Druk ERP-7 (dawniej RP-7) a zlikwidowany zakład pracy

Zakład pracy zlikwidowany – czy można dostać ERP-7?

Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na formularzu ZUS ERP-7 służy do wykazania wynagrodzeń potrzebnych między innymi do ustalenia podstawy wymiaru emerytury, renty oraz kapitału początkowego. W praktyce wiele osób nadal używa dawnej nazwy RP-7, ale na stronie ZUS aktualny formularz występuje jako zaświadczenie ERP-7.

Jeżeli dawny pracodawca już nie istnieje, najpierw trzeba ustalić, czy ma następcę prawnego. Następca prawny, który przejął dokumentację płacową, może wystawić zaświadczenie na podstawie list płac, kart wynagrodzeń, angaży, umów, kart zasiłkowych albo innych zachowanych dokumentów. Jeżeli następcy prawnego nie ma, trzeba ustalić miejsce przechowywania akt osobowych i płacowych.

Ważne jest rozróżnienie: archiwum albo przechowawca akt nie zawsze wystawi formularz ERP-7 w takim samym trybie jak pracodawca. Może natomiast wydać uwierzytelnione kopie, odpisy, wypisy, wyciągi albo zaświadczenia sporządzone na podstawie posiadanych materiałów. Takie dokumenty należy dołączyć do wniosku do ZUS o ustalenie lub ponowne przeliczenie kapitału początkowego, emerytury albo renty.

Gdzie szukać dokumentacji płacowej po likwidacji firmy?

Poszukiwania warto zacząć od ustalenia, jaki był status prawny dawnego pracodawcy. W przypadku przedsiębiorstw państwowych dokumentację mógł przejąć następca prawny, organ założycielski, organ nadrzędny albo właściwe archiwum. W przypadku spółdzielni dokumenty mogły trafić do związku rewizyjnego albo Krajowej Rady Spółdzielczej. Przy spółkach prawa handlowego lub cywilnego informacji o przechowawcy akt należy szukać u likwidatora albo syndyka.

Pomocne są także: placówka ZUS, baza zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy prowadzona na stronie ZUS, właściwy marszałek województwa, archiwa państwowe oraz internetowa ewidencja przechowawców dokumentacji osobowej i płacowej. Warto przygotować jak najwięcej danych: pełną nazwę zakładu, miejscowość, lata zatrudnienia, dział lub wydział, numer akt osobowych, poprzednie nazwy przedsiębiorstwa i dokumenty potwierdzające zatrudnienie.

Jeżeli zachowało się świadectwo pracy, ale są w nim braki, nieścisłości albo nie ma dokumentacji płacowej, nadal można próbować wykazać okres zatrudnienia i wynagrodzenie innymi dowodami. Przy sporach z ZUS znaczenie mogą mieć również wady formalne świadectwa pracy, zwłaszcza gdy organ rentowy kwestionuje dokument tylko z przyczyn formalnych, mimo że z jego treści wynika okres zatrudnienia.

Jakie dokumenty może przyjąć ZUS zamiast ERP-7?

Zgodnie z aktualną praktyką ZUS oraz przepisami rozporządzenia w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe wysokość wynagrodzenia może wynikać nie tylko z zaświadczenia pracodawcy. Znaczenie mogą mieć również: legitymacja ubezpieczeniowa z wpisami o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, listy płac, karty wynagrodzeń, umowy o pracę, angaże, pisma o zmianie wynagrodzenia, dokumentacja zasiłkowa, kartoteki płacowe, zaświadczenia wystawione przez przechowawcę akt oraz inne dokumenty pozwalające ustalić konkretne kwoty.

Nie każdy dokument ma jednak taką samą moc dowodową. Jeżeli z akt wynika tylko stanowisko albo fakt zatrudnienia, ale nie wynika wysokość wynagrodzenia, ZUS może nie przyjąć zarobków wyższych niż minimalne. Stałe składniki wynagrodzenia, takie jak pensja zasadnicza albo stały dodatek kwotowy, można zwykle wykazać łatwiej niż premie, nagrody lub dodatki uznaniowe. Te ostatnie wymagają dowodu faktycznej wypłaty oraz tego, że podlegały składkom.

