Etat w Polsce i działalność w Niemczech

Czy można mieć etat w Polsce i działalność gospodarczą w Niemczech?

Co do zasady tak. Sam fakt zatrudnienia w Polsce nie zamyka drogi do prowadzenia działalności gospodarczej w Niemczech. Można być pracownikiem w jednym państwie UE i jednocześnie prowadzić działalność na własny rachunek w innym państwie. Nie oznacza to jednak, że można pominąć rejestrację, podatki, ubezpieczenia społeczne albo obowiązki wobec pracodawcy.

Przed rozpoczęciem działalności warto sprawdzić umowę o pracę, regulamin pracy i ewentualną umowę o zakazie konkurencji. Jeżeli usługi świadczone w Niemczech są podobne do działalności polskiego pracodawcy, pojawia się ryzyko naruszenia obowiązku lojalności wobec pracodawcy. Znaczenie może mieć także wykorzystywanie czasu pracy, danych klientów, sprzętu lub informacji poufnych.

Czy istnieje 3-miesięczny okres prowadzenia działalności w Niemczech bez Gewerbe?

Nie ma ogólnej i bezpiecznej zasady, zgodnie z którą można w Niemczech przez 3 miesiące prowadzić regularną działalność gospodarczą bez Gewerbe i tylko później rozliczyć podatek. Jeżeli ktoś rozpoczyna w Niemczech samodzielne, powtarzalne i zarobkowe wykonywanie usług jako stałą działalność, powinien zgłosić Gewerbe we właściwym urzędzie.

W praktyce można spotkać się z sytuacjami, w których urząd przyjmuje zgłoszenie z datą wcześniejszego rozpoczęcia działalności. Nie należy jednak traktować tego jako zgody na działalność „na próbę” bez formalności. Opóźnione zgłoszenie może zostać ocenione jako naruszenie obowiązków administracyjnych, a w konkretnych przypadkach także jako praca nierejestrowana albo wykonywanie działalności bez wymaganych zgłoszeń.

Rejestracja Gewerbe w Niemczech

Jeżeli praca jako hostessa ma być wykonywana stale albo regularnie na terenie Niemiec, najczęściej właściwą drogą jest zgłoszenie działalności w Niemczech, czyli Gewerbeanmeldung. Zgłoszenia dokonuje się zwykle w urzędzie właściwym dla miejsca prowadzenia działalności, np. w Gewerbeamt lub Ordnungsamt. Po zgłoszeniu urząd przekazuje informacje m.in. do Finanzamt, który nadaje lub potwierdza numer podatkowy i ustala obowiązki podatkowe.

Sam meldunek w Niemczech może ułatwić formalności, ale nie rozstrzyga jeszcze, gdzie działalność powinna być zarejestrowana. Decydujące znaczenie ma to, gdzie działalność jest faktycznie wykonywana, czy ma charakter stały, gdzie pozyskiwani są klienci, gdzie znajduje się zaplecze organizacyjne i czy usługi są świadczone tylko przejściowo.

Działalność hostessy co do zasady nie należy do działalności szczególnie regulowanych, ale zawsze trzeba ocenić konkretny model pracy. Inne obowiązki mogą pojawić się, gdy usługi są powiązane z gastronomią, imprezami masowymi, sprzedażą alkoholu, pracą agencyjną, reklamą, ochroną danych albo pośrednictwem.

Kleingewerbe i Kleinunternehmerregelung, czyli co naprawdę oznacza mała działalność

W potocznym języku często używa się pojęcia Kleingewerbe, ale nie oznacza ono, że działalność można prowadzić bez zgłoszenia. Zwykle chodzi o małą działalność gospodarczą prowadzoną w uproszczony sposób. Osobną kwestią jest Kleinunternehmerregelung, czyli zwolnienie małych przedsiębiorców z VAT na podstawie § 19 niemieckiej ustawy o VAT.

