Zgoda na udostępnianie wizerunku pracowników

Definicja wizerunku

Jak powszechnie wiadomo – wizerunek osób fizycznych jest chroniony prawem. W Polsce podlega on ochronie jako dana osobowa, dobro osobiste oraz jest chroniony prawem autorskim. Według definicji danych osobowych zawartej w unijnym rozporządzeniu wizerunek jest uznawany za daną osobową, dlatego też podlega ochronie na zasadach nim określonych. Artykuł 4 pkt 1 RODO: „Wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej (»osobie, której dane dotyczą«); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej”.

Wizerunek nie znajduje się w katalogu danych, jakie pracodawca na gruncie Kodeksu pracy może przetwarzać bez zgody pracownika. Wykorzystanie wizerunku pracownika utrwalonego na zdjęciu/filmie, w tym umieszczanie go na stronie internetowej firmy, wymaga zgody pracownika.

Wizerunek a prawo autorskie

Wizerunek oznacza podobiznę danej osoby utrwaloną np. na rysunku, obrazie czy zdjęciu, jak również sposób, w jaki dana osoba jest postrzegana i przedstawiana. Wizerunek nie odnosi się wyłącznie do twarzy. Wizerunek to zespół cech charakterystycznych danej osoby, które poza wyglądem fizycznym mogą obejmować też elementy charakteryzacji czy ubioru (np. charakterystyczne okulary, fryzura, makijaż, tatuaż), a nawet głos, sposób poruszania się, gest.

Na gruncie przepisów o prawie autorskim wizerunek oznacza skonkretyzowany obraz człowieka, który jest ustalony w formie możliwej do zwielokrotniania, a więc np. zdjęcie pracownika czy utrwalenie go w kadrze filmu, na zdjęciu. Mając na uwadze planowane ujęcia, można powiedzieć, że wykorzystanie wizerunku pracownika w materiałach reklamowych przybierze tego rodzaju formę:

• pracownik jest elementem tła (np. kadr z wnętrza z widocznymi w oddali pracownikami przy maszynach lub w biurze),
• pracownik jest elementem zbiorowości, ale jest widoczny zdecydowanie lepiej, wypełnia ujęcie w stopniu znacząco większym niż inne osoby (np. zdjęcie załogi z widocznym na pierwszym planie jednym pracownikiem np. majstrem, kierownikiem),
• kadr/ujęcie lub zdjęcie przedstawia wszystkich pracowników (np. zdjęcie pozowane),
• kadr/ujęcie lub zdjęcie przedstawia konkretnego pracownika.

W pierwszej sytuacji pracownik, nawet jeżeli można go łatwo rozpoznać, nie jest istotnym elementem ujęcia lub kadru. Dany kadr/ujęcie mogłoby przedstawiać inne osoby i nie miałoby to wpływu na treść materiału jako całości. Wizerunek pracownika jest elementem drugoplanowym, przypadkowym, a kluczową rolę odgrywa przedstawienie miejsca lub zdarzenia.

Według prawa autorskiego, gdy rozpowszechnianie dotyczy wizerunku osoby stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza (art. 81 ust. 2 pkt 2), zgoda na jego wykorzystanie co do zasady nie jest konieczna. Ponieważ katalog sytuacji, w których wizerunek może być szczegółem większej całości, jest otwarty – oznacza to, że także w przypadkach innych, podobnych zbiorowości zgoda na rozpowszechnianie wizerunku nie jest konieczna. Ale to zależałoby od ujęć oraz stanowiska pracownika, a także celu ujęcia: prezentowanie załogi czy zakładu.

Rozpowszechnianie wizerunku pracownika

Utrwalanie wizerunku co do zasady jest dopuszczalne bez zgody osoby, której wizerunek jest utrwalany. Natomiast rozpowszechnianie tego wizerunku to zagadnienie odmienne. Dopóki wizerunek danej osoby stanowi jedynie element akcydentalny lub dodatkowy przedstawionej całości, jest częścią tła przedstawionego planu, dopóty nie będzie wymagana zgoda na jego rozpowszechnianie.

Zamieszczenie przez pracodawcę w materiałach marketingowych wizerunków pracowników z zebrania czy w formie elementów uzupełniających widok zakładu w trakcie pracy, jeżeli stanowią one jedynie szczegół całości, nie będzie wymagało uzyskania ich zgód ani zapłaty za rozpowszechnienie.

