Ekwiwalent za niewykorzystany urlop i wczasy pod gruszą

Kiedy przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Podstawowa zasada wynika z art. 171 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy: w razie niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.

To oznacza, że ekwiwalent nie jest zwykłym zamiennikiem urlopu. W czasie trwania zatrudnienia pracodawca co do zasady powinien udzielić urlopu w naturze, a nie wypłacać za niego pieniędzy. Wynika to z art. 152 § 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracownik ma prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego, oraz z art. 171 § 1 Kodeksu pracy, który przewiduje ekwiwalent dopiero przy ustaniu stosunku pracy.

Jeżeli więc umowa na zastępstwo zakończy się z chwilą powrotu zastępowanej pracownicy i do tego dnia pozostanie niewykorzystany urlop, co do zasady powstanie prawo do ekwiwalentu za te niewykorzystane dni.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy zatrudnienie trwa nadal. Wtedy niewykorzystany urlop nie „przepada”, lecz staje się urlopem zaległym, który powinien być udzielony najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego na podstawie art. 168 Kodeksu pracy. W takim kontekście warto też przeczytać materiał o tym, czym jest zaległy urlop.

Czy można nie wypłacić ekwiwalentu mimo zakończenia umowy?

Tak, ale tylko w szczególnej sytuacji przewidzianej w art. 171 § 3 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem pracodawca nie ma obowiązku wypłaty ekwiwalentu, jeżeli strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy z tym samym pracodawcą.

Warunki są więc konkretne:

• musi dojść do zawarcia kolejnej umowy o pracę z tym samym pracodawcą,
• kolejna umowa musi być zawarta bezpośrednio po poprzedniej,
• strony muszą uzgodnić wykorzystanie niewykorzystanego urlopu.

Jeżeli tych warunków nie ma, ekwiwalent powinien zostać wypłacony.

Kiedy pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent?

Kodeks pracy nie wskazuje odrębnej daty wypłaty ekwiwalentu, ale przyjmuje się, że świadczenie to staje się wymagalne w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, bo właśnie wtedy powstaje prawo z art. 171 § 1 Kodeksu pracy. W praktyce ekwiwalent powinien zostać rozliczony najpóźniej przy końcowym rozliczeniu z pracownikiem.

Jeżeli pracodawca nie wypłaci ekwiwalentu dobrowolnie, pracownik może dochodzić zapłaty przed sądem pracy. Roszczenie o ekwiwalent przedawnia się na zasadach ogólnych przewidzianych w art. 291 § 1 Kodeksu pracy, czyli z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne.

Jak oblicza się ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Samo prawo do ekwiwalentu wynika z art. 171 § 1 Kodeksu pracy, natomiast szczegółowe zasady ustalania wysokości określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

W uproszczeniu:

• składniki stałe wynagrodzenia przyjmuje się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu,
• składniki zmienne bierze się z okresów wskazanych w rozporządzeniu, najczęściej z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, a przy znacznym wahaniu nawet z 12 miesięcy,
• następnie stosuje się tzw. współczynnik ekwiwalentowy obowiązujący w danym roku.

Jeżeli w Pani sprawie pojawi się problem z wyliczeniem kwoty, pomocny może być materiał o tym, jak wygląda obliczenie ekwiwalentu. Z kolei przy składnikach zmiennych wynagrodzenia warto zwrócić uwagę, jak ustalana jest średnia urlopowa.

Czy ekwiwalent za urlop jest chroniony jak wynagrodzenie?

Tak. W orzecznictwie przyjmuje się, że ekwiwalent za niewykorzystany urlop korzysta z ochrony podobnej do wynagrodzenia za pracę. W praktyce oznacza to, że potrącenia bez zgody pracownika mogą być dokonywane tylko w granicach przewidzianych w art. 87 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, a inne należności wymagają zasadniczo zgody pracownika na piśmie zgodnie z art. 91 § 1 Kodeksu pracy.

Znaczenie ma tu nadal utrwalona linia orzecznicza Sądu Najwyższego, w tym wyrok z 11 czerwca 1980 r., sygn. I PR 43/80, oraz wyrok z 29 stycznia 2007 r., sygn. II PK 181/06.

Czy trzeba wykorzystać urlop do końca roku?

Nie zawsze. To częste nieporozumienie. Urlop za dany rok powinien być wykorzystany w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo, ale jeżeli tak się nie stanie, staje się urlopem zaległym. Wtedy pracodawca ma obowiązek udzielić go najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego – tak stanowi art. 168 Kodeksu pracy.

Sam brak wykorzystania urlopu do 31 grudnia nie daje jeszcze prawa do ekwiwalentu. Ekwiwalent pojawia się dopiero przy ustaniu zatrudnienia, chyba że zachodzi przypadek z art. 171 § 3 Kodeksu pracy.

Czy „wczasy pod gruszą” należą się po 10 dniach urlopu?

Niekoniecznie. „Wczasy pod gruszą” nie wynikają z Kodeksu pracy. To potoczne określenie świadczenia socjalnego finansowanego z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Podstawą prawną są przede wszystkim:

• art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – dotyczący tworzenia funduszu,
• art. 2 pkt 1 tej ustawy – definiujący działalność socjalną, obejmującą m.in. różne formy wypoczynku,
• art. 8 ust. 1 tej ustawy – zgodnie z którym przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej,
• art. 8 ust. 2 tej ustawy – zgodnie z którym zasady i warunki korzystania ze świadczeń z funduszu określa pracodawca w regulaminie.

