Jak zakończyć umowę najmu okazjonalnego?

Kiedy najem okazjonalny kończy się bez wypowiedzenia?

Umowa najmu okazjonalnego lokalu jest umową zawieraną na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat. Jeżeli strony określiły w umowie konkretny dzień zakończenia najmu, umowa co do zasady wygasa z upływem tego dnia. Samo wygaśnięcie nie wymaga wypowiedzenia, bo wynika z treści umowy.

Mimo to właściciel powinien wysłać najemcy pisemną informację przypominającą o dacie zakończenia umowy i obowiązku opróżnienia oraz wydania lokalu albo pokoju. Takie pismo nie jest wypowiedzeniem, lecz ma znaczenie dowodowe i organizacyjne. Warto wskazać w nim datę wyprowadzki, termin przekazania kluczy, sposób rozliczenia kaucji oraz propozycję sporządzenia protokołu zdawczo-odbiorczego.

Jeżeli natomiast właściciel chce zakończyć najem przed datą końcową, trzeba złożyć wypowiedzenie. Przy umowie na czas oznaczony nie wystarczy sama wola właściciela. Zgodnie z art. 673 § 3 Kodeksu cywilnego najem zawarty na czas oznaczony może być wypowiedziany tylko w przypadkach określonych w umowie. Podstawą mogą być również szczególne przepisy ustawy, np. dotyczące naruszeń obowiązków przez najemcę.

Wypowiedzenie umowy najmu okazjonalnego po 12 miesiącach

Jeżeli w umowie zapisano, że po upływie 12 miesięcy każda ze stron może rozwiązać umowę z zachowaniem 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego, właściciel może skorzystać z tego postanowienia po spełnieniu warunku czasowego. W wypowiedzeniu należy wyraźnie wskazać paragraf umowy, z którego wynika prawo do wypowiedzenia.

Przykładowo: jeżeli wypowiedzenie dotrze do najemcy 10 czerwca, miesięczny termin wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego zakończy się 31 lipca. Jeżeli pismo dotrze dopiero 1 lipca, najbezpieczniej przyjąć, że umowa zakończy się 31 sierpnia. Decydujące znaczenie ma nie data sporządzenia pisma, lecz chwila, w której najemca miał realną możliwość zapoznania się z jego treścią.

Wypowiedzenie powinno zawierać co najmniej: datę i miejsce sporządzenia, dane stron, oznaczenie umowy, adres lokalu lub pokoju, podstawę wypowiedzenia, datę końcową najmu, wezwanie do wydania lokalu oraz podpis właściciela. Jeżeli wypowiedzenie opiera się na naruszeniach najemcy, trzeba opisać przyczynę w sposób konkretny, a w sytuacjach ustawowych zachować wymagane uprzednie wezwania i terminy.

Jak doręczyć wypowiedzenie najemcy?

Dla celów dowodowych wypowiedzenie najlepiej doręczyć na piśmie. Najbezpieczniejsze są dwa sposoby: osobiste wręczenie pisma za pisemnym potwierdzeniem odbioru albo wysłanie listu poleconego, najlepiej za potwierdzeniem odbioru, na adres najemcy wskazany w umowie lub inny znany właścicielowi adres, pod którym najemca rzeczywiście może odebrać korespondencję.

Zgodnie z art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego oświadczenie woli jest złożone drugiej osobie z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Nie jest więc konieczne, aby najemca faktycznie przeczytał pismo. Istotne jest, czy miał realną możliwość zapoznania się z nim. Potwierdza to także orzecznictwo Sądu Najwyższego dotyczące skuteczności doręczeń oświadczeń woli.

E-mail, SMS lub wiadomość w komunikatorze mogą pomóc organizacyjnie, ale nie powinny być jedyną formą wypowiedzenia, jeżeli umowa wymaga formy pisemnej albo właściciel chce uniknąć sporu dowodowego. Dobrą praktyką jest równoległe poinformowanie najemcy zwyczajowym kanałem kontaktu i wysłanie formalnego pisma listem poleconym.

Co zrobić, gdy najemca nie opróżnia lokalu po zakończeniu umowy?

