Zaliczka na rezerwację mieszkania – czy podlega zwrotowi?

Czy zaliczka na rezerwację mieszkania podlega zwrotowi?

Najważniejsze jest to, jak strony nazwały i uzgodniły wpłatę. Jeżeli w wiadomości SMS albo e-mailu pojawia się słowo „zaliczka”, a nie „zadatek”, „bezzwrotna opłata rezerwacyjna” albo „kaucja”, jest to istotny argument za tym, że wpłacona kwota miała zostać rozliczona przy zawarciu umowy najmu, a nie definitywnie zatrzymana przez właściciela mieszkania.

Zaliczka nie jest w Kodeksie cywilnym uregulowana tak szczegółowo jak zadatek. W praktyce jest to kwota przekazana na poczet przyszłego świadczenia, na przykład przyszłego czynszu, kaucji albo opłaty przy podpisaniu umowy. Jeżeli do zawarcia umowy nie dochodzi, a strony nie ustaliły wyraźnie innego skutku, zasadą jest obowiązek rozliczenia i zwrotu kwoty, która nie ma już podstawy do zatrzymania.

Jeżeli wpłata została dokonana na poczet przyszłej umowy, która ostatecznie nie została zawarta, podstawą żądania zwrotu może być art. 410 § 2 Kodeksu cywilnego dotyczący świadczenia nienależnego. Przepis obejmuje między innymi sytuację, w której zamierzony cel świadczenia nie został osiągnięty. Ocena zawsze zależy jednak od tego, co strony rzeczywiście uzgodniły przed wpłatą.

Nie oznacza to, że każda sprawa jest automatycznie wygrana. Sąd będzie oceniał całą korespondencję, treść ogłoszenia, projekt umowy, tytuł przelewu, zachowanie stron oraz to, czy doszło do uzgodnienia istotnych warunków przyszłego najmu. Im wyraźniej z dokumentów wynika, że była to „zaliczka na rezerwację”, a nie zadatek lub bezzwrotna opłata, tym silniejsza jest pozycja osoby żądającej zwrotu.

Zaliczka, zadatek i kaucja – czym się różnią?

W sporach o rezerwację mieszkania często miesza się trzy pojęcia: zaliczkę, zadatek i kaucję. Różnice są istotne, bo każde z tych świadczeń pełni inną funkcję.

Jeżeli właściciel mieszkania po rezygnacji najemcy twierdzi, że „zaliczka była domyślnie kaucją”, trzeba odnieść to do wcześniejszych ustaleń stron. Kaucja nie jest sankcją za rezygnację z rezerwacji. W najmie lokali mieszkalnych służy zabezpieczeniu należności z tytułu najmu i podlega rozliczeniu według zasad wynikających z ustawy o ochronie praw lokatorów oraz umowy. Nie można jej utożsamiać z zadatkiem ani bezzwrotną opłatą rezerwacyjną.

Także samo wpisanie słowa „zadatek” w tytule przelewu nie tworzy automatycznie skutków z art. 394 KC. Zadatek jest związany z umową i ustaleniem stron, a przepis mówi o zadatku danym przy zawarciu umowy. Dlatego trzeba badać całą korespondencję i ustalić, czy strony zawarły umowę rezerwacyjną, przedwstępną albo inną umowę, której elementem było zastrzeżenie zadatku.

Czy ustna umowa przedwstępna najmu jest wiążąca?

Umowa przedwstępna może być zawarta bez podpisania rozbudowanego dokumentu, jeżeli dla danego przypadku przepisy nie wymagają szczególnej formy. Zgodnie z art. 389 § 1 KC musi jednak określać istotne postanowienia umowy przyrzeczonej. Przy przyszłym najmie znaczenie mają przede wszystkim możliwość ustalenia stron, oznaczenie konkretnego lokalu oraz czynsz lub sposób jego ustalenia.

Czas trwania najmu nie jest zawsze elementem koniecznym umowy przedwstępnej. Z art. 659 KC wynika, że najem może zostać zawarty zarówno na czas oznaczony, jak i nieoznaczony. Także dodatkowe obowiązki stron mogą być przedmiotem dalszych ustaleń, jeżeli bez nich da się już określić istotne postanowienia przyszłej umowy najmu.

