Brak pieczątki imiennej na świadectwie pracy a uznanie tego dokumentu przez ZUS

Wniosek do ZUS o przyznanie emerytury

Decyzje w sprawie świadczeń wydają organy ZUS właściwe ze względu na miejsce zamieszkania osoby zainteresowanej. Zasady postępowania w sprawach o przyznanie i wypłatę emerytury zostały uregulowane w przepisach ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (j.t. Dz. U. 2004 r. Nr 39, poz. 353) oraz w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 7 lutego 1983 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe i zasad wypłaty tych świadczeń (Dz. U. 1983 r. Nr 10, poz. 49).

Z wnioskiem o przyznanie prawa do świadczenia występuje osoba zainteresowana osobiście lub przez pełnomocnika, którym może być: członek najbliższej rodziny pozostający we wspólnym gospodarstwie domowym lub opiekun społeczny, przedstawiciel pracodawcy albo organizacji związkowej. Należy tu jednak wskazać, że od dnia 1 sierpnia 2004 r. „postępowanie o emeryturę wszczyna się z urzędu, jeżeli wiek emerytalny dla uprawnionych do świadczenia przedemerytalnego lub zasiłku przedemerytalnego wynosi 60 lat dla kobiet i 65 lat dla mężczyzn” (art. 116 ust. 1a ustawy).

Wniosek powinien zawierać:

1. imię i nazwisko osoby zainteresowanej,
2. datę urodzenia,
3. numer NIP i PESEL,
4. miejsce zamieszkania,
5. wskazanie rodzaju świadczenia, o które ubiega się zainteresowany,
6. dowody potwierdzające przebieg zatrudnienia, okresy składkowe i nieskładkowe, wysokości osiąganych zarobków,
7. podpis osoby uprawnionej do zgłoszenia wniosku.

Stosownie do uregulowania § 3 wspomnianego na początku rozporządzenia Rady Ministrów „organy rentowe są obowiązane do informowania o warunkach i dowodach wymaganych do uzyskania świadczeń emerytalno-rentowych oraz do udzielania pomocy przy ubieganiu się o te świadczenia”.

Wzór zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu został ustalony na podstawie delegacji zawartej w § 20 pkt 1 rozporządzenia.

Brak pieczątki pracownika kadr na świadectwie pracy

Co prawda powyższe  przepisy w okresie Pani pracy nie obowiązywały, jednakże zaświadczenie pracodawcy, tak jak świadectwo pracy, powinno zawierać podpis pracodawcy lub upoważnionego pracownika.

Za tym samym przemawia definicja dokumentu prywatnego. Istnieje termin prawniczy służący do określenia środka dowodowego w postaci dokumentu pochodzącego od osoby prywatnej, tj. osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej. Zgodnie z art. 245 Kodeksu postępowania cywilnego „dokument prywatny stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie”. Oznacza to, że dokument musi być podpisany w sposób identyfikujący osobę składającą podpis.

Brak pieczątki pracownika kard nie pozbawia Pani jednak prawa do emerytury.

W myśl przepisów art. 116 ust. 5 ustawy o emeryturach i rentach „do wniosku w sprawie przyznania świadczenia powinny być dołączone dowody uzasadniające prawo do niego i jego wysokości, określone w drodze rozporządzenia przez ministra właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego”. W powyższym zakresie obowiązuje nadal rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 lutego 1983 r.

Środki dowodowe stwierdzające okresy zatrudnienia

Zgodnie z przepisami rozporządzenia (§ 21 ust. 1 i 5) środkami dowodowymi, stwierdzającymi okresy zatrudnienia (a więc służącymi do ustalenia prawa do świadczenia, a nie jego wysokości), są: pisemne zaświadczenia zakładów pracy, wydane na podstawie posiadanych dokumentów oraz legitymacje ubezpieczeniowe, a także inne dowody z przebiegu ubezpieczenia. Środkiem dowodowym mogą być jednak również legitymacje służbowe, legitymacje związków zawodowych, umowy o pracę, wpisy w dowodach osobistych oraz pisma kierowane przez zakłady pracy do pracownika w czasie trwania zatrudnienia (np. o powołaniu, mianowaniu, angażowaniu, zwolnieniu, wyróżnieniu czy też o udzieleniu urlopu).

Udowodnienie okresów zatrudnienia za pomocą zeznań świadków

Jeżeli jednak osoba ubiegająca się o przyznanie świadczenia wykaże, że nie może przedstawić żadnego z wymienionych wyżej dokumentów, może udowodnić okresy zatrudnienia za pomocą zeznań świadków (§ 22 rozporządzenia). Świadek może złożyć zeznania w formie pisemnej lub ustnie do protokołu w organie rentowym. Przepisy rozporządzenia przewidywały, że świadek może również złożyć zeznania w uspołecznionym zakładzie pracy uprawnionym do przyjmowania wniosków o emerytury lub renty. Obecnie nie ma już takich zakładów pracy i w związku z tym ZUS przyjmuje, że zeznania mogą zostać przez świadków złożone w organach administracji samorządowej, np. w urzędzie miejskim.

„Zeznanie świadka powinno zawierać w szczególności:

1. imię i nazwisko, datę urodzenia, adres świadka oraz jego miejsce pracy (nazwę zakładu pracy) i wykonywany zawód,
2. stwierdzenie czy i jaki stosunek pokrewieństwa lub powinowactwa łączy świadka z zainteresowanym,
3. stwierdzenie, że świadek posiada świadomość co do odpowiedzialności za składanie nieprawdziwych zeznań,
4. dane dotyczące okresów i charakteru zatrudnienia zainteresowanego,
5. podpis świadka” (§ 27 ust. 2 rozporządzenia).

Przepisy wymagają, aby własnoręczność podpisu świadka została potwierdzona przez ZUS albo organ administracji samorządowej (§ 27 rozporządzenia).

W świetle powyższego należy stwierdzić, że brak świadectwa pracy nie oznacza jeszcze, że nie można udowodnić przed organem rentowym okresów faktycznie przepracowanych lat. Zatrudnienie może być bowiem potwierdzone zarówno dowodami pośrednimi (np. zapiskiem w legitymacji ubezpieczeniowej), jak i zeznaniami osób, które razem z nami wykonywały pracę. Należy jednak podkreślić, że dowód z zeznań świadków nie może służyć jako podstawa ustalenia wysokości wynagrodzenia uzyskiwanego w danym okresie.

Postępowanie przed sądem

Zgodnie z Wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 18.08.1993 r., sygn. akt III AUr 294/93, „Przegląd Sądowy” 1994/3, poz. 6 (dodatek), „w postępowaniu przed sądem, także wówczas, gdy przedmiotem sporu jest podstawa wymiaru świadczeń ubezpieczeniowych, fakty mające dla rozstrzygnięcia sprawy istotne znaczenie mogą być dowodzone wszelkimi dostępnymi środkami, a do sądu należy ocena ich wiarygodności”.

W postępowaniu sądowym nie obowiązują ograniczenia co do środków dowodowych stwierdzających wysokość zarobków lub dochodów stanowiących podstawę wymiaru emerytury lub renty określone w § 20 rozporządzenia Rady Ministrów.

Proszę przejrzeć dokumenty – być może ma Pani tam inne świadczące o zatrudnieniu – wpisy w książeczce ubezpieczeniowej, dowodzie osobistym, inne – może umowę o pracę, jakiekolwiek dokumenty z okresu zatrudnienia. Jeżeli takowych także brak – zasadne będzie przeprowadzenie dowodu z zeznań świadków.

Dodam jeszcze, że w przepisach dotyczących obowiązku wystawiania świadectw pracy obowiązujących w latach, których dotyczą Pani dokumenty, nie było literalnie wymienionego wymogu pieczątki imiennej pracownika kadr.

W okresie tym obowiązywał dekret z dnia 25 czerwca 1954 r. o powszechnym zaopatrzeniu emerytalnym pracowników i ich rodzin. Nie było przepisów wykonawczych określających np. wzór świadectwa pracy, a tym bardziej wymogów pieczątki imiennej pracownika kadr.

Obecnie na dokumencie musi być podpis i pieczątka pracodawcy lub osoby upoważnionej – dla potrzeb dowodowych jest to niezbędne. Jest to dokument prywatny, aby mógł korzystać z prawa domniemania prawdziwości oświadczenia, które jest w nim złożone – musi być podpisany. Jeżeli podpis nie daje możliwości identyfikacji osoby składającej podpis – jest nieczytelny, wówczas powinna być pieczątka imienna.