Działalność w Polsce i praca w USA – ZUS, składki i formalności

Czy po przeprowadzce do USA można zostawić firmę w Polsce?

Tak, co do zasady można nadal prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG, mimo stałego pobytu za granicą. Przepisy ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców nie uzależniają dalszego prowadzenia działalności od stałego zamieszkania przedsiębiorcy w Polsce. W praktyce trzeba jednak ocenić osobno:

• czy działalność może być realnie wykonywana zdalnie lub przez podwykonawców,
• gdzie powstaje obowiązek ubezpieczeń społecznych,
• gdzie znajduje się rezydencja podatkowa,
• czy pozostają obowiązki rejestracyjne i rozliczeniowe w Polsce.

Jeżeli działalność ma charakter usługowy i może być wykonywana zdalnie, samo przeniesienie życia rodzinnego i zawodowego do USA nie oznacza automatycznej konieczności wykreślenia firmy z CEIDG.

Składki ZUS a praca na etacie w USA

W przypadku relacji Polska–USA kluczowe znaczenie ma Umowa o zabezpieczeniu społecznym między Rzecząpospolitą Polską a Stanami Zjednoczonymi Ameryki, podpisana w Warszawie dnia 2 kwietnia 2008 r. (Dz.U. z 2009 r. Nr 46, poz. 374) oraz Porozumienie administracyjne w sprawie stosowania tej umowy (Dz.U. z 2009 r. Nr 46, poz. 376).

Zgodnie z art. 6 ust. 1 tej umowy osoba podlega co do zasady ustawodawstwu tego państwa, na którego terytorium wykonuje pracę. Zasada ta dotyczy zarówno pracy najemnej, jak i działalności na własny rachunek. Celem umowy jest uniknięcie jednoczesnego obowiązkowego podlegania systemom ubezpieczeń obu państw w tym samym zakresie.

Jeżeli więc po przeprowadzce do USA podejmie Pani legalną pracę najemną i będzie Pani podlegała amerykańskiemu systemowi Social Security, to co do zasady jest podstawa do ustalenia, że w zakresie objętym umową właściwe będzie ustawodawstwo USA, a nie polska ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

Ma to praktyczne znaczenie dla tytułu z art. 6 ust. 1 pkt 5 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, czyli prowadzenia pozarolniczej działalności. Jeżeli na podstawie umowy międzynarodowej właściwe okaże się ustawodawstwo amerykańskie, ZUS nie powinien żądać odprowadzania w Polsce składek społecznych z tytułu tej działalności.

Czy o obowiązku składkowym decyduje miejsce zamieszkania?

Nie zawsze. W praktyce trzeba uważać na zbyt uproszczone stwierdzenie, że „o wszystkim decyduje miejsce zamieszkania”. W sprawach objętych umową polsko-amerykańską decydują przede wszystkim reguły kolizyjne przewidziane w samej umowie, a podstawową zasadą jest miejsce wykonywania pracy.

Jeżeli więc:

• pracuje Pani jako pracownik w USA,
• jest Pani objęta amerykańskim systemem ubezpieczeń społecznych,
• równocześnie utrzymuje Pani działalność gospodarczą w Polsce,

to dla wyłączenia składek ZUS w Polsce trzeba wykazać wobec ZUS, że w świetle umowy właściwe jest ustawodawstwo amerykańskie. Sam adres zamieszkania lub samo posiadanie rodziny za granicą nie zastępuje dokumentu potwierdzającego objęcie systemem USA.

Jak wyłączyć się z ZUS w Polsce?

W praktyce ZUS oczekuje dokumentu potwierdzającego, że podlega Pani amerykańskiemu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego. W relacjach Polska–USA takim dokumentem jest USA/PL 1 Certificate of Coverage, wydawany przez Social Security Administration (SSA).

Po uzyskaniu certyfikatu należy:

1. przekazać go do właściwej jednostki ZUS,
2. złożyć dokumenty wyrejestrowujące z ubezpieczeń społecznych w Polsce,
3. w razie potrzeby dołączyć pismo wyjaśniające stan faktyczny: przeprowadzkę, zatrudnienie w USA i dalsze prowadzenie działalności w Polsce.

W zależności od konkretnej sytuacji ZUS może badać, od jakiej daty nastąpiło objęcie ustawodawstwem amerykańskim. Dlatego znaczenie mają daty rozpoczęcia pracy w USA, objęcia tam ubezpieczeniem oraz zakres dalszej działalności w Polsce.

Jakie dokumenty warto przygotować dla ZUS?

Poza samym certyfikatem USA/PL 1 warto mieć:

• umowę o pracę lub inny dokument potwierdzający zatrudnienie w USA,
• potwierdzenie objęcia amerykańskim systemem Social Security,
• dokumenty wskazujące datę przeprowadzki i rozpoczęcia pracy,
• opis sposobu prowadzenia działalności w Polsce po wyjeździe.

Jeżeli ZUS poweźmie wątpliwości co do zakresu działalności lub daty zmiany ustawodawstwa właściwego, może wezwać do złożenia dodatkowych wyjaśnień i dokumentów.

