Zwrot kosztów podróży dla świadka i dojazdu do sądu

Czy świadkowi przysługuje zwrot kosztów podróży?

Tak. Zgodnie z art. 618a Kodeksu postępowania karnego świadkowi przysługuje zwrot kosztów podróży z miejsca zamieszkania do miejsca wykonywania czynności postępowania na wezwanie sądu albo organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze. Zwrot obejmuje rzeczywiście poniesione, racjonalne i celowe koszty przejazdu własnym samochodem albo innym odpowiednim środkiem transportu.

W praktyce oznacza to, że świadek wezwany do prokuratury, sądu lub na Policję może po przesłuchaniu złożyć wniosek o zwrot kosztów dojazdu i powrotu. Uprawnienie dotyczy także świadka, który mieszka za granicą i przyjechał do Polski, np. z Wielkiej Brytanii, Niemiec albo Irlandii, jeżeli stawił się na wezwanie organu.

Zwrot nie działa jednak automatycznie. Organ nie wypłaca należności wyłącznie dlatego, że świadek przyjechał. Trzeba złożyć wniosek i wykazać poniesione koszty. Jeżeli dopiero otrzymałeś wezwanie do sądu w charakterze świadka, już przed wyjazdem warto zachować wszystkie dokumenty potwierdzające wydatki.

Jakie koszty może odzyskać świadek?

Podstawowym świadczeniem jest zwrot kosztów przejazdu. Może to być bilet kolejowy, autobusowy, lotniczy, koszt przejazdu komunikacją miejską, a w uzasadnionych sytuacjach także przejazd własnym samochodem, taksówką lub innym środkiem transportu.

Na tych samych zasadach świadkowi może przysługiwać zwrot kosztów noclegu oraz utrzymania w miejscu wykonywania czynności. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy świadek mieszka daleko, termin przesłuchania przypada rano, połączenia są ograniczone albo podróż w obie strony jednego dnia byłaby nieracjonalna.

Świadkowi może również przysługiwać zwrot utraconego zarobku lub dochodu za czas stawiennictwa. W takim przypadku trzeba wykazać nie tylko sam fakt utraty zarobku, lecz także jego wysokość, np. zaświadczeniem pracodawcy, dokumentami księgowymi albo innym wiarygodnym potwierdzeniem dochodu. Górna granica tej należności wynika z art. 618b Kodeksu postępowania karnego i jest powiązana z kwotą bazową dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe.

Czy świadek z zagranicy odzyska koszt biletu lotniczego?

Co do zasady tak, ale pod warunkiem że wydatek był rzeczywisty, racjonalny, celowy i odpowiednio udokumentowany. Sam fakt, że świadek leciał samolotem, nie przekreśla prawa do zwrotu. W orzecznictwie wskazuje się, że świadek nie ma bezwzględnego obowiązku wyboru najtańszego środka transportu. Liczy się również czas podróży, liczba przesiadek, godzina rozpoczęcia czynności, stan zdrowia, wiek, niepełnosprawność oraz realna możliwość dotarcia na miejsce na czas.

Przykładowo przelot samolotem z Londynu do Polski może być racjonalny, jeżeli alternatywna podróż autokarem trwałaby kilkadziesiąt godzin albo uniemożliwiałaby terminowe stawiennictwo. Inaczej organ może ocenić zakup wyjątkowo drogiego biletu w klasie biznes, wybór okrężnej trasy albo nieuzasadnione wydatki dodatkowe.

Jeżeli świadek mieszka za granicą, we wniosku warto jasno wskazać trasę, daty podróży, walutę wydatku, kwotę oraz numer rachunku bankowego. Nie ma ogólnej zasady, że każdy zagraniczny dokument musi być tłumaczony przysięgle, ale organ może poprosić o wyjaśnienie albo uzupełnienie dokumentów, jeżeli z biletu lub rachunku nie wynika, czego dotyczy wydatek.

Jak udokumentować koszty podróży, noclegu i utraconego zarobku?

Najbezpieczniej dołączyć do wniosku kopie dokumentów potwierdzających wydatek oraz zachować oryginały do okazania. W zależności od sposobu podróży mogą to być:

• bilety kolejowe, autobusowe, lotnicze i karty pokładowe,
• faktury lub potwierdzenia rezerwacji,
• potwierdzenia płatności kartą albo przelewem,
• rachunki za nocleg,
• rachunki za przejazd taksówką, parking lub opłaty drogowe, jeżeli były konieczne,
• oświadczenie o trasie i liczbie kilometrów przy przejeździe własnym samochodem,
• zaświadczenie pracodawcy o utraconym wynagrodzeniu albo dokumenty potwierdzające utracony dochód z działalności.

