebraniach właścicieli i głosowanie nad uchwałami wspólnoty;
• pełnomocnictwo do poszczególnej czynności - dotyczy jednej, konkretnej czynności, np. podpisania oznaczonej umowy lub złożenia konkretnego oświadczenia.

Art. 98 Kodeksu cywilnego stanowi, że pełnomocnictwo ogólne obejmuje umocowanie do czynności zwykłego zarządu. Do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu potrzebne jest pełnomocnictwo określające ich rodzaj, chyba że ustawa wymaga pełnomocnictwa do poszczególnej czynności.

Dlatego pełnomocnictwo o treści: "upoważniam do reprezentowania mnie wobec wspólnoty" może okazać się zbyt ogólne, jeżeli pełnomocnik ma głosować nad istotnymi uchwałami. Bezpieczniejsze jest wskazanie, że pełnomocnik jest umocowany do udziału w zebraniach właścicieli, składania wniosków, odbioru korespondencji oraz wykonywania prawa głosu nad uchwałami, także w trybie indywidualnego zbierania głosów.

Zobacz również: pełnomocnictwo w sprawach lokalu oraz zgoda wspólnoty na zmianę sposobu użytkowania lokalu.

Pełnomocnictwo do głosowania nad uchwałami wspólnoty

Najwięcej sporów dotyczy głosowania przez pełnomocnika. Uchwały właścicieli lokali mogą być podejmowane na zebraniu, w drodze indywidualnego zbierania głosów albo częściowo na zebraniu i częściowo w trybie obiegowym. Pełnomocnictwo powinno więc obejmować oba sposoby głosowania, jeżeli właściciel chce, aby pełnomocnik mógł działać w każdej z tych sytuacji.

W orzecznictwie przyjmuje się, że pełnomocnictwo do dysponowania głosami właściciela przy podejmowaniu uchwał wspólnoty mieszkaniowej ma charakter pełnomocnictwa rodzajowego. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 18 listopada 2014 r., sygn. VI ACa 127/14, potwierdza, że umocowanie do głosowania nad uchwałami na zebraniu oraz w trybie obiegowym może być wystarczające, jeżeli z jego treści jasno wynika rodzaj czynności, do których pełnomocnik został upoważniony.

Nie trzeba na każde zebranie sporządzać nowego pełnomocnictwa, jeżeli dotychczasowe pełnomocnictwo jest nadal ważne i obejmuje udział w zebraniach oraz głosowanie nad uchwałami danego rodzaju. Właściciel może jednak ograniczyć pełnomocnictwo do konkretnego zebrania, konkretnej uchwały albo wskazać sposób głosowania, np. "za", "przeciw" albo "wstrzymuję się".

Jeżeli pełnomocnik głosuje bez właściwego umocowania, głos może zostać zakwestionowany. Gdy taki głos był decydujący dla wyniku, może powstać spór o skuteczność uchwały, w tym o jej uchylenie albo ustalenie nieistnienia. W takich przypadkach znaczenie może mieć także termin na zaskarżenie uchwały wspólnoty.

Jaką formę powinno mieć pełnomocnictwo?

Pełnomocnictwo ogólne powinno być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności. Pełnomocnictwo rodzajowe co do zasady nie zawsze wymaga formy pisemnej, ale w sprawach wspólnot mieszkaniowych forma pisemna jest zdecydowanie zalecana, bo pozwala zarządowi zweryfikować umocowanie i ogranicza ryzyko późniejszego sporu.

Jeżeli czynność, którą ma wykonać pełnomocnik, wymaga szczególnej formy, pełnomocnictwo powinno być udzielone w tej samej formie. Wynika to z art. 99 Kodeksu cywilnego. Przykładowo, jeżeli pełnomocnik miałby podpisać w imieniu właściciela umowę wymagającą aktu notarialnego, pełnomocnictwo również powinno mieć formę aktu notarialnego.

Do udziału w typowym zebraniu wspólnoty i głosowania nad uchwałami zwykle wystarcza pełnomocnictwo pisemne. Warto jednak sprawdzić treść zawiadomienia o zebraniu, projektów uchwał oraz ewentualnych zasad przyjętych przez wspólnotę, ponieważ przy czynnościach szczególnie doniosłych, np. dotyczących praw do nieruchomości, forma może mieć praktyczne znaczenie.

Pełnomocnictwo może być także udzielone w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ponieważ taka forma jest równoważna formie pisemnej. Zwykły skan podpisanego pełnomocnictwa bywa akceptowany organizacyjnie, ale w razie sporu lepiej dysponować oryginałem albo dokumentem elektronicznym podpisanym kwalifikowanym podpisem.

Co powinno zawierać pełnomocnictwo dla wspólnoty mieszkaniowej?

Dobre pełnomocnictwo powinno być konkretne. Nie chodzi o nadmierny formalizm, ale o to, aby zarząd, zarządca i pozostali właściciele mogli ustalić, kto działa, za kogo i w jakim zakresie.

