Zatwierdzenie regulaminu pracy w spółce

Kto zatwierdza regulamin pracy w spółce z o.o.?

Regulamin pracy jest aktem prawa zakładowego, który określa organizację i porządek w procesie pracy oraz prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Kodeks pracy nie przewiduje odrębnej procedury zatwierdzania regulaminu pracy przez zgromadzenie wspólników spółki z o.o.

W spółce z o.o. pracodawcą jest sama spółka, natomiast czynności w sprawach z zakresu prawa pracy wykonuje osoba albo organ zarządzający tą jednostką, ewentualnie inna wyznaczona do tego osoba. W praktyce będzie to najczęściej zarząd, ponieważ zgodnie z Kodeksem spółek handlowych zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje spółkę.

Dlatego, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, wystarczające jest ustalenie regulaminu pracy przez zarząd. Dla celów dowodowych i organizacyjnych warto zrobić to w formie uchwały zarządu albo zarządzenia pracodawcy, ale nie oznacza to automatycznie konieczności uzyskania uchwały zgromadzenia wspólników.

Kiedy potrzebna jest uchwała zgromadzenia wspólników?

Uchwała zgromadzenia wspólników będzie potrzebna tylko wtedy, gdy taki obowiązek wynika z umowy spółki, regulacji wewnętrznych albo wcześniejszej uchwały przekazującej określone sprawy do decyzji wspólników. Sam Kodeks pracy nie nakazuje zatwierdzania regulaminu pracy przez wspólników.

Trzeba więc sprawdzić przede wszystkim umowę spółki. Jeżeli nie ma w niej zapisu, że regulaminy wewnętrzne, regulaminy pracy albo akty organizacyjne dotyczące pracowników wymagają zatwierdzenia przez zgromadzenie wspólników, zarząd może działać samodzielnie jako organ pracodawcy.

Brak rady nadzorczej nie zmienia tej oceny. Jeżeli rada nadzorcza nie funkcjonuje i nie ma w umowie spółki szczególnego wymogu uzyskania jej zgody, sam brak tego organu nie blokuje wprowadzenia regulaminu pracy.

Obowiązek tworzenia regulaminu pracy

Aktualnie próg obowiązkowego regulaminu pracy jest inny niż w starszych opracowaniach. Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników wprowadza regulamin pracy, chyba że w zakresie organizacji i porządku pracy obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy.

Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników może wprowadzić regulamin pracy dobrowolnie. Jeżeli jednak zatrudnia co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, musi wprowadzić regulamin pracy, gdy zakładowa organizacja związkowa wystąpi z takim wnioskiem, chyba że sprawy objęte regulaminem są już uregulowane w układzie zbiorowym pracy.

W opisanej sytuacji spółka zatrudniająca 12 pracowników nie ma ustawowego obowiązku wprowadzenia regulaminu pracy tylko z powodu liczby zatrudnionych. Może jednak przyjąć go dobrowolnie, jeżeli chce uporządkować zasady organizacji pracy, potwierdzania obecności, usprawiedliwiania nieobecności, porę nocną, termin i miejsce wypłaty wynagrodzenia albo kwestie BHP i porządku zakładowego.

Przy zmianach organizacyjnych, takich jak praca w systemie zmianowym, szczególne znaczenie ma prawidłowo przygotowany regulamin pracy, ponieważ to właśnie w nim mogą być określone systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe.

Jak prawidłowo wprowadzić regulamin pracy?

Pracodawca powinien najpierw przygotować treść regulaminu zgodną z Kodeksem pracy i faktyczną organizacją zakładu. Regulamin powinien odpowiadać rzeczywistemu sposobowi pracy, a nie jedynie kopiować ogólne wzory.

Jeżeli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy ustala się w uzgodnieniu z tą organizacją. W razie nieuzgodnienia treści regulaminu w terminie ustalonym przez strony, a także wtedy, gdy u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin ustala sam pracodawca.

Następnie regulamin trzeba podać do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy, na przykład przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń, publikację w intranecie, przesłanie pracownikom albo udostępnienie w systemie kadrowym. Regulamin wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia takiego ogłoszenia.

Pracodawca ma także obowiązek zapoznać pracownika z treścią regulaminu pracy przed dopuszczeniem go do pracy. Dobrą praktyką jest odebranie od pracownika pisemnego albo elektronicznego potwierdzenia zapoznania się z regulaminem, choć samo potwierdzenie nie zastępuje prawidłowego ogłoszenia regulaminu.

Co powinien zawierać regulamin pracy?

Regulamin pracy powinien określać w szczególności organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy, wyposażenie pracowników w narzędzia, materiały, odzież i środki ochrony indywidualnej, a także systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe.

Powinny znaleźć się w nim także postanowienia dotyczące pory nocnej, terminu, miejsca, czasu i częstotliwości wypłaty wynagrodzenia, obowiązków BHP i przeciwpożarowych, sposobu informowania o ryzyku zawodowym, zasad potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności.

Regulamin powinien również zawierać informacje o karach porządkowych stosowanych zgodnie z art. 108 Kodeksu pracy. Nie może natomiast wprowadzać rozwiązań mniej korzystnych dla pracowników niż przepisy prawa pracy. Takie postanowienia byłyby nieważne w odpowiednim zakresie.

Najczęstsze błędy przy zatwierdzaniu regulaminu pracy

Najczęstszy błąd polega na przyjmowaniu, że każdy regulamin wewnętrzny spółki z o.o. musi być zatwierdzony przez zgromadzenie wspólników. W sprawach pracowniczych podstawowe znaczenie mają przepisy Kodeksu pracy oraz zasady reprezentacji pracodawcy, a nie ogólne przekonanie o nadrzędnej roli wspólników.

Drugim błędem jest stosowanie nieaktualnego progu zatrudnienia. Dawne opracowania często wskazywały limit 20 pracowników, natomiast aktualnie obowiązkowy regulamin pracy dotyczy zasadniczo pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników, z dodatkową regułą dla pracodawców zatrudniających od 20 do 49 pracowników na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Trzecim błędem jest brak prawidłowego ogłoszenia regulaminu. Samo podpisanie uchwały zarządu lub zarządzenia nie wystarcza, aby regulamin zaczął obowiązywać pracowników. Konieczne jest podanie go do wiadomości załogi i odczekanie 2 tygodni.

FAQ

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, w szczególności art. 3¹, art. 104, art. 104¹, art. 104² i art. 104³ – tekst aktu w ISAP.
• Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych, w szczególności art. 201 i art. 228 – tekst aktu w ISAP.