Zgoda na wykorzystanie wizerunku pracownika w filmie i reklamie

Wizerunek pracownika – jakie przepisy mają znaczenie?

Przy filmie promocyjnym lub zdjęciach firmy trzeba równocześnie uwzględnić co najmniej trzy obszary prawa:

• prawo autorskie – art. 81 ust. 1 i 2 ustawy z 4.02.1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, które reguluje rozpowszechnianie wizerunku,
• RODO – przede wszystkim art. 4 pkt 1, art. 5 ust. 1, art. 6 ust. 1, art. 7 oraz art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679,
• dobra osobiste – art. 23 i art. 24 ustawy z 23.04.1964 r. – Kodeks cywilny.

W praktyce oznacza to, że nawet jeśli dana publikacja mieściłaby się w wyjątku z prawa autorskiego, pracodawca nadal powinien ocenić legalność przetwarzania danych osobowych i ryzyko naruszenia dóbr osobistych pracownika.

Warto też pamiętać, że w relacji zatrudnienia szczególne znaczenie ma dobrowolność zgody pracownika. Zgoda wymuszona zależnością służbową może zostać uznana za wadliwą.

Kiedy wizerunek jest daną osobową?

Zgodnie z art. 4 pkt 1 RODO daną osobową jest informacja o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Wizerunek pracownika na zdjęciu lub nagraniu bardzo często pozwala na jego identyfikację samodzielnie albo w połączeniu z kontekstem publikacji, np. nazwą firmy, stanowiskiem, podpisem, miejscem pracy czy wypowiedzią w filmie.

To oznacza, że publikacja zdjęć lub nagrań pracownika na stronie internetowej, w mediach społecznościowych, materiałach employer brandingowych czy reklamowych jest co do zasady przetwarzaniem danych osobowych. Pracodawca musi więc wskazać podstawę z art. 6 ust. 1 RODO, działać zgodnie z zasadami z art. 5 ust. 1 RODO i przekazać pracownikowi informacje wymagane przez art. 13 RODO.

Jeżeli materiał pokazuje pracownika w sposób umożliwiający identyfikację, nie wystarczy samo przekonanie, że „to tylko zdjęcie z pracy”. Takie ujęcie bywa oceniane również przez pryzmat tego, czy publikacja ingeruje w sferę prywatności, renomę zawodową albo sposób przedstawienia osoby.

Czy pracodawca może oprzeć publikację na uzasadnionym interesie?

W niektórych sytuacjach technicznych lub organizacyjnych pracodawca może opierać przetwarzanie wizerunku na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadnionym interesie administratora. W obszarze marketingowym i promocyjnym wizerunku pracownika takie podejście jest jednak obarczone podwyższonym ryzykiem.

Po pierwsze, nadal trzeba respektować art. 81 ust. 1 prawa autorskiego, który co do zasady wymaga zezwolenia osoby przedstawionej na rozpowszechnianie jej wizerunku. Po drugie, ze względu na podporządkowanie pracownicze trudniej wykazać, że interes pracodawcy przeważa nad prawami i wolnościami pracownika z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dlatego przy rozpoznawalnych ujęciach wykorzystywanych w reklamie bezpieczniejszym rozwiązaniem jest odrębna, konkretna zgoda na rozpowszechnianie wizerunku oraz odrębne zadbanie o zgodność z RODO. Podobny problem praktyczny pojawia się przy ocenie podstawy przetwarzania, gdy chodzi o wizerunek pracownika a zgoda w innych sytuacjach niż czysty marketing.

Kiedy zgoda pracownika jest konieczna?

Zgoda będzie co do zasady potrzebna, gdy materiał promocyjny:

• pokazuje konkretnego pracownika w sposób rozpoznawalny,
• zawiera jego wypowiedź, prezentację stanowiska lub ujęcie portretowe,
• eksponuje go na pierwszym planie,
• przedstawia zespół w taki sposób, że poszczególne osoby są identyfikowalne i sama załoga jest istotą przekazu reklamowego,
• ma służyć promocji przedsiębiorcy, rekrutacji, budowaniu marki pracodawcy lub działaniom PR.

