Zaświadczenie o odbywaniu kary pozbawienia wolności

Kto może uzyskać zaświadczenie o odbywaniu kary?

Zaświadczenie potwierdzające odbywanie kary pozbawienia wolności dotyczy danych osoby osadzonej, dlatego podstawową i najprostszą drogą jest wniosek złożony przez samego skazanego. Skazany może poprosić administrację jednostki penitencjarnej o wydanie dokumentu potwierdzającego fakt pobytu, okres odbywania kary, miejsce osadzenia oraz podstawę prawną pobytu, jeżeli takie informacje są potrzebne do konkretnej sprawy.

Osoba bliska, np. partnerka, narzeczona, rodzic albo małżonek, nie ma automatycznego prawa do uzyskania pełnych informacji o osadzeniu innej osoby. Jeżeli dokument ma zostać przekazany komuś z rodziny lub użyty w sprawie prowadzonej za granicą, praktycznie najlepiej, aby skazany sam złożył wniosek i wskazał, komu dokument ma być wydany albo dokąd ma zostać wysłany. Alternatywnie można dołączyć pisemne upoważnienie lub zgodę skazanego, ale ostateczna forma załatwienia sprawy zależy od jednostki i od zakresu żądanych danych.

Do kogo złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia?

Wniosek należy skierować do dyrektora zakładu karnego albo aresztu śledczego, w którym dana osoba przebywa. W praktyce skazany najczęściej zgłasza sprawę wychowawcy lub składa pisemną prośbę przez administrację jednostki. Wniosek powinien być konkretny: trzeba wskazać, że chodzi o zaświadczenie potwierdzające odbywanie kary pozbawienia wolności, miejsce osadzenia, okres pobytu oraz - jeżeli to potrzebne - podstawę prawną wykonywania kary.

Jeżeli dokument ma służyć do sprawy prowadzonej za granicą, we wniosku warto wyraźnie napisać, do czego będzie użyty, np. do wykazania przed zagranicznym sądem lub urzędem, że skazany w danym czasie przebywał w polskiej jednostce penitencjarnej i nie mógł osobiście odebrać korespondencji, zapłacić mandatu albo stawić się na wezwanie.

Jeżeli bliscy nie wiedzą, w której jednostce znajduje się dana osoba, nie powinni żądać informacji w dowolnym zakładzie karnym. Służba Więzienna stosuje odrębne zasady udzielania informacji i udostępniania danych osobowych o osobach obecnie lub uprzednio pozbawionych wolności. Wniosek osoby lub podmiotu uprawnionego składa się na właściwym formularzu, a jeśli nie wiadomo, gdzie dana osoba przebywała lub przebywa, sprawa może wymagać skierowania do Dyrektora Generalnego Służby Więziennej.

Co powinien zawierać wniosek skazanego?

Wniosek nie musi być długi, ale powinien pozwalać administracji jednostki ustalić, jakiego dokumentu skazany potrzebuje. Warto podać:

• imię, nazwisko, imię ojca, datę urodzenia i numer PESEL skazanego, jeżeli go posiada,
• nazwę jednostki penitencjarnej, w której skazany przebywa,
• prośbę o wydanie zaświadczenia o odbywaniu kary pozbawienia wolności,
• zakres informacji, które mają znaleźć się w dokumencie, np. datę przyjęcia, okres pobytu, podstawę wykonywania kary, sygnaturę sprawy, jeżeli jest znana,
• cel wydania dokumentu, np. przedstawienie przed sądem lub urzędem za granicą,
• informację, czy dokument ma zostać wydany skazanemu, przesłany na wskazany adres albo przekazany upoważnionej osobie.

Wniosek powinien być podpisany przez skazanego. Jeżeli dokument ma odebrać osoba trzecia, do wniosku warto dodać jasne upoważnienie: dane osoby upoważnionej, zakres upoważnienia oraz zgodę na przekazanie jej informacji objętych zaświadczeniem. Przy sprawach skazanego związanych z kontaktem, widzeniami lub zgodami administracji jednostki trzeba pamiętać, że sprawy w zakładzie karnym bywają oceniane według konkretnych przepisów i regulaminu jednostki.

