Obciążenie pracownika kosztami za błąd

Kiedy pracownik odpowiada za błąd w pracy?

Podstawową zasadę odpowiedzialności materialnej pracownika określa art. 114 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy. Zgodnie z tym przepisem pracownik, który wskutek niewykonania albo nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swojej winy wyrządził pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną.

Odpowiedzialność nie powstaje automatycznie tylko dlatego, że pracodawca twierdzi, iż doszło do błędu. Na podstawie art. 116 Kodeksu pracy to pracodawca musi wykazać okoliczności uzasadniające odpowiedzialność pracownika oraz wysokość szkody. W praktyce powinien więc udowodnić łącznie:

• naruszenie konkretnego obowiązku pracowniczego,
• winę pracownika, choćby nieumyślną,
• rzeczywistą szkodę po stronie pracodawcy,
• normalny związek przyczynowy między zachowaniem pracownika a szkodą.

Art. 115 Kodeksu pracy ogranicza odpowiedzialność pracownika do rzeczywistej straty pracodawcy oraz tylko do normalnych następstw działania albo zaniechania, z którego wynikła szkoda. Pracodawca nie może więc automatycznie przerzucać na pracownika każdego kosztu organizacyjnego, utraconego zysku czy straty wynikającej z ryzyka prowadzenia firmy.

Jeżeli interesuje Cię szerzej odpowiedzialność materialna pracowników, znaczenie ma także to, czy szkoda powstała indywidualnie, wspólnie z innymi osobami czy w związku z powierzonym mieniem.

Ile może wynosić odszkodowanie za nieumyślny błąd?

Jeżeli błąd był nieumyślny, zastosowanie ma art. 119 Kodeksu pracy. Odszkodowanie ustala się w wysokości wyrządzonej szkody, ale nie może ono przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody.

Limit z art. 119 Kodeksu pracy oznacza, że pracodawca nie może żądać od pracownika więcej niż trzykrotność wynagrodzenia, nawet jeżeli rzeczywista szkoda była wyższa. Jeżeli natomiast szkoda była niższa niż trzymiesięczne wynagrodzenie, pracodawca może dochodzić tylko rzeczywistej szkody, a nie automatycznie pełnego limitu.

Kiedy pracownik może odpowiadać w pełnej wysokości?

Pełna odpowiedzialność pracownika może wchodzić w grę przede wszystkim w dwóch typowych sytuacjach.

Po pierwsze, zgodnie z art. 122 Kodeksu pracy pracownik, który umyślnie wyrządził szkodę, jest obowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości. Umyślność oznacza co najmniej godzenie się na wyrządzenie szkody, a nie zwykłą pomyłkę, przeoczenie czy niedbalstwo.

Po drugie, art. 124 § 1 i § 2 Kodeksu pracy przewiduje szczególne zasady odpowiedzialności za mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu albo wyliczenia się. Dotyczy to między innymi pieniędzy, papierów wartościowych, kosztowności, narzędzi, instrumentów, środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego, a także innego mienia powierzonego pracownikowi.

W przypadku mienia powierzonego pracownik może uwolnić się od odpowiedzialności, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie mienia. Wynika to z art. 124 § 3 Kodeksu pracy.

Czy pracodawca może potrącić odszkodowanie z wypłaty?

To najważniejsza praktyczna kwestia. Nawet jeżeli pracodawca uważa, że pracownik wyrządził szkodę, nie oznacza to jeszcze, że może samodzielnie pomniejszyć wynagrodzenie.

Art. 87 § 1 Kodeksu pracy wymienia należności, które można potrącać z wynagrodzenia bez zgody pracownika. Są to kolejno: sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na świadczenia alimentacyjne, sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na inne należności, zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi oraz kary pieniężne przewidziane w art. 108 Kodeksu pracy.

Odszkodowanie za rzekomy błąd pracownika nie mieści się samo z siebie w tym katalogu. Dlatego zgodnie z art. 91 § 1 Kodeksu pracy inne należności mogą być potrącane z wynagrodzenia tylko za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie. Jeżeli pracownik nie zgadza się z obciążeniem, pracodawca powinien dochodzić roszczenia na drodze sądowej, a nie jednostronnie obniżać wypłatę.

W praktyce spory o potrącenia z wynagrodzenia często dotyczą tego, czy pracownik rzeczywiście wyraził świadomą, pisemną zgodę na konkretną kwotę i konkretną należność. Najbezpieczniej przyjmować, że zgoda powinna dotyczyć znanej, określonej należności, a nie blankietowej zgody podpisanej z góry.

