Wprowadzenie pracy zmianowej do istniejącej umowy o pracę

Na czym polega praca zmianowa?

Praca zmianowa to wykonywanie pracy według ustalonego rozkładu czasu pracy, który przewiduje zmianę pory wykonywania pracy przez poszczególnych pracowników po upływie określonej liczby godzin, dni lub tygodni. Taką definicję zawiera art. 128 § 2 pkt 1 Kodeksu pracy.

Oznacza to, że nie chodzi tylko o jednorazowe przesunięcie godzin pracy jednego pracownika, lecz o określony sposób organizacji pracy. Pracownicy mogą wykonywać pracę raz rano, raz po południu, raz w nocy albo według innego harmonogramu, o ile rozkład jest zgodny z przepisami o czasie pracy.

Zgodnie z art. 146 Kodeksu pracy praca zmianowa jest dopuszczalna bez względu na stosowany system czasu pracy. Może więc występować zarówno w podstawowym systemie czasu pracy, jak i w systemach równoważnych, jeżeli spełnione są warunki przewidziane dla danego systemu.

Czy wprowadzenie pracy zmianowej wymaga aneksu do umowy?

To zależy od treści umowy o pracę i dokumentów obowiązujących u pracodawcy. Jeżeli w umowie zapisano jedynie stanowisko, wymiar etatu i miejsce pracy, a godziny pracy wynikają z regulaminu pracy, obwieszczenia albo bieżących grafików, pracodawca może co do zasady zmienić organizację czasu pracy bez aneksu do umowy. Musi jednak zrobić to w prawidłowym trybie.

Inaczej będzie wtedy, gdy w umowie o pracę wpisano, że pracownik wykonuje pracę np. od poniedziałku do piątku w godzinach 9.00–17.00 albo że praca nie obejmuje weekendów. W takiej sytuacji zmiana na system 24/7 może dotyczyć istotnego warunku pracy. Jeżeli pracownik nie zgodzi się na porozumienie zmieniające, pracodawca powinien zastosować wypowiedzenie zmieniające.

Wypowiedzenie zmieniające polega na tym, że pracodawca wypowiada dotychczasowe warunki pracy lub płacy i proponuje nowe. Jeżeli pracownik odmówi ich przyjęcia, umowa rozwiąże się z upływem okresu wypowiedzenia. Jeżeli pracownik nie złoży odmowy w terminie wynikającym z art. 42 § 3 Kodeksu pracy, przyjmuje się, że wyraził zgodę na nowe warunki, pod warunkiem że pismo pracodawcy zawierało właściwe pouczenie.

Jak pracodawca powinien zmienić rozkład czasu pracy?

Systemy i rozkłady czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe ustala się w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym i nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy. Wynika to z art. 150 § 1 Kodeksu pracy.

Jeżeli pracodawca chce wprowadzić pracę zmianową, powinien najpierw sprawdzić, czy obecne przepisy wewnątrzzakładowe już na to pozwalają. Jeżeli nie, konieczna jest ich zmiana. Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Tę zasadę stosuje się odpowiednio także do obwieszczenia o czasie pracy.

Jeżeli pracodawcą jest spółka, osobno może pojawić się pytanie, który organ jest właściwy do przyjęcia takiego aktu; zobacz zasady zatwierdzenia regulaminu pracy w spółce.

Sam grafik zmianowy powinien być podany pracownikowi z odpowiednim wyprzedzeniem. Co do zasady rozkład czasu pracy sporządza się na okres co najmniej 1 miesiąca, a pracodawca przekazuje go pracownikowi co najmniej 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, którego grafik dotyczy. Przepisy przewidują od tej zasady wyjątki, m.in. gdy rozkład wynika bezpośrednio z prawa pracy, obwieszczenia albo umowy o pracę.

Praca zmianowa 24/7, weekendy i święta

Praca zmianowa może obejmować także niedziele i święta, ponieważ art. 151¹⁰ Kodeksu pracy dopuszcza pracę w takie dni m.in. przy pracy zmianowej. Nie oznacza to jednak, że pracodawca może dowolnie planować pracę bez dni wolnych.

Za pracę w niedzielę pracodawca powinien zapewnić inny dzień wolny w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających taką niedzielę albo następujących po niej. Jeżeli nie jest to możliwe, dzień wolny powinien zostać udzielony do końca okresu rozliczeniowego, a dopiero gdy i to nie jest możliwe, pracownikowi przysługuje odpowiedni dodatek. Za pracę w święto inny dzień wolny powinien być udzielony w ciągu okresu rozliczeniowego.

