Zaliczka na rezerwację mieszkania – czy podlega zwrotowi?

Czy zaliczka na rezerwację mieszkania podlega zwrotowi?

W opisanej sytuacji najważniejsze jest to, jak strony nazwały i uzgodniły wpłatę. Jeżeli w wiadomości SMS albo e-mailu pojawia się słowo „zaliczka”, a nie „zadatek”, „bezzwrotna opłata rezerwacyjna” albo „kaucja”, to jest to mocny argument za tym, że wpłacona kwota miała zostać rozliczona przy zawarciu umowy najmu, a nie definitywnie zatrzymana przez właściciela mieszkania.

Zaliczka nie jest w Kodeksie cywilnym uregulowana tak szczegółowo jak zadatek. W praktyce jest to kwota przekazana na poczet przyszłego świadczenia, na przykład przyszłego czynszu, kaucji albo opłaty przy podpisaniu umowy. Jeżeli do zawarcia umowy nie dochodzi, a strony nie ustaliły wyraźnie, że kwota jest bezzwrotna, zasadą jest obowiązek jej zwrotu.

Nie oznacza to jednak, że każda sprawa jest automatycznie wygrana. Sąd będzie oceniał całą korespondencję, treść ogłoszenia, projekt umowy, tytuł przelewu, zachowanie stron oraz to, czy doszło do uzgodnienia najważniejszych warunków przyszłego najmu. Im wyraźniej z dokumentów wynika, że była to „zaliczka na rezerwację”, a nie zadatek lub bezzwrotna opłata, tym silniejsza jest pozycja osoby żądającej zwrotu.

Zaliczka, zadatek i kaucja – czym się różnią?

W sporach o rezerwację mieszkania często miesza się trzy pojęcia: zaliczkę, zadatek i kaucję. Różnice są istotne, bo każde z tych świadczeń pełni inną funkcję.

Jeżeli właściciel mieszkania po rezygnacji najemcy twierdzi, że „zaliczka była domyślnie kaucją”, trzeba to kwestionować. Kaucja nie jest sankcją za rezygnację z rezerwacji. W najmie lokali mieszkalnych służy zabezpieczeniu należności z tytułu najmu i podlega rozliczeniu według zasad wynikających z ustawy o ochronie praw lokatorów oraz umowy. Nie można jej utożsamiać z zadatkiem ani bezzwrotną opłatą rezerwacyjną.

Czy ustna umowa przedwstępna najmu jest wiążąca?

Umowa przedwstępna może być zawarta także w zwykłej formie, jeżeli przepisy nie wymagają dla niej szczególnej formy. Aby jednak można było mówić o umowie przedwstępnej, strony muszą ustalić istotne postanowienia przyszłej umowy. Przy najmie będą to zwłaszcza: strony, konkretny lokal, czynsz, czas trwania albo zasady zakończenia najmu oraz zasadnicze obowiązki stron.

Sama deklaracja „chcę wynająć mieszkanie” i prośba o przelew określonej kwoty często oznacza jeszcze etap negocjacji albo rezerwacji, a nie zawarcie pełnej umowy przedwstępnej. Szczególnie istotne jest to, że projekt umowy został przesłany dopiero po dokonaniu przelewu i nie został zaakceptowany. Jeżeli najemca przed wpłatą nie znał treści przyszłej umowy, może podnosić, że nie doszło do uzgodnienia wszystkich warunków, a więc nie było podstaw do zatrzymania pieniędzy.

Trzeba jednak zachować ostrożność: brak podpisanej umowy nie zawsze wyklucza powstanie zobowiązania. Sąd może uznać, że strony uzgodniły istotne warunki w korespondencji. Dlatego w takiej sprawie należy analizować dokładną treść SMS-ów, e-maili, ogłoszenia i tytułu przelewu, a nie tylko to, że dokument końcowy nie został podpisany.

Czy wynajmujący może zatrzymać zaliczkę jako odszkodowanie?

Właściciel mieszkania może twierdzić, że przez rezygnację poniósł koszty, na przykład wynajął inny lokal albo stracił innych chętnych. Samo twierdzenie nie wystarczy jednak do zatrzymania zaliczki. Osoba, która z danego faktu wywodzi skutki prawne, powinna ten fakt udowodnić. W praktyce wynajmujący musiałby wykazać nie tylko poniesienie szkody, lecz także podstawę odpowiedzialności, związek przyczynowy i wysokość roszczenia.

