Konsekwencje zatrudnienia niani bez umowy – PIP, ZUS i podatki

Czy brak umowy z nianią oznacza automatycznie umowę o pracę?

Nie. Sam brak pisemnej umowy nie oznacza jeszcze, że między stronami istniał stosunek pracy. O kwalifikacji decyduje rzeczywista treść współpracy i sposób jej wykonywania, a nie nazwa uzgodnień albo to, że strony „umówiły się bez papierów”. Tak wynika z art. 22 § 1 i § 1¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

Zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca — do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Z kolei art. 22 § 1¹ Kodeksu pracy stanowi, że zatrudnienie w takich warunkach jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy bez względu na nazwę zawartej umowy.

W praktyce kluczowe jest więc ustalenie, czy opiekunka wykonywała opiekę jak pracownik, czy raczej świadczyła usługi na podstawie relacji cywilnoprawnej. Przy temacie Umowa-zlecenie a umowa o pracę warto pamiętać, że granice bywają płynne — zobacz też materiał o tym, gdzie przebiega granica umowy o pracę a zlecenia.

Jakie cechy najczęściej wskazują na stosunek pracy?

Przy ocenie bierze się pod uwagę przede wszystkim elementy wymienione w art. 22 § 1 Kodeksu pracy oraz utrwalone orzecznictwo. Najczęściej za stosunkiem pracy przemawiają:

• obowiązek osobistego wykonywania opieki, bez możliwości swobodnego podstawienia zastępcy,
• stałe godziny pracy albo konieczność pozostawania do dyspozycji w określonych porach,
• wyznaczone miejsce świadczenia pracy,
• bieżące polecenia co do sposobu wykonywania obowiązków,
• stałe, powtarzalne wynagrodzenie,
• podporządkowanie organizacyjne i faktyczne rodzicowi.

Nie każda opieka nad dzieckiem spełnia te warunki z jednakowym nasileniem. Jeżeli niania miała dużą samodzielność, sama ustalała sposób wykonywania opieki, mogła odmówić przyjęcia zlecenia w danym dniu, a współpraca była bardziej elastyczna niż podporządkowana, wzrasta argument za relacją cywilnoprawną.

Czy PIP może sama uznać, że była umowa o pracę?

Państwowa Inspekcja Pracy ma kompetencje kontrolne na podstawie ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy. Inspektor może badać legalność zatrudnienia i sposób wykonywania pracy, a także kierować wystąpienia, polecenia lub wnioski o ukaranie. Natomiast spór o samo istnienie stosunku pracy w razie braku zgody stron najczęściej kończy się w sądzie pracy.

Podstawą powództwa o ustalenie jest art. 189 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego. Dodatkowo art. 63¹ Kodeksu postępowania cywilnego przewiduje, że w sprawach o ustalenie istnienia stosunku pracy powództwo na rzecz obywatela może wytoczyć inspektor pracy. To oznacza, że zawiadomienie do PIP może być początkiem poważniejszego sporu, ale nie zastępuje wyroku sądu.

W praktyce PIP może także zawiadomić o podejrzeniu popełnienia wykroczenia przeciwko prawom pracownika, jeżeli uzna, że doszło do naruszeń. Dla odpowiedzialności wykroczeniowej istotny jest m.in. art. 281 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy, który przewiduje karę grzywny od 1000 zł do 30 000 zł za niepotwierdzenie pracownikowi na piśmie przed dopuszczeniem do pracy ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

Jeżeli współpraca była wykonywana w formie świadczenia usług, pomocne może być porównanie z innymi formami zatrudnienia spotykanymi przy stałym świadczeniu usług.

Jakie roszczenia może zgłosić była niania?

To zależy od tego, czego będzie dochodzić i jakie dowody przedstawi. Jeżeli twierdzi, że istniał stosunek pracy, może próbować dochodzić między innymi:

• ustalenia istnienia stosunku pracy na podstawie art. 189 Kodeksu postępowania cywilnego,
• wynagrodzenia za godziny nadliczbowe na podstawie przepisów działu szóstego Kodeksu pracy, jeżeli wykaże przekroczenia norm czasu pracy,
• ekwiwalentu za niewykorzystany urlop na podstawie art. 171 § 1 Kodeksu pracy,
• wynagrodzenia chorobowego, jeżeli były spełnione przesłanki ubezpieczeniowe i pracownicze,
• sprostowania dokumentacji zatrudnienia albo wydania świadectwa pracy, gdyby sąd ustalił stosunek pracy.

Samo twierdzenie byłej opiekunki nie przesądza jednak wyniku. To ona lub PIP działająca na jej rzecz muszą wykazać fakty uzasadniające istnienie etatu. Dla sądu znaczenie będzie miało nie tylko to, że opieka była codzienna, ale także jak bardzo była podporządkowana.

ZUS i składki — czy trzeba będzie wszystko dopłacić?

Ryzyko dopłaty składek istnieje, ale nie w każdym przypadku i nie zawsze w takim zakresie, jak twierdzi druga strona. Jeżeli po kontroli albo po wyroku okaże się, że relacja była w istocie stosunkiem pracy, mogą pojawić się konsekwencje w zakresie zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych oraz zdrowotnego, a także naliczenia zaległych składek i odsetek za zwłokę zgodnie z ustawą z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

Podstawowy obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń wynika z art. 36 ust. 1 i 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, a obowiązek opłacania składek z art. 17 ust. 1 tej ustawy. Odsetki za zwłokę przewiduje art. 23 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zakres finansowy zależy m.in. od okresu współpracy, wysokości wypłat, charakteru zatrudnienia i tego, czy opiekunka podlegała już ubezpieczeniom z innego tytułu.

W przedstawionym stanie faktycznym istotne jest, że niania była emerytką. Ten fakt nie wyklucza ani stosunku pracy, ani obowiązków składkowych, ale może wpływać na zakres poszczególnych obciążeń. W praktyce trzeba sprawdzić dokładny status ubezpieczeniowy w spornym okresie.

Podatki — czy urząd skarbowy też może się zainteresować sprawą?

Tak. Jeżeli wypłacane wynagrodzenie nie było prawidłowo rozliczane, mogą powstać zaległości podatkowe. Przy stosunku pracy płatnik ma obowiązki wynikające z ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, w szczególności z art. 31 tej ustawy, który nakłada na zakłady pracy obowiązek obliczania i pobierania zaliczek na podatek.

Jeżeli relacja byłaby traktowana jako umowa cywilnoprawna, model rozliczeń także wymagałby analizy, bo znaczenie ma nie tylko sam fakt wypłaty, ale też status stron, sposób rozliczenia oraz to, czy występował obowiązek płatnika. Przy sporach o przejście między działalnością a etatem warto zwrócić uwagę również na problem własna DG a stosunek pracy.

Czy fakt, że to niania nie chciała umowy, chroni rodzica?

Nie w pełni. Zgoda obu stron na pracę „bez papierów” nie wyłącza stosowania przepisów prawa pracy ani ubezpieczeń społecznych. Jeżeli w rzeczywistości występowały cechy stosunku pracy, to argument, że opiekunka sama prosiła o brak umowy, może mieć znaczenie dowodowe lub ocenne, ale co do zasady nie niweluje ryzyka odpowiedzialności.

W sporze warto jednak podnosić wszystkie fakty pokazujące rzeczywisty model współpracy: kto ustalał godziny, czy możliwa była odmowa opieki, czy była kontrola sposobu wykonywania obowiązków, czy zdarzały się zastępstwa, czy opiekunka miała swobodę organizacji dnia dziecka. Te szczegóły mogą osłabić twierdzenie o pełnym podporządkowaniu pracowniczym.

Co zrobić, gdy była niania grozi zgłoszeniem do PIP?

Najbezpieczniejsze działania to:

1. nie składać pochopnych pisemnych oświadczeń, że „zatrudniała ją Pani na etat”,
2. zebrać dowody przebiegu współpracy, w tym korespondencję, notatki, kalendarz, potwierdzenia wypłat i ustaleń,
3. odtworzyć model współpracy: dni, godziny, zakres samodzielności, zasady urlopów i zastępstw,
4. ustalić, czy były wypłaty gotówkowe możliwe do wykazania oraz czy istnieli świadkowie,
5. po otrzymaniu pisma z PIP albo z sądu odpowiedzieć rzeczowo i w terminie.

Nie warto ignorować urzędowych pism. Brak reakcji może utrudnić obronę, a sąd ocenia materiał dowodowy całościowo. Jeżeli sprawa wejdzie w etap procesowy, znaczenie będzie miała spójność wyjaśnień od początku postępowania.

Czy zdjęcia i filmiki z dzieckiem wystarczą jako dowód?

Same zdjęcia lub nagrania zwykle nie wystarczą do wykazania wszystkich cech stosunku pracy, ale mogą potwierdzać, że opiekunka faktycznie wykonywała opiekę przez określony czas. W połączeniu z innymi dowodami — np. wiadomościami, listą godzin, płatnościami, ustaleniami dotyczącymi wolnego czy zakresem poleceń — mogą tworzyć szerszy obraz współpracy.

W postępowaniu cywilnym sąd ocenia wiarygodność i moc dowodów na podstawie art. 233 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego. Dlatego najważniejsze jest nie to, czy istnieją pojedyncze zdjęcia, lecz czy cały materiał dowodowy pokazuje podporządkowaną, pracowniczą organizację opieki.

Ocena opisanej sytuacji

Na podstawie samego opisu nie da się uczciwie przesądzić, że sąd na pewno uzna współpracę za umowę o pracę albo na pewno tego nie zrobi. Istotne są zwłaszcza: stałość godzin, możliwość odmowy świadczenia opieki, zakres bieżących poleceń, swoboda organizacji pracy oraz to, czy opiekunka była faktycznie podporządkowana.

Jeżeli niania zajmowała się dzieckiem codziennie w z góry określonych godzinach, osobiście, stale i według Pani wskazówek, ryzyko uznania stosunku pracy jest realne. Jeżeli jednak współpraca miała bardziej elastyczny charakter i brak było typowego podporządkowania pracowniczego, istnieją argumenty za relacją cywilnoprawną.

FAQ

Czy PIP może od razu nakazać zapłatę wszystkich składek ZUS?

Nie wprost. PIP prowadzi kontrolę i może podejmować działania w zakresie naruszeń prawa pracy, ale rozliczenia składkowe należą do kompetencji ZUS. Ustalenie, że istniał stosunek pracy, może wynikać z materiału kontrolnego albo z wyroku sądu, a potem prowadzić do dalszych działań składkowych.

Czy emerytka jako niania nie podlega żadnym składkom?

Nie można tak założyć. Status emeryta wpływa na niektóre obowiązki, ale sam w sobie nie wyłącza możliwości objęcia ubezpieczeniami. Trzeba sprawdzić konkretny tytuł zatrudnienia i okres współpracy.

Czy wypłata gotówką jest nielegalna?

Sama forma gotówkowa nie przesądza o nielegalności współpracy, ale bardzo utrudnia później dowodzenie rozliczeń. Problemem jest przede wszystkim brak prawidłowej podstawy zatrudnienia, brak dokumentacji i ewentualne niewykonanie obowiązków wobec ZUS oraz fiskusa.

Czy była niania może żądać urlopu po zakończeniu współpracy?

Tak, ale tylko wtedy, gdy wykaże, że strony łączył stosunek pracy. Wówczas zamiast urlopu „w naturze” po ustaniu zatrudnienia może wchodzić w grę ekwiwalent pieniężny na podstawie art. 171 § 1 Kodeksu pracy.

Czy warto samemu zgłaszać się do PIP lub ZUS przed sporem?

To zależy od stanu faktycznego i ryzyka dowodowego. Taki krok może ograniczać niektóre skutki, ale bywa też przyznaniem istotnych okoliczności. Przed podjęciem decyzji warto przeanalizować dokumenty i sposób wykonywania opieki.

Podsumowanie

Zatrudnienie niani bez umowy rzeczywiście może rodzić poważne ryzyka, ale nie każda taka relacja automatycznie staje się stosunkiem pracy. O wyniku decydują konkretne fakty: podporządkowanie, stałość godzin, miejsce wykonywania opieki, sposób rozliczeń i zakres samodzielności opiekunki. Jeżeli była niania grozi PIP lub sądem, najważniejsze jest spokojne zabezpieczenie dowodów i ocena, czy współpraca miała dominujące cechy etatu, czy raczej usługi cywilnoprawnej.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 22 § 1 i § 1¹, art. 29 § 2, art. 100 § 1, art. 171 § 1, art. 281 § 1 pkt 2 – ISAP
2. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego, w szczególności art. 189, art. 233 § 1, art. 63¹
3. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w szczególności art. 17 ust. 1, art. 23 ust. 1, art. 36 ust. 1 i 2
4. Ustawa z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy
5. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, w szczególności art. 31
6. Wyrok Sądu Najwyższego z 26 marca 2008 r., sygn. akt I UK 282/07
7. Wyrok Sądu Najwyższego z 5 września 1997 r., sygn. akt I PKN 229/97
8. Wyrok Sądu Najwyższego z 25 listopada 2005 r., sygn. akt I UK 68/05
9. Wyrok Sądu Najwyższego z 15 października 1999 r., sygn. akt I PKN 307/99
10. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 10 stycznia 2019 r., sygn. akt III AUa 1208/18