Umowa lojalnościowa a zwrot kosztów szkolenia po końcu umowy

Od czego zależy obowiązek zwrotu kosztów szkolenia lub studiów?

Odpowiedź zależy przede wszystkim od daty zawarcia umowy szkoleniowej oraz od tego, jak doszło do ustania stosunku pracy. W praktyce inaczej ocenia się porozumienia podpisane przed 16 lipca 2010 r., a inaczej te zawarte później, gdy weszły w życie obecne przepisy dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników.

Obecnie kwestie te reguluje art. 103(1)-103(6) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Zgodnie z art. 103(1) § 1 Kodeksu pracy przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Natomiast zasady zwrotu kosztów reguluje przede wszystkim art. 103(5) Kodeksu pracy.

Jeżeli jednak umowa lojalnościowa została zawarta przed wejściem w życie obecnych przepisów, jej skutki trzeba oceniać z uwzględnieniem stanu prawnego obowiązującego w chwili jej podpisania, w tym dawnych regulacji wykonawczych. W takich sprawach znaczenie ma konkretny stan faktyczny i treść samej umowy.

Kiedy pracownik musi zwrócić koszty podnoszenia kwalifikacji?

W aktualnym stanie prawnym pracownik może zostać zobowiązany do zwrotu kosztów tylko w sytuacjach wskazanych w art. 103(5) Kodeksu pracy. Chodzi o przypadki, gdy pracownik:

1. bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji albo je przerwie,
2. w okresie wskazanym w umowie, nie dłuższym niż 3 lata, rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia z powodu mobbingu na podstawie art. 94(3) § 4 Kodeksu pracy,
3. w tym samym okresie pracodawca rozwiąże z nim umowę bez wypowiedzenia z jego winy na podstawie art. 52 Kodeksu pracy.

Wprost wynika z tego, że katalog sytuacji powodujących zwrot kosztów jest zamknięty. Pracodawca nie może skutecznie rozszerzyć go dowolnym zapisem umownym, jeżeli byłby on mniej korzystny dla pracownika niż przepisy prawa pracy. Zakazuje tego art. 18 § 1 i § 2 Kodeksu pracy.

Jeżeli chcesz porównać zasady, na jakich działa umowa lojalnościowa, warto zawsze sprawdzić, czy dokument dotyczył faktycznie podnoszenia kwalifikacji zawodowych w rozumieniu Kodeksu pracy, czy raczej miał charakter odrębnego zobowiązania.

Czy wygaśnięcie umowy terminowej powoduje zwrot kosztów?

Co do zasady – nie. Jeżeli umowa o pracę rozwiązuje się z upływem czasu, na jaki została zawarta, to nie jest to rozwiązanie przez pracownika za wypowiedzeniem ani rozwiązanie przez pracodawcę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

W obecnym stanie prawnym umowa o pracę na czas określony rozwiązuje się z upływem terminu, na który została zawarta, zgodnie z art. 30 § 1 pkt 4 Kodeksu pracy. Taki sposób ustania stosunku pracy nie został wymieniony w art. 103(5) Kodeksu pracy jako podstawa żądania zwrotu kosztów.

Dlatego jeśli pracownik po prostu nie podpisuje kolejnej umowy, a dotychczasowa umowa terminowa dobiega końca, sam ten fakt zazwyczaj nie daje pracodawcy podstawy do żądania zwrotu kosztów szkolenia lub studiów finansowanych jako podnoszenie kwalifikacji zawodowych.

Podobnie należy ocenić starsze stany faktyczne oparte na dawnych przepisach: również wtedy znaczenie miało to, czy doszło do ustania zatrudnienia z przyczyn wymienionych w obowiązujących wówczas regulacjach. Jeżeli stosunek pracy kończył się wskutek upływu terminu umowy, zwykle brak było podstaw do zwrotu kosztów tylko z tego powodu.

Jakie koszty pracodawca może odzyskać?

Nie każdy wydatek związany z zatrudnieniem można przerzucić na pracownika. W przypadku podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracodawca może finansować świadczenia dodatkowe, o których mowa w art. 103(3) Kodeksu pracy, czyli w szczególności opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie.

Jeżeli powstanie obowiązek zwrotu, dotyczy on właśnie takich kosztów i to w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu nauki albo do okresu nieukończonego zobowiązania lojalnościowego – zgodnie z art. 103(5) zdanie końcowe Kodeksu pracy.

Nie podlegają natomiast zwrotowi świadczenia, do których pracownik miał ustawowe prawo niezależnie od dodatkowej umowy, np. urlop szkoleniowy i zwolnienie z całości lub części dnia pracy przewidziane w art. 103(1) § 2 oraz art. 103(2) Kodeksu pracy.

