Przejście z najmu prywatnego do działalności gospodarczej

Kiedy najem prywatny staje się najmem w działalności gospodarczej?

Na gruncie podatkowym nie wystarczy samo przekonanie właściciela, że od określonego dnia chce rozliczać najem „w firmie”. Znaczenie ma to, czy lokal zostaje związany z działalnością gospodarczą i czy przychody z najmu mają być ujmowane jako przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej w rozumieniu art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, czy jako przychody z najmu prywatnego z art. 10 ust. 1 pkt 6 tej ustawy.

W praktyce przejście do działalności gospodarczej najczęściej polega na faktycznym włączeniu lokalu do majątku związanego z firmą, odpowiednim ujęciu go w ewidencjach podatkowych oraz rozliczaniu przychodów i kosztów według zasad właściwych dla działalności. To, czy takie rozwiązanie jest korzystne, zależy od konkretnego stanu faktycznego: rodzaju opodatkowania, skali kosztów, sposobu korzystania z lokalu i modelu rozliczania mediów.

Jeżeli lokal ma być składnikiem majątku firmy, trzeba też ocenić, czy może stanowić środek trwały w rozumieniu art. 22a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ma to znaczenie zwłaszcza dla amortyzacji, przy czym obecnie obowiązują istotne ograniczenia dotyczące lokali mieszkalnych.

Czy trzeba aneksować umowę najmu z lokatorem?

Co do zasady – nie. Jeżeli przed zmianą i po zmianie właścicielem lokalu oraz wynajmującym jest ta sama osoba fizyczna, to nie dochodzi do zmiany strony umowy. Jednoosobowa działalność gospodarcza nie jest odrębnym podmiotem od przedsiębiorcy; przedsiębiorca wpisany do CEIDG nadal działa jako ta sama osoba fizyczna. Z punktu widzenia prawa cywilnego umowa nadal wiąże tego samego wynajmującego i tego samego najemcę.

Podstawą ogólną jest art. 659 § 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, zgodnie z którym przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać rzecz najemcy do używania, a najemca zobowiązuje się płacić czynsz. Jeżeli nie zmienia się osoba wynajmującego, przedmiot najmu ani pozostałe uzgodnienia, sam fakt przypisania lokalu do działalności gospodarczej nie wymusza aneksu.

Dla porządku praktycznego można jednak przygotować pisemną informację dla najemcy, że od określonej daty czynsz ma być opłacany na rachunek firmowy albo że w tytule przelewu mają pojawiać się dane działalności. Taka informacja nie musi zmieniać treści umowy, ale ułatwia rozliczenia.

Inaczej byłoby wtedy, gdyby faktycznie zmieniał się wynajmujący, np. przy sprzedaży lokalu. Wówczas zastosowanie może mieć art. 678 § 1 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym w razie zbycia rzeczy najętej nabywca wstępuje w stosunek najmu na miejsce zbywcy.

Czy warto mimo wszystko podpisać aneks?

Aneks nie jest zwykle konieczny, ale bywa użyteczny, jeżeli chce Pan jednocześnie uporządkować inne kwestie, na przykład:

• zmienić numer rachunku do wpłat czynszu,
• doprecyzować zasady rozliczania mediów,
• wskazać, które opłaty najemca ponosi bezpośrednio, a które przez wynajmującego,
• uporządkować dane identyfikacyjne do wystawiania rachunków lub faktur.

Jeżeli treść umowy pozostaje aktualna, aneks jest rozwiązaniem fakultatywnym, a nie obowiązkowym.

Wprowadzenie mieszkania do firmy a amortyzacja lokalu mieszkalnego

Przy planowaniu przejścia do działalności gospodarczej trzeba uważać na aktualne ograniczenia podatkowe. Zgodnie z art. 22c pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych amortyzacji nie podlegają budynki mieszkalne, lokale mieszkalne stanowiące odrębną nieruchomość, spółdzielcze własnościowe prawa do lokalu mieszkalnego oraz prawa do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej służące prowadzonej działalności gospodarczej lub wydzierżawiane albo wynajmowane. Oznacza to, że samo wprowadzenie mieszkania do firmy nie daje obecnie prawa do podatkowej amortyzacji takiego lokalu mieszkalnego.

To istotna różnica w porównaniu z dawną praktyką. Jeżeli więc głównym celem przejścia do działalności miało być rozliczanie odpisów amortyzacyjnych od mieszkania, trzeba na nowo przeliczyć opłacalność całego rozwiązania.

Czy wspólnota mieszkaniowa musi wystawić fakturę?

Najczęściej nie ma takiego obowiązku w odniesieniu do zaliczek na koszty zarządu nieruchomością wspólną. Zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali właściciel ponosi wydatki związane z utrzymaniem swojego lokalu oraz uczestniczy w kosztach zarządu związanych z utrzymaniem nieruchomości wspólnej. Z kolei art. 14 tej ustawy określa przykładowo, co składa się na koszty zarządu nieruchomością wspólną, a art. 15 ust. 1 przewiduje uiszczanie zaliczek na pokrycie tych kosztów.

W odniesieniu do tych zaliczek wspólnota co do zasady nie świadczy usług na rzecz właścicieli lokali w takim znaczeniu, które automatycznie wymagałoby wystawiania faktur VAT. Z tego powodu w praktyce wspólnoty często posługują się rozliczeniami wewnętrznymi, zawiadomieniami o wysokości zaliczek, kartotekami opłat albo notami księgowymi.

To stanowisko od lat pojawia się również w orzecznictwie i interpretacjach podatkowych: wydatki dotyczące nieruchomości wspólnej są rozliczane inaczej niż świadczenia wykonywane stricte na rzecz konkretnego właściciela lokalu.

Opłaty do wspólnoty a media do lokalu – to nie zawsze to samo

Trzeba oddzielić dwie grupy należności:

Jeżeli ma Pan własne, bezpośrednie umowy z dostawcami prądu, gazu, internetu czy innych mediów, najprostszą sytuacją jest otrzymywanie faktur bezpośrednio od tych podmiotów. Wtedy nie ma potrzeby oczekiwać refakturowania przez wspólnotę.

Jeżeli natomiast niektóre media są rozliczane przez wspólnotę, trzeba ustalić, czy chodzi tylko o techniczne rozliczenie kosztów zużycia w lokalu, czy o rzeczywiste odsprzedawanie świadczeń. To ma znaczenie zarówno dla VAT, jak i dla dokumentów księgowych.

Czy można rozliczyć koszt na podstawie noty obciążeniowej?

Na gruncie podatku dochodowego podstawowa zasada wynika z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków wskazanych w art. 23 tej ustawy.

Sama ustawa o PIT nie stanowi, że wydatek może być kosztem tylko wtedy, gdy został udokumentowany fakturą VAT. Kluczowe jest wiarygodne udokumentowanie wydatku. W praktyce znaczenie mają także przepisy dotyczące prowadzenia ksiąg i dowodów księgowych właściwe dla danej formy ewidencji.

Dlatego odpowiedź brzmi: tak, w wielu przypadkach koszt może być ujmowany na podstawie innego dowodu niż faktura, jeżeli dokument rzetelnie potwierdza zobowiązanie i zapłatę oraz pozwala powiązać wydatek z lokalem wynajmowanym w działalności. Często przydają się łącznie:

• uchwały lub rozliczenia wspólnoty,
• zawiadomienia o wysokości zaliczek,
• noty księgowe lub obciążeniowe,
• potwierdzenia przelewów,
• roczne rozliczenia kosztów mediów.

Jeżeli sposób ewidencji w Pana działalności jest bardziej sformalizowany albo ma Pan wątpliwości przy VAT, warto skonsultować to również z księgowym. Samo pojęcie „nota obciążeniowa” nie daje jeszcze odpowiedzi, czy dokument będzie wystarczający w każdej sytuacji – liczy się jego treść i rzeczywisty charakter rozliczenia.

Czy można refakturować na najemcę tylko prąd i gaz?

To zależy od konstrukcji umowy najmu i modelu rozliczeń. Jeżeli najemca ma zwracać Panu koszt konkretnych mediów według rzeczywistego zużycia albo według dokumentów od dostawców, trzeba to wyraźnie przewidzieć w umowie. W praktyce spotyka się dwa rozwiązania:

• czynsz obejmuje całość opłat,
• czynsz jest odrębny, a media są rozliczane dodatkowo.