Czy zaświadczenie może wystawić sąd zamiast zakładu karnego?

Sąd, który wydał wyrok albo prowadzi postępowanie wykonawcze, dysponuje aktami sprawy i informacjami o skierowaniu orzeczenia do wykonania. Sąd może więc wydać odpis wyroku, odpis postanowienia albo informację z akt, ale co do zasady to jednostka penitencjarna najlepiej potwierdzi aktualny fakt osadzenia, datę przyjęcia i okres pobytu w zakładzie karnym.

Warto odróżnić kilka dokumentów. Odpis wyroku potwierdza treść rozstrzygnięcia. Informacja z Krajowego Rejestru Karnego potwierdza dane ujawnione w rejestrze, np. skazanie, ale zwykle nie zastępuje zaświadczenia o aktualnym pobycie w jednostce. Zaświadczenie z zakładu karnego potwierdza natomiast praktyczny fakt odbywania kary i może być właściwym dokumentem, gdy trzeba wykazać, że dana osoba w określonym czasie była pozbawiona wolności.

Dlaczego ważna jest podstawa odbywania kary?

Wykonywanie kary pozbawienia wolności następuje w ramach postępowania wykonawczego po tym, jak orzeczenie staje się wykonalne. Sąd kieruje orzeczenie do wykonania i przekazuje odpowiednie dokumenty organowi wykonującemu karę. Dlatego przy zaświadczeniu przydatne bywa wskazanie, czy osadzony odbywa karę na podstawie prawomocnego wyroku, czy jego pobyt ma inną podstawę, np. tymczasowe aresztowanie.

Ma to znaczenie praktyczne. Zagraniczny sąd lub urząd może inaczej oceniać dokument potwierdzający wykonywanie prawomocnej kary, a inaczej samą informację o pobycie w areszcie. Jeżeli sprawa dotyczy tego, kiedy prawomocna kara pozbawienia wolności trafia do wykonania, warto sprawdzić także zasady, na jakich prowadzone jest postępowanie wykonawcze.

Zaświadczenie do sprawy za granicą

W opisanej sytuacji celem dokumentu jest wykazanie przed organem w Londynie, że osoba, na którą przychodzi korespondencja lub mandaty, przebywa w polskim zakładzie karnym. Taki dokument powinien możliwie jasno potwierdzać okres osadzenia, miejsce pobytu i podstawę wykonywania kary. Jeżeli chodzi o mandaty, wezwania albo korespondencję z zagranicy, często znaczenie ma konkretna data: kiedy pismo przyszło, kiedy upływał termin na reakcję i czy w tym czasie skazany realnie mógł podjąć działania.

Polski zakład karny wydaje dokument w języku polskim. Zagraniczny sąd lub urząd może wymagać tłumaczenia przez tłumacza przysięgłego, a czasem dodatkowego potwierdzenia dokumentu. Nie należy zakładać, że sam polski dokument będzie wystarczający. Najbezpieczniej ustalić wymogi bezpośrednio w instytucji, która ma dokument przyjąć.

Co zrobić, gdy zakład karny odmówi wydania informacji osobie bliskiej?

Odmowa przekazania danych osobie bliskiej nie musi oznaczać, że dokumentu nie da się uzyskać. Najczęściej oznacza to, że wniosek powinien złożyć sam skazany albo trzeba uzupełnić sprawę o zgodę, upoważnienie lub właściwy formularz. Warto wtedy poprosić jednostkę o wskazanie, jakiego dokumentu brakuje i czy możliwe jest wydanie zaświadczenia bezpośrednio skazanemu.

Jeżeli sprawa dotyczy urzędu, sądu, prokuratury albo innego podmiotu ustawowo uprawnionego, podmiot ten może wystąpić o informację we własnym zakresie, zgodnie z przepisami o udostępnianiu danych osób obecnie lub uprzednio pozbawionych wolności. Inna sytuacja występuje wtedy, gdy wniosek składa prywatna osoba bliska wyłącznie z własnej inicjatywy.

Jak przygotować się do złożenia wniosku?

