Pracodawca nie wydał świadectwa pracy – co zrobić?

Kiedy pracodawca musi wydać świadectwo pracy?

Obowiązek wydania świadectwa pracy wynika z art. 97 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Pracodawca musi wydać świadectwo pracy w związku z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy.

Zgodnie z art. 97 § 1 Kodeksu pracy świadectwo pracy powinno zostać wydane w dniu, w którym ustaje stosunek pracy. Nie jest dopuszczalne uzależnianie wydania świadectwa od wcześniejszego rozliczenia się pracownika z pracodawcą, zwrotu odzieży roboczej, podpisania dokumentów czy spłaty ewentualnych należności.

Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy w tym dniu nie jest możliwe, art. 97 § 1 Kodeksu pracy nakazuje pracodawcy przesłać albo doręczyć świadectwo pracy pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy.

Co zrobić, gdy pracodawca nie wydał świadectwa pracy?

W pierwszej kolejności warto wysłać do pracodawcy pisemne wezwanie do wydania świadectwa pracy. Najbezpieczniej zrobić to listem poleconym za potwierdzeniem nadania albo e-mailem z potwierdzeniem wysłania. W wezwaniu należy wskazać datę ustania stosunku pracy, podstawę prawną, czyli art. 97 § 1 Kodeksu pracy, oraz zażądać niezwłocznego doręczenia świadectwa pracy na wskazany adres.

Jeżeli sklep został zamknięty, pracodawca nie odbiera telefonu albo unika kontaktu, trzeba ustalić, kto formalnie był pracodawcą: osoba fizyczna prowadząca działalność, spółka cywilna, spółka z o.o. albo inny podmiot. Dane można sprawdzić w CEIDG albo KRS. Samo przejęcie lokalu lub sklepu przez inną osobę nie zawsze oznacza przejęcie obowiązków poprzedniego pracodawcy. Inaczej jest, gdy doszło do przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę w rozumieniu art. 23¹ § 1 Kodeksu pracy – wtedy nowy pracodawca staje się z mocy prawa stroną dotychczasowych stosunków pracy.

Gdy problem dotyczy dokumentów z zamkniętego zakładu albo dawnego pracodawcy, pomocne mogą być zasady opisane w materiale o tym, jak uzyskać świadectwo pracy z nieistniejącej firmy.

Zawiadomienie Państwowej Inspekcji Pracy

Jeżeli pracodawca mimo wezwania nie wydaje świadectwa pracy, można złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy. Podstawą działania inspekcji jest art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy, zgodnie z którym PIP sprawuje nadzór i kontrolę przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów dotyczących stosunku pracy.

Inspektor pracy może przeprowadzić kontrolę pracodawcy, zobowiązać go do usunięcia naruszeń oraz podjąć działania w sprawie wykroczenia. Niewydanie świadectwa pracy w terminie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika określonym w art. 282 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy. Przepis ten przewiduje grzywnę od 1000 zł do 30 000 zł.

W praktyce skarga do PIP bywa najszybszym sposobem wywarcia presji na pracodawcę. Jeżeli jednak pracodawca nadal nie wyda dokumentu, konieczne może być skierowanie sprawy do sądu pracy. Szerzej o odpowiedzialności pracodawcy i praktycznych konsekwencjach opisujemy w materiale dotyczącym sankcji za niewydanie świadectwa.

Żądanie wydania świadectwa pracy przed sądem pracy

Jeżeli pracodawca nie wydał świadectwa pracy, pracownik może wystąpić do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy. Podstawę takiego roszczenia stanowi art. 97¹ § 1 Kodeksu pracy.

Jeżeli pracodawca nie istnieje albo z innych przyczyn wytoczenie przeciwko niemu powództwa o zobowiązanie do wydania świadectwa pracy jest niemożliwe, art. 97¹ § 2 Kodeksu pracy pozwala pracownikowi wystąpić do sądu pracy z żądaniem ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy.

W pozwie albo wniosku należy opisać okres zatrudnienia, stanowisko, wymiar czasu pracy, sposób rozwiązania umowy oraz wskazać, że pracodawca nie wydał dokumentu mimo ustania stosunku pracy. Warto dołączyć wszystkie dowody zatrudnienia, w szczególności umowę o pracę, wypowiedzenie, potwierdzenia wypłat, listy obecności, korespondencję z pracodawcą i dokumenty z ZUS.

Odszkodowanie za niewydanie świadectwa pracy

Art. 99 § 1 Kodeksu pracy przewiduje roszczenie pracownika o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie świadectwa pracy albo wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Zgodnie z art. 99 § 2 Kodeksu pracy odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni.

Nie wystarczy samo twierdzenie, że pracodawca nie wydał świadectwa pracy. Pracownik powinien wykazać szkodę i związek przyczynowy, czyli że z powodu braku świadectwa pracy nie mógł podjąć zatrudnienia albo poniósł inną konkretną stratę. W wyroku z dnia 10 listopada 1978 r., I PRN 107/78, Sąd Najwyższy wskazał, że pracownik powinien udowodnić, iż mimo starań nie uzyskał nowej pracy właśnie z powodu braku świadectwa pracy.

