Branie udziału w głosowaniu rady nadzorczej spółdzielni mieszkaniowej

Czy członek rady nadzorczej musi głosować „za” albo „przeciw”?

W spółdzielni mieszkaniowej punktem wyjścia jest art. 1 ust. 7 ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych. Przepis ten stanowi, że w zakresie nieuregulowanym w tej ustawie do spółdzielni mieszkaniowych stosuje się przepisy ustawy z dnia 16 września 1982 r. Prawo spółdzielcze. Oznacza to, że przy ocenie pracy rady nadzorczej trzeba uwzględniać zarówno ustawę o spółdzielniach mieszkaniowych, jak i Prawo spółdzielcze, a następnie statut oraz regulaminy spółdzielni.

Najważniejszy dla trybu głosowania jest art. 35 § 5 ustawy z dnia 16 września 1982 r. Prawo spółdzielcze. Zgodnie z tym przepisem tryb zwoływania posiedzeń organów spółdzielni oraz sposób i warunki podejmowania uchwał przez te organy określa statut albo przewidziane w nim regulaminy tych organów. Przepis ten obejmuje także radę nadzorczą.

Z tego wynika praktyczny wniosek: przepisy powszechnie obowiązujące nie rozstrzygają wprost, czy członek rady nadzorczej spółdzielni mieszkaniowej musi przy każdym głosowaniu wybrać wyłącznie jedną z dwóch opcji: „za” albo „przeciw”. Takie wymaganie może jednak wynikać ze statutu lub regulaminu rady. Jeżeli statut albo regulamin dopuszcza głos „wstrzymujący się”, członek rady może z niego skorzystać. Jeżeli takiej opcji nie przewidziano, trzeba sprawdzić, czy regulamin przewiduje sposób odnotowania odmowy głosowania albo niebrania udziału w głosowaniu.

Nie jest prawidłowe automatyczne twierdzenie, że obecny na posiedzeniu członek rady zawsze ma prawny obowiązek oddać głos „za” albo „przeciw”. Nie można też dopisać mu głosu ani uznać milczenia za głos „za” lub „przeciw”, jeżeli nie wynika to wyraźnie z regulaminu i przebiegu głosowania. Rada powinna działać według własnych wewnętrznych zasad, przy zachowaniu wymogów ustawy.

Niebranie udziału w głosowaniu a głos wstrzymujący się

W praktyce trzeba odróżnić trzy sytuacje: głos „wstrzymujący się”, nieoddanie głosu mimo obecności oraz wyłączenie się z udziału w głosowaniu. Ich skutki nie zawsze są takie same.

Jeżeli uchwały rady podejmowane są zwykłą większością głosów i regulamin rozumie ją jako większą liczbę głosów „za” niż „przeciw”, głosy wstrzymujące się zwykle nie wpływają bezpośrednio na wynik. Inaczej może być wtedy, gdy statut lub regulamin wymaga większości głosów członków obecnych, większości ustawowego składu rady albo kwalifikowanej większości. Wtedy głos wstrzymujący się albo brak głosu może w praktyce utrudnić podjęcie uchwały.

Właśnie dlatego każda spółdzielnia powinna mieć jasny zapis w regulaminie rady: jakie są możliwe warianty głosu, jak liczy się większość, jak ustala się quorum oraz jak dokumentuje się odmowę głosowania. Brak takich zasad często prowadzi do sporów o ważność uchwał.

Rola zarządu na posiedzeniu rady nadzorczej

Art. 45 § 1 ustawy z dnia 16 września 1982 r. Prawo spółdzielcze stanowi, że rada nadzorcza sprawuje kontrolę i nadzór nad działalnością spółdzielni. Art. 46 § 1 tej ustawy wskazuje przykładowe kompetencje rady, w tym badanie okresowych sprawozdań oraz dokonywanie okresowych ocen wykonania przez spółdzielnię jej zadań gospodarczych.

Zarząd nie jest organem uprawnionym do kierowania pracami rady nadzorczej ani do narzucania jej sposobu głosowania. Członkowie zarządu mogą brać udział w posiedzeniu rady, jeżeli wynika to ze statutu, regulaminu albo zostali zaproszeni w celu udzielenia wyjaśnień. Ich udział ma jednak charakter informacyjny lub doradczy. Członkowie zarządu nie głosują nad uchwałami rady nadzorczej.

Zakaz łączenia funkcji wynika z art. 56 § 1 ustawy z dnia 16 września 1982 r. Prawo spółdzielcze. Przepis ten stanowi, że nie można być jednocześnie członkiem rady nadzorczej i zarządu tej samej spółdzielni. Ten sam przepis dopuszcza jednak wyjątek: w razie konieczności rada może wyznaczyć jednego lub kilku swoich członków do czasowego pełnienia funkcji członka zarządu. Jest to rozwiązanie wyjątkowe i powinno być stosowane tylko wtedy, gdy rzeczywiście istnieje taka potrzeba.

Czy rada może żądać wyjaśnień od zarządu?