W praktyce oznacza to, że odpowiedź zależy od kilku kwestii faktycznych:

• czy u pracodawcy w ogóle działa ZFŚS,
• czy regulamin przewiduje dofinansowanie wypoczynku w formie „wczasów pod gruszą”,
• jakie warunki formalne trzeba spełnić,
• czy wniosek został złożony w terminie,
• jaka jest sytuacja życiowa, rodzinna i materialna pracownika.

Nie ma przepisu, który dawałby każdemu pracownikowi automatyczne prawo do „wczasów pod gruszą” po wykorzystaniu 10 dni urlopu. Często regulaminy wymagają określonego minimalnego okresu wypoczynku, ale nie jest to reguła ustawowa. Bywa, że regulamin odwołuje się do art. 162 Kodeksu pracy, zgodnie z którym na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części, a co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Jednak to nadal zależy od regulaminu obowiązującego w danym zakładzie pracy.

Od czego naprawdę zależy przyznanie „wczasów pod gruszą”?

Najważniejsze jest kryterium socjalne. Pracodawca nie powinien przyznawać świadczeń z ZFŚS wszystkim po równo tylko dlatego, że złożyli wniosek albo wykorzystali urlop. Art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych wymaga zróżnicowania świadczeń według sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej.

To oznacza, że dwie osoby zatrudnione w tym samym zakładzie mogą dostać różne dopłaty albo jedna może świadczenie otrzymać, a druga nie. Zależy to od danych wskazanych we wniosku i dokumentach wymaganych przez regulamin.

Jeżeli regulamin przewiduje obowiązek wykorzystania określonej liczby dni urlopu w jednym ciągu, trzeba spełnić właśnie ten warunek. Jeżeli natomiast regulamin wymaga złożenia wniosku do końca roku lub przed rozpoczęciem wypoczynku, spóźnienie może skutkować odmową świadczenia.

Umowa na zastępstwo a urlop i ekwiwalent

Umowa na zastępstwo jest obecnie po prostu umową o pracę na czas określony zawieraną w celu zastępstwa nieobecnego pracownika. Sam rodzaj umowy nie pozbawia prawa do urlopu ani prawa do ekwiwalentu. Stosuje się tu ogólne przepisy Kodeksu pracy, w tym art. 152, art. 154, art. 155(1), art. 168 i art. 171 Kodeksu pracy.

Jeżeli więc Pani umowa zakończy się z dniem powrotu zastępowanej pracownicy, pracodawca powinien rozliczyć niewykorzystany urlop. To, ile dni urlopu przysługuje, zależy jeszcze od Pani stażu urlopowego i od tego, czy urlop należał się w pełnym czy proporcjonalnym wymiarze.

Co zrobić w praktyce?

W opisanej sytuacji warto:

• ustalić aktualny wymiar urlopu i liczbę dni już wykorzystanych,
• sprawdzić, czy umowa rzeczywiście zakończy się z chwilą powrotu zastępowanej pracownicy,
• zobaczyć regulamin ZFŚS i terminy składania wniosków o dopłatę do wypoczynku,
• złożyć wniosek o „wczasy pod gruszą”, jeśli regulamin to przewiduje,
• po zakończeniu umowy zweryfikować, czy wypłacono ekwiwalent za wszystkie niewykorzystane dni.

Jeżeli pracodawca ma własny regulamin wypłat socjalnych, to on przesądzi, czy 10 dni urlopu w styczniu wystarczy do uzyskania dopłaty. Sama ustawa nie wprowadza takiego uniwersalnego progu.

FAQ

Czy ekwiwalent za urlop należy się zawsze po zakończeniu umowy?

Co do zasady tak, jeżeli na dzień rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy pozostał niewykorzystany urlop. Wyjątek przewiduje art. 171 § 3 Kodeksu pracy, gdy bezpośrednio zawierana jest kolejna umowa z tym samym pracodawcą i strony uzgodnią wykorzystanie urlopu.

Czy pracodawca może zamiast urlopu wypłacać pieniądze w trakcie zatrudnienia?

Nie, co do zasady nie. W trakcie zatrudnienia urlop powinien być wykorzystany w naturze, a ekwiwalent jest wyjątkiem związanym z ustaniem stosunku pracy na podstawie art. 171 § 1 Kodeksu pracy.

Czy „wczasy pod gruszą” są obowiązkowe w każdej firmie?

Nie. Najpierw musi istnieć ZFŚS albo odpowiednie rozwiązanie przyjęte u pracodawcy, a następnie regulamin musi przewidywać takie świadczenie. Dodatkowo jego przyznanie zależy od kryterium socjalnego z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS.

Czy 10 dni urlopu wystarczy do otrzymania dopłaty do wypoczynku?

To zależy od regulaminu ZFŚS obowiązującego u pracodawcy. Ustawa nie wprowadza jednego, powszechnego minimum dni urlopu uprawniającego do „wczasów pod gruszą”.

Po jakim czasie przedawnia się roszczenie o ekwiwalent?

Roszczenie przedawnia się po 3 latach od dnia wymagalności zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy.

Źródła

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 152 § 1, art. 162, art. 168, art. 171 § 1 i § 3, art. 87 § 1, art. 91 § 1, art. 291 § 1.

2. Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, w szczególności art. 2 pkt 1, art. 8 ust. 1 i ust. 2.

3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

4. Wyrok Sądu Najwyższego z 11 czerwca 1980 r., I PR 43/80.

5. Wyrok Sądu Najwyższego z 29 stycznia 2007 r., II PK 181/06.