W praktyce spór często dotyczy tego, czy dane szkolenie było elementem zwykłego wykonywania pracy, czy rzeczywiście podnoszeniem kwalifikacji. Przy niektórych kursach lub certyfikatach znaczenie może mieć też to, czy były to obowiązkowe szkolenia związane bezpośrednio z organizacją pracy i poleceniem służbowym.

Czy pracownik musi przedstawić średnią ocen po zakończeniu umowy?

To zależy od treści zawartego porozumienia. Jeżeli pracodawca finansował studia pod warunkiem osiągnięcia określonej średniej, a obowiązek udokumentowania wyników został wyraźnie wpisany do umowy, pracodawca może oczekiwać przedstawienia dokumentu potwierdzającego spełnienie tego warunku.

Nie wynika to jednak automatycznie z samych przepisów o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych. Jest to kwestia konkretnego zobowiązania umownego. Taki zapis nie musi być związany z wcześniejszym rozwiązaniem stosunku pracy, lecz z zasadami rozliczenia finansowania studiów.

Jeżeli więc semestr kończy się już po ustaniu zatrudnienia, ale umowa uzależniała dofinansowanie od uzyskania wskazanej średniej i jej wykazania, pracodawca może mieć podstawy do żądania dokumentu. Ocena, czy może potem dochodzić zwrotu określonej części kosztów, zależy od brzmienia umowy, zasad rozliczenia świadczenia oraz od tego, czy postanowienie nie narusza art. 18 Kodeksu pracy albo ogólnych zasad prawa cywilnego stosowanych odpowiednio do zobowiązań umownych.

Tabela: kiedy zwrot kosztów jest możliwy?

Co zrobić, gdy pracodawca żąda zwrotu?

Najpierw warto sprawdzić:

• kiedy podpisano umowę szkoleniową,
• czy szkolenie lub studia były podnoszeniem kwalifikacji w rozumieniu art. 103(1) § 1 Kodeksu pracy,
• jaki był dokładny sposób ustania stosunku pracy,
• jakie koszty zostały rzeczywiście sfinansowane przez pracodawcę,
• czy żądana kwota została obliczona proporcjonalnie,
• czy w umowie nie ma postanowień mniej korzystnych niż przepisy prawa pracy.

Jeżeli pracodawca wysyła wezwanie do zapłaty, dobrze jest odpowiedzieć na piśmie i wskazać podstawy prawne swojego stanowiska. W sporze sądowym pracodawca musi wykazać zarówno istnienie ważnej podstawy do żądania zwrotu, jak i wysokość poniesionych kosztów.

Przykłady

Poniższe sytuacje pokazują, jak w praktyce ocenia się obowiązek zwrotu kosztów szkolenia lub studiów.

FAQ

Czy brak podpisania nowej umowy o pracę oznacza naruszenie umowy lojalnościowej?

Nie. Jeżeli dotychczasowa umowa kończy się z upływem czasu, na jaki została zawarta, a pracownik nie składa wypowiedzenia, to zwykle nie powstaje obowiązek zwrotu kosztów tylko z tego powodu.

Czy pracodawca może wpisać do umowy dowolną karę za odejście po szkoleniu?

Nie w zakresie stosunku pracy. Postanowienia mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy są nieważne w tej części na podstawie art. 18 § 2 Kodeksu pracy.

Jaki maksymalny okres lojalności może przewidywać umowa?

Obecnie nie dłuższy niż 3 lata od ukończenia podnoszenia kwalifikacji zawodowych, zgodnie z art. 103(5) Kodeksu pracy.

Czy pracownik zwraca pełną kwotę kosztów?

Nie zawsze. Jeżeli obowiązek zwrotu w ogóle powstał, kwotę ustala się proporcjonalnie do okresu zatrudnienia po ukończeniu nauki albo do okresu niewykonanego zobowiązania.

Czy każde szkolenie daje pracodawcy prawo do zwrotu kosztów?

Nie. Znaczenie ma to, czy było to podnoszenie kwalifikacji zawodowych w rozumieniu Kodeksu pracy, czy zwykłe szkolenie związane z wykonywaniem obowiązków pracowniczych.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 18, art. 30 § 1 pkt 4, art. 52, art. 94(3) § 4 oraz art. 103(1)-103(6).
• Ustawa z dnia 20 maja 2010 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 2010 nr 105 poz. 655).
• W sprawach starszych umów – przepisy obowiązujące w dacie zawarcia porozumienia, w tym rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych – w zakresie historycznym.