Podstawą po stronie prawa autorskiego jest art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych: rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej, chyba że zachodzi ustawowy wyjątek.

W praktyce zgoda powinna być wyraźna, konkretna i udokumentowana. Najbezpieczniej uzyskać ją w formie pisemnej albo elektronicznej umożliwiającej wykazanie jej treści i daty.

Kiedy można powołać się na wyjątek „szczegółu całości”?

Art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych stanowi, że zezwolenia nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku osoby stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza.

W praktyce wyjątek ten może mieć znaczenie, gdy kamera pokazuje głównie halę produkcyjną, biuro, wydarzenie firmowe lub ogólny obraz zakładu, a pracownik pojawia się jedynie ubocznie i nie jest celem ujęcia. Trzeba jednak oceniać to ostrożnie, indywidualnie i z uwzględnieniem konkretnego kadru.

Pomocne jest pytanie: czy po usunięciu tej osoby z kadru sens materiału zasadniczo by się zmienił? Jeśli tak, trudno mówić o „szczególe całości”. Jeżeli pracownik jest na pierwszym planie albo przyciąga uwagę odbiorcy, bezpieczniej przyjąć, że zgoda jest potrzebna.

Przy materiałach reklamowych ryzyko jest większe niż przy relacji czysto informacyjnej. Im bardziej komercyjny cel publikacji, tym ostrożniej należy korzystać z wyjątku.

Czy całe zdjęcie załogi wymaga zgody każdego pracownika?

Najczęściej tak – jeżeli zdjęcie grupowe ma charakter pozowany i promocyjny, a osoby są rozpoznawalne. W takim przypadku to właśnie załoga jest przedmiotem przekazu, a nie przypadkowym elementem tła. Z punktu widzenia art. 81 ust. 1 prawa autorskiego bezpieczne jest uzyskanie zgody od każdej rozpoznawalnej osoby.

Inaczej może być, gdy chodzi o szerokie ujęcie zakładu, w którym ludzie są marginalnym elementem obrazu. Wówczas możliwe jest rozważanie wyjątku z art. 81 ust. 2 pkt 2, ale tylko po ocenie konkretnego materiału. Sam fakt, że na zdjęciu jest „wiele osób”, nie oznacza jeszcze automatycznie, że zgoda nie jest potrzebna.

Co powinna zawierać zgoda na wykorzystanie wizerunku pracownika?

Przepisy nie narzucają jednego formularza, ale zgoda powinna być na tyle konkretna, aby nie budziło wątpliwości, na co dokładnie pracownik się godzi. Wynika to zarówno z art. 81 ust. 1 prawa autorskiego, jak i z art. 4 pkt 11 oraz art. 7 RODO.

W praktyce warto wskazać co najmniej:

• dane pracodawcy jako podmiotu korzystającego z wizerunku,
• opis materiałów – np. sesja zdjęciowa, film promocyjny, konkretne nagranie,
• cel wykorzystania – np. promocja firmy, rekrutacja, employer branding,
• miejsca publikacji – strona internetowa, profile społecznościowe, prezentacje handlowe, materiały drukowane,
• czas korzystania z wizerunku,
• informację, czy dopuszczalne jest kadrowanie, montaż, łączenie z innymi materiałami, dodanie podpisu lub funkcji służbowej,
• informację o możliwości cofnięcia zgody oraz skutkach cofnięcia w zakresie dalszej publikacji,
• potwierdzenie przekazania klauzuli informacyjnej z art. 13 RODO.

Warto rozdzielić zgodę wizerunkową od innych zgód pracowniczych. Nie należy ukrywać jej w ogólnych dokumentach kadrowych czy łączyć z potwierdzeniem odbioru regulaminu.

Czy zapłata za udział w sesji zastępuje zgodę?

