Duplikat zagubionego świadectwa maturalnego

Przy zagubionych dokumentach szkolnych trzeba najpierw ustalić, jakiego dokumentu brakuje: świadectwa ukończenia szkoły, świadectwa dojrzałości, aneksu do świadectwa dojrzałości albo odpisu. Od tego zależy właściwy organ. Procedura wydawania duplikatów wynika przede wszystkim z § 24 rozporządzenia Ministra Edukacji i Nauki z dnia 7 czerwca 2023 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków.

Gdzie złożyć wniosek o duplikat świadectwa maturalnego?

Nie każdy wniosek należy kierować do kuratorium. Właściwość zależy od rodzaju dokumentu i od tego, czy egzamin był zdawany w systemie tzw. nowej matury. Okręgowe komisje egzaminacyjne działają w systemie egzaminów zewnętrznych, którego podstawę stanowi m.in. art. 9c ust. 2 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty.

Jeżeli szkoła została zlikwidowana, znaczenie ma art. 89 ust. 9 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe. Przepis ten przewiduje, że dokumentację zlikwidowanej szkoły publicznej przekazuje się organowi prowadzącemu, z wyjątkiem dokumentacji przebiegu nauczania, którą przekazuje się organowi sprawującemu nadzór pedagogiczny. Przy szkołach niepublicznych istotny jest także art. 172 ust. 4 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe, dotyczący obowiązków osoby prowadzącej szkołę przy jej likwidacji. Nadzór pedagogiczny nad szkołami niepublicznymi sprawują co do zasady kuratorzy oświaty na podstawie art. 180 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe.

Nowa matura i stara matura – dlaczego to ważne?

Przyjmuje się, że tzw. nowa matura to egzamin maturalny zdawany od 2005 r. w liceach ogólnokształcących oraz od 2006 r. w technikach. W takim przypadku duplikat świadectwa dojrzałości albo aneksu do świadectwa dojrzałości należy uzyskać w okręgowej komisji egzaminacyjnej właściwej dla miejsca zdawania egzaminu. Nie musi to być OKE w Warszawie, jeżeli szkoła znajdowała się w innym okręgu.

Stara matura była organizowana jeszcze przez szkoły. Jeżeli chodzi o dokument z takiego okresu, w pierwszej kolejności należy ustalić następcę szkoły albo miejsce przechowywania dokumentacji przebiegu nauczania. Jeżeli szkoła nie istnieje, informacji należy szukać w kuratorium oświaty właściwym dla siedziby dawnej szkoły albo u organu prowadzącego szkołę, np. w powiecie lub gminie.

Jakie dokumenty są potrzebne do wniosku?

Wniosek o wydanie duplikatu powinien być pisemny albo złożony na formularzu udostępnionym przez szkołę, OKE lub kuratorium. § 24 rozporządzenia Ministra Edukacji i Nauki z dnia 7 czerwca 2023 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków przewiduje wydanie duplikatu w razie utraty oryginału, na podstawie zachowanej dokumentacji.

Najczęściej trzeba podać:

• imię i nazwisko, a także nazwisko używane w czasie nauki, jeżeli było inne,
• datę i miejsce urodzenia oraz numer PESEL, jeżeli został nadany,
• nazwę i adres dawnej szkoły, typ szkoły oraz rok ukończenia nauki,
• rok zdawania matury i informację, czy chodzi o świadectwo dojrzałości, aneks czy świadectwo ukończenia szkoły,
• adres do korespondencji, numer telefonu lub e-mail do kontaktu,
• potwierdzenie wniesienia opłaty, jeżeli organ wymaga zapłaty przed rozpoznaniem wniosku,
• pełnomocnictwo, jeżeli sprawę załatwia inna osoba.

Organ może wymagać okazania dokumentu tożsamości przy odbiorze. Jeżeli dokument ma odebrać pełnomocnik, pełnomocnictwo powinno jednoznacznie obejmować odbiór duplikatu. W sprawach załatwianych z zagranicy warto wcześniej ustalić, czy organ dopuszcza wysyłkę pocztą i czy wymaga podpisu własnoręcznego, profilu zaufanego albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Ile kosztuje duplikat świadectwa?

Opłata za duplikat świadectwa, dyplomu lub innego dokumentu szkolnego jest powiązana z opłatą skarbową od legalizacji dokumentu. Zgodnie z częścią II załącznika do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej opłata od legalizacji dokumentu wynosi 26 zł. Tyle obecnie wynosi standardowa opłata za duplikat świadectwa.

W praktyce szkoła, OKE albo kuratorium podają numer rachunku bankowego i wymagają dołączenia potwierdzenia przelewu. W tytule przelewu warto wpisać: opłata za duplikat świadectwa dojrzałości, imię i nazwisko, rok matury oraz nazwę szkoły.

Ile trwa wydanie duplikatu?

Rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki z dnia 7 czerwca 2023 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków nie wskazuje jednego sztywnego terminu, w którym duplikat musi zostać wydany w każdej sprawie. W praktyce proste sprawy, zwłaszcza w OKE, często trwają od kilku dni do kilku tygodni. Jeżeli trzeba szukać dokumentacji po zlikwidowanej szkole, czas może być dłuższy.

Warto zachować potwierdzenie nadania wniosku i dowód opłaty. Jeżeli organ nie odpowiada przez dłuższy czas, można wysłać ponaglenie albo poprosić o pisemną informację, czy dokumentacja istnieje i czy jest wystarczająca do wydania duplikatu.

Co zrobić, gdy kuratorium albo OKE odmawia z powodu braku dokumentów?

