Kserokopia dokumentu w sądzie – czy to jest dowód?

Czy kserokopia podpisanego dokumentu może być dowodem w sprawie?

Tak, ale trzeba odróżnić dwie kwestie: dopuszczenie materiału jako środka dowodowego i jego moc dowodową. W praktyce sąd cywilny może zapoznać się z kopią dokumentu, jednak zwykła, niepoświadczona kserokopia nie jest najbezpieczniejszą formą dowodu z dokumentu. Jeżeli druga strona zakwestionuje dokument albo sąd uzna to za potrzebne, konieczne może być okazanie oryginału.

Podstawowe znaczenie mają tu art. 243¹, art. 245, art. 308 oraz art. 129 § 1 i 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego. Z przepisów tych wynika, że dokumenty, a także inne nośniki informacji, mogą służyć jako dowód, ale w razie sporu co do treści lub autentyczności sąd może oczekiwać przedstawienia oryginału albo prawidłowo poświadczonego odpisu.

Jeżeli więc ma Pan jedynie kserokopię pokwitowania zapłaty za usługę, nie oznacza to automatycznie przegranej. Trzeba jednak liczyć się z tym, że sama kopia może nie wystarczyć, zwłaszcza gdy druga strona zaprzeczy podpisowi, treści dokumentu albo samemu faktowi zapłaty.

Co wynika z przepisów Kodeksu postępowania cywilnego?

Zgodnie z art. 245 Kodeksu postępowania cywilnego, dokument prywatny stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie. Przepis ten nie daje jednak automatycznie pewności, że treść dokumentu odpowiada rzeczywistości w każdym zakresie. Sąd ocenia to na podstawie całego materiału dowodowego według art. 233 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego.

Z kolei art. 129 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego przewiduje, że strona powołująca się w piśmie na dokument powinna na zarządzenie sądu przedłożyć jego oryginał w sądzie jeszcze przed rozprawą. Według art. 129 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego także przeciwnik może zażądać okazania oryginału dokumentu przed rozprawą.

Ważny jest też art. 243¹ Kodeksu postępowania cywilnego, zgodnie z którym przepisy o dowodzie z dokumentów stosuje się odpowiednio do dokumentów zawierających tekst, umożliwiających ustalenie ich wystawców. Ponadto art. 308 Kodeksu postępowania cywilnego pozwala przeprowadzać dowody z innych nośników informacji, w tym utrwalających obraz lub dźwięk. W praktyce oznacza to, że sąd może oceniać także skany, zdjęcia, wiadomości elektroniczne czy wydruki, ale ich siła dowodowa zależy od okoliczności sprawy.

Czy zwykła kserokopia jest dokumentem?

W aktualnej praktyce procesowej nadal należy przyjmować ostrożnie, że zwykła, niepoświadczona kserokopia nie daje takiej pewności jak oryginał dokumentu. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy spór dotyczy podpisu, daty, treści oświadczenia albo dopisków na dokumencie.

W orzecznictwie utrwalił się pogląd, że niepoświadczona kopia sama przez się nie zastępuje dokumentu oryginalnego. Wciąż przywoływane są m.in.:

• uchwała Sądu Najwyższego z 29 marca 1994 r., sygn. III CZP 37/94,
• wyrok Sądu Najwyższego z 6 listopada 2002 r., sygn. I CKN 1280/00,
• wyrok Sądu Najwyższego z 2 kwietnia 2008 r., sygn. III CSK 299/07.

Orzeczenia te nie tracą znaczenia tylko dlatego, że zmieniały się przepisy o dokumentach. Nadal pokazują praktyczny kierunek: jeżeli chcesz oprzeć sprawę na dokumencie, zadbaj o oryginał albo o poświadczenie zgodności kopii z oryginałem.

Poświadczona kopia a zwykła kopia – najważniejsza różnica

Najbezpieczniejsze procesowo są trzy rozwiązania:

Jeżeli występuje profesjonalny pełnomocnik, znaczenie ma również art. 129 § 3 Kodeksu postępowania cywilnego, który pozwala pełnomocnikowi będącemu adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym, Prokuratorem Generalnym RP lub radcą Prokuratorii Generalnej RP poświadczyć odpis dokumentu za zgodność z oryginałem. Taki odpis ma charakter dokumentu urzędowo poświadczonego w zakresie poświadczenia.

Jeżeli działa Pan bez pełnomocnika, praktycznie najlepiej jest złożyć kopię do akt, a na rozprawę przygotować oryginał do wglądu sądu.

Kserokopia pokwitowania zapłaty a żądanie wystawienia faktury VAT

Jeżeli spór dotyczy tego, że usługa została wykonana i opłacona, a wykonawca nie wystawił faktury VAT, trzeba rozdzielić dwa zagadnienia:

1. dowód zapłaty i wykonania usługi – ważny w sprawie cywilnej,
2. obowiązek wystawienia faktury – wynikający z przepisów podatkowych.

W zakresie faktury podstawowe znaczenie ma art. 106b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zgodnie z którym podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż m.in. na rzecz innego podatnika VAT. Natomiast przy sprzedaży na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej obowiązek wystawienia faktury powstaje co do zasady na żądanie nabywcy – zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT.

Termin na zgłoszenie żądania określa art. 106b ust. 3 ustawy o VAT: nabywca może żądać wystawienia faktury w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano usługę albo otrzymano całość lub część zapłaty. Z kolei termin samego wystawienia faktury wynika z art. 106i ust. 6 ustawy o VAT.

Jeżeli więc celem sprawy ma być wykazanie, że zapłata rzeczywiście nastąpiła, kserokopia podpisanego pokwitowania może pomóc, ale warto ją wzmocnić innymi dowodami: potwierdzeniem przelewu, korespondencją, SMS-ami, e-mailami, zamówieniem, umową, protokołem odbioru lub zeznaniami świadków.