Aktualnie, po zmianach obowiązujących od 2025 r., zasadnicze znaczenie mają progi 25 000 euro i 100 000 euro. Przedsiębiorca może korzystać ze zwolnienia z niemieckiego VAT, jeżeli jego całkowity obrót w poprzednim roku nie przekroczył 25 000 euro, a w bieżącym roku nie przekracza 100 000 euro. W roku rozpoczęcia działalności istotny jest limit 25 000 euro. Przekroczenie właściwego limitu powoduje skutki podatkowe już w roku, w którym do niego dochodzi.

To zwolnienie dotyczy VAT, a nie samego obowiązku rejestracji działalności. Nie zwalnia też z obowiązku rozliczenia podatku dochodowego, prowadzenia wymaganej ewidencji, prawidłowego wystawiania rachunków lub faktur ani kontaktu z Finanzamt. W razie świadczenia usług transgranicznych trzeba dodatkowo sprawdzić, gdzie powstaje obowiązek podatkowy i czy w grę wchodzą procedury dla małych przedsiębiorców w innym państwie UE.

Działalność zarejestrowana w Polsce a wykonywanie usług w Niemczech

Zarejestrowanie działalności w Polsce może być wystarczające, gdy usługi w Niemczech mają rzeczywiście charakter transgraniczny, przejściowy i pomocniczy wobec działalności prowadzonej głównie w Polsce. Chodzi o sytuacje, w których przedsiębiorca ma realne centrum działalności w Polsce, a do Niemiec wyjeżdża tylko czasowo w celu wykonania określonych zleceń.

Inaczej należy ocenić sytuację, w której osoba mieszka lub stale przebywa w Niemczech, pozyskuje niemieckich klientów, wykonuje usługi głównie na niemieckim rynku, reklamuje się tam i nie prowadzi faktycznej działalności w Polsce. Wtedy sama polska rejestracja może nie wystarczyć, a niemiecki urząd może uznać, że działalność powinna być zgłoszona w Niemczech.

ZUS, A1 i ubezpieczenia społeczne przy pracy w dwóch państwach

Przy równoczesnym zatrudnieniu w Polsce i prowadzeniu działalności na własny rachunek w Niemczech trzeba odrębnie ustalić, któremu systemowi ubezpieczeń społecznych podlega dana osoba. Zgodnie z zasadami koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w UE osoba wykonująca pracę najemną w jednym państwie i działalność na własny rachunek w innym państwie zasadniczo podlega ustawodawstwu państwa, w którym wykonuje pracę najemną.

W opisanym modelu może to oznaczać podleganie polskim przepisom ubezpieczeniowym, ale nie warto opierać się wyłącznie na ogólnej zasadzie. Dla bezpieczeństwa należy wystąpić do ZUS o zaświadczenie A1. Dokument A1 potwierdza, któremu ustawodawstwu ubezpieczeniowemu podlega dana osoba i może być potrzebny podczas kontroli w Niemczech albo przy kontaktach z niemieckimi instytucjami.

Jeżeli zakres pracy w Niemczech jest duży, okresy pracy się zmieniają, dochodzi do kilku zleceniodawców, zmienia się miejsce zamieszkania albo pojawia się zatrudnienie także w Niemczech, ocena może wymagać dokładnej analizy dokumentów.

Podatki przy działalności w Niemczech i meldunek

Meldunek w Niemczech nie jest jedynym kryterium rezydencji podatkowej. Znaczenie mają m.in. miejsce zamieszkania, centrum interesów życiowych, długość pobytu, miejsce wykonywania pracy, źródło dochodów i treść umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Dlatego jedna osoba może mieć obowiązki podatkowe w Niemczech, w Polsce albo w obu państwach, z zastosowaniem odpowiedniej metody unikania podwójnego opodatkowania.