Jeżeli nie było zawartej umowy najmu ani wyraźnej umowy przedwstępnej z bezzwrotną opłatą, zatrzymanie całej zaliczki bywa trudne do obrony. Co do zasady ryzyko właściciela, że inny kandydat się rozmyśli, nie może być automatycznie przerzucane na osobę, która wpłaciła zwykłą zaliczkę i nie zaakceptowała późniejszego projektu umowy.

Inaczej mogłoby być, gdyby z korespondencji jasno wynikało, że strony ustaliły: „wpłacona kwota jest bezzwrotna w razie rezygnacji” albo „kwota stanowi zadatek”. Takie zastrzeżenie powinno być jednak wyraźne, zrozumiałe i możliwe do udowodnienia. Nie powinno być dopowiadane dopiero po sporze.

SMS-y, e-maile i przelew jako dowody

SMS-y i e-maile mogą być dowodami w sprawie cywilnej. Warto zabezpieczyć je w taki sposób, aby pokazywały nadawcę, datę, godzinę i pełną treść rozmowy, a nie tylko pojedynczy wycinek korzystny dla jednej strony. Przydatne są także potwierdzenie przelewu, ogłoszenie o wynajmie mieszkania, projekt umowy, informacja o odmowie podpisania umowy oraz wiadomość z żądaniem zwrotu pieniędzy.

Jeżeli druga strona twierdzi, że to nie ona pisała wiadomości albo że wiadomości nie pochodzą od niedoszłego najemcy, sąd oceni ten zarzut wraz z pozostałymi dowodami. Znaczenie może mieć numer telefonu używany w rozmowach, adres e-mail, dane z przelewu, spójność korespondencji i późniejsze zachowanie stron.

W praktyce warto zachować oryginalne wiadomości w telefonie i skrzynce e-mail, zrobić zrzuty ekranu, wydruki oraz kopię potwierdzenia przelewu. Jeżeli sprawa jest sporna, nie należy kasować korespondencji ani prowadzić dalszych rozmów wyłącznie telefonicznie bez późniejszego potwierdzenia ustaleń na piśmie.

Jak wezwać do zwrotu zaliczki?

Przed złożeniem pozwu warto wysłać formalne wezwanie do zapłaty. Najlepiej zrobić to listem poleconym za potwierdzeniem nadania albo e-mailem, jeżeli dotychczas strony w ten sposób prowadziły rozmowy. W ważniejszych sprawach bezpieczniej wysłać oba rodzaje wezwania.

W wezwaniu należy wskazać:

• kwotę do zwrotu,
• datę i tytuł przelewu,
• podstawę żądania, czyli brak zawarcia umowy i brak wyraźnego zastrzeżenia zadatku albo bezzwrotnej opłaty,
• numer rachunku bankowego,
• termin zapłaty, na przykład 7 dni od doręczenia wezwania,
• zapowiedź dochodzenia odsetek ustawowych za opóźnienie oraz kosztów sądowych, jeżeli pieniądze nie zostaną zwrócone.

Termin 7 dni jest zwykle rozsądny przy kwocie 1000 zł. Po jego bezskutecznym upływie można naliczać odsetki ustawowe za opóźnienie, o ile wezwanie było skutecznie doręczone i roszczenie stało się wymagalne.

Pozew o zwrot zaliczki

Jeżeli wezwanie nie przyniesie skutku, można rozważyć pozew o zapłatę. Przy roszczeniu o zwrot 1000 zł sprawa co do zasady mieści się w postępowaniu uproszczonym, ponieważ próg dla spraw o świadczenie wynosi obecnie 20 000 zł. Sąd może jednak w konkretnym przypadku zdecydować o rozpoznaniu sprawy z pominięciem przepisów o postępowaniu uproszczonym, jeżeli przyczyni się to do sprawniejszego rozwiązania sporu.

W pozwie należy żądać zwrotu konkretnej kwoty, odsetek od dnia następującego po upływie terminu z wezwania oraz kosztów procesu. Do pozwu warto dołączyć korespondencję, potwierdzenie przelewu, wezwanie do zapłaty, dowód jego nadania lub doręczenia oraz projekt umowy, którego nie zaakceptowano.

Przy żądaniu 1000 zł opłata sądowa od pozwu w sprawie o prawa majątkowe wynosi obecnie 100 zł. Jeżeli powód wygra sprawę, sąd co do zasady zasądza od strony przegrywającej zwrot kosztów procesu, w tym opłaty od pozwu, zgodnie z zasadami odpowiedzialności za wynik sprawy.

