Skarga na pracownika a dane skarżącego

Czy pracodawca może ujawnić, kto złożył skargę na pracownika?

Co do zasady nie należy ujawniać pracownikowi danych osoby, która złożyła na niego skargę, jeżeli nie ma ku temu wyraźnej podstawy prawnej. Sam fakt, że pracownik chce bronić swojego dobrego imienia, nie oznacza jeszcze, że pracodawca może przekazać mu imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail albo inne dane identyfikujące skarżącego.

Inaczej trzeba ocenić samą treść skargi. Pracownik, wobec którego formułowane są zarzuty, powinien mieć możliwość odniesienia się do nich, zwłaszcza jeżeli pracodawca prowadzi postępowanie wyjaśniające lub rozważa konsekwencje służbowe. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest przekazanie mu opisu zarzutów, daty, miejsca, okoliczności zdarzenia i ewentualnych dowodów, ale bez danych pozwalających zidentyfikować osobę składającą skargę, o ile identyfikacja nie jest konieczna.

Podstawa prawna przetwarzania danych skarżącego

Ujawnienie danych skarżącego jest przetwarzaniem danych osobowych. Administrator, czyli najczęściej pracodawca lub przedsiębiorca przyjmujący skargę, musi wykazać jedną z przesłanek z art. 6 ust. 1 RODO. W typowych sytuacjach nie wystarczy powołać się ogólnie na „prawo do obrony” pracownika. Trzeba sprawdzić, czy ujawnienie jest rzeczywiście niezbędne, czy istnieje mniej ingerujący sposób działania oraz czy interes pracownika nie narusza nadmiernie praw i wolności osoby składającej skargę.

Najczęściej w grę wchodzi analiza prawnie uzasadnionego interesu z art. 6 ust. 1 lit. f RODO albo obowiązku prawnego z art. 6 ust. 1 lit. c RODO, jeżeli dane mają być przekazane uprawnionemu organowi na podstawie przepisów. Przy przesłance prawnie uzasadnionego interesu trzeba wykonać test równowagi: określić cel, niezbędność ujawnienia i wpływ na osobę składającą skargę. Jeżeli ten sam cel można osiągnąć przez anonimizację, streszczenie zarzutów albo przekazanie danych organowi, a nie bezpośrednio pracownikowi, to ujawnienie danych pracownikowi będzie ryzykowne.

Znaczenie mają też zasady z art. 5 RODO, w szczególności zgodność z prawem, rzetelność, minimalizacja danych, ograniczenie celu oraz poufność. Pracodawca nie powinien udostępniać więcej danych, niż jest konieczne do wyjaśnienia sprawy.

Prawo pracownika do informacji a prawa osoby składającej skargę

Pracownik może żądać informacji o danych, które są o nim przetwarzane, w tym o okolicznościach skargi, jeżeli dotyczą jego zachowania. Nie oznacza to jednak automatycznego prawa do poznania danych osoby trzeciej. Prawo dostępu z art. 15 RODO nie powinno naruszać praw i wolności innych osób. Dlatego odpowiedź dla pracownika można przygotować tak, aby umożliwić mu realne odniesienie się do zarzutów, ale bez ujawniania personaliów skarżącego.

W praktyce warto przekazać pracownikowi: opis zachowania, którego dotyczy skarga, datę lub przybliżony czas zdarzenia, miejsce, konsekwencje zarzutu dla postępowania wyjaśniającego oraz możliwość złożenia własnych wyjaśnień. Nie należy natomiast bez potrzeby przekazywać danych klienta, członka rodziny, numeru zamówienia, adresu, telefonu, e-maila czy innych informacji, które pozwalają ustalić tożsamość skarżącego.

Kiedy ujawnienie danych może być dopuszczalne?

Ujawnienie danych skarżącego może być dopuszczalne wyjątkowo, ale wymaga starannej oceny. Przykładowo może chodzić o sytuację, w której skarżący wyraźnie zgodził się na przekazanie swoich danych, przepis prawa nakazuje udostępnienie danych, dane są przekazywane sądowi, prokuraturze, Policji albo innemu uprawnionemu organowi, albo ujawnienie jest rzeczywiście niezbędne do dochodzenia lub obrony roszczeń i nie da się osiągnąć celu w sposób mniej ingerujący.

Nawet w takich przypadkach nie należy przekazywać danych „na wszelki wypadek”. Pracodawca powinien ustalić zakres ujawnienia, cel, odbiorcę, podstawę prawną oraz dowody potwierdzające konieczność działania. Jeżeli sprawa jest sporna, bezpieczniej jest skierować pracownika do właściwej drogi prawnej i zachować dane do ewentualnego przedstawienia organowi lub sądowi.

Co zrobić, gdy skarga zawiera pomówienie lub zniewagę?