Tak. Wynika to z funkcji kontrolnej rady nadzorczej określonej w art. 45 § 1 ustawy z dnia 16 września 1982 r. Prawo spółdzielcze oraz z kompetencji kontrolnych wskazanych w art. 46 § 1 tej ustawy. Rada może żądać od zarządu sprawozdań, dokumentów i wyjaśnień potrzebnych do oceny działalności spółdzielni, o ile działa w granicach swoich kompetencji i zgodnie z przepisami o ochronie danych oraz tajemnic prawnie chronionych.

W praktyce zarząd powinien udzielać radzie informacji w takim zakresie, w jakim są one potrzebne do realizacji zadań nadzorczych. Jeżeli zarząd odmawia przedstawienia dokumentów albo wyjaśnień, rada powinna odnotować to w protokole i podjąć dalsze działania przewidziane w statucie lub regulaminie.

Co powinien zawierać protokół z posiedzenia rady?

Prawo spółdzielcze nie zawiera szczegółowego przepisu, który wymieniałby wszystkie elementy protokołu z posiedzenia rady nadzorczej. Zgodnie z art. 35 § 5 ustawy z dnia 16 września 1982 r. Prawo spółdzielcze sposób działania organów, w tym warunki podejmowania uchwał, powinien określać statut albo regulamin. To w tych dokumentach należy szukać odpowiedzi, jak szczegółowy ma być protokół, kto go podpisuje, kiedy jest zatwierdzany i jak zgłasza się uwagi.

Nawet gdy regulamin jest lakoniczny, protokół powinien umożliwiać odtworzenie przebiegu posiedzenia. Dobrą praktyką jest zamieszczenie w nim co najmniej:

• daty, miejsca i trybu posiedzenia,
• listy obecności oraz informacji o quorum,
• porządku obrad,
• treści albo numerów podjętych uchwał,
• wyników głosowania, w tym liczby głosów „za”, „przeciw” i „wstrzymujących się”, jeżeli takie wystąpiły,
• informacji o osobach, które nie brały udziału w głosowaniu, jeżeli miało to miejsce,
• zgłoszonych wniosków formalnych,
• żądań wpisania zdania odrębnego lub sprostowania protokołu.

Jeżeli w punkcie „sprawy różne” omawiane są konkretne tematy zgłoszone przez członków rady, protokół nie powinien ograniczać się do pustego stwierdzenia, że „omówiono sprawy różne”. Co do zasady warto wpisać przynajmniej krótką informację o każdej istotnej sprawie, zwłaszcza gdy zgłoszono wniosek, żądanie wyjaśnień, problem dotyczący działania zarządu albo sprawę wymagającą dalszych czynności. Nie zawsze musi to być rozbudowany opis, ale protokół powinien pokazywać, czego dotyczyła dyskusja i jakie ustalenia podjęto.

Zdanie odrębne i uwagi do protokołu

Członek rady, który nie zgadza się z uchwałą, sposobem głosowania albo treścią protokołu, powinien od razu zażądać odnotowania swojego stanowiska. Jeżeli regulamin rady przewiduje zdanie odrębne, należy zastosować wskazaną w nim procedurę. Jeżeli regulamin tego nie opisuje, członek rady może złożyć pisemne stanowisko do protokołu albo zażądać wpisania krótkiej wzmianki o swoim sprzeciwie.

Takie działanie ma znaczenie dowodowe. Jeżeli później powstanie spór o prawidłowość uchwały, protokół, lista obecności, wyniki głosowania oraz ewentualne zdania odrębne będą podstawowymi dokumentami pozwalającymi ustalić, czy rada działała zgodnie ze statutem i regulaminem.

FAQ

Podsumowanie

Odpowiedź na pytanie, czy członek rady nadzorczej spółdzielni mieszkaniowej może nie brać udziału w głosowaniu, zależy przede wszystkim od statutu i regulaminu rady. Art. 35 § 5 ustawy z dnia 16 września 1982 r. Prawo spółdzielcze pozostawia spółdzielniom uregulowanie trybu zwoływania posiedzeń i podejmowania uchwał przez organy. Nie ma więc jednej ustawowej zasady, która w każdej spółdzielni nakazywałaby głosowanie wyłącznie „za” albo „przeciw”.

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest doprecyzowanie regulaminu rady: czy dopuszcza głosy wstrzymujące się, jak liczy się większość, jak traktuje się obecnego członka, który nie oddał głosu, oraz jakie elementy musi zawierać protokół. Pozwala to uniknąć zarzutów wobec uchwał i sporów między radą a zarządem.

Źródła

• Art. 1 ust. 7 ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych.
• Art. 35 § 5, art. 45 § 1, art. 46 § 1 oraz art. 56 § 1 ustawy z dnia 16 września 1982 r. Prawo spółdzielcze.
• Statut konkretnej spółdzielni mieszkaniowej oraz regulamin rady nadzorczej, które rozstrzygają szczegółowy tryb głosowania i protokołowania.