Kadencja zarządu stowarzyszenia a wpis do KRS

Co decyduje o początku kadencji zarządu stowarzyszenia?

Ustawa Prawo o stowarzyszeniach nie określa jednej ustawowej długości kadencji zarządu. To statut powinien wskazywać władze stowarzyszenia, tryb ich wyboru, uzupełniania składu, kompetencje, sposób reprezentacji i warunki ważności uchwał. Dlatego pierwszym dokumentem do sprawdzenia jest zawsze statut, a następnie uchwała o wyborze zarządu.

Jeżeli statut stanowi jedynie, że zarząd jest wybierany na 4 lata, a uchwała o wyborze nie wskazuje późniejszej daty rozpoczęcia kadencji, za początek kadencji należy przyjąć dzień wyboru zarządu przez właściwy organ. W opisanej sytuacji będzie to co do zasady 14 lutego 2014 r., a nie 9 czerwca 2014 r., czyli data wpisu stowarzyszenia do KRS.

Inaczej będzie wtedy, gdy statut albo sama uchwała wprost przewidują, że pierwsza kadencja biegnie od dnia wpisu stowarzyszenia do KRS, od dnia rejestracji zmian albo od innej jasno określonej daty. Takie postanowienia trzeba stosować, o ile nie naruszają przepisów prawa i zasad funkcjonowania stowarzyszenia.

Wpis do KRS a wybór zarządu

Trzeba odróżnić dwa skutki prawne. Po pierwsze, samo stowarzyszenie uzyskuje osobowość prawną i może rozpocząć działalność dopiero po wpisie do Krajowego Rejestru Sądowego. Dlatego wpis nowego stowarzyszenia do KRS ma dla jego powstania zasadnicze znaczenie.

Po drugie, wybór konkretnych osób do zarządu następuje na podstawie uchwały właściwego organu stowarzyszenia. Wpis tych osób do KRS zasadniczo ujawnia stan wynikający z uchwały, ale go nie tworzy. Oznacza to, że członkowie zarządu wybrani zgodnie ze statutem pełnią funkcję od chwili skutecznego wyboru, chyba że statut albo uchwała stanowią inaczej.

W praktyce rejestrowej ma to duże znaczenie. Nowo wybrany zarząd powinien podpisać i złożyć wniosek do KRS, a stowarzyszenie nie powinno czekać z ujawnieniem zmian. Dane widoczne w KRS korzystają z domniemania prawdziwości, dlatego opóźnienia w zgłoszeniu zmian mogą wywoływać problemy w relacjach z bankiem, kontrahentami, grantodawcami i urzędami.

Termin zgłoszenia zmian w KRS

Zmianę danych podlegających wpisowi do KRS, w tym zmianę składu zarządu i sposobu reprezentacji, należy zgłosić nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu. Zdarzeniem takim może być np. wybór nowego zarządu, rezygnacja członka zarządu, odwołanie członka zarządu albo zmiana statutu wpływająca na sposób reprezentacji.

Do wniosku zwykle dołącza się dokumenty potwierdzające zmianę, w szczególności uchwałę o wyborze lub odwołaniu, protokół z zebrania, listę obecności, aktualny statut lub tekst jednolity statutu, jeżeli zmiana dotyczy statutu, a przy wpisie osób reprezentujących także wymagane zgody i adresy do doręczeń. Zakres załączników zależy od tego, co dokładnie jest zgłaszane.

Jeżeli sąd rejestrowy stwierdzi, że obowiązkowy wniosek lub dokumenty nie zostały złożone, może wszcząć postępowanie przymuszające, wezwać do wykonania obowiązku, a w razie dalszej bezczynności stosować grzywny. Przy długotrwałym braku organu zdolnego do działania problem może stać się znacznie poważniejszy organizacyjnie.

Czy uchwały i dokumenty po upływie kadencji są ważne?

Nie da się tego ocenić wyłącznie na podstawie daty wpisu w KRS. Kluczowe są: treść statutu, data wyboru zarządu, ewentualne postanowienie o pełnieniu funkcji do czasu wyboru nowego zarządu, rodzaj podjętej czynności oraz to, czy działał właściwy organ stowarzyszenia.

