Zmiana nazwiska dwuczłonowego – czy można używać tylko jednego członu?

Czy przy nazwisku dwuczłonowym można używać tylko jednego członu?

Jeżeli po zawarciu małżeństwa dana osoba przyjęła nazwisko dwuczłonowe, to w obrocie oficjalnym powinna posługiwać się takim nazwiskiem, jakie wynika z aktu małżeństwa, rejestru PESEL i dokumentu tożsamości. Dotyczy to przede wszystkim dokumentów urzędowych, kadrowych, podatkowych, ubezpieczeniowych, bankowych, sądowych oraz dokumentów wystawianych przez pracodawcę.

Inaczej można ocenić codzienne, nieformalne używanie jednego członu nazwiska, np. w rozmowach, podpisie nieurzędowym, wizytówce, nazwie profilu lub zwykłej korespondencji. Samo skracanie nazwiska w kontaktach społecznych nie oznacza automatycznie naruszenia prawa. Problem pojawia się wtedy, gdy skrócone nazwisko ma identyfikować osobę w dokumencie, który wywołuje skutki prawne albo jest kierowany do urzędu, kontrahenta, klienta lub innej instytucji.

W praktyce najlepszym rozwiązaniem bywa rozdzielenie dwóch sfer: w dokumentach formalnych używać pełnego nazwiska, a w komunikacji roboczej lub marketingowej uzgodnić z pracodawcą dopuszczalny sposób prezentowania imienia i nazwiska. Jeżeli drugi człon nazwiska rzeczywiście wywołuje poważny problem osobisty lub zawodowy, można rozważyć administracyjną zmianę nazwiska.

Nazwisko po ślubie i nazwisko dwuczłonowe

Zgodnie z art. 25 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego o nazwisku, które każdy z małżonków będzie nosił po zawarciu małżeństwa, decyduje jego oświadczenie złożone przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego. Oświadczenie może zostać złożone bezpośrednio po zawarciu małżeństwa albo przed sporządzeniem zaświadczenia stwierdzającego brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa.

Małżonkowie mogą nosić wspólne nazwisko będące dotychczasowym nazwiskiem jednego z nich. Każdy z małżonków może też zachować swoje dotychczasowe nazwisko albo połączyć z nim dotychczasowe nazwisko drugiego małżonka. Nazwisko utworzone przez połączenie nie może składać się z więcej niż dwóch członów. Jeżeli małżonkowie nie złożą oświadczeń w sprawie nazwiska, każdy z nich zachowuje swoje dotychczasowe nazwisko.

Właśnie dlatego osoba, która zdecydowała się na nazwisko dwuczłonowe, nie może później jednostronnie uznać, że w dokumentach oficjalnych będzie używać tylko jednego członu. Taka zmiana wymaga albo szczególnej procedury przewidzianej po rozwodzie, albo administracyjnej zmiany nazwiska na podstawie ustawy o zmianie imienia i nazwiska.

Czy pracodawca może wymagać pełnego nazwiska?

Tak, w wielu sytuacjach pracodawca ma prawo wymagać posługiwania się pełnym, aktualnym nazwiskiem pracownika. Kodeks pracy pozwala pracodawcy żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz od pracownika danych obejmujących m.in. imię lub imiona i nazwisko. Dane te muszą odpowiadać rzeczywistemu stanowi prawnemu, bo są wykorzystywane w dokumentacji pracowniczej, zgłoszeniach do ZUS, dokumentach podatkowych, umowach, świadectwach pracy, upoważnieniach i innych czynnościach związanych ze stosunkiem pracy.

Jeżeli pracownik ma nazwisko dwuczłonowe, pracodawca może więc zasadnie wymagać używania pełnego nazwiska w aktach osobowych, korespondencji formalnej, pieczątkach służbowych, upoważnieniach, pełnomocnictwach, identyfikatorach lub dokumentach, w których pracownik występuje wobec klientów albo kontrahentów. Szczególne znaczenie ma to wtedy, gdy pracownik podpisuje dokumenty, składa oświadczenia, reprezentuje pracodawcę albo jego dane mają pozwolić odbiorcy ustalić, kto wykonał daną czynność.

Nie oznacza to jednak, że w każdej sytuacji pracodawca musi zakazać używania krótszej formy nazwiska. Jeżeli chodzi wyłącznie o wewnętrzny adres e-mail, nazwę w komunikatorze, stopkę marketingową albo zwykłe kontakty robocze, strony mogą uzgodnić praktyczne rozwiązanie. Nie powinno ono jednak wprowadzać w błąd co do tożsamości pracownika ani zastępować danych wymaganych w dokumentach formalnych.

Czy używanie jednego członu nazwiska jest wykroczeniem?

Nie można automatycznie przyjąć, że osoba z nazwiskiem dwuczłonowym popełnia wykroczenie tylko dlatego, że w pracy lub w kontaktach prywatnych posługuje się jednym członem nazwiska. Dla odpowiedzialności prawnej znaczenie ma kontekst, cel działania i to, czy doszło do wprowadzenia kogoś w błąd.

Inaczej należy ocenić sytuację, w której ktoś świadomie podaje niepełne albo nieprawdziwe dane organowi państwowemu lub instytucji upoważnionej z mocy ustawy do legitymowania. W takim przypadku może wchodzić w grę art. 65 Kodeksu wykroczeń, jeżeli działanie polega na umyślnym wprowadzeniu w błąd co do tożsamości własnej lub innej osoby. Nie każda pomyłka albo skrót nazwiska będzie takim czynem, ale celowe zatajenie pełnych danych w sytuacji urzędowej jest ryzykowne.

W relacji z pracodawcą konsekwencje mogą mieć charakter pracowniczy, a nie karny. Jeżeli pracownik odmawia używania prawidłowych danych w dokumentach, może naruszać obowiązek rzetelnego wykonywania poleceń dotyczących pracy, o ile polecenie pracodawcy jest zgodne z prawem i dotyczy pracy. Ocena zależy od konkretnego stanu faktycznego: rodzaju stanowiska, dokumentów, zakresu kontaktu z klientami i tego, czy skrócone nazwisko realnie powoduje problemy.

Kiedy można administracyjnie zmienić nazwisko?

Administracyjna zmiana nazwiska jest możliwa na podstawie ustawy z 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska. Nie jest to swobodna decyzja bez uzasadnienia. Zmiany można dokonać wyłącznie z ważnych powodów. Ustawa przykładowo wskazuje sytuacje, gdy zmiana dotyczy nazwiska ośmieszającego albo nielicującego z godnością człowieka, nazwiska używanego, nazwiska bezprawnie zmienionego albo nazwiska noszonego zgodnie z prawem innego państwa, którego obywatelstwo również się posiada.

Ważny powód trzeba konkretnie opisać i udokumentować. Samo stwierdzenie, że drugi człon nazwiska się nie podoba, może nie wystarczyć. Znacznie mocniejsze jest uzasadnienie pokazujące, że dany człon nazwiska wywołuje realne trudności: jest ośmieszający, obiektywnie źle odbierany, prowadzi do poważnych nieporozumień, jest faktycznie nieużywany od dłuższego czasu albo powoduje istotny dyskomfort w życiu osobistym lub zawodowym.

Zmiana może dotyczyć nazwiska aktualnie noszonego albo nazwiska rodowego. W praktyce możliwe jest m.in. usunięcie jednego członu nazwiska dwuczłonowego, zmiana pisowni nazwiska, powrót do nazwiska rodowego albo przyjęcie nazwiska faktycznie używanego. Trzeba jednak pamiętać, że po zmianie nazwisko nadal może składać się najwyżej z dwóch członów.

Jak złożyć wniosek o zmianę nazwiska?

Wniosek o zmianę nazwiska składa się do kierownika urzędu stanu cywilnego. Osoba mieszkająca za granicą może złożyć wniosek za pośrednictwem konsula Rzeczypospolitej Polskiej, wskazując kierownika urzędu stanu cywilnego, któremu wniosek ma zostać przekazany.

We wniosku trzeba podać dane identyfikujące wnioskodawcę, wskazać dotychczasowe i żądane nazwisko, podać adres do korespondencji oraz przedstawić uzasadnienie. Do wniosku dołącza się dowód uiszczenia opłaty skarbowej, a także dokumenty, które mogą potwierdzać podane okoliczności. Przy osobistym składaniu wniosku należy okazać dowód osobisty lub inny dokument tożsamości.

Opłata za wydanie decyzji o zmianie imienia lub nazwiska wynosi 37 zł. Jeżeli działa pełnomocnik, zasadniczo trzeba liczyć się także z opłatą skarbową od pełnomocnictwa w wysokości 17 zł, chyba że pełnomocnictwo korzysta ze zwolnienia, np. zostało udzielone małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu.

Sprawa powinna zostać załatwiona do miesiąca od złożenia kompletnego wniosku. W sprawach szczególnie skomplikowanych termin może wydłużyć się do dwóch miesięcy. Od decyzji odmownej przysługuje odwołanie do wojewody, wnoszone za pośrednictwem kierownika USC, który wydał decyzję.

Co po zmianie nazwiska?

Po pozytywnej decyzji kierownik USC zawiadamia o zmianie właściwe urzędy stanu cywilnego, w których sporządzono akt urodzenia i akt małżeństwa. Zmiana danych trafia również do rejestru PESEL. Od tego momentu trzeba zadbać o aktualizację dokumentów i danych używanych w relacjach z pracodawcą, bankiem, urzędami, kontrahentami oraz innymi instytucjami.

Jeżeli zmieniły się dane osobowe w dowodzie osobistym, np. nazwisko, należy złożyć wniosek o nowy dowód osobisty jak najszybciej. Obecnie dowód z nieaktualnymi danymi zostaje unieważniony po upływie 120 dni od dnia zarejestrowania zmiany danych w rejestrze PESEL. Wydanie dowodu osobistego jest bezpłatne, a standardowy czas oczekiwania wynosi do 30 dni.

Trzeba też pamiętać o aktualizacji danych u pracodawcy. Pracownik powinien przekazać pracodawcy informację o zmianie nazwiska i dokument potwierdzający zmianę, tak aby pracodawca mógł poprawnie prowadzić dokumentację kadrową, zgłoszenia ubezpieczeniowe i rozliczenia podatkowe.

FAQ

Czy muszę używać pełnego nazwiska dwuczłonowego w pracy?

W dokumentach pracowniczych i oficjalnych zasadniczo tak. Pracodawca powinien posługiwać się danymi zgodnymi z dokumentami pracownika i rejestrem PESEL. Krótsza forma może być dopuszczalna w komunikacji nieformalnej, jeżeli nie wprowadza w błąd.

Czy pracodawca może nakazać zmianę podpisu e-mail albo identyfikatora?

Może tego wymagać, jeżeli podpis e-mail, identyfikator lub pieczątka służą oficjalnej identyfikacji pracownika wobec klientów, kontrahentów albo urzędów. W komunikacji czysto wewnętrznej możliwe są rozwiązania praktyczne, ale zależą od organizacji pracy i decyzji pracodawcy.

Czy za używanie tylko jednego członu nazwiska grozi kara?

Samo używanie jednego członu nazwiska w codziennych kontaktach zwykle nie jest karalne. Ryzyko pojawia się wtedy, gdy ktoś umyślnie podaje nieprawdziwe lub niepełne dane w celu wprowadzenia w błąd organu albo instytucji uprawnionej do legitymowania.

Czy mogę usunąć jeden człon nazwiska dwuczłonowego?

Tak, ale wymaga to decyzji administracyjnej o zmianie nazwiska. Trzeba wykazać ważny powód, np. ośmieszający charakter nazwiska, realne problemy związane z jego używaniem albo fakt, że od dłuższego czasu faktycznie używa się innego nazwiska.

Ile kosztuje administracyjna zmiana nazwiska?

Opłata skarbowa za wydanie decyzji o zmianie imienia lub nazwiska wynosi 37 zł. Jeżeli w sprawie działa pełnomocnik, może dojść opłata skarbowa od pełnomocnictwa w wysokości 17 zł, chyba że przysługuje zwolnienie.

Ile trwa sprawa o zmianę nazwiska?

Co do zasady sprawa powinna zostać załatwiona w ciągu miesiąca od złożenia kompletnego wniosku. Jeżeli sprawa jest szczególnie skomplikowana, termin może wydłużyć się do dwóch miesięcy.

Czy po zmianie nazwiska trzeba wymienić dowód osobisty?

Tak. Jeżeli zmieniło się nazwisko, należy złożyć wniosek o nowy dowód osobisty jak najszybciej. Dowód z nieaktualnymi danymi zostaje unieważniony po 120 dniach od zarejestrowania zmiany danych w rejestrze PESEL.

Czy można wrócić do nazwiska panieńskiego bez rozwodu?

Powrót do nazwiska sprzed ślubu bez rozwodu zasadniczo wymaga przejścia administracyjnej procedury zmiany nazwiska i wykazania ważnych powodów. Automatyczna, uproszczona procedura powrotu do poprzedniego nazwiska dotyczy małżonka rozwiedzionego i jest ograniczona terminem.

Źródła

• Ustawa z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska, w szczególności art. 4, art. 7, art. 10-12.
• Ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. – Kodeks rodzinny i opiekuńczy, w szczególności art. 25.
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 22¹.
• Ustawa z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych oraz aktualna informacja publiczna gov.pl dotycząca wymiany dowodu osobistego po zmianie danych.
• Ustawa z dnia 20 maja 1971 r. – Kodeks wykroczeń, w szczególności art. 65.
• Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.