Podwyżka opłat w spółdzielni a uchwała rady nadzorczej

Co w praktyce oznacza brak podpisu pod uchwałą?

W opisanej sytuacji nie można przyjąć automatycznie, że uchwała jest nieważna tylko dlatego, że przewodniczący jeszcze jej nie podpisał. Zasadnicze znaczenie ma to, czy rada nadzorcza podjęła uchwałę w sposób przewidziany prawem wewnętrznym spółdzielni, czyli zgodnie z ustawą, statutem oraz regulaminem rady.

Podstawę ustrojową daje art. 35 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 16 września 1982 r. – Prawo spółdzielcze, zgodnie z którym organem spółdzielni jest rada nadzorcza. Z kolei art. 35 § 4(3) ustawy – Prawo spółdzielcze stanowi, że uchwała organu może być podjęta, jeżeli wszyscy członkowie organu zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu albo głosowaniu na piśmie lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Natomiast art. 35 § 5 ustawy – Prawo spółdzielcze odsyła w sprawach szczegółowego trybu zwoływania posiedzeń i podejmowania uchwał do statutu oraz regulaminów organów.

To oznacza, że o skuteczności uchwały najczęściej rozstrzyga:

• prawidłowe zawiadomienie członków rady,
• istnienie kworum, jeśli statut lub regulamin go wymagają,
• uzyskanie wymaganej większości głosów,
• jednoznaczne ustalenie treści uchwały, nad którą głosowano,
• prawidłowe zaprotokołowanie przebiegu posiedzenia.

Sam podpis przewodniczącego ma zwykle charakter potwierdzający i dokumentacyjny, a nie konstytutywny. Innymi słowy: podpis najczęściej nie „tworzy” uchwały, tylko potwierdza dokument obejmujący uchwałę już podjętą. Wyjątek może wynikać ze szczególnego brzmienia statutu lub regulaminu rady nadzorczej, dlatego bez ich analizy nie da się udzielić odpowiedzi całkowicie oderwanej od konkretnego stanu faktycznego.

Największy problem: rada głosowała nad inną treścią niż ta, która ma zostać podpisana

W przedstawionym przypadku istotą problemu nie jest sam brak podpisu, lecz to, że po głosowaniu miała zostać dopisana dodatkowa informacja o przyczynie podwyżki. Jeżeli taka informacja nie była częścią ostatecznej treści uchwały poddanej pod głosowanie, pojawia się pytanie, czy po posiedzeniu wolno ją jeszcze dopisać bez ponownej decyzji rady.

Bezpieczna praktyka jest taka: podpisany dokument powinien odpowiadać dokładnie tej treści, która została przegłosowana. Jeżeli po głosowaniu dochodzi do dopisania elementów merytorycznych, nawet pozornie oczywistych, można podważać zgodność dokumentu z wolą organu.

Jeżeli rada chciała, aby w uchwale lub jej uzasadnieniu znalazło się wskazanie, że zmiana stawek wynika ze wzrostu cen ciepła narzuconych przez dostawcę, należało przed głosowaniem:

• albo wprowadzić poprawkę do treści uchwały,
• albo przyjąć uchwałę wraz z załącznikiem lub uzasadnieniem,
• albo odroczyć głosowanie do czasu przygotowania prawidłowej wersji dokumentu.

Jeżeli tego nie zrobiono, późniejsze „uzupełnienie” tekstu jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy chodzi o zmianę czysto redakcyjną, techniczną lub oczywistą omyłkę, a nie o element mogący wpływać na sens uchwały.

Zobacz również:

funkcjonowanie rady nadzorczej spółdzielni mieszkaniowej od dnia wyboru do dnia wpisu do krs

Czy przewodniczący ma termin na podpisanie uchwały?

Przepisy ustawy – Prawo spółdzielcze nie wyznaczają ogólnego, ustawowego terminu, w jakim przewodniczący rady nadzorczej ma podpisać uchwałę po jej przegłosowaniu. Nie ma też w tej ustawie procedury, która pozwalałaby dowolnie „przetrzymywać” dokument do czasu późniejszego uzgodnienia jego treści.