Jeżeli statut przewiduje, że dotychczasowy zarząd działa do czasu wyboru nowego zarządu, ryzyko podważania czynności jest mniejsze. Jeżeli jednak statut tego nie przewiduje, a czteroletnia kadencja upłynęła, czynności podejmowane przez osoby zasiadające wcześniej w zarządzie mogą być kwestionowane. Dotyczy to zwłaszcza podpisywania umów, składania oświadczeń woli, zaciągania zobowiązań i zwoływania zebrań.

Nie oznacza to jednak automatycznie, że każdy dokument sporządzony po upływie kadencji jest bezwzględnie nieważny. Część czynności może wymagać potwierdzenia, ponownego podjęcia uchwały albo uporządkowania wpisów w KRS. W relacjach z osobami trzecimi znaczenie może mieć również to, czy działały one w zaufaniu do danych ujawnionych w rejestrze.

Co zrobić w opisanej sytuacji?

Jeżeli zarząd został wybrany 14 lutego 2014 r. na 4 lata, a statut nie wskazuje, że pierwszą kadencję liczy się od wpisu do KRS, należy przyjąć, że kadencja upłynęła z końcem 14 lutego 2018 r. Data wpisu stowarzyszenia do KRS, czyli 9 czerwca 2014 r., nie powinna sama w sobie przesuwać początku kadencji zarządu.

W pierwszej kolejności należy więc sprawdzić, czy przed upływem kadencji albo wkrótce po jej upływie odbyło się walne zebranie i czy wybrano nowy zarząd. Jeżeli nie, należy możliwie szybko doprowadzić do wyboru władz zgodnie ze statutem. W razie wątpliwości warto zadbać o prawidłowe zwołanie zebrania, listę obecności, protokół i jednoznaczne uchwały.

Następnie trzeba przejrzeć dokumenty podpisane po upływie kadencji. Uchwały walnego zebrania ocenia się inaczej niż jednostronne oświadczenia podpisywane przez zarząd. Przy ważniejszych umowach, zobowiązaniach, dotacjach, zmianach rachunku bankowego lub sprawach sądowych bezpieczne może być potwierdzenie czynności przez prawidłowo wybrany zarząd albo ponowne podjęcie uchwał.

FAQ

Czy kadencję zarządu stowarzyszenia zawsze liczy się od wyboru?

Co do zasady tak, jeżeli statut albo uchwała o wyborze nie wskazują innej daty. Najpierw trzeba więc sprawdzić statut i uchwałę. Jeżeli dokumenty milczą, za datę początkową przyjmuje się dzień skutecznego wyboru zarządu.

Czy wpis do KRS przedłuża kadencję zarządu?

Sam wpis członków zarządu do KRS nie przedłuża ich kadencji. Może się zdarzyć, że w rejestrze nadal figurują osoby, których kadencja według statutu już upłynęła. Dlatego aktualność wpisu trzeba oceniać razem ze statutem i uchwałami.

Kto zgłasza nowy zarząd do KRS?

W praktyce wniosek podpisuje zarząd uprawniony do reprezentowania stowarzyszenia zgodnie ze statutem i przepisami o KRS. Przy zmianie władz najczęściej działa nowo wybrany zarząd, który dołącza uchwały, protokół oraz inne wymagane dokumenty.

Co zrobić, gdy kadencja upłynęła i nie wybrano nowego zarządu?

Należy sprawdzić, czy statut przewiduje działanie dotychczasowych władz do czasu wyboru nowych. Jeżeli nie ma takiego mechanizmu, trzeba ustalić, kto może prawidłowo zwołać walne zebranie. W trudniejszych przypadkach konieczna może być analiza statutu i dokumentów rejestrowych.

Czy uchwały podjęte po upływie kadencji trzeba podejmować od nowa?

Nie zawsze. Zależy to od rodzaju uchwały, organu, który ją podjął, treści statutu i skutków, jakie uchwała wywołała. Przy istotnych sprawach bezpieczne bywa potwierdzenie czynności albo ponowne podjęcie uchwały przez prawidłowo obsadzony organ.

Podstawy prawne i źródła

• Ustawa z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach, w szczególności art. 8, art. 10, art. 12, art. 17 i art. 21.
• Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, w szczególności art. 17, art. 18, art. 19, art. 22 i art. 24.
• Aktualne teksty ustaw w Internetowym Systemie Aktów Prawnych: Prawo o stowarzyszeniach oraz ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym.