Przeniesienie pracowników do nowej firmy

Transfer pracowników ze sprzętem do nowego pracodawcy

W opisanej sytuacji kluczowe nie jest to, że spółka cywilna zatrudnia 10 pracowników, lecz to, czy przekazywana część działalności może zostać uznana za zakład pracy albo część zakładu pracy. Jeżeli wraz z określonym zakresem działalności przechodzą pracownicy, sprzęt, organizacja pracy, dokumentacja, klienci albo zadania, najczęściej trzeba analizować sprawę przez pryzmat art. 23¹ Kodeksu pracy.

Przepis ten powoduje, że w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę nowy pracodawca staje się z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. Oznacza to automatyczną zmianę pracodawcy, a nie rozwiązanie starych umów i zawarcie nowych. Warunki zatrudnienia co do zasady trwają nadal, a pracownik zachowuje ciągłość zatrudnienia.

Nie wystarczy jednak sama decyzja przedsiębiorców, że pracownicy zostaną „przeniesieni”. Trzeba wykazać, że nowy podmiot faktycznie przejmuje zorganizowaną jednostkę lub jej funkcje, a po transferze kontynuuje działalność w sposób pozwalający mówić o zachowaniu tożsamości tej jednostki. Jeżeli nowa firma ma jedynie formalnie wypłacać wynagrodzenia, a pracownicy nadal wykonują pracę na rzecz dotychczasowego pracodawcy, pod jego kierownictwem i w jego strukturze, transfer może zostać uznany za pozorny.

W przypadku spółki cywilnej trzeba dodatkowo starannie oznaczyć strony dokumentów. Spółka cywilna nie jest osobą prawną, dlatego należy sprawdzić, kto formalnie występuje jako pracodawca i kto dokonuje czynności związanych z przekazaniem części działalności. Ma to znaczenie dla dokumentów kadrowych, rozliczeń, umowy między podmiotami oraz odpowiedzialności za wcześniejsze zobowiązania wobec pracowników.

Kiedy dochodzi do przejścia zakładu pracy lub jego części?

Przejście zakładu pracy nie sprowadza się wyłącznie do sprzedaży majątku. Może nastąpić na podstawie różnych zdarzeń prawnych lub faktycznych, np. sprzedaży przedsiębiorstwa, dzierżawy, aportu, podziału zadań, przekazania zorganizowanej części działalności albo zmiany podmiotu prowadzącego daną działalność. Decydujące jest to, czy przejmowana jednostka zachowuje swoją tożsamość.

Przy ocenie trzeba badać całość okoliczności, w szczególności:

• rodzaj działalności i sposób jej prowadzenia,
• czy przechodzą składniki majątkowe, np. sprzęt, pomieszczenia, systemy informatyczne, dokumentacja, know-how,
• czy przejmowana jest większość pracowników wykonujących dane zadania,
• czy przechodzą klienci, kontrakty, projekty lub zadania,
• czy działalność jest kontynuowana bez istotnej przerwy,
• czy nowy pracodawca realnie kieruje pracą przejętego zespołu.

W działalnościach opartych głównie na pracy ludzi, takich jak usługi, księgowość, IT, obsługa klienta czy administracja, przejęcie zorganizowanego zespołu może mieć większe znaczenie niż przejęcie majątku. W działalnościach opartych na infrastrukturze większą wagę może mieć przejęcie urządzeń, lokalu, magazynu, maszyn lub systemów.

Skutki transferu dla pracowników i pracodawców

Jeżeli spełnione są przesłanki art. 23¹ Kodeksu pracy, nowy pracodawca wstępuje w dotychczasowe stosunki pracy automatycznie. Nie trzeba wypowiadać umów, zawierać porozumień zmieniających ani podpisywać nowych umów o pracę tylko dlatego, że zmienia się pracodawca. Próba wymuszania na pracownikach nowych, gorszych warunków przy samym transferze może zostać uznana za obejście ochrony wynikającej z przepisów.

Przejście zakładu pracy lub jego części nie może samo w sobie stanowić przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę. Jeżeli po transferze pracodawca chce zmienić warunki zatrudnienia, musi stosować zwykłe instrumenty prawa pracy, np. porozumienie zmieniające albo wypowiedzenie zmieniające, i musi mieć rzeczywiste, zgodne z prawem przyczyny takiej zmiany.

Pracownik ma natomiast szczególne uprawnienie: w terminie 2 miesięcy od przejścia zakładu pracy lub jego części może rozwiązać stosunek pracy bez wypowiedzenia, za 7-dniowym uprzedzeniem. Takie rozwiązanie wywołuje dla pracownika skutki, jakie przepisy prawa pracy wiążą z rozwiązaniem stosunku pracy przez pracodawcę za wypowiedzeniem.

Jeżeli przechodzi tylko część zakładu pracy, za zobowiązania ze stosunku pracy powstałe przed transferem dotychczasowy i nowy pracodawca odpowiadają solidarnie. Dotyczy to np. zaległego wynagrodzenia, dodatków za nadgodziny albo innych roszczeń pracowniczych istniejących przed dniem przejścia. W umowie między przedsiębiorcami można uregulować wzajemne rozliczenia i regres, ale takie ustalenia nie powinny ograniczać praw pracowników.

Obowiązek poinformowania pracowników lub związków zawodowych

Jeżeli u dotychczasowego i nowego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, każdy z pracodawców informuje swoich pracowników o planowanym przejściu zakładu pracy lub jego części. Informacja może być przekazana w postaci papierowej albo elektronicznej i powinna trafić do pracowników co najmniej 30 dni przed przewidywanym terminem przejścia.

Informacja powinna obejmować w szczególności:

• przewidywany termin przejścia,
• przyczyny transferu,
• prawne, ekonomiczne i socjalne skutki dla pracowników,
• zamierzone działania dotyczące warunków zatrudnienia, zwłaszcza warunków pracy, płacy i przekwalifikowania.

Jeżeli działają zakładowe organizacje związkowe, obowiązek informacyjny realizuje się wobec tych organizacji na zasadach określonych w art. 26¹ ustawy o związkach zawodowych. Informacje przekazuje się co najmniej 30 dni przed przewidywanym terminem transferu. Jeżeli dotychczasowy lub nowy pracodawca zamierza podjąć działania dotyczące warunków zatrudnienia, powinien podjąć negocjacje ze związkami w celu zawarcia porozumienia w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia przekazania informacji o tych działaniach.

Dokumenty, ZUS i rozliczenia po stronie pracodawców

Dotychczasowy pracodawca powinien przekazać nowemu pracodawcy dokumentację pracowniczą dotyczącą przejmowanych osób, w tym akta osobowe oraz dokumenty związane ze stosunkiem pracy. W praktyce należy także przygotować protokół przekazania dokumentacji, wykaz urlopów, informacji o wynagrodzeniach, czasie pracy, nieobecnościach, zajęciach komorniczych, benefitach i ewentualnych sporach.

Po dniu przejścia dotychczasowy pracodawca przestaje wykonywać obowiązki pracodawcy wobec przejętych pracowników, a nowy pracodawca przejmuje bieżące obowiązki kadrowe, płacowe, podatkowe i składkowe. W rozliczeniach z ZUS trzeba zapewnić ciągłość zgłoszeń i wyrejestrowań, aby nie powstała luka w ubezpieczeniach.

Dla dotychczasowego pracodawcy transfer może być korzystniejszy niż rozwiązywanie umów o pracę, ponieważ przy prawidłowym przejściu nie dochodzi do wypowiedzeń tylko z powodu samej zmiany pracodawcy. Nie oznacza to jednak automatycznego zwolnienia z całej odpowiedzialności za wcześniejsze zobowiązania, zwłaszcza przy przejściu części zakładu pracy.

Czego unikać przy przenoszeniu pracowników?

Największe ryzyko powstaje wtedy, gdy strony próbują nazwać transferem sytuację, która w rzeczywistości jest tylko outsourcingiem pracowników albo formalną zmianą płatnika wynagrodzeń. Jeżeli nowy podmiot nie przejmuje realnego kierownictwa, organizacji pracy, ryzyka gospodarczego ani zadań, a pracownicy dalej wykonują tę samą pracę dla poprzedniej firmy, może dojść do zakwestionowania całej konstrukcji.

Należy też unikać podpisywania z pracownikami nowych umów wyłącznie po to, aby pogorszyć ich warunki, skrócić staż pracy lub ominąć obowiązki poprzedniego pracodawcy. Przepisy art. 23¹ Kodeksu pracy mają charakter ochronny i bezwzględnie obowiązujący, dlatego strony nie mogą ich dowolnie wyłączyć w umowie między przedsiębiorcami.

Jeżeli reorganizacja jest elementem szerszego procesu zamykania części firmy, trzeba oddzielnie ocenić obowiązki pracodawcy wobec osób nieprzejmowanych przez nowy podmiot. W takim przypadku przydatne może być omówienie zasad dotyczących likwidacji firmy i obowiązków pracodawcy.

FAQ

Czy pracownik musi wyrazić zgodę na przejście do nowej firmy?

Nie. Jeżeli rzeczywiście dochodzi do przejścia zakładu pracy lub jego części, zmiana pracodawcy następuje z mocy prawa. Pracownik nie musi podpisywać zgody na sam transfer, ale może skorzystać z prawa rozwiązania stosunku pracy w terminie 2 miesięcy od przejścia, za 7-dniowym uprzedzeniem.

Czy trzeba podpisywać z pracownikami nowe umowy?

Co do zasady nie. Przy przejściu na podstawie art. 23¹ Kodeksu pracy dotychczasowe umowy o pracę trwają nadal, a zmienia się tylko pracodawca. Inaczej wygląda sytuacja osób zatrudnionych na innej podstawie niż umowa o pracę, np. powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę – wobec nich nowy pracodawca powinien zaproponować nowe warunki pracy i płacy.

Ile wcześniej trzeba poinformować pracowników?

Jeżeli nie działają zakładowe organizacje związkowe, informację należy przekazać pracownikom co najmniej 30 dni przed przewidywanym terminem przejścia. Informacja powinna obejmować termin, przyczyny, skutki prawne, ekonomiczne i socjalne oraz planowane działania dotyczące warunków zatrudnienia.

Czy przejście zakładu pracy może być powodem wypowiedzenia?

Nie. Samo przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę nie może uzasadniać wypowiedzenia umowy o pracę. Ewentualne późniejsze zmiany zatrudnienia muszą mieć odrębną, rzeczywistą i zgodną z prawem przyczynę.

Kto odpowiada za zaległe wynagrodzenia sprzed transferu?

Przy przejściu części zakładu pracy dotychczasowy i nowy pracodawca odpowiadają solidarnie za zobowiązania ze stosunku pracy powstałe przed przejściem. Pracownik może więc dochodzić takich roszczeń od obu podmiotów, a rozliczenia między nimi mogą być uregulowane w umowie transferowej.

Czy zwykły outsourcing oznacza przejście zakładu pracy?

Nie zawsze. Outsourcing może być przejściem zakładu pracy tylko wtedy, gdy nowy podmiot przejmuje zorganizowaną jednostkę lub jej istotne elementy i kontynuuje działalność. Samo przejęcie zadań, bez przejęcia organizacji, pracowników, narzędzi albo realnego kierownictwa, może nie wystarczyć.

Czy przy 10 pracownikach trzeba stosować przepisy o zwolnieniach grupowych?

Liczba 10 pracowników nie ma decydującego znaczenia dla samego przejścia zakładu pracy. Jeżeli jednak reorganizacja wiąże się także ze zwolnieniami, trzeba odrębnie zbadać podstawę rozwiązania umów. Ustawa o zwolnieniach grupowych dotyczy co do zasady pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników, ale mniejszy pracodawca nadal musi przestrzegać ogólnych zasad wypowiadania umów.

Podsumowanie

Najbezpieczniejszą formułą przeniesienia pracowników wraz ze sprzętem i częścią działalności jest zwykle przejście zakładu pracy albo jego części na podstawie art. 23¹ Kodeksu pracy, o ile przekazywana jednostka rzeczywiście zachowuje tożsamość i jest kontynuowana przez nowego pracodawcę. W takim przypadku stosunki pracy przechodzą automatycznie, a pracodawcy nie muszą wypowiadać umów ani zawierać nowych umów o pracę wyłącznie z powodu transferu.

Przed przeprowadzeniem transferu trzeba jednak zadbać o prawidłową dokumentację, obowiązki informacyjne, przekazanie akt pracowniczych, rozliczenia z ZUS i podatkami oraz opis odpowiedzialności za wcześniejsze zobowiązania. Im bardziej złożona reorganizacja, tym ważniejsze jest przygotowanie umowy między przedsiębiorcami i komunikacji do pracowników.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, tekst jednolity: Dz.U. 2025 poz. 277 ze zm., w szczególności art. 23¹ – tekst aktu.
2. Ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych, tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 549, w szczególności art. 26¹ – tekst aktu.
3. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 19 października 2010 r., sygn. akt II PK 91/10.
4. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 1 kwietnia 2004 r., sygn. akt I PK 362/03.
5. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 9 grudnia 2004 r., sygn. akt I PK 103/04.
6. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 6 maja 2003 r., sygn. akt I PK 237/02.