Jeżeli działalność jest wykonywana fizycznie w Niemczech i przynosi tam dochód, trzeba liczyć się z obowiązkami wobec niemieckiego Finanzamt. Jeżeli podatnik pozostaje polskim rezydentem podatkowym, dochody zagraniczne mogą wymagać wykazania także w polskim rozliczeniu rocznym. W praktyce warto ustalić to przed rozpoczęciem świadczenia usług, a nie dopiero po otrzymaniu pierwszych przelewów.

Kiedy lepsze będzie Gewerbe w Niemczech, a kiedy działalność w Polsce?

Gewerbe w Niemczech będzie zwykle właściwe, gdy działalność ma być wykonywana stale w Niemczech, dla niemieckich klientów, w niemieckim miejscu zamieszkania lub przy realnym zapleczu organizacyjnym w Niemczech. Dotyczy to zwłaszcza regularnych zleceń hostessy na targach, eventach, promocjach albo imprezach organizowanych przez niemieckie podmioty.

Działalność zarejestrowana w Polsce może być rozważana wtedy, gdy działalność ma centrum w Polsce, a usługi w Niemczech są tylko czasowe, sporadyczne i transgraniczne. W takim wariancie trzeba jednak zadbać o dokumenty potwierdzające rzeczywiste prowadzenie działalności w Polsce, rozliczenia podatkowe, A1 oraz umowy ze zleceniodawcami.

Nie warto opierać decyzji wyłącznie na tym, gdzie formalnie łatwiej założyć firmę. Organy niemieckie i polskie mogą oceniać rzeczywisty charakter działalności, a nie tylko wpis w rejestrze.

FAQ

Czy mogę pracować na etacie w Polsce i mieć Gewerbe w Niemczech?

Tak, zasadniczo jest to możliwe. Trzeba jednak sprawdzić umowę o pracę, ewentualny zakaz konkurencji, obowiązki wobec pracodawcy oraz zasady podatkowe i ubezpieczeniowe.

Czy przez 3 miesiące mogę pracować w Niemczech bez rejestracji działalności?

Nie ma ogólnej reguły pozwalającej przez 3 miesiące prowadzić regularną działalność w Niemczech bez Gewerbe. Jeżeli działalność ma charakter stały i zarobkowy, powinna zostać zgłoszona we właściwym urzędzie.

Czy Kleingewerbe trzeba rejestrować?

Tak. Kleingewerbe nie oznacza działalności bez rejestracji. To raczej potoczne określenie małej działalności. Zwolnienie z VAT dla małych przedsiębiorców jest osobną instytucją podatkową i nie usuwa obowiązku zgłoszenia działalności.

Czy mogę założyć działalność w Polsce i wykonywać ją w Niemczech?

Może to być możliwe przy rzeczywistym, czasowym świadczeniu usług transgranicznych. Jeżeli jednak działalność jest faktycznie stała, wykonywana głównie w Niemczech i skierowana do niemieckich klientów, niemiecka rejestracja może być konieczna.

Gdzie płaci się składki, gdy etat jest w Polsce, a działalność w Niemczech?

Przy pracy najemnej w Polsce i działalności na własny rachunek w innym państwie UE co do zasady właściwe może być ustawodawstwo państwa zatrudnienia, czyli Polski. Należy jednak uzyskać zaświadczenie A1 z ZUS, bo to ono potwierdza właściwy system ubezpieczeń.

Czy meldunek w Niemczech oznacza automatycznie obowiązek podatkowy tylko w Niemczech?

Nie. Meldunek jest ważny, ale nie przesądza samodzielnie o rezydencji podatkowej i miejscu rozliczenia wszystkich dochodów. Liczy się całokształt sytuacji, w tym centrum interesów życiowych, długość pobytu i źródła dochodu.

Źródła

• § 14 Gewerbeordnung – Gewerbeanzeige
• § 4 Gewerbeordnung – transgraniczne świadczenie usług
• § 19 Umsatzsteuergesetz – Kleinunternehmerregelung
• Rozporządzenie (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego
• ZUS – zaświadczenie A1 dla osoby wykonującej pracę najemną i pracę na własny rachunek w różnych państwach