Jeżeli media są rozliczane odrębnie, trzeba pilnować spójności dokumentów i zapisów umownych. W przypadku refakturowania na gruncie VAT znaczenie ma rzeczywisty przebieg transakcji, a nie sama nazwa rozliczenia. W wielu sytuacjach bezpieczniejsze okazuje się przenoszenie na najemcę kosztów zgodnie z mechanizmem przewidzianym w umowie, zamiast tworzenia sztucznych „refaktur”, gdy nie odpowiada to rzeczywistej relacji prawnej.

Jeżeli lokal jest wynajmowany na cele mieszkaniowe, trzeba też pamiętać o zasadach zwolnienia z VAT dla usług najmu nieruchomości mieszkalnych na własny rachunek wyłącznie na cele mieszkaniowe, wynikających z art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. W konkretnym stanie faktycznym może to wpływać również na sposób rozliczania opłat dodatkowych.

Praktycznie: co zrobić krok po kroku?

1. Ustalić, od jakiej daty lokal ma być związany z działalnością gospodarczą.
2. Sprawdzić z księgowym skutki podatkowe: forma opodatkowania, koszty, VAT, brak amortyzacji lokalu mieszkalnego.
3. Ocenić, czy obecna umowa najmu wymaga tylko informacji dla najemcy, czy warto ją aneksować.
4. Ustalić, które opłaty są zaliczkami na nieruchomość wspólną, a które rozliczeniem mediów do lokalu.
5. Zebrać pełną dokumentację kosztową: rozliczenia wspólnoty, noty, uchwały, przelewy, faktury od dostawców.
6. Zweryfikować, czy umowa najmu jasno reguluje obciążanie najemcy mediami.

Na co szczególnie uważać?

Najczęstsze błędy przy takim przejściu to:

• założenie, że sama rejestracja odpowiedniego PKD zmienia cywilnoprawnie umowę najmu,
• oczekiwanie od wspólnoty faktur VAT za każdą pozycję opłat, mimo że część z nich dotyczy nieruchomości wspólnej,
• brak rozróżnienia między kosztami wspólnoty a kosztami indywidualnych mediów,
• ujmowanie kosztów bez wystarczającego kompletu dokumentów,
• planowanie amortyzacji lokalu mieszkalnego mimo obecnych ograniczeń z art. 22c pkt 2 ustawy o PIT.

Przykłady

Poniższe sytuacje pokazują, jak te same zasady działają w praktyce przy nieco innych modelach najmu i rozliczeń.

FAQ

Czy jednoosobowa działalność gospodarcza to inny podmiot niż osoba prywatna?

Nie. W sensie cywilnoprawnym przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność pozostaje tą samą osobą fizyczną. Dlatego samo „przeniesienie do firmy” zwykle nie zmienia strony umowy najmu.

Czy wspólnota musi wystawić fakturę, jeśli jestem przedsiębiorcą?

Nie zawsze. Sam status przedsiębiorcy po stronie właściciela lokalu nie tworzy automatycznie obowiązku wystawienia faktury za zaliczki na koszty zarządu nieruchomością wspólną.

Czy nota obciążeniowa zawsze wystarczy do kosztów?

Nie w każdej sytuacji sama nota będzie wystarczająca. Dokumentacja musi łącznie wiarygodnie potwierdzać wydatek, jego wysokość, związek z przychodem i faktyczną zapłatę.

Czy mogę amortyzować mieszkanie po wprowadzeniu go do firmy?

Co do zasady nie, jeśli chodzi o lokal mieszkalny objęty art. 22c pkt 2 ustawy o PIT. To jedna z najważniejszych aktualnych zmian, które trzeba uwzględnić przy planowaniu rozliczeń.

Czy media lepiej rozliczać osobno od czynszu?

Często tak, ale zależy to od modelu najmu i skutków podatkowych. Najważniejsze, aby umowa najmu i dokumenty rozliczeniowe były ze sobą spójne.

Źródła

• art. 659 § 1 oraz art. 678 § 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny
• art. 13 ust. 1, art. 14 i art. 15 ust. 1 ustawy z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali
• art. 10 ust. 1 pkt 3 i pkt 6, art. 22 ust. 1, art. 22a ust. 1 oraz art. 22c pkt 2 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
• art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
• wyrok WSA w Krakowie z 27 października 2015 r., sygn. I SA/Kr 1194/15
• wyrok WSA w Warszawie z 30 października 2019 r., sygn. III SA/Wa 494/19