Wizerunek pracownika w protokole sanepidu a zgoda i RODO

Czy sanepid musiał mieć zgodę pracowników?

W opisanej sytuacji co do zasady nie trzeba było uzyskiwać zgody pracowników tylko dlatego, że ich wizerunek znalazł się na zdjęciach wykonanych podczas kontroli. Zgoda jest jedną z podstaw przetwarzania danych osobowych, ale nie jedyną. Jeżeli organ działa w granicach ustawowych kompetencji kontrolnych, podstawą przetwarzania może być:

• art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. (RODO) – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, albo
• art. 6 ust. 1 lit. e RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym albo w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi.

W przypadku organu Państwowej Inspekcji Sanitarnej właściwsza jest właśnie jedna z tych podstaw, a nie zgoda z art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgoda osoby, wobec której organ wykonuje czynności urzędowe, z reguły nie jest prawidłową podstawą, jeżeli przetwarzanie wynika z przepisów i nie zależy realnie od swobodnej decyzji tej osoby.

Jakie uprawnienia kontrolne ma Państwowa Inspekcja Sanitarna?

Podstawą działania sanepidu są przepisy ustawy z 14 marca 1985 r. o Państwowej Inspekcji Sanitarnej. Zgodnie z art. 25 ust. 1 tej ustawy państwowy inspektor sanitarny lub Główny Inspektor Sanitarny w związku z wykonywaną kontrolą ma prawo m.in.:

• wstępu do zakładów pracy i innych wskazanych obiektów,
• żądania pisemnych lub ustnych informacji oraz wzywania i przesłuchiwania osób,
• żądania okazania dokumentów i udostępniania wszelkich danych,
• pobierania próbek do badań laboratoryjnych.

Przepis nie wymienia wprost fotografowania, ale uprawnienie do dokumentowania ustaleń kontroli wynika z funkcji kontrolnej organu i z konieczności sporządzenia materiału odzwierciedlającego stan faktyczny. Dodatkowo zgodnie z art. 7 ust. 1 pkt 1 i 3 ustawy o Państwowej Inspekcji Sanitarnej do zadań PIS należy m.in. nadzór nad warunkami higieny środowiska pracy oraz warunkami higieny pracy w zakładach pracy. Jeżeli zdjęcie służy wykazaniu warunków panujących na stanowisku pracy, może stanowić element materiału kontrolnego.

Podobny praktyczny problem omawia też materiał o danych w toku kontroli.

Dlaczego wizerunek pracownika jest daną osobową?

Wizerunek osoby fizycznej co do zasady stanowi daną osobową, jeżeli pozwala zidentyfikować osobę bezpośrednio lub pośrednio w rozumieniu art. 4 pkt 1 RODO. Sam fakt, że zdjęcie pokazuje miejsce pracy, nie wyłącza ochrony danych, jeśli pracownik jest rozpoznawalny.

Trzeba jednak odróżnić dwie kwestie:

• przetwarzanie danych osobowych według RODO,
• rozpowszechnianie wizerunku w rozumieniu art. 81 ust. 1 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

W protokole lub aktach kontroli zwykle mówimy przede wszystkim o przetwarzaniu danych osobowych przez organ, a nie o publicznym rozpowszechnianiu wizerunku. Dlatego argument, że zawsze potrzebna jest zgoda na wykorzystanie wizerunku, jest zbyt daleko idący. Przy zwykłym wykorzystaniu marketingowym lub promocyjnym sytuacja wygląda inaczej – zob. wizerunek pracownika a podstawa RODO.

Kiedy zdjęcie pracownika w materiale pokontrolnym jest dopuszczalne?

Co do zasady będzie to dopuszczalne, jeżeli łącznie są spełnione następujące warunki:

• kontrola była prowadzona przez właściwy organ i w granicach jego kompetencji,
• wykonanie zdjęcia było niezbędne do udokumentowania ustaleń kontroli,
• zakres zdjęcia był adekwatny do celu, zgodnie z zasadą minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c RODO,
• dalsze wykorzystanie fotografii ograniczono do celu kontrolnego i archiwizacji dokumentacji, zgodnie z zasadą ograniczenia celu z art. 5 ust. 1 lit. b RODO,
• zapewniono odpowiednie bezpieczeństwo danych zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. f RODO i art. 32 RODO.