Jeżeli problem dotyczy urlopu wychowawczego, macierzyńskiego albo innych przerw w pracy, trzeba odrębnie ustalić, czy chodzi o potwierdzenie samego okresu, czy także o wykazanie podstawy wymiaru składek. W takich sprawach przydatna jest analiza zasad dotyczących tego, jak ZUS traktuje okresy urlopu wychowawczego w kapitale.

Obowiązek przechowywania dokumentacji płacowej

Ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych przewiduje obowiązek przechowywania list płac, kart wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których ustala się podstawę wymiaru emerytury lub renty. Klasycznie przy dokumentacji dotyczącej pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. okres przechowywania wynosił 50 lat od zakończenia pracy u danego płatnika.

Nie oznacza to jednak, że dokumenty zawsze da się odnaleźć. W starszych sprawach dokumentacja mogła zostać zniszczona zgodnie z dawnymi przepisami, przekazana do nieznanego przechowawcy albo niekompletna. Jeżeli płatnik nie odprowadził składek albo nie przekazał prawidłowej dokumentacji, trzeba oddzielić kwestię odpowiedzialności pracodawcy od możliwości udowodnienia okresów i zarobków przed ZUS. Podobne problemy pojawiają się w sprawach o nieopłacone składki przez pracodawcę.

Co zrobi ZUS, gdy nie ma dokumentów wynagrodzenia?

Jeżeli ubezpieczony udowodni, że w danym okresie pozostawał w stosunku pracy, ale nie ma dokumentów potwierdzających wysokość zarobków, ZUS może przyjąć minimalne wynagrodzenie obowiązujące w tym okresie. Wynika to z art. 15 ust. 2a ustawy emerytalnej. Kwotę minimalnego wynagrodzenia przyjmuje się proporcjonalnie do okresu ubezpieczenia i wymiaru czasu pracy.

To rozwiązanie jest korzystniejsze niż dawna praktyka przyjmowania zera za okresy, w których nie dało się wykazać zarobków. Nadal jednak może zaniżać kapitał początkowy albo emeryturę, jeżeli faktyczne wynagrodzenie było wyższe. Dlatego warto szukać dokumentów płacowych nawet po wydaniu decyzji przez ZUS, zwłaszcza gdy chodzi o wiele lat pracy albo pracę w pełnym wymiarze czasu.

Jeżeli decyzja jest już wydana, a problemem są sporne okresy zatrudnienia w wyliczeniu, trzeba sprawdzić, czy bardziej właściwe jest odwołanie od decyzji, wniosek o ponowne przeliczenie świadczenia, czy uzupełnienie akt o nowe dokumenty. Wybór trybu zależy od tego, czy decyzja jest prawomocna, jakie dokumenty już złożono i czego dokładnie ZUS odmówił.

Odwołanie od decyzji ZUS w sprawie kapitału początkowego lub emerytury

Od decyzji ZUS można wnieść odwołanie do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych za pośrednictwem jednostki ZUS, która wydała decyzję. Co do zasady termin wynosi miesiąc od doręczenia decyzji. W odwołaniu trzeba wskazać, z czym ubezpieczony się nie zgadza, jakich okresów lub zarobków dotyczy spór oraz jakie dowody mają potwierdzać stanowisko.

W postępowaniu sądowym można żądać przeprowadzenia dowodów z dokumentów znajdujących się w archiwum, akt osobowych, dokumentacji płacowej, legitymacji ubezpieczeniowej, akt rentowych lub emerytalnych, a w niektórych sprawach także z zeznań świadków. Trzeba jednak pamiętać, że wysokość wynagrodzenia nie może być ustalana dowolnie ani tylko na podstawie przypuszczeń. Sąd musi mieć podstawę do ustalenia konkretnych kwot albo stałych składników wynagrodzenia.