Po wygaśnięciu albo rozwiązaniu umowy najmu okazjonalnego właściciel nie powinien samodzielnie wymieniać zamków, usuwać rzeczy najemcy ani odcinać mediów. Takie działania mogą narazić właściciela na zarzuty bezprawnego naruszenia posiadania, a w skrajnych przypadkach również na odpowiedzialność odszkodowawczą.

W najmie okazjonalnym właściwa procedura wynika z art. 19d ustawy o ochronie praw lokatorów. Jeżeli najemca dobrowolnie nie opróżnił lokalu, właściciel doręcza mu żądanie opróżnienia lokalu. Żądanie powinno być sporządzone na piśmie i opatrzone urzędowo poświadczonym podpisem właściciela, czyli w praktyce najczęściej podpisem poświadczonym przez notariusza.

Żądanie opróżnienia lokalu powinno zawierać oznaczenie właściciela i najemcy, wskazanie umowy najmu okazjonalnego, przyczynę ustania najmu oraz termin opróżnienia lokalu. Termin ten nie może być krótszy niż 7 dni od doręczenia żądania najemcy. Jeżeli termin upłynie bezskutecznie, właściciel może złożyć do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu, w którym najemca poddał się egzekucji.

Do wniosku o klauzulę wykonalności dołącza się w szczególności żądanie opróżnienia lokalu wraz z dowodem doręczenia albo dowodem wysłania przesyłką poleconą, dokument potwierdzający tytuł prawny właściciela do lokalu oraz potwierdzenie zgłoszenia umowy najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego. Brak zgłoszenia w terminie 14 dni od rozpoczęcia najmu powoduje, że właściciel nie korzysta z ułatwień przewidzianych w art. 19c i 19d ustawy.

Najem pokoju a najem okazjonalny

W opisanej sytuacji pojawia się dodatkowa kwestia: przedmiotem najmu jest pokój. Najem okazjonalny jest uregulowany jako najem lokalu mieszkalnego. Jeżeli strony nazwały umowę najmem okazjonalnym, ale w rzeczywistości wynajęto tylko część mieszkania, trzeba szczególnie uważnie sprawdzić treść umowy, opis przedmiotu najmu, załączniki oraz to, czy konstrukcja umowy daje właścicielowi możliwość skorzystania z uproszczonej procedury opróżnienia lokalu.

Nie oznacza to automatycznie, że wypowiedzenie jest nieskuteczne. Oznacza jednak, że w razie sporu najemca może kwestionować możliwość korzystania z procedury właściwej dla najmu okazjonalnego. Właściciel powinien więc przygotować pismo bardzo precyzyjnie i zachować wszystkie dowody doręczenia.

Co powinno znaleźć się w piśmie do najemcy?

Jeżeli umowa ma po prostu wygasnąć z upływem terminu, pismo może mieć charakter informacyjny. Warto wskazać: datę końcową umowy, prośbę o opróżnienie pokoju lub lokalu do tej daty, termin wydania kluczy, propozycję sporządzenia protokołu, sposób rozliczenia kaucji oraz informację o konieczności usunięcia rzeczy osobistych.

Jeżeli natomiast składasz wypowiedzenie, pismo powinno jasno wskazywać, że jest to wypowiedzenie umowy. Trzeba podać podstawę prawną lub umowną, okres wypowiedzenia i konkretną datę zakończenia najmu. Dobrze jest dodać zdanie, że po tej dacie najemca powinien opróżnić lokal i wydać go właścicielowi w stanie wynikającym z umowy oraz przepisów.

W piśmie nie należy używać gróźb ani zapowiadać działań, których właściciel nie może legalnie podjąć, takich jak samodzielne usunięcie najemcy. Lepiej trzymać się języka formalnego, rzeczowego i dowodowego.

FAQ

Czy trzeba wypowiadać najem okazjonalny, jeżeli kończy się termin umowy?

Nie. Jeżeli umowa została zawarta do konkretnej daty, wygasa z upływem tej daty. Warto jednak wysłać najemcy pisemne przypomnienie o końcu umowy i obowiązku wydania lokalu, aby uniknąć nieporozumień i zabezpieczyć dowody.

Czy miesięczne wypowiedzenie oznacza 30 dni?

Nie zawsze. Jeżeli umowa mówi o 1-miesięcznym wypowiedzeniu ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego, wypowiedzenie doręczone w danym miesiącu zwykle kończy najem z końcem następnego miesiąca. Trzeba więc uważać na datę doręczenia pisma.

Czy wypowiedzenie można wysłać e-mailem?

Najbezpieczniej wysłać wypowiedzenie w formie pisemnej albo doręczyć je osobiście za potwierdzeniem odbioru. E-mail może być dodatkowym kanałem informacji, ale samodzielnie bywa ryzykowny, zwłaszcza gdy umowa wymaga formy pisemnej.

Co zrobić, gdy najemca nie odbiera listu poleconego?

Oświadczenie może być skuteczne, jeżeli dotarło do najemcy w taki sposób, że mógł się z nim zapoznać. Dlatego ważne jest wysłanie pisma na właściwy adres i zachowanie dowodu nadania, awizacji lub zwrotu przesyłki. W razie sporu ocena zależy od konkretnych okoliczności.

Czy właściciel może sam usunąć rzeczy najemcy po końcu umowy?

Nie powinien tego robić. Samodzielne usunięcie rzeczy, wymiana zamków albo odcięcie mediów może narazić właściciela na odpowiedzialność. Właściwa droga to wezwanie do wydania lokalu, a przy najmie okazjonalnym – procedura żądania opróżnienia lokalu i klauzula wykonalności dla aktu notarialnego.

Czy brak zgłoszenia najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego unieważnia całą umowę?

Co do zasady nie oznacza to automatycznie nieważności całej umowy najmu, ale ma bardzo istotny skutek praktyczny: właściciel może utracić możliwość korzystania z ułatwień przewidzianych dla najmu okazjonalnego, w szczególności z procedury z art. 19d ustawy o ochronie praw lokatorów.

Czy przy najmie pokoju można zawsze stosować przepisy o najmie okazjonalnym?

Nie zawsze jest to oczywiste. Najem okazjonalny dotyczy lokalu mieszkalnego, dlatego przy wynajmie samego pokoju warto sprawdzić, jak opisano przedmiot najmu i czy umowa wraz z załącznikami rzeczywiście spełnia wymogi ustawowe. W razie wątpliwości trzeba liczyć się z ryzykiem sporu o tryb opróżnienia lokalu.

Podsumowanie

Jeżeli umowa najmu okazjonalnego zbliża się do końca, właściciel powinien przede wszystkim ustalić, czy ma dojść do zwykłego wygaśnięcia umowy, czy do wcześniejszego wypowiedzenia. Przy wygaśnięciu wystarczy pisemne przypomnienie i organizacja odbioru lokalu. Przy wypowiedzeniu trzeba powołać konkretną podstawę z umowy albo ustawy, prawidłowo policzyć termin i zadbać o dowód doręczenia.

Najem okazjonalny daje właścicielowi mocniejsze narzędzia niż zwykły najem, ale tylko wtedy, gdy dochowano wymogów formalnych: pisemnej umowy, wymaganych załączników, aktu notarialnego najemcy i zgłoszenia do urzędu skarbowego. Jeżeli najemca nie wyprowadza się po zakończeniu umowy, kolejnym krokiem jest formalne żądanie opróżnienia lokalu, a nie samodzielna eksmisja.

Źródła

• Kodeks cywilny – w szczególności art. 61, art. 673 i art. 353¹.
• Ustawa o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego – w szczególności art. 11 oraz art. 19a–19e.
• Wyrok Sądu Najwyższego z 22 marca 2017 r., III CSK 148/16 – dotyczący skuteczności złożenia oświadczenia woli według art. 61 K.c.
• Postanowienie Sądu Najwyższego z 19 lipca 2012 r., II PK 57/12 – dotyczące doręczenia oświadczenia woli i możliwości zapoznania się z jego treścią.
• Wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 17 maja 2017 r., I ACa 336/16 – dotyczący wypowiadania najmu zawartego na czas oznaczony.

Stan prawny uwzględniony w artykule: 31 maja 2026 r.