Nie daje pełnego bezpieczeństwa. Art. 81 ust. 1 zdanie drugie prawa autorskiego stanowi, że zezwolenie nie jest wymagane, jeżeli osoba otrzymała umówioną zapłatę za pozowanie, chyba że wyraźnie zastrzeżono inaczej. Jednak w relacji z pracownikiem opieranie się wyłącznie na tym przepisie jest ryzykowne.

Po pierwsze, trzeba jeszcze uwzględnić RODO i wykazać podstawę przetwarzania danych osobowych. Po drugie, sama zapłata nie eliminuje ryzyka zarzutów dotyczących wadliwości zgody, naruszenia dóbr osobistych albo przekroczenia uzgodnionego zakresu wykorzystania materiału. Po trzecie, w praktyce trudno potem dowodzić, za co dokładnie wypłacono wynagrodzenie: za samo pozowanie, za publikację w określonych kanałach czy za pełne przeniesienie ryzyka publikacyjnego, którego i tak nie da się w całości „wyłączyć”.

Dlatego wynagrodzenie może być elementem uzgodnień, ale nie powinno zastępować prawidłowego zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku oraz zgodnej z RODO dokumentacji.

Czy pracownik może cofnąć zgodę?

Tak. Na gruncie RODO wynika to wprost z art. 7 ust. 3 rozporządzenia 2016/679 – osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę, a wycofanie zgody musi być tak łatwe jak jej wyrażenie.

W praktyce oznacza to, że pracodawca nie powinien dalej przetwarzać wizerunku na podstawie zgody od chwili jej skutecznego cofnięcia. Cofnięcie zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem – także to wynika z art. 7 ust. 3 RODO.

Ocena skutków cofnięcia zgody zależy jednak od stanu faktycznego. Co innego usunięcie zdjęcia ze strony internetowej, co innego wydrukowane katalogi już rozdane klientom, a jeszcze co innego materiały przekazane partnerom lub opublikowane w serwisach zewnętrznych. Dlatego warto z góry opisać w dokumentacji realny sposób wycofania materiałów oraz terminy organizacyjne potrzebne do ich usunięcia z kanałów pozostających pod kontrolą pracodawcy.

Czy można zakazać pracownikowi cofnięcia zgody?

Co do zasady nie w sposób skuteczny wobec prawa do wycofania zgody wynikającego z art. 7 ust. 3 RODO. Postanowienia, które próbują całkowicie wyłączyć możliwość cofnięcia zgody, są bardzo wątpliwe prawnie.

Równie ostrożnie należy podchodzić do kar umownych za cofnięcie zgody. W relacji pracowniczej takie rozwiązania mogą zostać uznane za sprzeczne z istotą dobrowolności zgody oraz z zasadą swobody jej wycofania. Mogą też generować spór na gruncie prawa pracy i dóbr osobistych.

Zamiast prób „zablokowania” cofnięcia zgody lepiej:

• zawęzić i doprecyzować zakres publikacji,
• przygotować osobne materiały z osobami, które chcą wziąć udział dobrowolnie,
• zaplanować alternatywne kadry, w których pracownicy nie są rozpoznawalni,
• ustalić procedurę szybkiego wycofania materiału z kanałów własnych.

Jak zgodnie z prawem zorganizować film promocyjny w firmie?

Praktycznie warto przeprowadzić to w kilku krokach:

1. Podzielić ujęcia na takie, gdzie pracownicy są tylko tłem, oraz takie, gdzie są rozpoznawalni i eksponowani.
2. Wytypować osoby, które rzeczywiście chcą wystąpić w materiałach i uzyskać od nich odrębne zgody.
3. Przekazać klauzulę informacyjną zgodnie z art. 13 RODO.
4. Opisać zakres publikacji – gdzie, jak długo i w jakim celu materiał będzie używany.
5. Uregulować relację z wykonawcą zewnętrznym – np. agencją, fotografem, domem produkcyjnym – w zakresie poufności, bezpieczeństwa danych i zakresu korzystania z materiałów.
6. Zachować dowody zgód oraz wersje finalnych materiałów, których zgoda dotyczy.

Jeżeli nagrania wykonuje podmiot zewnętrzny na zlecenie firmy, trzeba dodatkowo ocenić jego rolę w świetle RODO – czy działa jako podmiot przetwarzający na podstawie art. 28 RODO, czy jako odrębny administrator w swoim własnym zakresie. To zależy od modelu współpracy.

Konsekwencje publikacji bez wymaganej zgody

Publikacja wizerunku pracownika bez wymaganej podstawy może prowadzić do kilku rodzajów odpowiedzialności:

• na gruncie prawa cywilnego – ochrona dóbr osobistych na podstawie art. 23 i 24 Kodeksu cywilnego, w tym żądanie zaniechania, usunięcia skutków naruszenia, przeprosin, a w odpowiednich przypadkach także zadośćuczynienia lub odszkodowania,
• na gruncie prawa autorskiego – roszczenia związane z rozpowszechnianiem wizerunku bez zezwolenia z art. 81 ust. 1 prawa autorskiego,
• na gruncie RODO – skarga do Prezesa UODO, nakaz usunięcia danych, ograniczenie przetwarzania, a w skrajnych przypadkach administracyjna kara pieniężna.

Im bardziej marketingowy i publiczny charakter publikacji, tym większe ryzyko, że pracownik wykaże naruszenie swoich praw.

FAQ

Czy wystarczy jedna ogólna zgoda „na cele promocyjne”?

Nie jest to bezpieczne. Zgoda powinna być konkretna i pozwalać ustalić zakres publikacji, cel, kanały i czas wykorzystania materiału. Zbyt ogólna treść może zostać zakwestionowana zarówno na gruncie art. 81 ust. 1 prawa autorskiego, jak i art. 4 pkt 11 oraz art. 7 RODO.

Czy zgoda może być elementem umowy o pracę?

Lepiej tego unikać. Ze względu na relację podporządkowania trudniej wtedy wykazać dobrowolność zgody. Bezpieczniej stosować odrębny dokument, z którego jasno wynika, że odmowa nie wywoła negatywnych skutków pracowniczych.

Czy można publikować zdjęcie byłego pracownika?

Tylko jeśli nadal istnieje ważna podstawa prawna i mieści się to w zakresie wcześniej udzielonej zgody albo innej podstawy przetwarzania. W praktyce po ustaniu zatrudnienia warto zweryfikować, czy dalsza publikacja jest nadal potrzebna i zgodna z celem, dla którego materiał zebrano.

Czy zgoda jest potrzebna do identyfikatora ze zdjęciem?

Niekoniecznie zawsze. Jeżeli obowiązek lub potrzeba posługiwania się identyfikatorem wynika z organizacji pracy, bezpieczeństwa lub przepisów szczególnych, podstawą przetwarzania może być inna przesłanka niż zgoda. To jednak inna sytuacja niż reklama lub materiały promocyjne.

Czy trzeba usuwać wszystkie wcześniej wydrukowane foldery po cofnięciu zgody?

Nie zawsze da się to zrobić fizycznie. Cofnięcie zgody działa na przyszłość. Zwykle trzeba wstrzymać dalsze użycie materiałów pozostających pod kontrolą pracodawcy, np. usunąć je ze strony czy profili społecznościowych, ale skutki dla już rozdanych egzemplarzy ocenia się według konkretnego stanu faktycznego.

Źródła

• art. 4 pkt 1, art. 4 pkt 11, art. 5 ust. 1, art. 6 ust. 1, art. 7 ust. 3, art. 13, art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. (RODO),
• art. 81 ust. 1 i 2 ustawy z 4.02.1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych,
• art. 23 i art. 24 ustawy z 23.04.1964 r. – Kodeks cywilny,
• art. 22(1) ustawy z 26.06.1974 r. – Kodeks pracy, w zakresie katalogu danych osobowych pracownika, który nie obejmuje ogólnego uprawnienia do marketingowego wykorzystywania jego wizerunku.