• dane właściciela lokalu: imię, nazwisko, adres, oznaczenie lokalu, ewentualnie numer PESEL lub numer dokumentu tożsamości, jeżeli jest potrzebny do identyfikacji;
• dane pełnomocnika: imię, nazwisko, adres, ewentualnie PESEL lub numer dokumentu;
• dokładne oznaczenie wspólnoty mieszkaniowej i lokalu, którego sprawa dotyczy;
• zakres umocowania, np. udział w zebraniu, składanie wniosków, odbiór dokumentów, głosowanie nad uchwałami;
• informację, czy pełnomocnictwo obejmuje także głosowanie w trybie indywidualnego zbierania głosów;
• czas obowiązywania pełnomocnictwa albo wskazanie konkretnego zebrania lub konkretnej uchwały;
• datę i czytelny podpis mocodawcy.

Jeżeli właściciel chce, aby pełnomocnik mógł ustanowić dalszego pełnomocnika, powinien wyraźnie to napisać. Bez takiego zastrzeżenia dalsze pełnomocnictwo może zostać zakwestionowane, ponieważ zgodnie z art. 106 Kodeksu cywilnego pełnomocnik może ustanowić substytuta tylko wtedy, gdy wynika to z treści pełnomocnictwa, ustawy albo stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa.

Czynności zwykłego zarządu i czynności przekraczające zwykły zarząd

W sprawach wspólnot mieszkaniowych ważne jest odróżnienie czynności zwykłego zarządu od czynności przekraczających zwykły zarząd. Czynności zwykłego zarządu dotyczą bieżącej eksploatacji i codziennego funkcjonowania nieruchomości wspólnej. Czynności przekraczające zwykły zarząd są istotniejsze, bardziej kosztowne albo trwale wpływają na sposób korzystania z nieruchomości.

Art. 22 ustawy o własności lokali wskazuje przykładowe czynności przekraczające zwykły zarząd. Należą do nich m.in.:

• ustalenie wynagrodzenia zarządu lub zarządcy nieruchomości wspólnej;
• przyjęcie rocznego planu gospodarczego;
• ustalenie wysokości opłat na pokrycie kosztów zarządu;
• zmiana przeznaczenia części nieruchomości wspólnej;
• udzielenie zgody na nadbudowę lub przebudowę nieruchomości wspólnej;
• udzielenie zgody na zmianę wysokości udziałów w nieruchomości wspólnej;
• dokonanie podziału nieruchomości wspólnej;
• nabycie nieruchomości;
• wytoczenie powództwa o nakazanie sprzedaży lokalu w drodze licytacji;
• określenie zakresu i sposobu prowadzenia ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną.

Wyliczenie ustawowe ma charakter przykładowy. O kwalifikacji konkretnej czynności decyduje jej charakter, skutki finansowe, wpływ na prawa właścicieli oraz treść przepisów. To oznacza, że w sytuacjach granicznych warto sformułować pełnomocnictwo szerzej i precyzyjniej, zamiast opierać się wyłącznie na krótkim upoważnieniu ogólnym.

Duża i mała wspólnota mieszkaniowa

Aktualnie za małą wspólnotę mieszkaniową uważa się wspólnotę, w której liczba lokali wyodrębnionych i niewyodrębnionych nie jest większa niż 3. Jeżeli lokali jest więcej niż 3, mamy do czynienia z dużą wspólnotą, w której stosuje się model zarządu przewidziany w ustawie o własności lokali.

W dużej wspólnocie czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu wymagają uchwały właścicieli lokali wyrażającej zgodę na dokonanie danej czynności oraz udzielającej zarządowi pełnomocnictwa do zawierania umów stanowiących takie czynności w formie prawem przewidzianej. W małej wspólnocie co do zasady stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego o współwłasności.

Dla właściciela udzielającego pełnomocnictwa praktyczny wniosek jest prosty: im poważniejsza uchwała i im większy wpływ na majątek lub sposób korzystania z nieruchomości, tym bardziej precyzyjne powinno być pełnomocnictwo. Dotyczy to zwłaszcza remontów, inwestycji, zmian udziałów, sporów sądowych i spraw, w których inny właściciel utrudnia funkcjonowanie wspólnoty. W takich sytuacjach pomocne może być także omówienie, jak wyglądają spory z członkiem wspólnoty utrudniającym jej funkcjonowanie.

Współwłaściciele jednego lokalu a pełnomocnictwo

Jeżeli lokal ma kilku współwłaścicieli, trzeba dodatkowo ustalić, kto i w jakim zakresie wykonuje prawa związane z lokalem. Szczególna regulacja dotyczy głosowania prowadzonego według zasady, że na każdego właściciela przypada jeden głos. W takim przypadku, gdy lokal jest przedmiotem współwłasności w częściach ułamkowych, współwłaściciele w celu oddania głosu przypadającego na lokal powinni ustanowić pełnomocnika w formie pisemnej.