Pracownik pracujący w niedziele powinien korzystać co najmniej raz na 4 tygodnie z niedzieli wolnej od pracy, chyba że jest zatrudniony w systemie pracy weekendowej. Jeżeli grafik obejmuje noc, pracownikowi przysługuje dodatek za każdą godzinę pracy w porze nocnej, wynoszący 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Trzeba też odróżnić zwykłą pracę zmianową od pracy w systemie, w którym technologia lub organizacja wymaga nieprzerwanej pracy zakładu. W praktyce może mieć znaczenie, czy chodzi o zwykłe zmiany, czy o ruch ciągły, bo ten drugi system ma dodatkowe zasady rozliczania czasu pracy.

Odpoczynek dobowy i tygodniowy przy pracy zmianowej

Nawet przy pracy zmianowej pracownikowi przysługuje co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie. Co do zasady przysługuje mu także co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdym tygodniu, obejmującego co najmniej 11 godzin odpoczynku dobowego.

Przy przejściu pracownika na inną zmianę tygodniowy odpoczynek może być krótszy niż 35 godzin, ale nie może być krótszy niż 24 godziny. Nie jest więc dopuszczalne takie układanie grafiku, które stale pozbawia pracownika realnego wypoczynku między zmianami.

Pracodawca musi również pamiętać o ograniczeniach szczególnych. Pracownicy w ciąży nie wolno zatrudniać w porze nocnej ani w godzinach nadliczbowych. Pracownika wychowującego dziecko do ukończenia 8 roku życia nie wolno bez jego zgody zatrudniać m.in. w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych ani delegować poza stałe miejsce pracy.

Czy pracownik musi zgodzić się na zmianę czasu pracy?

Jeżeli pracodawca prawidłowo wprowadził pracę zmianową w regulaminie, układzie zbiorowym albo obwieszczeniu, a dotychczasowe godziny pracy nie były zagwarantowane w umowie, pracownik co do zasady powinien stosować się do nowego rozkładu czasu pracy. Odmowa wykonywania pracy zgodnie z prawidłowym grafikiem może być potraktowana jako naruszenie obowiązków pracowniczych.

Jeżeli jednak zmiana dotyczy warunków uzgodnionych indywidualnie w umowie albo narusza przepisy o czasie pracy, odpoczynku, pracy w nocy, rodzicielstwie lub BHP, pracownik ma podstawy, aby kwestionować sposób jej wprowadzenia. W razie sporu znaczenie mają przede wszystkim: umowa o pracę, informacja o warunkach zatrudnienia, regulamin pracy, obwieszczenie, harmonogramy oraz praktyka stosowana u pracodawcy.

Sąd Najwyższy w wyroku z 2 kwietnia 1998 r. (I PKN 559/97) wskazał, że istotna zmiana rozkładu czasu pracy uzgodnionego przez pracodawcę z pracownikiem wymaga wypowiedzenia warunków pracy albo porozumienia stron. To nadal ważna praktyczna wskazówka przy ocenie, czy w danej sprawie wystarczy polecenie pracodawcy, czy potrzebne jest formalne wypowiedzenie zmieniające.

Podsumowanie

Jeżeli w umowie o pracę nie ma określonych godzin pracy, a dotychczasowa praca od 9.00 do 17.00 wynikała tylko z organizacji pracy, pracodawca może wprowadzić system zmianowy 24/7, ale powinien zrobić to przez właściwe akty wewnątrzzakładowe i z zachowaniem przepisów o czasie pracy. Pracownik nie zawsze otrzyma aneks, bo nie każda zmiana grafiku jest zmianą umowy.

Jeżeli jednak stałe godziny, brak pracy w weekendy albo określony model pracy były elementem umowy lub indywidualnego porozumienia, pracodawca powinien uzyskać zgodę pracownika albo zastosować wypowiedzenie zmieniające. Podobnie indywidualnej analizy wymaga sytuacja, gdy zmianie rozkładu towarzyszy zmiana stanowiska, zakresu obowiązków lub warunków zdrowotnych pracy.

FAQ

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, tekst jednolity: Dz.U. 2025 poz. 277, w szczególności art. 42, art. 128–133, art. 146–151¹² oraz art. 178.
• Dyrektywa 2003/88/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 4 listopada 2003 r. dotycząca niektórych aspektów organizacji czasu pracy, w szczególności art. 2 pkt 5.
• Wyrok Sądu Najwyższego z 2 kwietnia 1998 r., I PKN 559/97, OSNP 1999/6/205.