Jeżeli skarga zawiera zarzuty naruszające dobre imię pracownika albo jego rodziny, pracownik może rozważyć ochronę dóbr osobistych na drodze cywilnej, a w poważniejszych przypadkach także środki przewidziane w prawie karnym. Zniesławienie jest opisane w art. 212 Kodeksu karnego, a zniewaga w art. 216 Kodeksu karnego. Co do zasady są to sprawy ścigane z oskarżenia prywatnego, co oznacza, że inicjatywa procesowa należy do pokrzywdzonego.

Jeżeli pracownik nie zna danych osoby, która wypowiedziała obraźliwe lub pomawiające słowa, nie oznacza to, że pracodawca ma obowiązek ujawnić mu dane klienta. W sprawach prywatnoskargowych możliwe jest skorzystanie z pomocy Policji w zakresie przyjęcia skargi i zabezpieczenia dowodów, a w toku postępowania dane mogą zostać ustalone przez uprawnione organy. Pracodawca może też zostać zobowiązany do udzielenia informacji sądowi lub organowi, jeżeli otrzyma prawidłowe wezwanie.

Warto odróżnić dwie sprawy: wewnętrzne wyjaśnienie skargi przez pracodawcę oraz dochodzenie roszczeń przez pracownika. W pierwszej pracodawca powinien działać zgodnie z zasadą minimalizacji danych. W drugiej dane osoby składającej skargę mogą być potrzebne, ale ich uzyskanie powinno nastąpić w sposób zgodny z prawem, najlepiej przez organ lub sąd.

Bezpieczna procedura dla pracodawcy

Pracodawca powinien przede wszystkim ustalić, czego dotyczy skarga i czy ma ona znaczenie dla stosunku pracy. Następnie należy oddzielić treść zarzutów od danych osoby składającej skargę. Pracownikowi można przekazać informacje potrzebne do złożenia wyjaśnień, ale bez danych identyfikujących skarżącego, chyba że po analizie prawnej okaże się, że ujawnienie jest konieczne i proporcjonalne.

Dobrą praktyką jest sporządzenie krótkiej notatki obejmującej: datę wpływu skargi, osobę przyjmującą zgłoszenie, treść zarzutów, decyzję o zakresie przekazania informacji pracownikowi, podstawę prawną przetwarzania oraz ocenę ryzyka dla praw i wolności skarżącego. Jeżeli pracownik żąda danych na piśmie, odpowiedź również warto przygotować pisemnie.

Można także zapytać osobę składającą skargę, czy zgadza się na ujawnienie swoich danych pracownikowi. Brak zgody nie zamyka postępowania wyjaśniającego, ale wzmacnia potrzebę ostrożności. Zgoda musi być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna; nie powinna być wymuszana obawą, że bez niej skarga nie zostanie rozpoznana.

Skutki nieuprawnionego ujawnienia danych

Nieuprawnione ujawnienie danych skarżącego może zostać potraktowane jako naruszenie zasad RODO, a w określonych przypadkach także jako naruszenie ochrony danych osobowych. Jeżeli ujawnienie powoduje ryzyko naruszenia praw lub wolności osoby fizycznej, administrator powinien ocenić obowiązek zgłoszenia naruszenia Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Przy wysokim ryzyku może powstać również obowiązek zawiadomienia osoby, której dane dotyczą.

Poza konsekwencjami administracyjnymi możliwe są również roszczenia cywilne, zwłaszcza gdy ujawnienie danych doprowadziło do nękania, odwetu, konfliktu z pracownikiem albo naruszenia dóbr osobistych skarżącego. Dlatego decyzja o przekazaniu danych powinna być wyjątkiem, a nie standardową reakcją na żądanie pracownika.

FAQ

Podsumowanie

Pracodawca powinien bardzo ostrożnie podchodzić do żądania ujawnienia danych osoby, która złożyła skargę na pracownika. Zasadą jest przekazanie pracownikowi informacji potrzebnych do obrony przed zarzutami, ale bez ujawniania tożsamości skarżącego, jeżeli nie jest to konieczne. Dane można przekazać wyjątkowo, gdy istnieje podstawa prawna, zgoda skarżącego albo prawidłowe żądanie sądu, Policji lub innego uprawnionego organu. Jeżeli skarga zawiera pomówienia lub zniewagi, pracownik może dochodzić swoich praw, ale powinien robić to w procedurze zgodnej z prawem, a nie przez wymuszanie ujawnienia danych od pracodawcy.

Źródła:

1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, w szczególności art. 5, art. 6, art. 15 i art. 33–34 – EUR-Lex
2. Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych – ISAP
3. Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny, w szczególności art. 212 i art. 216 – ISAP
4. Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks postępowania karnego, w szczególności przepisy o postępowaniu w sprawach z oskarżenia prywatnego – ISAP