Jeżeli termin istnieje, to najczęściej wynika ze statutu spółdzielni, regulaminu rady nadzorczej albo z praktyki kancelaryjnej dotyczącej sporządzania protokołu z posiedzenia. Zwykle podpisanie następuje niezwłocznie po sporządzeniu ostatecznej wersji uchwały lub wraz z podpisaniem protokołu z posiedzenia.

Jeżeli przewodniczący odmawia podpisu, należy ustalić przyczynę:

• czy kwestionuje sam wynik głosowania,
• czy nie zgadza się z treścią dokumentu przygotowanego po posiedzeniu,
• czy uważa, że tekst uchwały nie odpowiada temu, nad czym rada faktycznie głosowała.

W praktyce właśnie trzeci przypadek pojawia się najczęściej i bywa uzasadniony.

Podwyżki opłat za ciepło i ciepłą wodę – kto i na jakiej podstawie je wprowadza?

W spółdzielniach mieszkaniowych trzeba odróżnić dwie kwestie: ustalenie zasad rozliczeń wewnętrznych oraz sam wzrost kosztów mediów. Jeżeli podwyżka wynika ze zmiany taryfy lub cen stosowanych przez przedsiębiorstwo energetyczne, wodociągowe lub ciepłownicze, spółdzielnia często jedynie przenosi wzrost kosztów na użytkowników lokali według zasad rozliczeń przyjętych w spółdzielni.

W odniesieniu do opłat eksploatacyjnych i rozliczeń z członkami oraz osobami posiadającymi tytuł do lokalu istotne znaczenie ma art. 4 ust. 1–8 ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych. Z przepisów tych wynika obowiązek uczestniczenia przez osoby uprawnione do lokali w pokrywaniu kosztów związanych z eksploatacją i utrzymaniem nieruchomości oraz mienia spółdzielni przez uiszczanie opłat zgodnie z postanowieniami statutu.

Jeżeli spółdzielnia zawiadamia o zmianie wysokości opłat, zastosowanie ma także art. 4 ust. 7 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, zgodnie z którym o zmianie wysokości opłat należy zawiadomić co najmniej na 3 miesiące naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego, a w przypadku opłat niezależnych od spółdzielni – co najmniej na 14 dni przed upływem terminu do wnoszenia opłat za lokal, przy czym zawiadomienie powinno zawierać uzasadnienie. Do opłat niezależnych od spółdzielni należą w szczególności opłaty za dostawę energii, gazu, wody oraz odbiór ścieków, odpadów i podobne świadczenia, jeśli spółdzielnia nie ma wpływu na ich wysokość.

To jest bardzo ważne dla opisanej sprawy: jeśli wzrost zaliczek lub innych należności wynika z przyczyn niezależnych od spółdzielni, uzasadnienie tej zmiany powinno być jasne i czytelne dla mieszkańców. Radni mieli więc rację, że chcieli, aby przyczyna podwyżki była wyraźnie wykazana. Problemem był jednak sposób proceduralny, w jaki próbowano to zrobić.

Jak bezpiecznie naprawić sytuację?

Jeżeli dokument przygotowany do podpisu ma zawierać treść inną niż ta, którą odczytano i poddano pod głosowanie, najbezpieczniejsze rozwiązanie to ponowne zwołanie posiedzenia rady nadzorczej i podjęcie uchwały w ostatecznym, kompletnym brzmieniu.

Na kolejnym posiedzeniu warto:

• dołączyć pismo dostawcy ciepła lub informację o zmianie taryfy,
• jednoznacznie wskazać, które składniki opłat rosną i od kiedy,
• rozróżnić opłaty zależne od decyzji spółdzielni od opłat niezależnych od spółdzielni,
• zamieścić uzasadnienie lub załącznik finansowy,
• precyzyjnie odnotować wynik głosowania w protokole.

Takie rozwiązanie ogranicza ryzyko późniejszego zarzutu, że mieszkańcy zostali obciążeni na podstawie wadliwej uchwały albo że dokument nie odpowiada rzeczywistemu stanowisku rady.

Czy podpisanie uchwały z datą wcześniejszą jest bezpieczne?