Co zrobić, jeśli ma Pan tylko kopię, a nie oryginał?

Jeżeli oryginał dokumentu zaginął albo znajduje się u drugiej strony, nie należy rezygnować z dochodzenia roszczeń. W takiej sytuacji warto:

• złożyć do akt posiadaną kopię,
• opisać, skąd pochodzi i dlaczego nie ma Pan oryginału,
• wnioskować o przesłuchanie świadków obecnych przy podpisaniu lub zapłacie,
• dołączyć korespondencję potwierdzającą uzgodnienia i wykonanie usługi,
• powołać dowód z przesłuchania stron,
• jeżeli dokument jest u przeciwnika – wnosić o zobowiązanie go do przedłożenia dokumentu.

W tym ostatnim przypadku znaczenie może mieć art. 248 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego, zgodnie z którym każdy obowiązany jest przedstawić na zarządzenie sądu, w oznaczonym terminie i miejscu, dokument znajdujący się w jego posiadaniu i stanowiący dowód faktu istotnego dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba że dokument zawiera informacje niejawne. Przepis przewiduje także dalsze wyjątki, np. związane z tajemnicą zawodową lub groźbą narażenia na odpowiedzialność.

Jak sąd oceni taką kopię w praktyce?

Sąd nie ocenia dowodów mechanicznie. Zgodnie z art. 233 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego bada cały materiał sprawy. To oznacza, że nawet jeśli sama kserokopia nie przesądza sprawy, może mieć znaczenie łącznie z innymi dowodami.

Na korzyść strony mogą przemawiać zwłaszcza takie okoliczności jak:

• spójność kopii z innymi dokumentami,
• brak logicznego wyjaśnienia ze strony przeciwnika, dlaczego podpisany dokument miałby być nieprawdziwy,
• zgodność dat, kwot i zakresu usługi z korespondencją,
• potwierdzenia częściowych płatności lub odbioru prac,
• zeznania świadków.

Jeżeli jednak istotne jest badanie samego podpisu albo autentyczności przeróbek, odręcznych dopisków czy pieczątek, oryginał ma znaczenie kluczowe. Tego nie zastąpi nawet dobrej jakości skan.

Jak najlepiej przygotować dowody przed złożeniem pozwu?

Jeżeli planuje Pan spór cywilny, praktyczna kolejność działań powinna wyglądać tak:

1. odszukać oryginał pokwitowania lub innego dokumentu,
2. wykonać czytelne kopie do akt,
3. zabezpieczyć wiadomości e-mail, SMS-y i potwierdzenia przelewów,
4. ustalić dane świadków,
5. wezwać drugą stronę na piśmie do wystawienia faktury lub potwierdzenia rozliczenia,
6. zachować dowód nadania i odbioru wezwania.

Jeżeli dokument został podpisany odręcznie, proszę nie nanosić na oryginale żadnych dopisków. Nie należy go też zszywać w miejscu podpisu ani laminować, jeżeli istnieje ryzyko sporu co do autentyczności.

Kiedy sama kopia może okazać się niewystarczająca?

Najczęściej problem pojawia się wtedy, gdy:

• druga strona zaprzecza, że podpisała dokument,
• kwestionuje wysokość zapłaty,
• twierdzi, że podpisany blankiet był pusty albo niekompletny,
• zarzuca przerobienie treści po podpisaniu,
• występują rozbieżności między kopią a innymi dokumentami.

W takich sprawach sąd może dojść do wniosku, że bez oryginału albo bez dodatkowych mocnych dowodów roszczenie nie zostało udowodnione. Ciężar udowodnienia faktu spoczywa bowiem na stronie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne – wynika to z art. 6 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, a procesowo koresponduje z tym art. 232 Kodeksu postępowania cywilnego.

FAQ

Czy mogę do pozwu dołączyć tylko skan albo kserokopię?

Tak, można dołączyć kopię, ale trzeba liczyć się z tym, że sąd albo przeciwnik zażądają okazania oryginału na podstawie art. 129 § 1 i 2 Kodeksu postępowania cywilnego.

Czy kserokopia podpisanego pokwitowania dowodzi zapłaty?

Może pomagać w wykazaniu zapłaty, ale zwykle nie daje takiej pewności jak oryginał. Sąd oceni ją łącznie z innymi dowodami według art. 233 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego.

Co jeśli oryginał ma druga strona?

Można wnosić, aby sąd zobowiązał ją do przedłożenia dokumentu na podstawie art. 248 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego, o ile dokument ma znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy.

Czy bez faktury da się udowodnić wykonanie usługi i zapłatę?

Tak. Pomocne mogą być pokwitowania, przelewy, korespondencja, zamówienia, protokoły odbioru oraz zeznania świadków. Faktura nie jest jedynym możliwym dowodem.

W jakim terminie można żądać wystawienia faktury?

Co do zasady w terminie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym wykonano usługę, dostarczono towar albo otrzymano zapłatę – zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT.

Źródła

• Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego, w szczególności art. 129 § 1–3, art. 232, art. 233 § 1, art. 243¹, art. 245, art. 248 § 1, art. 308.
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, art. 6.
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w szczególności art. 106b ust. 1 i 3 oraz art. 106i ust. 6.
• Uchwała Sądu Najwyższego z 29 marca 1994 r., III CZP 37/94.
• Wyrok Sądu Najwyższego z 6 listopada 2002 r., I CKN 1280/00.
• Wyrok Sądu Najwyższego z 2 kwietnia 2008 r., III CSK 299/07.
• Wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 10 stycznia 2008 r., V ACa 816/07.