Inaczej mówiąc: organ może utrwalić to, co jest potrzebne do udowodnienia stanu faktycznego. Nie oznacza to jednak prawa do dowolnego fotografowania wszystkiego i wszystkich.

Kiedy samo pokazanie pracownika na zdjęciu może być problemem?

Wątpliwości pojawiają się wtedy, gdy wizerunek pracownika nie był potrzebny do celu kontroli. Jeżeli dało się sfotografować samo stanowisko pracy, maszynę, sposób oznakowania, środki ochrony lub stan pomieszczenia bez twarzy pracownika, organ powinien rozważyć mniej ingerencyjny sposób dokumentacji. Wynika to wprost z zasady minimalizacji danych z art. 5 ust. 1 lit. c RODO.

Dlatego odpowiedź zależy od konkretnego stanu faktycznego. Jeśli pracownik znalazł się na zdjęciu przypadkowo w tle, ale fotografia obiektywnie była potrzebna do pokazania stanu stanowiska, samo to jeszcze nie oznacza naruszenia prawa. Jeżeli natomiast wykonano zbliżenia twarzy pracowników bez związku z ustaleniami kontroli, można bronić tezy, że zakres przetwarzania był nadmierny.

Czy można było powołać się na prawnie uzasadniony interes?

W pierwotnej wersji artykułu pojawiło się odwołanie do art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Dziś trzeba to doprecyzować: w przypadku organu publicznego wykonującego zadania ustawowe ta podstawa zwykle nie jest właściwa dla czynności wykonywanych w ramach władzy publicznej. Zgodnie z art. 6 ust. 1 akapit drugi RODO oraz motywem 47 RODO organy publiczne co do zasady nie powinny opierać przetwarzania niezbędnego do wykonywania swoich zadań publicznych na prawnie uzasadnionym interesie w tym właśnie zakresie.

Dlatego bezpieczniejsze i trafniejsze jest oparcie analizy na art. 6 ust. 1 lit. c lub e RODO, powiązanych z przepisami kompetencyjnymi ustawy o Państwowej Inspekcji Sanitarnej.

Czy protokół ze zdjęciami można było pokazać pracownikom?

To wymaga osobnej oceny. Samo sporządzenie fotografii na potrzeby kontroli to jedno, a udostępnienie ich innym osobom – drugie. Administrator powinien stosować zasadę poufności i minimalizacji, wynikające z art. 5 ust. 1 lit. c i f RODO. Jeśli omawianie zaleceń pokontrolnych z pracownikami nie wymagało ujawniania pełnych zdjęć z rozpoznawalnymi osobami, należało rozważyć np.:

• okazanie tylko fragmentów dokumentacji,
• anonimizację twarzy,
• opisanie ustaleń bez prezentowania fotografii.

Nie można więc automatycznie przyjąć, że skoro wykonanie zdjęcia było dopuszczalne, to równie dopuszczalne było jego pełne okazanie wszystkim pracownikom. Tę część trzeba oceniać przez pryzmat potrzeby, kręgu odbiorców danych i celu udostępnienia.

Jakie obowiązki informacyjne ma organ lub pracodawca?

Jeżeli organ pozyskuje dane bezpośrednio w toku kontroli, zastosowanie mają obowiązki informacyjne z art. 13 RODO, chyba że zachodzi wyjątek przewidziany przepisami szczególnymi. W praktyce część tych obowiązków może być realizowana w klauzulach informacyjnych organu dostępnych ogólnie lub przekazywanych przy czynnościach kontrolnych.

Pracodawca nie staje się automatycznie administratorem zdjęć wykonanych przez sanepid tylko dlatego, że kontrola odbywa się w jego zakładzie. Jeśli jednak pracodawca otrzyma kopię dokumentacji i sam zacznie ją dalej wykorzystywać, musi mieć własną podstawę przetwarzania i przestrzegać zasad RODO.