W doktrynie są znane poglądy, iż rozpowszechnienie wizerunku bez zgody uwiecznionej osoby, której wizerunek stanowi szczegół całości, nie może nastąpić w celach innych niż informacyjne lub artystyczne, a w szczególności w celach komercyjnych.

Druga sytuacja – pracownik jest elementem zbiorowości, ale jest widoczny zdecydowanie lepiej, wypełnia ujęcie w znacznie większym stopniu niż inne osoby (np. zdjęcie załogi z widocznym na pierwszym planie jednym pracownikiem np. majstrem, kierownikiem). Ustalając, czy w konkretnym przypadku konieczna będzie zgoda pracownika, można posiłkować się testem eliminacji, który polega na zbadaniu, czy usunięcie danej osoby z kadru zmieni przedstawiany przedmiot lub charakter całości. Jeżeli postać ta nie wpływa na obraz całości, to zgoda na rozpowszechnienie jej wizerunku nie będzie konieczna.

Gdy dana osoba, stanowiąca element pewnej zbiorowości, jest widoczna zdecydowanie lepiej niż inne, wypełnia ujęcie w stopniu znacząco większym niż inne osoby, to z ostrożności przyjąć lepiej, że jej wizerunek nie jest akcydentalny czy akcesoryjny dla całego ujęcia. Co w konsekwencji prowadzi do zasadnego wniosku, iż pracodawca powinien uzyskać zgodę na rozpowszechnianie jego wizerunku.

Zgoda na rozpowszechnienie wizerunku pracownika

Gdy materiał reklamowy przedstawia wizerunek konkretnego pracownika (zdjęcie/ujęcie z jego wypowiedzią), konieczne będzie uzyskanie zgody na korzystanie i rozpowszechnianie wizerunku tego pracownika. Zgoda pracownika na korzystanie i rozpowszechnianie może być udzielona w dowolnej formie, ale musi być niewątpliwa.

Teoretycznie zgoda może być udzielona ustnie, a nawet w sposób dorozumiany, nigdy jednak nie można jej domniemywać. Nie polecam tego, gdyż w razie sporu pracodawca może nie być w stanie dowieść, że zgody udzielono. Zgoda na rozpowszechnianie wizerunku nie może być abstrakcyjna, co oznacza, że pracownik jej udzielający musi mieć pełną świadomość:

• jaki konkretnie jego wizerunek (czyli które zdjęcie, ujęcie w filmie, obraz itp.), w jakim kontekście i w jaki sposób, w jakich materiałach reklamowych i w jakim okresie będzie rozpowszechniany,
• formy przedstawienia wizerunku,
• miejsca i czasu publikacji,
• zestawienia z innymi wizerunkami,
• towarzyszącego opisu.

Gdyby materiały realizowała firma zewnętrzna – zgoda na rozpowszechnianie wizerunku w materiałach reklamowych powinna też obejmować swoim zakresem ewentualne działania realizowane przez podmioty trzecie, np. wykorzystanie materiałów przez agencję PR czy agencję HR obsługującą pracodawcę.

Odwołanie zgody na rozpowszechnianie wizerunku

Oczywiste jest, że zgoda na rozpowszechnianie wizerunku może być odwołana. Co do zasady możliwe jest odwołanie zgody, zanim dojdzie do rozpowszechnienia wizerunku. I wtedy nie powinno dojść do rozpowszechniania tego wizerunku. Jeżeli doszło już do tego, że wizerunek rozpowszechniono na warunkach, na które osoba wyraziła zgodę, to cofnięcie zgody nie spowoduje uznania, że rozpowszechnienia dokonano bez zgody. Cofnięcie zgody/zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku działa na przyszłość i nie skutkuje wstecz. Rozpowszechnianie wizerunku przed cofnięciem zgody jest zgodne z prawem.

Jeżeli film reklamowy został już rozpowszechniony/upubliczniony zgodnie z ustaleniami stron, to cofnięcie zgody nie prowadzi do konieczności wycofania/usunięcia wszystkich rozpowszechnionych już nagrań w Internecie. Cofnięcie zgody spowoduje jedynie, że od tego momentu film/nagranie z wizerunkiem nie może być dalej rozpowszechniane w przyszłości.