Przed złożeniem wniosku warto zebrać dane i dokumenty, które ułatwią administracji jednostki załatwienie sprawy:

• dane skazanego i nazwę jednostki penitencjarnej,
• sygnaturę sprawy karnej albo dane wyroku, jeżeli są znane,
• kopię pisma z zagranicznego sądu, urzędu lub firmy windykacyjnej, jeżeli wyjaśnia, po co dokument jest potrzebny,
• informację o wymaganym języku, terminie i zakresie zaświadczenia,
• upoważnienie skazanego, jeżeli dokument ma być odebrany przez inną osobę.

Jeżeli terminy za granicą już biegną, nie warto czekać na pełną korespondencję. Skazany może równolegle złożyć wniosek o zaświadczenie, a osoba bliska może ustalać z zagranicznym organem, jakie dodatkowe wymogi formalne trzeba spełnić.

FAQ

Czy partnerka skazanego może sama dostać zaświadczenie z zakładu karnego?

Nie zawsze. Informacja o osadzeniu jest daną dotyczącą konkretnej osoby. Najbezpieczniej, aby wniosek złożył sam skazany albo aby osoba bliska dysponowała jego pisemnym upoważnieniem i zgodą na przekazanie informacji.

Czy wystarczy zadzwonić do zakładu karnego?

Co do zasady nie. Telefonicznie można zwykle uzyskać informacje organizacyjne, ale nie należy zakładać, że jednostka przekaże dane o osadzeniu, podstawie pobytu lub okresie odbywania kary przez telefon osobie trzeciej.

Czy zaświadczenie z KRK zastępuje zaświadczenie o odbywaniu kary?

Nie w każdej sprawie. KRK potwierdza informacje ujawnione w rejestrze, zwłaszcza dotyczące skazania. Jeżeli trzeba wykazać, że dana osoba w konkretnym czasie faktycznie przebywała w zakładzie karnym, zwykle potrzebny będzie dokument z jednostki penitencjarnej.

Czy we wniosku trzeba podać powód wydania zaświadczenia?

Warto to zrobić. Podanie celu pomaga ustalić, jakie dane powinny znaleźć się w dokumencie. Inny zakres informacji może być potrzebny do sprawy mandatu za granicą, a inny do potwierdzenia zatrudnienia albo usprawiedliwienia niestawiennictwa.

Czy dokument z zakładu karnego trzeba tłumaczyć?

Jeżeli dokument ma być użyty za granicą, najczęściej trzeba liczyć się z tłumaczeniem. To zagraniczny sąd, urząd albo inny organ decyduje, czy wystarczy zwykłe tłumaczenie, czy wymagane będzie tłumaczenie przysięgłe albo dodatkowe poświadczenie.

Co zrobić, gdy nie wiadomo, w której jednostce przebywa skazany?

Osoba prywatna nie zawsze uzyska taką informację bez podstawy prawnej. W sprawach formalnych trzeba korzystać z zasad udzielania informacji o osobach pozbawionych wolności, a podmioty uprawnione składają wniosek na właściwym formularzu. W praktyce najlepiej najpierw ustalić, czy skazany może sam przekazać rodzinie dane jednostki lub złożyć wniosek o wydanie dokumentu.

Czy zaświadczenie może obejmować także okres pracy w więzieniu?

Jeżeli potrzebne jest potwierdzenie zatrudnienia, należy poprosić o dokument dotyczący pracy skazanego, a nie tylko ogólne zaświadczenie o odbywaniu kary. Zaświadczenie o zatrudnieniu powinno wskazywać m.in. rodzaje i okresy zatrudnienia oraz informacje potrzebne do rozliczeń.

Źródła

• Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny wykonawczy, w szczególności przepisy o wszczęciu i wykonywaniu postępowania wykonawczego oraz prawach skazanego: ISAP - Kodeks karny wykonawczy.
• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 26 kwietnia 2023 r. w sprawie wniosku o udzielenie informacji lub udostępnienie danych osobowych o osobie obecnie lub uprzednio pozbawionej wolności w zakładzie karnym lub areszcie śledczym: ISAP - rozporządzenie.
• Informacje Służby Więziennej dla interesantów dotyczące udzielania informacji o osobach pozbawionych wolności: Służba Więzienna.
• Informacje Ministerstwa Sprawiedliwości o Krajowym Rejestrze Karnym: Krajowy Rejestr Karny.