Jeżeli dokumentacja przebiegu nauczania albo dokumentacja egzaminu nie zachowała się, organ nie może sporządzić zwykłego duplikatu. W takiej sytuacji należy zażądać pisemnego zaświadczenia, że wydanie duplikatu nie jest możliwe z powodu braku albo niewystarczalności dokumentacji. Takie zaświadczenie jest kluczowe, ponieważ otwiera drogę do odtworzenia dokumentu w sądzie.

Odtworzenie świadectwa lub dyplomu następuje na podstawie Dekretu z dnia 7 lipca 1945 r. o odtworzeniu dyplomów i świadectw z ukończenia nauki. Postępowanie ma charakter nieprocesowy, a do jego wszczęcia stosuje się art. 506 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego, zgodnie z którym sąd wszczyna postępowanie nieprocesowe na wniosek. Jeżeli przepisy szczególne nie przewidują innej opłaty, zastosowanie może mieć art. 23 pkt 1 ustawy z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, który przewiduje opłatę stałą od wniosku o wszczęcie postępowania nieprocesowego.

Do wniosku sądowego warto dołączyć wszystko, co może potwierdzić ukończenie szkoły albo zdanie matury: stare kopie dokumentów, indeks, zaświadczenia z uczelni, dokumenty z akt osobowych u pracodawcy, legitymacje, korespondencję ze szkołą lub kuratorium, a także dane świadków, np. dawnych nauczycieli lub osób z klasy. Sąd ocenia całość materiału dowodowego, dlatego im więcej dowodów, tym większa szansa na skuteczne odtworzenie dokumentu.

Jak napisać pismo po odmowie wydania duplikatu?

Jeżeli otrzymana odpowiedź jest lakoniczna, warto złożyć dodatkowe pismo z żądaniem wydania formalnego zaświadczenia o braku możliwości wydania duplikatu. W piśmie należy wskazać, że dokument jest potrzebny do dalszego postępowania o odtworzenie świadectwa. Dobrze jest powołać się na § 24 rozporządzenia Ministra Edukacji i Nauki z dnia 7 czerwca 2023 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków oraz na Dekret z dnia 7 lipca 1945 r. o odtworzeniu dyplomów i świadectw z ukończenia nauki.

W piśmie można też poprosić o informację, czy organ sprawdził archiwum zlikwidowanej szkoły, czy dokumentacja mogła zostać przekazana innemu podmiotowi oraz czy zachowały się księgi uczniów, protokoły egzaminacyjne albo arkusze ocen. Taka odpowiedź może później pomóc w sądzie.

FAQ

Czy kuratorium zawsze wydaje duplikat świadectwa maturalnego?

Nie. Kuratorium może być właściwe zwłaszcza wtedy, gdy chodzi o starą maturę albo dokumentację przebiegu nauczania po zlikwidowanej szkole. Przy nowej maturze właściwa jest co do zasady okręgowa komisja egzaminacyjna.

Czy OKE w Warszawie jest właściwa dla każdego absolwenta?

Nie. Wniosek składa się do OKE właściwej według miejsca zdawania egzaminu. OKE w Warszawie jest właściwa tylko dla szkół i egzaminów z jej okręgu.

Czy duplikat ma taką samą wartość jak oryginał?

Tak. Duplikat wydany zgodnie z § 24 rozporządzenia Ministra Edukacji i Nauki z dnia 7 czerwca 2023 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków jest dokumentem urzędowym potwierdzającym te same okoliczności co oryginał.

Co zrobić, gdy nie znam dokładnej nazwy dawnej szkoły?

We wniosku należy podać jak najwięcej danych: miejscowość, ulicę, typ szkoły, profil klasy, lata nauki i nazwiska wychowawców. Organ może na tej podstawie ustalić następcę szkoły albo miejsce przechowywania dokumentacji.

Czy można dostać duplikat bez osobistego stawiennictwa?

Często tak, ale zależy to od procedury danej szkoły, OKE lub kuratorium. Wiele organów przyjmuje wniosek pocztą albo elektronicznie, natomiast przy odbiorze może wymagać potwierdzenia tożsamości lub pełnomocnictwa.

Czy brak dokumentacji oznacza, że nic nie da się zrobić?

Nie. Jeżeli organ wyda zaświadczenie, że duplikat nie może zostać sporządzony z powodu braku dokumentacji, można wystąpić do sądu o odtworzenie świadectwa lub dyplomu na podstawie Dekretu z dnia 7 lipca 1945 r. o odtworzeniu dyplomów i świadectw z ukończenia nauki.

Podsumowanie

Najpierw trzeba ustalić, czy potrzebny jest duplikat świadectwa dojrzałości, aneksu do świadectwa dojrzałości czy świadectwa ukończenia szkoły. Nową maturę obsługuje właściwa OKE, natomiast dokumenty szkolne i starą maturę zwykle szkoła albo organ, który przejął dokumentację po jej likwidacji. Jeżeli dokumentacja nie zachowała się, należy uzyskać pisemne zaświadczenie o braku możliwości wydania duplikatu i rozważyć wniosek do sądu o odtworzenie dokumentu.

Źródła

1. Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe, w szczególności art. 89 ust. 9, art. 172 ust. 4 i art. 180, Dz.U. 2017 poz. 59.
2. Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty, w szczególności art. 9c ust. 2, Dz.U. 1991 nr 95 poz. 425.
3. Rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki z dnia 7 czerwca 2023 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków, w szczególności § 24, Dz.U. 2023 poz. 1120.
4. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej, część II załącznika, Dz.U. 2006 nr 225 poz. 1635.
5. Dekret z dnia 7 lipca 1945 r. o odtworzeniu dyplomów i świadectw z ukończenia nauki, Dz.U. 1945 nr 27 poz. 164.
6. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego, w szczególności art. 506, Dz.U. 1964 nr 43 poz. 296.
7. Ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, w szczególności art. 23 pkt 1, Dz.U. 2005 nr 167 poz. 1398.