Kserokopia podpisanego dokumentu jako dowód w sprawie

Powoływanie dowodów z dokumentów w trakcie toczącego się postępowania dowodowego

Powoływanie dowodów z dokumentów w trakcie toczącego się postępowania dowodowego jest uregulowane przepisami Kodeksu postępowania cywilnego (w skrócie K.p.c.), w artykułach 244-257.

Na podstawie przepisów K.p.c. dokumenty w ścisłym znaczeniu dzielą się na dokumenty urzędowe i prywatne.

Zgodnie z art. 245 K.p.c. „dokument prywatny stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie”.

Jak wynika z powyższego artykułu, dokument prywatny musi być własnoręcznie podpisany przez jego wystawcę lub osobę upoważnioną do jego reprezentowania. W przeciwnym razie sąd nie będzie go traktował jako dokumentu. Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z dnia 02.04.2008 r. (sygn. akt III CSK 299/07), zgodnie z którym dokument prywatny nie może istnieć bez podpisu.

Dowód z dokumentu prywatnego jest samodzielnym środkiem dowodowym, którego moc sąd ocenia według zasad określonych w art. 233 § 1 K.p.c., zgodnie z którym „sąd ocenia wiarygodność i moc dowodów według własnego przekonania, na podstawie wszechstronnego rozważenia zebranego materiału”.

Czy kserokopia jest dokumentem?

Należy przypomnieć, że charakter kserokopii był już przedmiotem rozważań Sądu Najwyższego. W uchwale z dnia 29.03.1994 r., sygn. akt III CZP 37/94, Sąd Najwyższy stanął na stanowisku, że niepoświadczona podpisem strony kserokopia nie jest dokumentem. Podobnie jak odpis, kserokopia może być jednak uznana za dokument stanowiący dowód istnienia oryginału i dlatego podlegający podwójnej ocenie. Raz – jako dokument prywatny, mający stanowić źródło wiadomości o istnieniu oryginalnego dokumentu, a drugi raz – jako dokument prywatny, mający stanowić źródło wiadomości o faktach. W postępowaniu opartym na dokumencie prywatnym źródłem wiadomości jest, zgodnie z art. 245 K.p.c., zawarte w nim i podpisane oświadczenie, stąd dla uznania kserokopii za dokument prywatny, świadczący o istnieniu oryginału o odwzorowanej w niej treści, niezbędne jest oświadczenie o istnieniu dokumentu o treści i formie odwzorowanej kserokopią.

Takim oświadczeniem jest umieszczone na kserokopii i zaopatrzone podpisem poświadczenie zgodności kserokopii z oryginałem. Dopiero wtedy można uznać kserokopię za dokument prywatny świadczący o istnieniu oryginału o treści i formie w niej odwzorowanej. Natomiast bez wspomnianego poświadczenia kserokopia nie może być uznana za dokument. Stanowisku temu Sąd Najwyższy dał wyraz również w późniejszych orzeczeniach. Przykładowo w wyroku z dnia 06.11.2002 r., sygn. akt I CKN 1280/00, Sąd Najwyższy uznał, iż „zwykła odbitka ksero (tj. odbitka niepotwierdzona, niestanowiąca dokumentu) nie może zastąpić dokumentu, na którego bazie powstała. Przemawia za tym jednoznacznie treść art. 129 k.p.c. w zw. z art. 128 K.p.c. Artykuł 128 pozwala na dołączenie do pisma procesowego odpisów załączników (np. ich kserokopii) zamiast załączników w oryginale. Z art. 129 jednak wynika, że najpóźniej na rozprawie strona obowiązana jest okazać sądowi oryginały tych dokumentów, natomiast na żądanie przeciwnika obowiązana jest uczynić to jeszcze przed rozprawą. Ustawodawca posługując się pojęciem dokumentu rozumiał przez to oryginał dokumentu. Tam gdzie oryginał może być zastąpiony przez odpis (np. odbitkę ksero), ustawodawca wyraźnie to zaznaczył”.

Techniki kopiowania dokumentów i uzyskane w ich wyniku odpisy

Na koniec warto też przytoczyć słuszne stanowisko wyrażone w wyroku Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 10.01.2008 r. (sygn. akt VACa 816/07). Sąd ten uznał, że w Kodeksie postępowania cywilnego nie ma przepisów określających wymagania formalne, jakim powinny odpowiadać techniki kopiowania dokumentów i uzyskane w ich wyniku odpisy, tak aby mogły posłużyć za dowód w postępowaniu cywilnym. Kopie faktur mogą więc stanowić dowód w sprawie cywilnej, jeżeli została potwierdzona zgodność z oryginałem przez samych powodów. Zaznaczono, że sama odbitka ksero lub inna kopia nie jest dokumentem w rozumieniu K.p.c. i nie może dokumentu zastąpić, a to z tego powodu, że nie zawiera ona oryginalnego podpisu wystawcy dokumentu. Sędziowie wskazali, że na odbitce ksero najczęściej będzie figurował podpis wystawcy, lecz nie będzie to podpis oryginalny, złożony przez podpisującego bezpośrednio na danym egzemplarzu, lecz podpis odbity. Jeżeli więc kserokopia nie jest odpowiednio poświadczona, to nie stanowi dokumentu, a sąd nie może przeprowadzać dowodu z takiego dokumentu. Sędziowie, uzasadniając wyrok, przywołali treść art. 128 K.p.c., który stanowi, że „do pisma procesowego należy dołączyć jego odpisy i odpisy załączników dla doręczenia ich uczestniczącym w sprawie osobom, a ponadto, jeżeli w sądzie nie złożono załączników w oryginale, po jednym odpisie każdego załącznika do akt sądowych”.