W praktyce najlepiej, aby wszyscy współwłaściciele uzgodnili stanowisko i podpisali pełnomocnictwo dla jednej osoby. Pozwala to uniknąć sporu, czy głos został oddany skutecznie i czy osoba obecna na zebraniu miała prawo wypowiedzieć się za wszystkich współwłaścicieli lokalu.

Czy zarząd wspólnoty może odmówić uznania pełnomocnictwa?

Zarząd lub zarządca może sprawdzić, czy pełnomocnictwo rzeczywiście pochodzi od właściciela i czy obejmuje czynność, którą pełnomocnik chce wykonać. Nie powinien jednak odmawiać uznania prawidłowego pełnomocnictwa tylko dlatego, że zostało sporządzone według innego wzoru niż stosowany przez administrację.

Problem może powstać, gdy pełnomocnictwo nie pozwala ustalić mocodawcy, pełnomocnika, lokalu albo zakresu umocowania. Wątpliwości budzi również sytuacja, w której pełnomocnik chce głosować nad uchwałami, a dokument mówi jedynie o "załatwianiu spraw administracyjnych" albo "odbiorze korespondencji".

Odwołanie pełnomocnictwa

Pełnomocnictwo można odwołać w każdym czasie, chyba że z treści stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa wynika szczególne ograniczenie. Dla bezpieczeństwa odwołanie warto sporządzić na piśmie i doręczyć zarówno pełnomocnikowi, jak i zarządowi lub zarządcy wspólnoty.

Jeżeli pełnomocnictwo było udzielone na czas nieoznaczony, nie wygasa tylko dlatego, że odbyło się jedno zebranie. Wygasa natomiast m.in. po upływie terminu wskazanego w dokumencie, po wykonaniu czynności, do której było ograniczone, po skutecznym odwołaniu albo w innych przypadkach wynikających z przepisów i treści pełnomocnictwa.

FAQ

Czy pełnomocnictwo do wspólnoty mieszkaniowej musi być notarialne?

Co do zasady nie. Do udziału w zebraniu i głosowania nad typowymi uchwałami zwykle wystarczy pełnomocnictwo pisemne. Forma notarialna może być potrzebna, gdy pełnomocnik ma dokonać czynności, dla której prawo wymaga aktu notarialnego albo innej szczególnej formy.

Czy pełnomocnictwo musi zawierać numer PESEL?

Przepisy nie wprowadzają ogólnego obowiązku wpisywania numeru PESEL w pełnomocnictwie dla wspólnoty mieszkaniowej. Warto jednak podać dane pozwalające jednoznacznie ustalić właściciela i pełnomocnika, np. imię, nazwisko, adres, oznaczenie lokalu oraz ewentualnie PESEL lub numer dokumentu.

Czy jedno pełnomocnictwo może obejmować wszystkie zebrania?

Tak, jeżeli tak wynika z jego treści. Pełnomocnictwo może być udzielone na jedno zebranie, na czas oznaczony albo bezterminowo. Przy pełnomocnictwie stałym warto szczególnie dokładnie opisać zakres spraw, w których pełnomocnik może działać.

Czy najemca może głosować na zebraniu wspólnoty?

Najemca nie głosuje jako właściciel, bo nie przysługuje mu udział w nieruchomości wspólnej. Może jednak głosować jako pełnomocnik właściciela, jeżeli otrzymał prawidłowe pełnomocnictwo obejmujące wykonywanie prawa głosu.

Czy pełnomocnik może głosować inaczej, niż chciał właściciel?

Jeżeli właściciel wskazał w pełnomocnictwie sposób głosowania, pełnomocnik powinien się do tego zastosować. Dla wspólnoty kluczowa jest jednak treść umocowania. Spór między właścicielem a pełnomocnikiem może mieć znaczenie w ich wzajemnych relacjach, a w niektórych sytuacjach także dla oceny skuteczności głosu.

Czy pełnomocnictwo można przesłać e-mailem?

Można przesłać skan e-mailem, ale w razie sporu bezpieczniej mieć oryginał dokumentu albo pełnomocnictwo w formie elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Sama praktyka administracji wspólnoty nie zawsze rozstrzyga o ważności pełnomocnictwa.

Co zrobić, gdy zarząd nie uznaje pełnomocnictwa?

Najpierw warto zażądać wskazania konkretnej przyczyny odmowy. Jeżeli problemem jest brak danych albo niejasny zakres, można przedstawić nowe, precyzyjniejsze pełnomocnictwo. Jeżeli odmowa była bezzasadna i wpłynęła na wynik głosowania, sprawa może wymagać analizy pod kątem zaskarżenia uchwały.

Źródła

• Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali, tekst jednolity: Dz. U. 2026 poz. 232, w szczególności art. 1, art. 19, art. 22, art. 23 i art. 25 - tekst aktu.
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, tekst jednolity: Dz. U. 2025 poz. 1071, w szczególności art. 95, art. 98, art. 99, art. 101 i art. 106 - tekst aktu.
• Wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 18 listopada 2014 r., sygn. VI ACa 127/14 - orzeczenie.