Prawo odwołania zgody na rozpowszechnianie wizerunku tworzy stan niepewności. W doktrynie rozważane są sposoby zminimalizowania ryzyka poprzez stosowne postanowienia umowne, np. zobowiązanie do powstrzymania się od odwołania zgody na rozpowszechnienie wizerunku w określonym stopniu, a także obwarowanie odwołania zgody sankcją kary umownej (co w mojej ocenie może być kontrowersyjne).

Zapłata za zgodę na udostępnienie wizerunku

Art. 81 ust. 1 zdanie drugie Prawa autorskiego stanowi, że w przypadku braku wyraźnego zastrzeżenia zezwolenie nie jest wymagane, jeżeli osoba otrzymała umówioną zapłatę za pozowanie. Zastosowanie tego przepisu do sytuacji wykonywania zdjęć pracownikom w celu ich umieszczenia w materiałach reklamowych wydaje się jednak ryzykowne. Z ostrożności przyjąć trzeba, że sama zapłata wynagrodzenia za rozpowszechnienie wizerunku nie wyłącza konieczności uzyskania zgody pracownika na takie rozpowszechnianie. Pracownik bez względu na otrzymane wynagrodzenia za pozowanie i rozpowszechnianie ma możliwość dochodzenia roszczeń z tytułu naruszenia dóbr osobistych, jeżeli w wyniku rozpowszechnienia wizerunku doszło do ich naruszenia.

Chcąc wykorzystywać wizerunek pracownika, pracodawca musi zatem dysponować odpowiednią przesłanką legalizującą przetwarzanie danych oraz spełnić pozostałe warunki przewidziane w przepisach RODO, w tym m.in. właściwie dopełnić obowiązek informacyjny. Wykorzystując wizerunek pracownika, pracodawca najczęściej posługiwał się będzie następującymi przesłankami:

• 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. realizowanym przez siebie prawnie uzasadnionym interesem, skonkretyzowanym i możliwym do wykazania, niestojącym w sprzeczności z interesami lub podstawowymi prawami i wolnościami pracownika,
• 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. wypełnianiem obowiązku prawnego, który przewiduje wykorzystanie wizerunku pracownika bez jego zgody, co w szczególności dotyczy zawodów, przy wykonywaniu których niezbędnym elementem jest posługiwanie się identyfikatorem (np. pracowników ochrony czy funkcjonariuszy policji),
• 6 ust. 1 lit. a) RODO, tj. zgodą osoby, której dane dotyczą, oczywiście przy zachowaniu wszystkich jej warunków, a w szczególności dobrowolności, co w przypadku relacji pracodawca–pracownik może być jednak utrudnione.

Co powinna zawierać zgodę na udostępnienie wizerunku?

Wobec faktu, że nie ma jednego szablonu zgody na wykorzystanie wizerunku pracownika, który by pasował do każdej sytuacji, zalecane jest zamieszczenie w treści informacji:

• komu udziela się zezwolenia,
• daty i miejsca udzielenia,
• w przypadku zgody udzielanej na czas określony daty, do której pracodawca może wykorzystywać wizerunek pracownika,
• które zdjęcia lub filmy mogą być wykorzystywane,
• celu i zakresie udzielonej zgody – np. na wykorzystanie wizerunku w reklamie zamieszczonej w Internecie, na stronie internetowej pracodawcy lub prowadzonym przez niego kanale społecznościowym w celu promocji jego działalności,
• czy wizerunek pracownika może zostać użyty przez pracodawcę do różnego rodzaju form elektronicznego przetwarzania obrazu, kadrowania i kompozycji.

Reasumując, aby zgodnie z prawem udostępnić wizerunki pracowników w materiałach reklamowych firmy, konieczne jest przede wszystkim uzyskanie ich zgody na korzystanie z ich wizerunku oraz jego rozpowszechnianie. Bez tego elementu nie ma mowy o legalności działania w zakresie rozpowszechniania wizerunków pracowników w sposób, jaki jest planowany. Zgoda może mieć formę oświadczenia pracownika lub formę umowy na korzystanie i rozpowszechnianie wizerunku pracownika za wynagrodzeniem.