W przypadku przejazdu własnym samochodem organ zwykle oczekuje wskazania trasy, liczby kilometrów, pojemności silnika pojazdu i ewentualnie numeru rejestracyjnego. Stawki za kilometr są limitowane przepisami dotyczącymi używania prywatnych pojazdów do celów służbowych. Aktualnie maksymalna stawka wynosi 0,89 zł za 1 km dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ i 1,15 zł za 1 km dla samochodu osobowego o pojemności powyżej 900 cm³.

Wniosek o zwrot kosztów podróży świadka

Wniosek o zwrot należności należy złożyć ustnie do protokołu albo na piśmie. Termin jest krótki: 3 dni od zakończenia czynności z udziałem świadka. Jest to termin zawity, więc jego przekroczenie może spowodować utratę prawa do skutecznego żądania wypłaty.

Najprościej zgłosić wniosek od razu po przesłuchaniu i poprosić o wpisanie go do protokołu. Jeżeli świadek składa wniosek pisemnie, powinien skierować go do organu, który prowadzi czynność: sądu, prokuratury albo innego organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze.

We wniosku warto podać:

• imię, nazwisko, adres i sygnaturę sprawy, jeżeli jest znana,
• datę i miejsce czynności, na którą świadek został wezwany,
• informację, że świadek stawił się na wezwanie,
• wykaz poniesionych kosztów z podaniem kwot i walut,
• uzasadnienie wyboru środka transportu, jeśli koszt był wyższy niż standardowy,
• numer rachunku bankowego do wypłaty, a przy rachunku zagranicznym także dane potrzebne do przelewu, np. IBAN i BIC/SWIFT,
• załączniki potwierdzające wydatki.

Przyznaną należność powinno się wypłacić niezwłocznie. Jeżeli nie jest to możliwe od razu, organ przekazuje ją przekazem pocztowym albo przelewem bankowym, bez obciążania świadka kosztami przelewu lub opłaty pocztowej.

Co zrobić, gdy świadek nie może stawić się na wezwanie?

Jeżeli świadek nie może przyjechać z powodu choroby, pobytu za granicą, braku połączeń, kosztów nieproporcjonalnych do sytuacji albo innej ważnej przeszkody, nie powinien ignorować wezwania. Trzeba jak najszybciej złożyć do organu pismo z wyjaśnieniem przyczyny i dowodami, np. zaświadczeniem lekarskim, potwierdzeniem pobytu za granicą albo dokumentami podróży.

W zależności od sytuacji można wnosić o zmianę terminu, przesłuchanie w miejscu zamieszkania, przesłuchanie przez sąd lub organ właściwy miejscowo albo zastosowanie środków technicznych umożliwiających udział na odległość. Więcej praktycznych informacji zawiera omówienie, jak przygotować wniosek o przesłuchanie świadka w miejscu zamieszkania.

Nieusprawiedliwione niestawiennictwo świadka może prowadzić do negatywnych konsekwencji procesowych, w tym kary porządkowej, zarządzenia zatrzymania i przymusowego doprowadzenia. Dlatego w razie realnej przeszkody ważne jest szybkie i udokumentowane usprawiedliwienie. Przydatne może być także szersze omówienie, co zrobić, gdy trzeba usprawiedliwić niestawiennictwo świadka.

Koszty dojazdu oskarżonego lub strony postępowania

Trzeba odróżnić sytuację świadka od sytuacji oskarżonego. Świadek korzysta z wyraźnych przepisów o należnościach świadków, a wniosek o ich przyznanie składa się po konkretnej czynności. Oskarżony jako strona postępowania powinien liczyć się z tym, że jego wydatki mogą być rozliczane inaczej, często w ramach końcowego orzeczenia o kosztach procesu.

Do kosztów procesu należą między innymi uzasadnione wydatki stron, w tym wydatki związane z ustanowieniem jednego obrońcy lub pełnomocnika. W sprawach z oskarżenia publicznego, w razie uniewinnienia oskarżonego albo umorzenia postępowania, koszty procesu co do zasady ponosi Skarb Państwa, z wyjątkami wskazanymi w Kodeksie postępowania karnego. W razie skazania sąd może natomiast obciążyć oskarżonego kosztami sądowymi, chyba że zachodzą podstawy do zwolnienia go z tych kosztów w całości lub w części.

Jeżeli rozprawy odbywają się na drugim końcu Polski, warto rozważyć również wniosek o przekazanie sprawy innemu sądowi równorzędnemu. Art. 36 Kodeksu postępowania karnego pozwala sądowi wyższego rzędu przekazać sprawę, jeżeli większość osób, które trzeba wezwać na rozprawę, mieszka blisko innego sądu, a daleko od sądu właściwego. Nie wystarczy jednak sama wygoda oskarżonego lub jednej osoby. Musi przemawiać za tym ekonomia procesowa całej sprawy.

