Nieopłacone składki ZUS i brak dokumentacji a emerytura

Nieopłacone składki przez pracodawcę a wysokość emerytury

W opisanej sytuacji trzeba rozdzielić dwa problemy: brak zapłaty składek przez pracodawcę oraz brak dokumentacji płacowej pozwalającej ustalić rzeczywiste zarobki. Dla wysokości emerytury często większe znaczenie ma ten drugi problem.

Zgodnie z art. 40 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych na koncie ubezpieczonego ewidencjonuje się informacje potrzebne do ustalenia świadczeń, w tym dane o składkach. W przypadku pracownika, który nie jest płatnikiem składek, istotne jest to, że składki zaewidencjonowane na koncie mają charakter składek należnych, a obowiązek ich rozliczenia i zapłaty obciąża płatnika, czyli pracodawcę. Obowiązek przekazywania imiennych raportów miesięcznych wynika z art. 41 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Jeżeli więc chodzi o okresy po 31 grudnia 1998 r., pracownik co do zasady nie powinien ponosić negatywnych skutków tego, że pracodawca nie zapłacił za niego należnych składek, o ile zatrudnienie i podstawa wymiaru składek zostały prawidłowo wykazane. Inaczej może wyglądać sytuacja, gdy w dokumentach nie ma danych o wynagrodzeniu albo pracodawca w ogóle nie przekazał prawidłowych raportów.

W sprawie dotyczącej lat 1982-1986 oraz 1989 najważniejsze jest jednak to, że są to okresy sprzed reformy emerytalnej. Za te lata nie funkcjonowały indywidualne konta ubezpieczonych w obecnym rozumieniu. Wysokość świadczenia ustala się więc przede wszystkim przez prawidłowe ustalenie okresów składkowych i nieskładkowych oraz wynagrodzeń potrzebnych do obliczenia kapitału początkowego.

Jak oblicza się emeryturę według nowych zasad?

Prawo do emerytury dla osób urodzonych po 31 grudnia 1948 r. wynika z art. 24 ust. 1 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Przepis ten przewiduje powszechny wiek emerytalny: 60 lat dla kobiet i 65 lat dla mężczyzn. Przy emeryturze z art. 24 ustawy nie wymaga się wykazania konkretnego minimalnego stażu pracy, ale wysokość świadczenia zależy od zgromadzonego kapitału emerytalnego.

Podstawę obliczenia emerytury określa art. 25 ust. 1 ustawy o emeryturach i rentach z FUS. Są nią przede wszystkim zwaloryzowane składki na ubezpieczenie emerytalne zapisane na koncie ubezpieczonego, zwaloryzowany kapitał początkowy oraz środki z subkonta, jeżeli występują. Następnie, zgodnie z art. 26 ust. 1 tej ustawy, emeryturę oblicza się przez podzielenie podstawy obliczenia przez średnie dalsze trwanie życia właściwe dla wieku przejścia na emeryturę.

Dla osób, które pracowały przed 1 stycznia 1999 r., bardzo istotny jest kapitał początkowy. Zgodnie z art. 173 ust. 1 ustawy o emeryturach i rentach z FUS ustala się go dla ubezpieczonych urodzonych po 31 grudnia 1948 r., którzy przed 1 stycznia 1999 r. opłacali składki na ubezpieczenie społeczne albo za których składki opłacali płatnicy składek. Przy analizie kapitału początkowego warto sprawdzić także wpływ urlopów na kapitał początkowy, bo okresy nieskładkowe również mogą mieć znaczenie dla wyliczenia.

Kapitał początkowy za okresy sprzed 1999 r.

Zgodnie z art. 174 ust. 1 ustawy o emeryturach i rentach z FUS kapitał początkowy ustala się na zasadach określonych w art. 53 tej ustawy, z uwzględnieniem szczególnych reguł z art. 174 ust. 2-12. Przy ustalaniu kapitału początkowego przyjmuje się okresy składkowe i nieskładkowe przebyte przed 1 stycznia 1999 r., w zakresie wskazanym w art. 174 ust. 2 ustawy.

Okres zatrudnienia przed 15 listopada 1991 r. może być okresem składkowym na podstawie art. 6 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o emeryturach i rentach z FUS, jeżeli była to praca wykonywana na obszarze Państwa Polskiego po ukończeniu 15 lat, w wymiarze co najmniej połowy pełnego wymiaru czasu pracy. Dlatego przy latach 1982-1986 oraz 1989 najpierw trzeba wykazać sam okres zatrudnienia, a następnie wysokość wynagrodzenia przyjmowanego do podstawy wymiaru.