Nie należy podpisywać dokumentu w taki sposób, aby stwarzał fałszywe wrażenie, że w danym dniu istniała już jego ostateczna treść, skoro w rzeczywistości została ona ustalona później. Jeżeli po posiedzeniu zmieniono brzmienie uchwały, a następnie dokument opatruje się datą sugerującą, że właśnie ta wersja została przyjęta podczas wcześniejszego głosowania, może to prowadzić do poważnych konsekwencji dowodowych, organizacyjnych, a w skrajnych przypadkach także karnych.

W tle trzeba mieć na uwadze art. 271 § 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny, dotyczący poświadczenia nieprawdy przez funkcjonariusza publicznego lub inną osobę uprawnioną do wystawienia dokumentu. Nie w każdej sprawie przepis ten będzie miał zastosowanie do dokumentów wewnętrznych spółdzielni, bo zależy to od charakteru dokumentu i osoby go sporządzającej. Jednak już samo ryzyko sporu o autentyczną treść uchwały jest wystarczającym powodem, by unikać datowania i podpisywania dokumentów w sposób nieodzwierciedlający rzeczywistego przebiegu zdarzeń.

Tabela: kiedy uchwała jest bezpieczna, a kiedy lepiej głosować ponownie?

Zobacz również:

udziały po śmierci członka spółdzielni – kto je otrzyma?

Praktyczny wniosek dla przewodniczącego rady

Jeżeli przewodniczący ma do podpisu dokument różniący się od tego, nad czym rada głosowała, nie powinien podpisywać go „w ciemno”. Powinien zażądać:

• projektu uchwały w brzmieniu odczytanym na posiedzeniu,
• protokołu albo co najmniej notatki z przebiegu głosowania,
• wskazania, czy dopisywany fragment jest tylko uzasadnieniem, czy częścią rozstrzygnięcia.

Jeżeli nie da się tego jednoznacznie ustalić, rozsądniej jest zwołać nowe posiedzenie. W praktyce to rozwiązanie mniej konfliktowe niż późniejsze tłumaczenie mieszkańcom albo sądowi, dlaczego podpisana wersja uchwały różni się od tej przegłosowanej.

FAQ

Czy uchwała rady nadzorczej istnieje bez podpisu przewodniczącego?

Najczęściej tak, jeśli została prawidłowo przegłosowana zgodnie z art. 35 ustawy – Prawo spółdzielcze oraz zgodnie ze statutem i regulaminem rady. Podpis jest zwykle potwierdzeniem dokumentu, a nie warunkiem samego podjęcia uchwały.

Czy po głosowaniu można dopisać do uchwały uzasadnienie?

Tylko ostrożnie. Jeśli dopisywana treść ma znaczenie merytoryczne albo zmienia sens uchwały, lepiej ponowić głosowanie. Jeżeli to wyłącznie techniczne doprecyzowanie, trzeba zadbać o pełną zgodność z protokołem i regulaminem.

Czy mieszkańców trzeba zawiadomić o podwyżce opłat?

Tak. Zgodnie z art. 4 ust. 7 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych zawiadomienie o zmianie wysokości opłat powinno nastąpić z odpowiednim wyprzedzeniem i zawierać uzasadnienie. Termin zależy od tego, czy chodzi o opłaty niezależne od spółdzielni.

Czy przewodniczący może odmówić podpisu?

Tak, zwłaszcza gdy uważa, że przedstawiony mu dokument nie odpowiada treści przegłosowanej przez radę. Taka odmowa nie rozwiązuje problemu, ale może zapobiec utrwaleniu wadliwego dokumentu.

Kiedy trzeba zwołać nowe posiedzenie?

Przede wszystkim wtedy, gdy po głosowaniu ma się zmienić treść merytoryczna uchwały, gdy są wątpliwości co do wyniku głosowania albo gdy nie da się pewnie ustalić, nad jakim dokładnie tekstem rada głosowała.

Źródła

1. Ustawa z dnia 16 września 1982 r. – Prawo spółdzielcze, w szczególności art. 35 § 1 pkt 2, § 4(3), § 4(4) i § 5 – ISAP

2. Ustawa z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych, w szczególności art. 4 ust. 1–8 – ISAP

3. Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny, w szczególności art. 271 § 1 – ISAP