Jakie limity obowiązują przy potrącaniu z wynagrodzenia?

Przy potrąceniach bez zgody pracownika stosuje się limity z art. 87 § 3 Kodeksu pracy. Potrącenia alimentacyjne mogą sięgać do trzech piątych wynagrodzenia, a potrącenia innych należności egzekwowanych na podstawie tytułów wykonawczych oraz zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi co do zasady do jednej drugiej wynagrodzenia, z uwzględnieniem szczegółowych zasad sumowania potrąceń z art. 87 § 3 i § 4 Kodeksu pracy.

Przy potrąceniach dobrowolnych, czyli dokonywanych za pisemną zgodą pracownika, stosuje się art. 91 § 2 Kodeksu pracy. Wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia określona w art. 87¹ § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, gdy potrącenie dotyczy należności na rzecz pracodawcy, oraz 80% tej kwoty, gdy potrącenie dotyczy innych należności.

Art. 87¹ § 1 Kodeksu pracy odwołuje się do minimalnego wynagrodzenia za pracę przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy oraz wpłat do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik ich dokonuje. Przy niepełnym etacie kwoty wolne obniża się proporcjonalnie, co wynika z art. 87¹ § 2 Kodeksu pracy.

Czy umowa na czas określony zmienia odpowiedzialność pracownika?

Sam fakt, że pracownik ma umowę na czas określony, nie zmienia zasad odpowiedzialności materialnej. Art. 114-122 Kodeksu pracy stosuje się do pracowników niezależnie od tego, czy umowa jest zawarta na czas określony, czas nieokreślony czy na okres próbny.

Wygaśnięcie albo rozwiązanie umowy nie daje pracodawcy prawa do automatycznego zatrzymania ostatniej pensji. Wynagrodzenie za pracę podlega ochronie także przy końcowym rozliczeniu. Jeżeli pracownik nie wyrazi pisemnej zgody na potrącenie, a pracodawca nie ma tytułu wykonawczego, powinien wypłacić należne wynagrodzenie i ewentualnie dochodzić odszkodowania w odrębnym trybie.

Co zrobić, gdy pracodawca chce obciążyć pracownika kosztami?

Pracownik powinien przede wszystkim poprosić o pisemne wskazanie podstaw obciążenia. Warto zażądać informacji, jaka szkoda powstała, jak została wyliczona, jakie obowiązki miały zostać naruszone i na jakiej podstawie pracodawca przypisuje winę konkretnemu pracownikowi.

Jeżeli pracownik nie zgadza się z odpowiedzialnością albo z wysokością szkody, nie powinien podpisywać zgody na potrącenie bez analizy dokumentów. Pisemna zgoda z art. 91 § 1 Kodeksu pracy może umożliwić pracodawcy dokonanie potrącenia, dlatego powinna być świadoma i dotyczyć konkretnej kwoty.

W razie bezpodstawnego obniżenia wynagrodzenia pracownik może wezwać pracodawcę do dopłaty brakującej części pensji, złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy albo wystąpić do sądu pracy. Art. 282 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy przewiduje grzywnę od 1000 zł do 30 000 zł dla osoby, która wbrew obowiązkowi nie wypłaca w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub bezpodstawnie obniża jego wysokość.

Najczęstsze pytania

Podsumowanie

Pracodawca może żądać od pracownika naprawienia szkody za błąd tylko wtedy, gdy spełnione są warunki z art. 114-116 Kodeksu pracy. Przy nieumyślnym błędzie odpowiedzialność jest ograniczona do rzeczywistej szkody i maksymalnie do trzymiesięcznego wynagrodzenia na podstawie art. 119 Kodeksu pracy. Pełna odpowiedzialność wchodzi w grę zwłaszcza przy winie umyślnej z art. 122 Kodeksu pracy oraz przy prawidłowo powierzonym mieniu na zasadach z art. 124 Kodeksu pracy.

Najważniejsze z punktu widzenia wypłaty jest to, że odszkodowania za błąd pracodawca nie może zwykle potrącić samodzielnie. Potrzebna jest pisemna zgoda pracownika zgodnie z art. 91 § 1 Kodeksu pracy albo tytuł wykonawczy i egzekucja w granicach art. 87 Kodeksu pracy. Jeżeli sprawa dotyczy sprzętu, gotówki, narzędzi lub innego składnika majątku firmy, trzeba osobno ocenić, czy było to prawidłowo powierzone mienie pracodawcy.

Źródła

• Art. 87, art. 87¹, art. 91, art. 108, art. 114-119, art. 122, art. 124 oraz art. 282 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy.
• Ustawa z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.