Co mogą zrobić pracownicy, którzy uważają, że doszło do naruszenia?

Jeżeli pracownicy uważają, że zdjęcia były zbędne albo zostały ujawnione w zbyt szerokim zakresie, mogą:

1. zażądać od administratora informacji o podstawie prawnej, celu i zakresie przetwarzania – na podstawie art. 15 RODO,
2. domagać się ograniczenia przetwarzania w przypadkach z art. 18 RODO,
3. wnieść sprzeciw, jeżeli administrator powołuje się na art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO, zgodnie z art. 21 RODO – choć skuteczność sprzeciwu zależy od charakteru sprawy,
4. złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na podstawie art. 77 RODO,
5. dochodzić ochrony cywilnoprawnej, jeżeli doszło do naruszenia dóbr osobistych, na podstawie art. 23 i art. 24 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny.

Jeżeli problem dotyczy głównie samego rozpowszechniania rozpoznawalnego wizerunku poza celem kontrolnym, dodatkowo można analizować art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Praktyczny wniosek dla opisanej sytuacji

Najbardziej prawdopodobna odpowiedź brzmi: Państwowy Inspektor Sanitarny mógł wykorzystać wizerunek pracowników bez ich zgody, jeśli było to niezbędne do przeprowadzenia i udokumentowania kontroli. Podstawą nie była jednak zgoda pracownika, lecz przepisy RODO dotyczące wykonywania obowiązku prawnego lub zadania publicznego, w powiązaniu z ustawą o Państwowej Inspekcji Sanitarnej.

Jednocześnie nie oznacza to pełnej dowolności. Jeżeli zdjęcia nie były potrzebne, można było osiągnąć cel w mniej ingerencyjny sposób albo fotografie udostępniono zbyt szeroko, wtedy można mówić o ryzyku naruszenia zasad z art. 5 RODO.

FAQ

Czy sanepid zawsze może robić zdjęcia podczas kontroli?

Nie zawsze dowolnie. Zdjęcia muszą być związane z celem kontroli i niezbędne do udokumentowania ustaleń. Zakres fotografii powinien być ograniczony do tego, co rzeczywiście potrzebne.

Czy wizerunek pracownika w protokole zawsze wymaga zgody?

Nie. Jeżeli zdjęcie powstało w ramach legalnej kontroli organu publicznego, podstawą przetwarzania zwykle nie jest zgoda, lecz art. 6 ust. 1 lit. c albo e RODO.

Czy pracownik może żądać usunięcia zdjęcia z protokołu?

Nie automatycznie. Jeżeli zdjęcie jest potrzebne dla akt kontroli, organ może mieć podstawę do dalszego przetwarzania. Można jednak kwestionować nadmierny zakres zdjęcia albo zbędne ujawnianie wizerunku.

Czy pokazanie zdjęć wszystkim pracownikom było dopuszczalne?

To zależy od celu i zakresu prezentacji. Jeżeli do omówienia zaleceń wystarczał opis albo wersja zanonimizowana, pełne ujawnienie fotografii może budzić zastrzeżenia pod kątem zasady minimalizacji i poufności.

Gdzie złożyć skargę w sprawie naruszenia RODO?

Skargę składa się do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na podstawie art. 77 RODO. W skardze warto opisać, kto wykonał zdjęcia, w jakim celu i komu je później udostępniono.

Źródła

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. (RODO), w szczególności art. 4 pkt 1, art. 5 ust. 1 lit. b, c i f, art. 6 ust. 1 lit. a, c, e i f, art. 13, art. 15, art. 18, art. 21, art. 32, art. 77.
• Ustawa z 14 marca 1985 r. o Państwowej Inspekcji Sanitarnej, w szczególności art. 7 ust. 1 pkt 1 i 3 oraz art. 25 ust. 1.
• Ustawa z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, art. 81 ust. 1.
• Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, art. 23 i art. 24.