Podstawę wymiaru kapitału początkowego ustala się na zasadach z art. 15, art. 16, art. 17 ust. 1 i 3 oraz art. 18 ustawy o emeryturach i rentach z FUS, z modyfikacjami wynikającymi z art. 174 ust. 3 tej ustawy. W praktyce warto sprawdzić, czy korzystniejszy jest wariant 10 kolejnych lat kalendarzowych przypadających przed 1999 r., czy wariant 20 wybranych lat z całego okresu ubezpieczenia przed 1999 r., jeżeli ZUS ma dane pozwalające takie porównanie przeprowadzić.

Brak dokumentacji płacowej i minimalne wynagrodzenie

Jeżeli ZUS nie ma dokumentów pozwalających ustalić rzeczywiste zarobki, nie może przyjąć dowolnej lub przybliżonej kwoty. W takiej sytuacji stosuje się art. 15 ust. 2a ustawy o emeryturach i rentach z FUS. Przepis ten przewiduje, że jeżeli nie można ustalić podstawy wymiaru składek w okresie pozostawania w stosunku pracy, za podstawę wymiaru składek przyjmuje się kwotę obowiązującego w tym okresie minimalnego wynagrodzenia pracowników, proporcjonalnie do okresu pozostawania w ubezpieczeniu i wymiaru czasu pracy.

Oznacza to, że przyjęcie przez ZUS minimalnego wynagrodzenia nie zawsze jest błędem. Jest to rozwiązanie ustawowe stosowane wtedy, gdy nie ma wiarygodnych dowodów wyższych zarobków. Jeżeli jednak pracownik faktycznie zarabiał więcej, powinien próbować wykazać to dokumentami albo innymi dowodami, zwłaszcza w postępowaniu sądowym.

Jakie dowody zarobków może uwzględnić ZUS?

Środki dowodowe w postępowaniu o świadczenia emerytalno-rentowe określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe. Zgodnie z § 21 ust. 1 tego rozporządzenia środkiem dowodowym stwierdzającym wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu oraz uposażenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty są zaświadczenia pracodawcy lub innego płatnika składek, legitymacja ubezpieczeniowa albo inny dokument, na podstawie którego można ustalić wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu lub uposażenia.

Najbardziej typowym dokumentem jest zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, czyli druk Rp-7. Gdy zakład pracy nie istnieje, trzeba ustalić jego następcę prawnego albo archiwum przechowujące akta osobowe i płacowe. W praktyce pomocne bywają też angaże, umowy o pracę, pisma o podwyżkach, świadectwa pracy, legitymacje ubezpieczeniowe, karty wynagrodzeń, listy płac, dokumenty związkowe oraz dokumenty innych pracowników z tego samego stanowiska, jeżeli pozwalają odtworzyć stałe składniki wynagrodzenia. Szerzej temat omawia materiał o tym, jak wygląda dokumentowanie zarobków za pracę.

Pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników na podstawie art. 94 pkt 9a i 9b ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. W przypadku dawnych zakładów pracy szczególne znaczenie ma jednak ustalenie, gdzie dokumentacja trafiła po likwidacji albo przekształceniu pracodawcy.

Dokumentacja zastępcza i postępowanie dowodowe przed sądem

W postępowaniu przed ZUS katalog praktycznie przyjmowanych dowodów jest bardziej formalny. Sąd pracy i ubezpieczeń społecznych ma większą swobodę dowodową. Zgodnie z art. 473 § 1 ustawy z 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego w sprawach z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych nie stosuje się przepisów ograniczających dopuszczalność dowodu ze świadków i z przesłuchania stron. Dlatego w sądzie można powoływać świadków, wnosić o przesłuchanie strony i przedstawiać dowody pośrednie.

Nie oznacza to jednak, że sąd może ustalić zarobki wyłącznie na podstawie przypuszczeń. W orzecznictwie podkreśla się, że wysokość wynagrodzenia musi być ustalona w sposób konkretny. W wyroku Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 22 września 2015 r., sygn. III AUa 370/14, wskazano, że w sprawie o ustalenie podstawy wymiaru składki należy dokładnie określić wysokość wszystkich składników wynagrodzenia, które mają być uwzględnione. Podobnie w wyroku z 3 czerwca 2015 r., sygn. III AUa 535/14, zaakcentowano, że przy braku dokumentacji płacowej można oprzeć się na dokumentacji zastępczej, ale tylko co do składników pewnych, stałych i możliwych do ustalenia w określonej wysokości.

