Ważne powody uzasadniające zmianę nazwiska

Kiedy można zmienić nazwisko?

Zmiana nazwiska nie jest sprawą całkowicie dowolną. Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska zmiany imienia lub nazwiska można dokonać wyłącznie z ważnych powodów. Oznacza to, że organ nie powinien uwzględnić wniosku opartego jedynie na chwilowej niechęci do nazwiska, ogólnym dyskomforcie albo motywach, których wnioskodawca nie potrafi wykazać.

Ten sam art. 4 ust. 1 ustawy o zmianie imienia i nazwiska wskazuje przykładowo, że ważne powody mogą dotyczyć zmiany:

• imienia lub nazwiska ośmieszającego albo nielicującego z godnością człowieka,
• na imię lub nazwisko używane,
• na imię lub nazwisko, które zostało bezprawnie zmienione,
• na imię lub nazwisko noszone zgodnie z przepisami prawa państwa, którego obywatelstwo również się posiada.

Sformułowanie „w szczególności” oznacza, że katalog nie jest zamknięty. Kierownik urzędu stanu cywilnego może więc uwzględnić także inne powody, jeżeli są rzeczywiście ważne, racjonalne i dobrze udokumentowane.

Czy względy zawodowe lub biznesowe mogą być ważnym powodem?

Względy zawodowe, reputacyjne, bezpieczeństwa lub ochrony prywatności mogą być argumentem za zmianą nazwiska, ale tylko wtedy, gdy z okoliczności sprawy wynika realna potrzeba zmiany. W opisanej sytuacji trzeba szczególnie ostrożnie sformułować wniosek. Sam fakt, że małżonka jest wspólnikiem spółki z o.o., a mąż pracuje w korporacji działającej częściowo w tej samej branży, nie przesądza automatycznie o istnieniu ważnego powodu w rozumieniu art. 4 ust. 1 ustawy o zmianie imienia i nazwiska.

We wniosku należy unikać argumentacji, która mogłaby sugerować chęć ukrycia powiązań gospodarczych, obejścia zakazu konkurencji, wprowadzenia w błąd kontrahentów albo utrudnienia identyfikacji osoby ujawnionej w publicznych rejestrach. Kierownik USC może badać, czy żądanie jest zgodne z celem ustawy i zasadami porządku prawnego. Organ powinien jednak ocenić całość materiału dowodowego, ponieważ na podstawie art. 7, art. 77 § 1 i art. 80 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego ma obowiązek dokładnie wyjaśnić stan faktyczny, zebrać materiał dowodowy i ocenić go według całokształtu sprawy.

Praktycznie rzecz ujmując, argumenty mogą być mocniejsze, jeżeli wnioskodawczyni wykaże na przykład, że nazwisko powoduje realne i powtarzalne nieporozumienia zawodowe, narusza jej prywatność, utrudnia wykonywanie działalności, prowadzi do błędnego przypisywania jej działań innej osobie albo naraża rodzinę na konkretne ryzyko. Im bardziej opis jest ogólny, tym większe ryzyko odmowy.

Czego nie gwarantuje zmiana nazwiska?

Zmiana nazwiska nie powoduje usunięcia wcześniejszych danych z obrotu prawnego ani nie wymazuje dotychczasowej historii osoby. Jeżeli dana osoba była ujawniona w KRS, dokumentach spółki, umowach, fakturach lub aktach urzędowych, wcześniejsze dane mogą nadal wynikać z dokumentów archiwalnych albo z historii wpisów.

Jeżeli po zmianie nazwiska osoba nadal podlega ujawnieniu w Krajowym Rejestrze Sądowym, spółka powinna zadbać o aktualizację danych. Zgodnie z art. 22 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym wniosek o wpis do rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. W praktyce może to dotyczyć między innymi zmiany danych wspólnika, członka zarządu, prokurenta lub innej osoby ujawnionej w rejestrze, zależnie od konkretnej roli w spółce.

Jak uzasadnić wniosek o zmianę nazwiska?

Uzasadnienie powinno odpowiadać na pytanie, dlaczego obecne nazwisko powoduje istotny problem i dlaczego zmiana jest proporcjonalnym sposobem jego rozwiązania. Nie wystarczy napisać, że wnioskodawczyni „nie chce być kojarzona” z małżonkiem albo że „woli inne nazwisko”. Trzeba opisać konkretne zdarzenia, skutki i ryzyka.