Jeżeli dokumenty są częściowe, sąd może dopuścić dowód z opinii biegłego z zakresu rachunkowości, kadr lub ubezpieczeń społecznych. Biegły nie odtworzy jednak wynagrodzenia z samego faktu zatrudnienia. Potrzebne są dokumenty lub inne wiarygodne dane pozwalające ustalić, jakie składniki przysługiwały i czy były oskładkowane.

FAQ

Czy druk RP-7 nadal obowiązuje?

W praktyce aktualny formularz ZUS nosi nazwę ERP-7. Dawne określenie RP-7 nadal funkcjonuje potocznie, ale przy składaniu dokumentów warto posługiwać się aktualną nazwą: zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu ERP-7.

Kto wystawia ERP-7 po likwidacji zakładu pracy?

Najlepiej, aby zrobił to następca prawny dawnego pracodawcy albo podmiot, który posiada pełną dokumentację płacową i jest uprawniony do wystawienia zaświadczenia. Jeżeli takiego podmiotu nie ma, archiwum lub przechowawca akt może wydać uwierzytelnione kopie, odpisy, wypisy albo zaświadczenia z akt.

Czy archiwum państwowe musi wystawić ERP-7?

Nie zawsze. Archiwum nie jest byłym pracodawcą i zwykle nie działa jak dział kadr zlikwidowanej firmy. Może jednak wydać dokumenty z posiadanych materiałów archiwalnych, a takie dokumenty mogą zostać złożone w ZUS jako dowód zatrudnienia lub wysokości wynagrodzenia.

Co zrobić, jeśli dokumentacja płacowa została zniszczona?

Trzeba zebrać wszystkie inne dowody: świadectwo pracy, legitymację ubezpieczeniową, umowy, angaże, pisma o zmianie wynagrodzenia, dokumenty z akt osobowych, dokumenty zasiłkowe i korespondencję z archiwum. Jeżeli okres zatrudnienia jest udowodniony, ale zarobki nie, ZUS może przyjąć minimalne wynagrodzenie za udowodniony okres pracy.

Czy można podwyższyć kapitał początkowy po latach?

Tak, jeżeli pojawią się nowe dokumenty albo okaże się, że ZUS nieprawidłowo ocenił złożone dowody. Można złożyć wniosek o ponowne przeliczenie albo odwołać się od decyzji, jeżeli termin do odwołania jeszcze nie upłynął.

Czy zeznania świadków wystarczą do ustalenia wysokości wynagrodzenia?

Same zeznania świadków zwykle nie wystarczą do precyzyjnego ustalenia wysokości wynagrodzenia. Mogą pomóc przy wykazywaniu zatrudnienia lub okoliczności pracy, ale do ustalenia konkretnych zarobków potrzebne są dokumenty albo inne wiarygodne dane pozwalające określić kwoty.

Podsumowanie

Po likwidacji zakładu pracy brak ERP-7 nie oznacza automatycznie utraty możliwości wykazania zarobków. Trzeba ustalić, kto przechowuje dokumentację, wystąpić o kopie lub zaświadczenia, a następnie złożyć je w ZUS. Jeżeli dokumenty są niepełne, należy sprawdzić, czy ZUS prawidłowo zastosował minimalne wynagrodzenie i czy istnieją podstawy do odwołania lub ponownego przeliczenia.

Najważniejsze jest szybkie zabezpieczenie dowodów. Im starszy okres zatrudnienia, tym większe ryzyko, że akta są niekompletne albo zostały zniszczone po upływie okresu przechowywania. Dlatego przy sporach o kapitał początkowy warto działać równolegle: szukać dokumentów, pilnować terminów procesowych i analizować uzasadnienie decyzji ZUS.

Źródła

1. Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych - Dz.U. 1998 nr 162 poz. 1118
2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe - Dz.U. 2011 nr 237 poz. 1412
3. ZUS, zaświadczenie ERP-7 - formularz zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu
4. ZUS, dokumenty potrzebne do ustalenia kapitału początkowego - informacja ZUS
5. ZUS, gdzie znaleźć dokumentację ze zlikwidowanych zakładów pracy - informacja ZUS
6. Archiwa Państwowe, dokumentacja pracownicza - informacja o aktach osobowych i płacowych