Nazwisko pisane małą literą w dowodzie osobistym

Czy urząd może wpisać nazwisko w dowodzie osobistym małą literą?

Co do zasady nie. Aktualne przepisy dotyczące wzoru dowodu osobistego przewidują, że dowód osobisty ma formę karty spersonalizowanej przy użyciu wielkich liter. W praktyce oznacza to, że dane widoczne w warstwie graficznej dokumentu, w tym nazwisko i imię albo imiona, są nanoszone wielkimi literami.

Dlatego partykuła nazwiska, np. „de”, „del”, „van”, „von” albo „du”, zostanie w polskim dowodzie osobistym zapisana jako „DE”, „DEL”, „VAN”, „VON” albo „DU”. Nie jest to pozbawienie obywatela nazwiska ani urzędowa zmiana nazwiska. To sposób technicznej personalizacji dokumentu tożsamości.

Ważne jest również to, że starsze przepisy przywoływane w dawnych poradach, w tym regulacje z 2009 r. dotyczące dawnego wzoru dowodu, nie są już właściwą podstawą prawną. Obecnie podstawą oceny jest ustawa o dowodach osobistych oraz aktualne rozporządzenie w sprawie wzoru dowodu osobistego.

Partykuła nazwiska a dane w dowodzie osobistym

Nazwisko może być dobrem osobistym, a jego prawidłowe brzmienie powinno wynikać przede wszystkim z aktów stanu cywilnego oraz rejestru PESEL. Czym innym jest jednak brzmienie nazwiska, a czym innym graficzny zapis danych na blankiecie dowodu osobistego. Jeżeli w rejestrze widnieje nazwisko „de Kowalski”, a w dowodzie zapisano „DE KOWALSKI”, to najczęściej nie mamy do czynienia ze zmianą nazwiska, lecz z zastosowaniem wymaganego sposobu personalizacji dokumentu.

Inaczej byłoby wtedy, gdyby urząd pominął część nazwiska, zmienił kolejność jego członów, wpisał inną pisownię niż wynika z akt stanu cywilnego albo błędnie przeniósł dane z rejestru. W takiej sytuacji należy żądać wyjaśnienia, na jakich danych organ się oparł, i domagać się poprawienia błędu.

Co zrobić, gdy urząd odmawia zapisu małą literą?

Jeżeli chodzi wyłącznie o zapis partykuły małą literą, urząd ma mocny argument: aktualny wzór dowodu osobistego zakłada personalizację wielkimi literami. W praktyce samo powołanie się na tradycję rodzinną, pisownię zagraniczną albo ochronę dóbr osobistych może nie wystarczyć do uzyskania dowodu z partykułą pisaną małą literą.

Jeżeli organ gminy wyda decyzję o odmowie wydania dowodu osobistego albo inną decyzję rozstrzygającą sprawę, należy kierować się pouczeniem zawartym w decyzji. Organem odwoławczym od decyzji organu gminy w sprawach dowodów osobistych jest wojewoda. Odwołanie wnosi się za pośrednictwem organu, który wydał decyzję, zasadniczo w terminie 14 dni od jej doręczenia. W sprawie odmowy wydania dowodu osobistego przepisy przewidują także 14-dniowy termin na rozpatrzenie odwołania od daty jego złożenia.

Po decyzji organu odwoławczego możliwa jest skarga do wojewódzkiego sądu administracyjnego. Standardowo wnosi się ją w terminie 30 dni od doręczenia rozstrzygnięcia, za pośrednictwem organu, który wydał zaskarżoną decyzję. Przed podjęciem takiego kroku warto jednak ocenić, czy spór dotyczy rzeczywistego błędu w danych, czy jedynie wielkości liter wynikającej z wzoru dokumentu.

Gdy problemem są błędne dane, a nie wielkie litery

Jeżeli w dowodzie osobistym nazwisko jest zapisane wielkimi literami, ale jego brzmienie odpowiada danym w rejestrze, zwykle nie ma podstaw do zarzutu błędnej personalizacji. Jeżeli jednak nazwisko w rejestrze PESEL, akcie urodzenia albo akcie małżeństwa jest inne niż to, które ma znaleźć się w dowodzie, sprawę trzeba zacząć od ustalenia, gdzie powstała rozbieżność.

W zależności od sytuacji może być potrzebne sprostowanie aktu stanu cywilnego, aktualizacja danych w rejestrze PESEL albo złożenie wniosku o zmianę imienia lub nazwiska. Sam wniosek o nowy dowód osobisty nie naprawi błędnych danych źródłowych, ponieważ organ wydający dowód korzysta z informacji znajdujących się w rejestrach publicznych.

FAQ

Czy zapis „DE” zamiast „de” oznacza zmianę nazwiska?

Nie. Jeżeli wszystkie człony nazwiska zostały zachowane, a zmieniono tylko wielkość liter, jest to sposób zapisu danych w dowodzie osobistym. Nazwisko jako dane osobowe nadal wynika z akt stanu cywilnego i rejestru PESEL.

Czy mogę żądać dowodu z partykułą „de” pisaną małą literą?

Można zgłosić taki wniosek, ale urząd najpewniej odmówi odstępstwa od wzoru dokumentu, ponieważ dowód osobisty jest personalizowany wielkimi literami. Skuteczniejsze może być działanie wtedy, gdy urząd błędnie wpisał samo brzmienie nazwiska.

Do kogo składa się odwołanie od decyzji w sprawie dowodu osobistego?

Od decyzji organu gminy w sprawach dowodów osobistych odwołanie kieruje się do wojewody za pośrednictwem organu, który wydał decyzję. Nie jest to obecnie sprawa rozpoznawana przez Samorządowe Kolegium Odwoławcze.

Kiedy warto składać skargę do WSA?

Skarga do wojewódzkiego sądu administracyjnego ma sens zwłaszcza wtedy, gdy organ błędnie zastosował przepisy, pominął część nazwiska albo nieprawidłowo ustalił dane. Jeżeli spór dotyczy wyłącznie wielkich liter wymaganych we wzorze dokumentu, szanse powodzenia mogą być ograniczone.

Podsumowanie

Polski dowód osobisty jest personalizowany wielkimi literami, dlatego nazwiska zawierające partykuły pisane tradycyjnie małą literą również pojawiają się w dokumencie wersalikami. Taki zapis nie oznacza zmiany nazwiska ani pozbawienia prawa do posługiwania się jego prawidłowym brzmieniem w innych dokumentach. Jeżeli urząd pominie część nazwiska albo oprze się na błędnych danych, sprawę należy wyjaśniać przez sprostowanie danych źródłowych lub przez środki odwoławcze. Od decyzji organu gminy odwołanie kieruje się do wojewody, a po wyczerpaniu trybu administracyjnego możliwa jest skarga do WSA.

Źródła

1. Ustawa z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych, tekst jednolity: Dz.U. 2025 poz. 1753 — ELI.
2. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 23 lipca 2025 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego, jego wydawania i odbioru oraz utraty, uszkodzenia, unieważnienia i zwrotu, Dz.U. 2025 poz. 1031 — ELI.
3. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. — Kodeks postępowania administracyjnego — ELI.
4. Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. — Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi — ELI.