Odpowiedzialność biura rachunkowego za błędne zgłoszenie do ZUS

Kiedy biuro rachunkowe może odpowiadać za szkodę klienta

W opisanej sytuacji trzeba odróżnić dwie podstawy odpowiedzialności: kontraktową, czyli za nienależyte wykonanie umowy, oraz deliktową, czyli za czyn niedozwolony. W sporach między biurem rachunkowym a klientem najczęściej pierwszoplanowe znaczenie ma odpowiedzialność kontraktowa z art. 471 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny. Zgodnie z tym przepisem dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie albo nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.

Jeżeli dokumenty płatnika zostały przesłane nieprawidłowo, skutki może wywołać błędne zgłoszenie do ZUS i konieczność korekty. Jeżeli więc biuro rachunkowe wykonywało usługę na podstawie umowy i zgodnie z zakresem zlecenia miało przygotować dokumenty oraz zgłoszenie do ZUS, klient chcący dochodzić odszkodowania powinien wykazać przede wszystkim:

• istnienie umowy i zakres obowiązków biura,
• nienależyte wykonanie tej umowy przez biuro,
• powstanie szkody po swojej stronie,
• normalny związek przyczynowy między działaniem lub zaniechaniem biura a szkodą – art. 361 § 1 i § 2 Kodeksu cywilnego.

Jeżeli szkoda miałaby polegać na utracie zasiłku chorobowego, to nie wystarczy samo twierdzenie klienta, że „biuro źle zgłosiło”. Trzeba jeszcze wykazać, że właśnie sposób działania biura doprowadził do odmowy ZUS i że przy prawidłowym działaniu świadczenie zostałoby przyznane.

Standard staranności biura rachunkowego

Przy ocenie odpowiedzialności biura rachunkowego nie stosuje się zwykłej, potocznej miary staranności. Zastosowanie ma art. 355 § 1 i § 2 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z § 1 dłużnik obowiązany jest do staranności ogólnie wymaganej w stosunkach danego rodzaju, a zgodnie z § 2 należytą staranność dłużnika w zakresie prowadzonej przez niego działalności gospodarczej określa się przy uwzględnieniu zawodowego charakteru tej działalności.

To oznacza, że od profesjonalnego biura rachunkowego wymaga się staranności wyższej niż od przeciętnego uczestnika obrotu. W praktyce obejmuje to m.in. obowiązek:

• prawidłowego technicznego sporządzenia dokumentów,
• sygnalizowania klientowi dostrzegalnego ryzyka prawnego i ubezpieczeniowego,
• działania zgodnie z aktualnymi przepisami,
• niewykonywania poleceń klienta w sposób bezrefleksyjny, jeżeli są oczywiście wadliwe.

Z drugiej strony biuro rachunkowe nie przejmuje automatycznie całego ryzyka gospodarczego klienta. Jeżeli klient podejmuje świadomą decyzję mimo ostrzeżenia, to późniejsza negatywna decyzja organu nie musi obciążać biura.

Znaczenie decyzji klienta podjętej wbrew ostrzeżeniu

Jeżeli klient został uprzedzony, że określony sposób zgłoszenia do ubezpieczeń może zostać zakwestionowany przez ZUS, a mimo to polecił pozostawić dany kod tytułu ubezpieczenia, ma to zasadnicze znaczenie dla odpowiedzialności biura.

W takim układzie można bronić stanowiska, że szkoda nie wynikała z nienależytego wykonania umowy przez biuro, lecz z decyzji klienta. W procesie cywilnym ma to znaczenie co najmniej na trzech poziomach:

• może wyłączać bezprawność lub zawinienie po stronie biura,
• może zrywać normalny związek przyczynowy w rozumieniu art. 361 § 1 Kodeksu cywilnego,
• co najmniej może prowadzić do przyczynienia się poszkodowanego do szkody na podstawie art. 362 Kodeksu cywilnego.

Art. 362 Kodeksu cywilnego stanowi, że jeżeli poszkodowany przyczynił się do powstania lub zwiększenia szkody, obowiązek jej naprawienia ulega odpowiedniemu zmniejszeniu stosownie do okoliczności, a zwłaszcza do stopnia winy obu stron. Nawet więc gdyby sąd uznał jakieś uchybienie po stronie biura, świadoma decyzja klienta podjęta mimo ostrzeżenia może znacząco ograniczyć wysokość ewentualnego odszkodowania.