Jeżeli problem dotyczy nie tylko zarobków, lecz także samego wykazania okresów zatrudnienia albo charakteru pracy, pomocne może być omówienie zasad, na jakich odbywa się dowodzenie okresów pracy bez świadectwa. W sprawach emerytalnych świadkowie często pomagają ustalić fakt pracy, stanowisko, wymiar etatu i organizację zatrudnienia, ale wysokość wynagrodzenia zwykle wymaga choćby częściowego oparcia w dokumentach.

Odwołanie od decyzji ZUS

Jeżeli decyzja ZUS o emeryturze albo o ustaleniu kapitału początkowego jest niekorzystna, należy sprawdzić datę jej doręczenia. Zgodnie z art. 477⁹ § 1 Kodeksu postępowania cywilnego odwołanie od decyzji organu rentowego wnosi się na piśmie do organu, który wydał decyzję, albo ustnie do protokołu sporządzonego przez ten organ, w terminie miesiąca od doręczenia odpisu decyzji. Odwołanie składa się więc do ZUS, ale jest ono kierowane do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych.

W odwołaniu warto wskazać, z czym dokładnie się nie zgadzamy: z nieuwzględnieniem określonych okresów zatrudnienia, z przyjęciem minimalnego wynagrodzenia, z pominięciem dokumentów, z wyborem mniej korzystnych lat do podstawy wymiaru albo z błędnym wyliczeniem kapitału początkowego. Trzeba też dołączyć kopie posiadanych dokumentów i wskazać, gdzie mogą znajdować się akta płacowe lub osobowe.

Jeżeli termin na odwołanie już minął, nie zawsze zamyka to sprawę. Zgodnie z art. 114 ust. 1 ustawy o emeryturach i rentach z FUS prawo do świadczeń lub ich wysokość ulega ponownemu ustaleniu na wniosek zainteresowanego albo z urzędu, jeżeli po uprawomocnieniu się decyzji zostaną przedłożone nowe dowody lub ujawnione okoliczności istniejące przed wydaniem decyzji, które mają wpływ na prawo do świadczeń lub ich wysokość. Dlatego odnalezienie po latach dokumentów płacowych może uzasadniać ponowny wniosek do ZUS.

Co praktycznie zrobić w opisanej sytuacji?

Najpierw należy uzyskać z ZUS pełną dokumentację dotyczącą wyliczenia emerytury i kapitału początkowego: decyzję, załączniki, wykaz przyjętych okresów, wskaźnik wysokości podstawy wymiaru, lata przyjęte do obliczeń oraz informację, za które lata przyjęto minimalne wynagrodzenie. Dopiero wtedy można ocenić, czy problemem jest brak składek, brak wynagrodzeń, błędnie przyjęty wymiar czasu pracy czy niekorzystny wybór lat.

Następnie trzeba poszukać dokumentów. Warto sprawdzić: własne archiwum domowe, legitymację ubezpieczeniową, świadectwa pracy, umowy, angaże, pisma o przeszeregowaniach, dokumenty z zakładowej kasy zapomogowo-pożyczkowej, dokumentację związkową, akta osobowe u następcy prawnego pracodawcy, archiwum państwowe albo archiwum przechowujące dokumenty zlikwidowanego zakładu. Jeżeli znane są nazwiska współpracowników z tego samego okresu i stanowiska, można rozważyć powołanie ich jako świadków w sądzie.

Jeżeli decyzja jest świeża, zasadniczą drogą jest odwołanie w terminie miesiąca od doręczenia decyzji na podstawie art. 477⁹ § 1 Kodeksu postępowania cywilnego. Jeżeli decyzja jest prawomocna, a odnaleziono nowe dokumenty albo ujawniono istotne okoliczności, właściwy jest wniosek o ponowne ustalenie wysokości emerytury lub kapitału początkowego w trybie art. 114 ust. 1 ustawy o emeryturach i rentach z FUS.

FAQ

Źródła

• Art. 24, art. 25, art. 26, art. 53, art. 114, art. 15 ust. 2a, art. 173 i art. 174 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.
• Art. 40 ust. 1 i art. 41 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.
• Art. 94 pkt 9a i 9b ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.
• Art. 473 § 1 oraz art. 477⁹ § 1 ustawy z 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego.
• § 21 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe.
• Wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 22 września 2015 r., sygn. III AUa 370/14.
• Wyrok Sądu Apelacyjnego z 3 czerwca 2015 r., sygn. III AUa 535/14.