Jaką linię obrony przyjąć?

W sprawie o zwrot zaliczki warto przyjąć stanowisko oparte na kilku konkretnych argumentach. Po pierwsze, wpłacona kwota została nazwana zaliczką, a nie zadatkiem. Po drugie, przed przelewem nie znano pełnej treści umowy, więc nie można mówić o świadomej akceptacji warunków, w tym ewentualnej utraty pieniędzy. Po trzecie, projekt umowy został przesłany później i nie został zaakceptowany. Po czwarte, jeżeli ogłoszenie nadal było dostępne, może to osłabiać twierdzenie, że lokal został definitywnie zarezerwowany wyłącznie dla jednej osoby.

Dodatkowo należy podnosić, że właściciel nie może jednostronnie, po rezygnacji najemcy, zmienić charakteru wpłaty z zaliczki na kaucję albo zadatek. Jeżeli chce potrącić jakiekolwiek roszczenie odszkodowawcze, powinien je skonkretyzować i udowodnić. Ogólne stwierdzenie o „ogromnych kosztach” nie jest wystarczające.

Nie warto natomiast zapewniać drugiej strony, że „na pewno przegra”. Bezpieczniej napisać, że brak jest podstaw do zatrzymania zaliczki w świetle dotychczasowych ustaleń, a w razie braku zwrotu sprawa zostanie skierowana do sądu.

FAQ

Czy zaliczka za rezerwację mieszkania przepada po rezygnacji?

Co do zasady nie. Zaliczka zwykle podlega zwrotowi, jeżeli umowa nie została zawarta albo nie doszła do skutku. Inaczej może być wtedy, gdy strony wyraźnie ustaliły, że wpłata jest zadatkiem albo bezzwrotną opłatą rezerwacyjną.

Czy właściciel może po fakcie nazwać zaliczkę kaucją?

Nie powinien tego robić jednostronnie. Charakter wpłaty ocenia się według ustaleń stron z chwili jej przekazywania. Jeżeli przed przelewem była mowa o zaliczce, a nie o kaucji, właściciel powinien wykazać, że strony rzeczywiście uzgodniły inne znaczenie tej kwoty.

Czy SMS może być dowodem w sprawie o zwrot zaliczki?

Tak. SMS, e-mail, komunikator internetowy, potwierdzenie przelewu i projekt umowy mogą być wykorzystane jako dowody. Warto zabezpieczyć całą rozmowę wraz z datami, numerami, adresami e-mail i pełnym kontekstem ustaleń.

Czy mogę powołać się na to, że przed przelewem nie znałem treści umowy?

Tak, to istotny argument. Jeżeli projekt umowy został przesłany dopiero po wpłacie i zawierał warunki, których wcześniej nie uzgodniono, można twierdzić, że nie doszło do pełnej akceptacji przyszłej umowy najmu ani do zgody na utratę zaliczki.

Ile dni dać na zwrot zaliczki w wezwaniu?

Przepisy nie wskazują jednego minimalnego terminu dla takiej sytuacji. W praktyce przy niewielkiej kwocie rozsądny jest termin 7 dni od doręczenia wezwania. Po jego upływie można żądać odsetek ustawowych za opóźnienie.

Czy wynajmujący może potrącić swoje koszty z zaliczki?

Może próbować zgłosić takie roszczenie, ale powinien wykazać jego podstawę, wysokość i związek z zachowaniem niedoszłego najemcy. Ogólna informacja, że właściciel „poniósł koszty”, nie wystarcza do zatrzymania całej zaliczki.

Czy sprawa o 1000 zł nadaje się do sądu?

Tak, roszczenie o zwrot 1000 zł można dochodzić pozwem o zapłatę. Trzeba jednak porównać wartość sporu z czasem, kosztami i ryzykiem procesowym. Czasem opłaca się zaproponować ugodę, ale nie ma obowiązku rezygnowania z należnej kwoty.

Źródła

• Kodeks cywilny, w szczególności art. 6, art. 60, art. 65, art. 389, art. 394, art. 405, art. 410, art. 455 i art. 481: tekst ustawy w ELI.
• Kodeks postępowania cywilnego, w szczególności przepisy o dokumentach i postępowaniu uproszczonym: tekst ustawy w ELI.
• Ustawa o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, w szczególności art. 6 dotyczący kaucji: tekst ustawy w ELI.
• Ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, w szczególności art. 13 dotyczący opłat od pozwów w sprawach majątkowych: tekst ustawy w ELI.