Jeżeli problem dotyczy obrony, oddalenie wcześniejszego wniosku o obrońcę z urzędu nie zawsze zamyka temat na przyszłość. Przy zmianie sytuacji majątkowej, rodzinnej, zdrowotnej albo przy pojawieniu się nowych okoliczności można rozważyć ponowienie wniosku i dokładne wykazanie, że poniesienie kosztów obrońcy z wyboru byłoby zbyt uciążliwe.

FAQ

Czy świadek musi złożyć wniosek o zwrot kosztów od razu po przesłuchaniu?

Nie musi zrobić tego dokładnie w tej samej chwili, ale ma tylko 3 dni od zakończenia czynności. Najbezpieczniej zgłosić wniosek od razu do protokołu, a dokumenty potwierdzające wydatki dołączyć na miejscu albo dosłać zgodnie z poleceniem organu.

Czy świadek z zagranicy może żądać zwrotu kosztu przelotu?

Tak, jeżeli przelot był racjonalny, celowy i udokumentowany. Organ może jednak zakwestionować koszt, który uzna za nadmierny, zbędny albo niezwiązany bezpośrednio ze stawiennictwem na wezwanie.

Czy trzeba tłumaczyć zagraniczne bilety i rachunki?

Nie ma ogólnego obowiązku dołączania tłumaczenia przysięgłego każdego biletu lub potwierdzenia. Jeżeli dokument jest nieczytelny dla organu albo nie wynika z niego data, trasa lub kwota, organ może poprosić o wyjaśnienie, uzupełnienie albo tłumaczenie.

Czy świadek dostanie zwrot kosztów, jeśli stawił się, ale nie został przesłuchany?

Tak, prawo do żądania należności przysługuje osobie wezwanej w charakterze świadka, jeżeli stawiła się na wezwanie, nawet gdy ostatecznie nie została przesłuchana.

Czy można odzyskać utracone wynagrodzenie za dzień przesłuchania?

Tak, świadek może żądać zwrotu utraconego zarobku lub dochodu, ale musi wykazać jego wysokość. W przypadku pracownika zwykle potrzebne jest zaświadczenie pracodawcy, a przy działalności gospodarczej inne dokumenty potwierdzające realną utratę dochodu.

Czy oskarżony dostanie zwrot kosztów dojazdu na rozprawę?

To zależy od statusu sprawy i końcowego rozstrzygnięcia. W razie uniewinnienia albo umorzenia w sprawie z oskarżenia publicznego koszty procesu co do zasady ponosi Skarb Państwa, ale są wyjątki. W razie skazania oskarżony może zostać obciążony kosztami, choć sąd może go z nich zwolnić, jeżeli przemawia za tym jego sytuacja majątkowa, rodzinna albo względy słuszności.

Czy można przenieść sprawę karną do sądu bliżej miejsca zamieszkania?

Można o to wnosić, ale nie wystarczy sama duża odległość. Art. 36 Kodeksu postępowania karnego wymaga, aby większość osób, które trzeba wezwać na rozprawę, mieszkała blisko innego sądu równorzędnego, a daleko od sądu właściwego. Decyduje sąd wyższego rzędu.

Podsumowanie

Świadek wezwany w sprawie karnej powinien pamiętać o dwóch zasadach: zachować dokumenty kosztowe i złożyć wniosek o zwrot należności w terminie 3 dni od zakończenia czynności. Zwrot może obejmować podróż, nocleg, utrzymanie w miejscu czynności oraz utracony zarobek, ale tylko w zakresie wykazanym i uznanym za racjonalny oraz celowy.

Jeżeli dojazd jest wyjątkowo kosztowny, świadek mieszka za granicą albo nie może stawić się w wyznaczonym terminie, nie warto czekać do dnia przesłuchania. Wcześniejszy kontakt z organem i dobrze uzasadniony wniosek mogą ułatwić zmianę terminu, przesłuchanie w innym trybie albo późniejsze rozliczenie kosztów.

Źródła

• Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks postępowania karnego, w szczególności art. 36, art. 616, art. 618a-618l, art. 624 i art. 632 - tekst jednolity w ELI.
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności z tytułu podróży służbowej - tekst jednolity w ELI.
• Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie zwrotu kosztów używania prywatnych pojazdów do celów służbowych, z późniejszymi zmianami, w tym aktualnymi stawkami za 1 km przebiegu pojazdu.
• Postanowienie Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 27 listopada 2013 r., sygn. akt II AKz 723/13 - dotyczące oceny racjonalności wyboru środka transportu przez świadka.
• Postanowienie Sądu Najwyższego z 13 marca 1980 r., sygn. akt CS 6/80, oraz postanowienie Sądu Apelacyjnego w Lublinie z 14 kwietnia 1992 r., sygn. akt II AKo 16/92 - dotyczące wyjątkowego charakteru przekazania sprawy innemu sądowi.