We wniosku warto wskazać:

• jakie nazwisko ma zostać przyjęte,
• od kiedy i w jakich sytuacjach obecne nazwisko powoduje problem,
• czy dochodziło już do pomyłek, nieporozumień lub negatywnych konsekwencji,
• czy problem ma charakter osobisty, zawodowy, rodzinny, bezpieczeństwa czy reputacyjny,
• jakie dowody potwierdzają przedstawione okoliczności.

Jeżeli wnioskodawczyni faktycznie posługuje się innym nazwiskiem w życiu prywatnym lub zawodowym, może powołać się na przesłankę zmiany na nazwisko używane z art. 4 ust. 1 pkt 2 ustawy o zmianie imienia i nazwiska. Wtedy przydatne będą dokumenty pokazujące trwałe i publiczne używanie tego nazwiska, na przykład korespondencja, zaświadczenia, dyplomy, publikacje, identyfikatory zawodowe albo oświadczenia osób, które znają wnioskodawczynię pod tym nazwiskiem.

Podobne zasady dotyczą zmiany imienia. Jeżeli problem dotyczy imienia, szczególnie istotne jest dobre uzasadnienie oraz wykazanie, że wskazane powody nie są pozorne.

Jakie dowody dołączyć do wniosku?

Ustawa o zmianie imienia i nazwiska nie zawiera zamkniętej listy dowodów, które trzeba dołączyć w każdej sprawie. Z art. 7 i art. 77 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego wynika jednak, że organ powinien wyjaśnić sprawę, a wnioskodawca powinien przedstawić okoliczności, z których wywodzi korzystne dla siebie skutki. W praktyce warto złożyć wszystko, co potwierdza opisany problem.

Jak złożyć wniosek i ile to kosztuje?

Wniosek o zmianę imienia lub nazwiska składa się na piśmie. Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o zmianie imienia i nazwiska zmiana następuje na wniosek osoby ubiegającej się o zmianę. Wniosek można złożyć do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego, a osoby przebywające za granicą mogą skorzystać z pośrednictwa konsula, jeżeli spełnione są warunki przewidziane w ustawie. Osobno omawiamy też praktyczny wariant zmiany nazwiska dwuczłonowego i używania tylko jednego członu.

Zgodnie z art. 6 ustawy o zmianie imienia i nazwiska zmiana nazwiska może polegać na zmianie na inne nazwisko, zmianie pisowni nazwiska albo zmianie nazwiska ze względu na formę właściwą dla rodzaju żeńskiego lub męskiego. Przy wyborze nowego nazwiska trzeba pamiętać o ograniczeniu z art. 5 tej ustawy: nie można zmienić nazwiska na nazwisko historyczne, wsławione w dziedzinie kultury, nauki, działalności politycznej, społecznej albo wojskowej, chyba że wnioskodawca ma członków rodziny o tym nazwisku.

Opłata skarbowa za wydanie decyzji o zmianie imienia lub nazwiska wynosi 37 zł na podstawie części I pkt 7 załącznika do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej. Przed złożeniem wniosku warto sprawdzić numer rachunku właściwej gminy, ponieważ opłatę wnosi się na rachunek organu podatkowego właściwego w sprawach opłaty skarbowej.

Co w razie odmowy?

Jeżeli kierownik USC uzna, że nie wykazano ważnych powodów, wyda decyzję odmowną. Taka decyzja powinna zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne zgodnie z art. 107 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego. Organ nie powinien ograniczyć się do stwierdzenia, że wskazane okoliczności nie mieszczą się w przykładach z art. 4 ust. 1 ustawy o zmianie imienia i nazwiska, ponieważ katalog tych przykładów jest otwarty.

Od decyzji odmownej przysługuje odwołanie. Zgodnie z art. 127 § 1 i § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego od decyzji wydanej w pierwszej instancji służy odwołanie do organu wyższego stopnia, chyba że ustawa stanowi inaczej. Na podstawie art. 129 § 1 i § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego odwołanie wnosi się za pośrednictwem organu, który wydał decyzję, w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji.

Jeżeli decyzja organu odwoławczego również będzie niekorzystna, można rozważyć skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego. Termin wynosi co do zasady 30 dni od dnia doręczenia decyzji organu drugiej instancji, co wynika z art. 53 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie jest przedmiotem skargi, zgodnie z art. 54 § 1 tej ustawy.

FAQ

Źródła

• Art. 2, art. 4, art. 5, art. 6, art. 8 i art. 9 ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska.
• Art. 7, art. 77 § 1, art. 80, art. 107 § 3, art. 127 § 1 i § 2 oraz art. 129 § 1 i § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.
• Art. 53 § 1 i art. 54 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi.
• Art. 22 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym.
• Część I pkt 7 załącznika do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.