Warto też pamiętać, że w sprawie dotyczącej ubezpieczeń społecznych sama nazwa umowy czy kod zgłoszenia nie zawsze przesądzają o prawie do świadczeń. ZUS bada rzeczywisty tytuł do ubezpieczenia oraz to, czy stosunek pracy nie był pozorny. Ma to oparcie m.in. w art. 83 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny w zw. z art. 300 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy oraz w przepisach ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, które uzależniają podleganie ubezpieczeniom od rzeczywistego istnienia tytułu ubezpieczeniowego.

Zobacz również:

odszkodowanie za błąd profesjonalnego pełnomocnika

Czy brak pisemnej decyzji klienta przekreśla obronę biura

Nie. Brak podpisanej notatki albo odrębnego oświadczenia klienta nie oznacza automatycznie przegranej. W postępowaniu cywilnym dopuszczalne są różne środki dowodowe, w szczególności dokumenty, wydruki korespondencji elektronicznej, wiadomości, projekty dokumentów, potwierdzenia przesłania uwag, zeznania stron i świadków. Wynika to z ogólnych reguł dowodowych, w tym z art. 6 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne, oraz z przepisów ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego, w szczególności art. 232 Kodeksu postępowania cywilnego.

Jeżeli biuro posiada:

• e-maile z ostrzeżeniem o ryzyku,
• wiadomości, z których wynika decyzja klienta,
• projekty dokumentów z naniesionymi uwagami,
• umowę przewidującą, że klient podejmuje decyzję mimo zastrzeżeń biura,
• notatki wewnętrzne sporządzone na bieżąco,

to nadal ma realne argumenty obronne. Oczywiście dowodowo najsilniejsze są dokumenty podpisane albo potwierdzone przez klienta, ale ich brak nie zamyka drogi do wykazania przebiegu zdarzeń.

Znaczenie treści umowy z klientem

Bardzo istotne jest, co dokładnie przewiduje umowa o obsługę księgową lub kadrowo-płacową. Jeśli umowa zawiera postanowienie, że klient odpowiada za decyzje podjęte wbrew opinii biura albo że biuro działa na podstawie danych i dyspozycji klienta, taki zapis może wzmacniać obronę biura. Nie zwalnia on jednak całkowicie z odpowiedzialności za własne oczywiste błędy zawodowe.

W relacjach umownych znaczenie ma także art. 473 § 1 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym dłużnik może przez umowę przyjąć odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania z powodu oznaczonych okoliczności, za które na mocy ustawy odpowiedzialności nie ponosi. Z kolei art. 473 § 2 Kodeksu cywilnego nie pozwala z góry wyłączyć odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną umyślnie. W praktyce oznacza to, że zapisy umowne trzeba analizować ostrożnie: mogą one rozkładać ryzyka, ale nie zalegalizują rażących zaniedbań ani świadomego działania na szkodę klienta.

Czy polisa OC biura rachunkowego obejmuje taki spór

To zależy od treści konkretnej umowy ubezpieczenia oraz od tego, czy w ogóle dojdzie do stwierdzenia odpowiedzialności cywilnej biura. Sama groźba klienta nie uruchamia automatycznej wypłaty z polisy.

Co do zasady ubezpieczenie OC służy pokryciu odpowiedzialności cywilnej ubezpieczonego za szkody wyrządzone osobom trzecim. Podstawą jest art. 822 § 1 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym przez umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej ubezpieczyciel zobowiązuje się do zapłacenia określonego w umowie odszkodowania za szkody wyrządzone osobom trzecim, wobec których odpowiedzialność za szkodę ponosi ubezpieczający albo ubezpieczony.

W praktyce trzeba sprawdzić przede wszystkim:

• czy szkoda mieści się w zakresie ochrony,
• czy polisa obejmuje czynności kadrowo-płacowe i zgłoszenia ZUS,
• czy nie zachodzi wyłączenie odpowiedzialności, np. dla działań umyślnych, przekroczenia zakresu zlecenia albo doradztwa wykraczającego poza zakres polisy,
• jakie są obowiązki zgłoszeniowe wobec ubezpieczyciela i w jakim terminie należy zawiadomić o roszczeniu lub okoliczności mogącej skutkować roszczeniem.