W orzecznictwie dopuszcza się również dochodzenie od pracodawcy naprawienia szkody na zasadach ogólnych, jeżeli szkoda nie polega wyłącznie na utracie zarobków z powodu pozostawania bez pracy. W wyroku z dnia 13 października 2004 r., II PK 36/04, Sąd Najwyższy wskazał, że podstawą takiego roszczenia może być art. 471 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu pracy.

Brak świadectwa pracy a rejestracja w urzędzie pracy

Brak świadectwa pracy może utrudnić rejestrację jako osoba bezrobotna, ale warto poprosić urząd pracy o wskazanie, jakie dokumenty zastępcze może przyjąć. W praktyce pomocne są: umowa o pracę, wypowiedzenie albo porozumienie rozwiązujące umowę, potwierdzenia wypłat wynagrodzenia, PIT-11, zaświadczenia z ZUS, paski płacowe, przelewy bankowe oraz korespondencja z pracodawcą.

Jeżeli urząd odmawia rejestracji wyłącznie z powodu braku świadectwa pracy, warto żądać pisemnego rozstrzygnięcia lub pisemnej informacji o brakach i sposobie ich uzupełnienia. Taki dokument może być później dowodem w sprawie przeciwko pracodawcy o odszkodowanie na podstawie art. 99 § 1 i 2 Kodeksu pracy.

Jakie informacje powinno zawierać świadectwo pracy?

Zakres informacji zamieszczanych w świadectwie pracy określa art. 97 § 2 Kodeksu pracy oraz rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy. Dokument powinien zawierać między innymi informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu i podstawy prawnej rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy, wymiaru czasu pracy oraz danych potrzebnych do ustalenia uprawnień pracowniczych i z ubezpieczenia społecznego.

Jeżeli świadectwo zostanie wydane, ale zawiera błędy, pracownik może żądać jego sprostowania. Zgodnie z art. 97 § 2¹ Kodeksu pracy ma na to 14 dni od otrzymania świadectwa pracy. Pracodawca powinien odnieść się do wniosku o sprostowanie w terminie 7 dni. W razie odmowy albo braku reakcji pracownik może skierować sprawę do sądu pracy w terminach wynikających z art. 97 § 2¹ Kodeksu pracy.

FAQ

Czy pracodawca może wydać świadectwo pracy dopiero po rozliczeniu się z pracownikiem?

Nie. Art. 97 § 1³ Kodeksu pracy zakazuje uzależniania wydania świadectwa pracy od wcześniejszego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Pracodawca musi wydać dokument niezależnie od ewentualnych sporów finansowych lub majątkowych.

Ile czasu ma pracodawca na wydanie świadectwa pracy?

Co do zasady świadectwo powinno zostać wydane w dniu ustania stosunku pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych nie jest to możliwe, art. 97 § 1 Kodeksu pracy przewiduje doręczenie dokumentu w ciągu 7 dni.

Czy za brak świadectwa pracy grozi kara?

Tak. Zgodnie z art. 282 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy niewydanie świadectwa pracy w terminie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Pracodawcy grozi grzywna od 1000 zł do 30 000 zł.

Czy mogę żądać odszkodowania za brak świadectwa pracy?

Tak, jeżeli wykażesz szkodę i związek między szkodą a niewydaniem świadectwa. Art. 99 § 2 Kodeksu pracy ogranicza odszkodowanie za pozostawanie bez pracy z tego powodu do wynagrodzenia za maksymalnie 6 tygodni.

Co zrobić, gdy firma już nie istnieje?

Należy ustalić, czy istnieje następca prawny pracodawcy, syndyk, likwidator albo podmiot przechowujący dokumentację pracowniczą. Jeżeli wytoczenie powództwa przeciwko pracodawcy jest niemożliwe, art. 97¹ § 2 Kodeksu pracy pozwala wystąpić do sądu pracy z żądaniem ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy.

Podsumowanie

W opisanej sytuacji najrozsądniejsze jest szybkie działanie równolegle na kilku płaszczyznach: pisemne wezwanie pracodawcy do wydania świadectwa pracy, skarga do Państwowej Inspekcji Pracy oraz przygotowanie dokumentów potrzebnych do ewentualnego postępowania przed sądem pracy. Jeżeli brak dokumentu uniemożliwia rejestrację w urzędzie pracy albo podjęcie zatrudnienia, należy gromadzić dowody tej szkody.

Trzeba też pamiętać, że znaczenie ma nie tylko samo wydanie dokumentu, ale również prawidłowa treść świadectwa pracy. Błędy w świadectwie mogą wpływać na uprawnienia pracownicze, świadczenia z ubezpieczenia społecznego i sytuację u kolejnego pracodawcy.

Źródła

• Art. 23¹, art. 97, art. 97¹, art. 99, art. 282 § 1 pkt 3 i art. 300 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy – tekst aktu w ISAP.
• Art. 471 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny – tekst aktu w ISAP.
• Art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy – tekst aktu w ISAP.
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy – tekst aktu w ISAP.
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 10 listopada 1978 r., I PRN 107/78.
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 13 października 2004 r., II PK 36/04.