Kiedy rozszerzanie obowiązków pracownika jest bezprawne?

Czy pracodawca może rozszerzyć zakres obowiązków?

Pracodawca ma prawo organizować pracę i wydawać pracownikowi polecenia służbowe. Wynika to przede wszystkim z art. 100 § 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracownik powinien wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, jeżeli dotyczą pracy i nie są sprzeczne z prawem ani z umową o pracę.

Nie oznacza to jednak pełnej dowolności. Umowa o pracę powinna określać warunki pracy i płacy, w szczególności rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, wynagrodzenie i wymiar czasu pracy. To właśnie rodzaj pracy wyznacza podstawową granicę poleceń pracodawcy. Pracownik zatrudniony na określonym stanowisku może otrzymywać zadania związane z tym stanowiskiem, ale nie powinien być na stałe przesuwany do zupełnie innej pracy bez zachowania odpowiedniej procedury.

Zakres czynności lub zakres obowiązków zwykle doprecyzowuje rodzaj pracy, ale nie zawsze stanowi zamknięty katalog zadań. Jeżeli nowe czynności mieszczą się w charakterze stanowiska, są podobne do dotychczasowych zadań i nie zmieniają istotnie odpowiedzialności pracownika, pracodawca może je wprowadzić w ramach kierownictwa pracowniczego.

Takie podejście potwierdza utrwalone orzecznictwo. W wyroku z dnia 7 listopada 1974 r., I PR 332/74, Sąd Najwyższy wskazał, że zmiana zakresu czynności nie wymaga wypowiedzenia zmieniającego, jeżeli nowe czynności nie wykraczają poza obowiązki związane z pełnioną funkcją. Podobnie w wyroku z dnia 12 kwietnia 2012 r., II PK 216/11, Sąd Najwyższy podkreślił, że formalny zakres czynności co do zasady nie zamyka całego katalogu obowiązków pracownika, bo przełożony może wydawać polecenia dotyczące pracy.

Kiedy potrzebne jest wypowiedzenie zmieniające?

Wypowiedzenie zmieniające jest potrzebne wtedy, gdy pracodawca chce zmienić istotne warunki pracy lub płacy, a pracownik nie wyraża na to zgody w drodze porozumienia. Chodzi zwłaszcza o zmianę rodzaju pracy, stanowiska, miejsca pracy, wymiaru etatu, zasad wynagradzania lub zakresu odpowiedzialności, jeżeli zmiana ma realne znaczenie dla sytuacji pracownika.

Podstawą jest art. 42 Kodeksu pracy. Wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy uważa się za dokonane, jeżeli pracownikowi zaproponowano na piśmie nowe warunki. Jeżeli pracownik odmówi ich przyjęcia, umowa rozwiązuje się z upływem okresu wypowiedzenia. Jeżeli natomiast nie złoży oświadczenia o odmowie przed upływem połowy okresu wypowiedzenia, zasadniczo uważa się, że zgodził się na nowe warunki, o ile pismo zawierało wymagane pouczenie.

W praktyce zmiana warunków pracy nie powinna być zastępowana zwykłym poleceniem, jeżeli skutkiem jest trwałe przesunięcie pracownika do innej pracy, dołożenie odpowiedzialności za inny obszar albo faktyczna zmiana stanowiska. W takiej sytuacji bezpieczną drogą dla pracodawcy jest porozumienie zmieniające albo wypowiedzenie zmieniające.

Czasowe powierzenie innej pracy bez wypowiedzenia

Kodeks pracy dopuszcza wyjątek od obowiązku stosowania wypowiedzenia zmieniającego. Zgodnie z art. 42 § 4 Kodeksu pracy pracodawca może czasowo powierzyć pracownikowi inną pracę niż określona w umowie, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki:

• występują uzasadnione potrzeby pracodawcy,
• powierzenie nie przekracza 3 miesięcy w roku kalendarzowym,
• nie powoduje obniżenia wynagrodzenia,
• powierzona praca odpowiada kwalifikacjom pracownika.

Jeżeli choć jeden z tych warunków nie jest spełniony, pracodawca nie powinien powoływać się na art. 42 § 4 Kodeksu pracy. Przykładowo bezprawne może być wielomiesięczne wykonywanie obowiązków osoby nieobecnej, jeśli w praktyce staje się to stałym elementem pracy, znacząco zwiększa odpowiedzialność pracownika i nie wiąże się z żadnym formalnym uregulowaniem.

Warto odróżnić zwykłe zastępstwo organizacyjne od sytuacji, w której pracownik przez dłuższy czas wykonuje równolegle dwa zakresy obowiązków. Więcej o podobnym mechanizmie opisuje materiał dotyczący tego, kiedy dopuszczalne jest czasowe powierzenie pracy.

Polecenia pracodawcy a umówiony zakres pracy

Polecenia służbowe muszą dotyczyć pracy, ale zasadniczo pracy umówionej. Pracodawca może zatem oczekiwać wykonania czynności pobocznych, organizacyjnych lub uzupełniających, jeżeli są one funkcjonalnie związane ze stanowiskiem. Nie może jednak w sposób trwały i jednostronny przenieść pracownika do innych zadań, używając do tego jedynie poleceń służbowych.

Granica jest płynna i zależy od konkretnego stanu faktycznego. Znaczenie mają między innymi: treść umowy, opis stanowiska, praktyka w zakładzie pracy, kwalifikacje pracownika, czas trwania dodatkowych zadań, zakres odpowiedzialności, obciążenie czasowe oraz to, czy nowe czynności wymagają odrębnych uprawnień, dostępu do systemów albo pracy po godzinach.

Jeżeli polecenia formalnie dotyczą pracy, ale w rzeczywistości prowadzą do trwałego przesunięcia pracownika do innego zakresu zadań, problemem może być nie tylko sama odmowa wykonania polecenia, ale również nieprawidłowa zmiana zakresu obowiązków. W sporze sądowym nie decyduje sama nazwa stanowiska, lecz rzeczywista treść pracy.

Dodatkowe obowiązki a prawo do wynagrodzenia

Samo powierzenie dodatkowych czynności nie zawsze oznacza automatyczne prawo do odrębnego dodatku. Jeżeli mieszczą się one w rodzaju pracy i są wykonywane w normalnym czasie pracy, pracodawca może argumentować, że wynagrodzenie zasadnicze obejmuje taki zakres zadań.

Inaczej należy oceniać sytuację, w której pracownik faktycznie wykonuje pracę ponad obowiązujące normy czasu pracy. Wtedy wchodzą w grę przepisy o pracy w godzinach nadliczbowych, w tym prawo do normalnego wynagrodzenia oraz dodatku albo czasu wolnego. Jeżeli natomiast pracownik wykonuje zadania innego stanowiska, o większej odpowiedzialności lub innym charakterze, możliwe jest dochodzenie roszczeń płacowych, ale wymaga to wykazania, jakie zadania wykonywał, przez jaki okres i na jakiej podstawie.

W przypadku pracownika samorządowego dodatkowe znaczenie ma art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych. Przepis ten przewiduje, że z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań pracownikowi samorządowemu może zostać przyznany dodatek specjalny. Słowo „może” oznacza, że dodatek nie jest automatyczny, ale przepis daje podstawę do wystąpienia z wnioskiem, zwłaszcza gdy dodatkowe zadania są konkretne, okresowe i możliwe do udokumentowania. Osobnym, ale powiązanym problemem jest zastępstwo głównej księgowej bez dodatku.

W sprawie podobnej do opisanej w pytaniu warto więc rozważyć pisemny wniosek do pracodawcy o uregulowanie sytuacji: albo przez przyznanie dodatku specjalnego, albo przez formalną zmianę zakresu obowiązków i wynagrodzenia, albo przez rzeczywiste odciążenie pracownika. Jeżeli dodatkowe zadania były wykonywane po godzinach, należy oddzielnie wskazać roszczenie z tytułu pracy nadliczbowej.

Jak udokumentować wykonywanie dodatkowych zadań?

Pracownik, który chce dochodzić zapłaty lub dodatku, powinien przede wszystkim zgromadzić dowody. W sprawach o dodatkowe obowiązki szczególnie przydatne są:

• pisemny zakres obowiązków i umowa o pracę,
• maile, notatki, zarządzenia i polecenia przełożonych,
• harmonogramy, rejestry spraw, potwierdzenia logowania do systemów, wykazy obsłużonych zadań,
• dowody wykonywania pracy po godzinach,
• wnioski o przyznanie dodatku lub uregulowanie zakresu obowiązków,
• odpowiedzi pracodawcy albo brak reakcji na zgłaszany problem.

Warto pisać konkretnie: jakie zadania zostały powierzone, od kiedy są wykonywane, czy należały wcześniej do innego stanowiska, czy wymagają szczególnych uprawnień, ile czasu zajmują i czy wpływają na realizację własnych obowiązków. Ogólne twierdzenie, że pracy jest więcej, zwykle nie wystarczy.

FAQ

Czy pracownik musi przyjąć każdy nowy zakres obowiązków?

Nie. Pracownik powinien wykonywać polecenia dotyczące pracy, ale tylko wtedy, gdy nie są sprzeczne z przepisami prawa ani z umową o pracę. Jeżeli nowy zakres obowiązków mieści się w rodzaju pracy, odmowa podpisania potwierdzenia zapoznania się z nim może być ryzykowna. Jeżeli jednak zakres faktycznie zmienia rodzaj pracy lub istotnie zwiększa odpowiedzialność, pracodawca powinien zastosować porozumienie albo wypowiedzenie zmieniające.

Czy za dodatkowe obowiązki zawsze należy się dodatkowe wynagrodzenie?

Nie zawsze. Dodatkowe wynagrodzenie jest najbardziej uzasadnione wtedy, gdy obowiązki wykraczają poza umówiony rodzaj pracy, są długotrwałe, wymagają większej odpowiedzialności albo powodują pracę ponad normy czasu pracy. W przypadku pracowników samorządowych możliwy jest także wniosek o dodatek specjalny za okresowe zwiększenie obowiązków lub powierzenie dodatkowych zadań.

Ile może trwać powierzenie innej pracy bez wypowiedzenia zmieniającego?

Na podstawie art. 42 § 4 Kodeksu pracy powierzenie innej pracy bez wypowiedzenia zmieniającego może trwać maksymalnie 3 miesiące w roku kalendarzowym. Muszą też istnieć uzasadnione potrzeby pracodawcy, praca nie może obniżać wynagrodzenia i musi odpowiadać kwalifikacjom pracownika.

Czy pracodawca może kazać wykonywać obowiązki osoby nieobecnej?

Może to być dopuszczalne jako rozwiązanie przejściowe, zwłaszcza gdy zadania są zbliżone do dotychczasowej pracy i nie powodują nadmiernego obciążenia. Jeżeli jednak zastępstwo trwa długo, obejmuje pełny zakres zadań innego stanowiska albo wymaga pracy po godzinach, pracownik powinien domagać się formalnego uregulowania sytuacji i rozliczenia dodatkowej pracy.

Czy można odmówić wykonania polecenia dotyczącego dodatkowych obowiązków?

Odmowa jest możliwa przede wszystkim wtedy, gdy polecenie jest sprzeczne z prawem, umową o pracę, zasadami BHP albo wykracza poza dopuszczalne granice podporządkowania pracowniczego. W praktyce przed odmową warto zażądać polecenia na piśmie i skonsultować sprawę, ponieważ bezzasadna odmowa może zostać potraktowana jako naruszenie obowiązków pracowniczych.

Czy pracownik samorządowy może żądać dodatku specjalnego?

Może złożyć wniosek o dodatek specjalny, jeżeli doszło do okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań. Dodatek nie przysługuje jednak automatycznie. Trzeba wykazać, jakie zadania powierzono, w jakim okresie, dlaczego wykraczały poza zwykły zakres pracy i czy miały charakter czasowy.

Jak długo można dochodzić roszczeń o zapłatę?

Roszczenia ze stosunku pracy zasadniczo przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Przy roszczeniach płacowych termin zwykle liczy się od dnia, w którym dane wynagrodzenie powinno zostać wypłacone.

Podsumowanie

Rozszerzenie obowiązków pracownika jest dopuszczalne tylko w granicach umówionego rodzaju pracy i zasad podporządkowania pracowniczego. Im bardziej nowe zadania różnią się od dotychczasowej pracy, im dłużej trwają i im większą odpowiedzialność powodują, tym większe ryzyko, że pracodawca powinien zastosować porozumienie zmieniające, wypowiedzenie zmieniające albo przyznać odpowiednią rekompensatę. Gdy dodatkowe obowiązki są wykonywane przez długi czas na nieobsadzonym stanowisku, kluczowe znaczenie mają dokumenty, czas trwania, zakres odpowiedzialności i dowody faktycznie wykonanej pracy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141, w szczególności art. 29, art. 42, art. 80, art. 100, art. 151¹ i art. 291.
2. Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych - Dz.U. 2008 nr 223 poz. 1458, w szczególności art. 36 ust. 5.
3. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 7 listopada 1974 r., I PR 332/74.
4. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 3 kwietnia 1997 r., I PKN 77/97.
5. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12 kwietnia 2012 r., II PK 216/11.