Jeżeli klient formułuje już konkretne zarzuty lub żądania zapłaty, zwykle warto niezwłocznie zgłosić sprawę ubezpieczycielowi, nawet prewencyjnie, aby nie narazić się na zarzut naruszenia obowiązków wynikających z umowy ubezpieczenia.

Jakie roszczenia może podnosić klient

Klient najczęściej będzie próbował dochodzić odszkodowania obejmującego utracone świadczenie albo inne straty finansowe. Przy odpowiedzialności odszkodowawczej granice naprawienia szkody wyznacza art. 361 § 2 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym, w braku odmiennego przepisu ustawy lub postanowienia umowy, naprawienie szkody obejmuje straty, które poszkodowany poniósł, oraz korzyści, które mógłby osiągnąć, gdyby mu szkody nie wyrządzono.

W sporze tego typu klient musiałby jednak wykazać nie tylko samą wysokość utraconych kwot, lecz także to, że przy prawidłowym działaniu biura świadczenie rzeczywiście zostałoby wypłacone. Jeżeli bowiem ZUS zakwestionował samą rzeczywistość zatrudnienia albo uznał, że tytuł do ubezpieczenia był pozorny, to spór może dotyczyć nie tylko kodu zgłoszenia, lecz całej konstrukcji zatrudnienia. Wtedy wykazanie związku przyczynowego po stronie klienta jest trudniejsze.

Jak bronić się przed roszczeniem klienta

Praktycznie warto działać równolegle na kilku płaszczyznach:

1. zebrać pełną dokumentację sprawy: umowę, aneksy, e-maile, wiadomości, wersje dokumentów, notatki z rozmów;
2. ustalić, jaki dokładnie był zakres zlecenia i kto podjął decyzję co do sposobu zgłoszenia;
3. zweryfikować uzasadnienie decyzji ZUS oraz to, czy klient składał odwołanie od decyzji do sądu ubezpieczeń społecznych;
4. zgłosić sprawę do ubezpieczyciela OC zgodnie z warunkami polisy;
5. nie uznawać pochopnie roszczenia klienta bez analizy podstaw prawnych i dowodów.

Jeżeli decyzja ZUS nie jest prawomocna albo mogła zostać skutecznie zaskarżona, znaczenie może mieć także zachowanie samego klienta po jej otrzymaniu. Brak podjęcia dostępnych środków prawnych może dodatkowo osłabiać jego roszczenia odszkodowawcze.

Zobacz również:

odszkodowanie od notariusza za błąd zawodowy

Tabela: kiedy ryzyko odpowiedzialności biura jest większe

FAQ

Czy klient zawsze może pozwać biuro rachunkowe po decyzji ZUS?

Może wystąpić z roszczeniem, ale nie oznacza to jeszcze, że wygra. Musi udowodnić podstawę odpowiedzialności z art. 471 Kodeksu cywilnego albo wyjątkowo z art. 415 Kodeksu cywilnego, a także wysokość szkody i związek przyczynowy.

Czy brak pisemnego potwierdzenia decyzji klienta oznacza przegraną biura?

Nie. Pomocne mogą być e-maile, wiadomości, projekty dokumentów, notatki i zeznania świadków. Brak pisemnego oświadczenia osłabia sytuację dowodową, ale jej nie przekreśla.

Czy polisa OC zawsze pokryje roszczenie klienta?

Nie. Trzeba sprawdzić zakres ochrony, wyłączenia odpowiedzialności oraz obowiązki zgłoszeniowe z umowy ubezpieczenia. Ubezpieczyciel bada, czy biuro rzeczywiście ponosi odpowiedzialność cywilną.

Czy klient musi najpierw zaskarżyć decyzję ZUS?

Nie zawsze jest to formalny warunek roszczenia wobec biura, ale brak wykorzystania dostępnych środków odwoławczych może mieć znaczenie dla oceny związku przyczynowego i rozmiaru szkody.

Czy umowa może całkowicie wyłączyć odpowiedzialność biura?

Nie w każdym zakresie. Postanowienia umowne mogą rozkładać ryzyka, ale zgodnie z art. 473 § 2 Kodeksu cywilnego nie można z góry wyłączyć odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną umyślnie.

Źródła

• art. 6, art. 83 § 1, art. 355 § 1 i § 2, art. 361 § 1 i § 2, art. 362, art. 415, art. 471, art. 473 § 1 i § 2, art. 822 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny
• art. 300 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
• ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
• art. 232 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego