Zwolnienie ze szpitala odrzucone przez ZUS – co zrobić?

Czy ZUS może zakwestionować zwolnienie wystawione przez szpital?

Tak, ZUS może zakwestionować zwolnienie, jeżeli z e-ZLA wynika nieprawidłowy okres niezdolności do pracy, błędna data pobytu w szpitalu, niezgodność z dokumentacją medyczną albo inny błąd formalny. Nie oznacza to jednak automatycznie, że ubezpieczona traci prawo do świadczenia. Najpierw trzeba ustalić, czy błąd dotyczy samego zaświadczenia, czy rzeczywistego prawa do zasiłku.

W opisanej sytuacji istotne są dwie daty: okres pobytu w szpitalu oraz data wystawienia zaświadczenia. Sam fakt, że e-ZLA zostało wystawione później niż początek hospitalizacji, nie zawsze przekreśla sprawę, ponieważ przepisy przewidują szczególne zasady dla zaświadczeń stwierdzających pobyt w szpitalu. Problem powstaje wtedy, gdy data wystawienia, okres zwolnienia albo sposób przekazania dokumentu powodują, że ZUS nie może uznać go za prawidłowy dowód niezdolności do pracy.

W praktyce podobne problemy pojawiają się także przy dacie wystawienia, gdy w systemie widoczne są zwolnienia w tym samym czasie albo gdy jedno zwolnienie nachodzi na drugie. Wtedy trzeba wyjaśnić, które zaświadczenie dokumentuje właściwy okres i czy któreś z nich wymaga sprostowania.

Jak szpital powinien wystawić e-ZLA za pobyt w szpitalu?

Okres czasowej niezdolności do pracy przypadający na pobyt w szpitalu obejmuje okres od dnia przyjęcia do dnia wypisania ze szpitala. Dlatego prawidłowe zaświadczenie szpitalne powinno odpowiadać rzeczywistym datom hospitalizacji wynikającym z dokumentacji medycznej, w szczególności z karty informacyjnej leczenia szpitalnego.

Zaświadczenie lekarskie stwierdzające pobyt w szpitalu wystawia się co do zasady nie później niż w dniu wypisu. Jeżeli pobyt trwa dłużej niż 14 dni, zaświadczenie wystawia się co 14 dni. Przepisy przewidują też, że na wniosek ubezpieczonego zaświadczenie stwierdzające okres pobytu w szpitalu może być wystawione w terminie późniejszym. To ważny wyjątek, bo w sprawach szpitalnych nie można mechanicznie stosować wyłącznie ogólnej zasady dotyczącej zwykłego zwolnienia wstecznego.

Inaczej ocenia się zwolnienie obejmujące okres po zakończeniu pobytu w szpitalu. Do takiego zwolnienia stosuje się ogólne reguły orzekania o czasowej niezdolności do pracy, w tym zasadę, że zwykłe zwolnienie wsteczne może obejmować zasadniczo nie więcej niż 3 dni poprzedzające dzień badania, jeżeli wynik badania potwierdza niewątpliwą niezdolność do pracy w tym okresie.

Co zrobić, gdy ZUS odrzuca zwolnienie ze szpitala?

Najpierw należy sprawdzić, czy ZUS wydał formalną decyzję, czy tylko poinformował o problemie z dokumentem. To ważne, ponieważ od decyzji biegnie termin na odwołanie, natomiast przy samym błędzie technicznym albo formalnym często najpierw trzeba doprowadzić do sprostowania e-ZLA przez placówkę medyczną.

Praktycznie należy wykonać następujące kroki:

1. pobrać lub wydrukować informację o zakwestionowanym e-ZLA, decyzję ZUS albo korespondencję od płatnika zasiłku;
2. zebrać dokumentację medyczną, zwłaszcza kartę informacyjną leczenia szpitalnego, potwierdzenie daty przyjęcia i wypisu oraz dokumenty dotyczące porodu, jeżeli poród nastąpił bezpośrednio po hospitalizacji;
3. złożyć do szpitala pisemny wniosek o sprawdzenie i sprostowanie e-ZLA, wskazując dokładnie błędny okres, błędną datę albo brakujące dni;
4. zażądać, aby lekarz lub uprawniona osoba w placówce unieważniła błędne e-ZLA i wystawiła nowe, prawidłowe zaświadczenie, jeżeli błąd rzeczywiście wystąpił;
5. przekazać ZUS albo płatnikowi zasiłku wyjaśnienie wraz z dokumentacją, a po otrzymaniu decyzji odmownej — rozważyć odwołanie do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych.

W piśmie do szpitala warto powołać się na konkrety: datę przyjęcia, datę wypisu, numer e-ZLA, datę wystawienia zaświadczenia i informację, czego dotyczy zarzut ZUS. Samo ogólne żądanie „poprawienia zwolnienia” może nie wystarczyć, bo placówka powinna wiedzieć, czy chodzi o okres hospitalizacji, datę wystawienia, kod literowy, dane płatnika czy inny element zaświadczenia.

Sprostowanie błędnego e-ZLA

Jeżeli w e-ZLA popełniono błąd, lekarz powinien stwierdzić nieważność błędnego zaświadczenia i przekazać do ZUS informację o jego unieważnieniu. Jeżeli błąd wymaga wystawienia nowego zaświadczenia, lekarz przekazuje również nowe e-ZLA z prawidłowymi danymi. Zasadą jest wykonanie tych czynności w terminie 3 dni roboczych od dnia ustalenia błędu albo otrzymania informacji o błędzie.

Jeżeli przekazanie informacji lub nowego e-ZLA w tym terminie nie jest możliwe z przyczyn technicznych albo organizacyjnych, obowiązek powinien zostać wykonany nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od ustania tych przyczyn. W praktyce oznacza to, że pacjent powinien dopilnować, aby sprawa nie pozostała wyłącznie na poziomie ustnych wyjaśnień w rejestracji lub sekretariacie oddziału.

Wniosek o sprostowanie warto złożyć pisemnie i zachować potwierdzenie jego złożenia. Jeżeli szpital odmawia korekty, powinien wyjaśnić przyczynę. Odmowa może być istotnym dowodem w dalszym postępowaniu przed ZUS albo sądem.

Poród po hospitalizacji a zasiłek chorobowy i macierzyński

Jeżeli po pobycie w szpitalu nastąpił poród, trzeba oddzielić okres niezdolności do pracy przed porodem od okresu uprawniającego do zasiłku macierzyńskiego. Jeżeli pracownica nie korzystała z urlopu macierzyńskiego przed porodem, urlop macierzyński rozpoczyna się w dniu porodu. W przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie podstawowy urlop macierzyński trwa 20 tygodni.

Nieaktualne są informacje o dodatkowym urlopie macierzyńskim w wymiarze 2 tygodni. Obecnie po urlopie macierzyńskim funkcjonuje urlop rodzicielski, który przy urodzeniu jednego dziecka wynosi co do zasady do 41 tygodni, przy czym każdemu z rodziców przysługuje wyłączne prawo do 9 tygodni tego urlopu, którego nie można przenieść na drugiego rodzica.

Zasiłek chorobowy za okres ciąży wynosi zasadniczo 100% podstawy wymiaru i może przysługiwać maksymalnie przez 270 dni okresu zasiłkowego. Od dnia porodu podstawą wypłaty jest jednak zasadniczo zasiłek macierzyński, a nie dalsze zwolnienie chorobowe z powodu ciąży. Jeżeli zwolnienie szpitalne obejmuje okres bezpośrednio przed porodem, a poród nastąpił następnego dnia po wypisie, należy dopilnować prawidłowego rozdzielenia tych okresów.

W sprawach dotyczących świadczeń po porodzie przydatne może być także wyjaśnienie zasad przy odwołaniu od odmowy wypłaty zasiłku za urlop rodzicielski, zwłaszcza gdy ZUS kwestionuje dokumenty albo terminy złożenia wniosku.

Odwołanie od decyzji ZUS

Jeżeli ZUS wyda decyzję odmawiającą prawa do zasiłku albo odmawiającą wypłaty za konkretny okres, można złożyć odwołanie do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych za pośrednictwem jednostki ZUS, która wydała decyzję. Termin wynosi miesiąc od dnia doręczenia decyzji.

Odwołanie nie musi mieć rozbudowanej formy, ale powinno jasno wskazywać, z jaką decyzją ubezpieczony się nie zgadza, czego żąda oraz jakie dowody potwierdzają jego stanowisko. W sprawie błędnego zwolnienia ze szpitala najważniejsze dowody to: poprawione e-ZLA, karta informacyjna leczenia szpitalnego, potwierdzenie dat hospitalizacji, korespondencja ze szpitalem oraz dokumenty dotyczące porodu, jeżeli mają znaczenie dla rozdzielenia zasiłku chorobowego i macierzyńskiego.

Jeżeli szpital poprawi e-ZLA już po wydaniu decyzji ZUS, nadal warto nie przekraczać terminu odwołania. W odwołaniu można wskazać, że błąd miał charakter formalny, a rzeczywisty okres pobytu w szpitalu i niezdolności do pracy wynika z dokumentacji medycznej.

FAQ

Podsumowanie

W sprawie zwolnienia szpitalnego najważniejsze jest ustalenie, czy e-ZLA prawidłowo dokumentuje rzeczywisty okres hospitalizacji. Jeżeli szpital wystawił dokument z błędną datą albo błędnym okresem, należy wystąpić o sprostowanie zaświadczenia i zebrać dokumentację medyczną. Jeżeli ZUS wyda decyzję odmowną, trzeba pilnować miesięcznego terminu na odwołanie.

Poród bezpośrednio po hospitalizacji nie usuwa prawa do prawidłowego rozliczenia wcześniejszego okresu choroby, ale od dnia porodu zasadniczo rozpoczynają się uprawnienia macierzyńskie. Dlatego w takich sprawach trzeba precyzyjnie oddzielić okres zwolnienia chorobowego, okres hospitalizacji i okres zasiłku macierzyńskiego.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, tekst jednolity: Dz.U. 2025 poz. 501 - ELI.
2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 listopada 2015 r. w sprawie trybu i sposobu orzekania o czasowej niezdolności do pracy, wystawiania zaświadczenia lekarskiego oraz trybu i sposobu sprostowania błędu w zaświadczeniu lekarskim, Dz.U. 2015 poz. 2013 - ELI.
3. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, tekst jednolity: Dz.U. 2025 poz. 277 - ELI.
4. Informacje Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o e-ZLA i sprostowaniu błędu w e-ZLA - ZUS.