Zobacz również:

praca za granicą i firma w Polsce a składki ZUS

Czy po wyłączeniu z ZUS w Polsce nie ma już żadnych obowiązków?

Nie. Trzeba odróżnić ubezpieczenia społeczne od podatków. To, że z działalności w Polsce nie trzeba opłacać polskich składek społecznych, nie oznacza jeszcze automatycznie:

• braku podatku dochodowego w Polsce,
• braku obowiązków ewidencyjnych w CEIDG,
• braku obowiązków wobec urzędu skarbowego lub w zakresie VAT.

W sprawach podatkowych kluczowe są przede wszystkim art. 3 ust. 1a i art. 3 ust. 2a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz odpowiednia umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania między Polską a USA. Co do zasady polskim rezydentem podatkowym jest osoba, która:

• ma w Polsce centrum interesów osobistych lub gospodarczych albo
• przebywa w Polsce dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Wystarczy spełnienie jednego z tych warunków. Dlatego osoba mieszkająca w USA może nadal w pewnych sytuacjach pozostać polskim rezydentem podatkowym, jeżeli np. w Polsce pozostanie istotne centrum interesów gospodarczych. Ocena zawsze zależy od pełnego stanu faktycznego.

Ubezpieczenia społeczne a ubezpieczenie zdrowotne

W praktyce trzeba dodatkowo sprawdzić skutki dla ubezpieczenia zdrowotnego. Polski system składki zdrowotnej po zmianach wprowadzonych ustawą z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw jest ściśle powiązany z tytułem do objęcia ubezpieczeniem w Polsce.

Jeżeli nie podlega Pani polskim ubezpieczeniom z tytułu działalności z uwagi na zastosowanie umowy międzynarodowej i ustawodawstwa USA, trzeba ustalić, czy pozostaje jakikolwiek polski tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego. Tego nie należy zakładać automatycznie – wymaga to osobnej weryfikacji w konkretnym stanie faktycznym.

Czy trzeba zamknąć działalność, gdy większość czynności wykonują podwykonawcy?

Nie ma takiego automatycznego obowiązku. Ważne jednak, by działalność była rzeczywiście prowadzona, a nie pozostawiona wyłącznie „na papierze”. Jeżeli przedsiębiorca nadal zawiera umowy, ponosi odpowiedzialność wobec klientów, rozlicza przychody i organizuje wykonywanie usług, to działalność może być kontynuowana również przy szerokim korzystaniu z podwykonawców.

Ryzyko pojawia się wtedy, gdy formalnie firma pozostaje aktywna, ale faktycznie nie jest już prowadzona albo wszystkie kluczowe elementy działalności zostały trwale przeniesione do innego państwa w sposób rodzący skutki podatkowe lub rejestracyjne poza Polską.

Tabela: co oceniać przed przeprowadzką do USA?

Przykłady

Poniższe przykłady pokazują, jak podobne zasady działają w praktyce, ale ostateczna ocena zawsze zależy od szczegółów konkretnej sprawy.

FAQ

Czy praca na etacie w USA automatycznie zwalnia z ZUS w Polsce?

Nie automatycznie. Potrzebne jest ustalenie, że w świetle umowy Polska–USA właściwe jest ustawodawstwo amerykańskie, oraz zwykle przedstawienie certyfikatu USA/PL 1 wydanego przez SSA.

Czy muszę zamknąć jednoosobową działalność w Polsce po przeprowadzce do USA?

Nie. Jeżeli działalność może być realnie prowadzona dalej, firma może pozostać aktywna. Trzeba jednak uporządkować kwestie ZUS, podatków i danych rejestrowych.

Czy brak składek ZUS w Polsce oznacza brak podatku w Polsce?

Nie. ZUS i podatki to odrębne obszary. Rezydencję podatkową i miejsce opodatkowania dochodów ocenia się według ustawy o PIT i umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Jaki dokument jest najważniejszy dla ZUS?

Najważniejszy jest dokument potwierdzający podleganie amerykańskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych, czyli co do zasady USA/PL 1 Certificate of Coverage.

Zobacz również:

działalność gospodarcza na rencie a składki ZUS

Źródła

• art. 6 ust. 1 Umowy o zabezpieczeniu społecznym między Rzecząpospolitą Polską a Stanami Zjednoczonymi Ameryki, podpisanej w Warszawie dnia 2 kwietnia 2008 r. (Dz.U. z 2009 r. Nr 46, poz. 374),
• Porozumienie administracyjne w sprawie stosowania Umowy o zabezpieczeniu społecznym między Rzecząpospolitą Polską a Stanami Zjednoczonymi Ameryki, podpisane w Warszawie dnia 2 kwietnia 2008 r. (Dz.U. z 2009 r. Nr 46, poz. 376),
• art. 6 ust. 1 pkt 5 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych,
• art. 3 ust. 1a i art. 3 ust. 2a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• ustawa z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców,
• praktyka ZUS dotycząca stosowania certyfikatów potwierdzających właściwe ustawodawstwo w relacjach z USA, w tym interpretacje indywidualne wydawane na tle konkretnych stanów faktycznych.