Sama deklaracja „chcę wynająć mieszkanie” i prośba o przelew określonej kwoty często oznacza jeszcze etap negocjacji albo rezerwacji, a nie zawarcie umowy przedwstępnej. Jeżeli projekt umowy został przesłany dopiero po dokonaniu przelewu i zawierał warunki, których wcześniej nie uzgodniono, osoba żądająca zwrotu może podnosić, że nie doszło do zawarcia umowy na tych warunkach ani do zgody na utratę zaliczki.

Trzeba jednak zachować ostrożność: brak podpisanej umowy nie zawsze wyklucza powstanie zobowiązania. Sąd może uznać, że strony uzgodniły istotne warunki w korespondencji. Dlatego należy analizować dokładną treść SMS-ów, e-maili, ogłoszenia i tytułu przelewu, a nie tylko to, że dokument końcowy nie został podpisany.

Czy wynajmujący może zatrzymać zaliczkę jako odszkodowanie?

Zwrot zaliczki i odpowiedzialność odszkodowawcza to dwie odrębne kwestie. Wynajmujący może twierdzić, że przez rezygnację poniósł szkodę, na przykład zrezygnował z rozmów z innymi zainteresowanymi, czasowo wycofał ofertę, lokal przez określony czas pozostał niewynajęty albo poniósł udokumentowane koszty ponownego ogłoszenia. Samo twierdzenie o kosztach nie wystarczy jednak do zatrzymania zaliczki. Osoba, która z danego faktu wywodzi skutki prawne, powinna go udowodnić.

Jeżeli strony rzeczywiście zawarły umowę przedwstępną, szczególne znaczenie ma art. 390 § 1 KC. Gdy strona zobowiązana do zawarcia umowy przyrzeczonej uchyla się od jej zawarcia, druga strona może żądać naprawienia szkody poniesionej przez to, że liczyła na zawarcie umowy przyrzeczonej, chyba że strony odmiennie określiły zakres odszkodowania. Takie roszczenie nie jest jednak tym samym co automatyczne prawo do zatrzymania każdej wpłaconej zaliczki.

Jeżeli nie było zawartej umowy najmu ani umowy przedwstępnej, ocena ewentualnej odpowiedzialności odszkodowawczej wymaga wskazania konkretnej podstawy prawnej oraz wykazania szkody, jej wysokości i związku przyczynowego. Ryzyko właściciela, że kandydat na najemcę się rozmyśli, nie oznacza samo przez się prawa do zatrzymania całej zwykłej zaliczki.

Inaczej może wyglądać sytuacja, gdy z korespondencji i uzgodnień jasno wynika, że strony zawarły umowę, w której przewidziano zadatek albo odrębnie ustaloną opłatę za rezerwację. Takie postanowienia trzeba oceniać według ich rzeczywistej treści, okoliczności zawarcia umowy i statusu stron, a nie dopowiadać dopiero po powstaniu sporu.

SMS-y, e-maile i przelew jako dowody

SMS-y i e-maile mogą być dowodami w sprawie cywilnej. Warto zabezpieczyć je w taki sposób, aby pokazywały nadawcę, datę, godzinę i pełną treść rozmowy, a nie tylko pojedynczy wycinek korzystny dla jednej strony. Przydatne są także potwierdzenie przelewu, ogłoszenie o wynajmie mieszkania, projekt umowy, informacja o odmowie podpisania umowy oraz wiadomość z żądaniem zwrotu pieniędzy.

Jeżeli druga strona twierdzi, że to nie ona pisała wiadomości albo że wiadomości nie pochodzą od niedoszłego najemcy, sąd oceni ten zarzut wraz z pozostałymi dowodami. Znaczenie może mieć numer telefonu używany w rozmowach, adres e-mail, dane z przelewu, spójność korespondencji i późniejsze zachowanie stron.

W praktyce warto zachować oryginalne wiadomości w telefonie i skrzynce e-mail, zrobić zrzuty ekranu, wydruki oraz kopię potwierdzenia przelewu. Jeżeli sprawa jest sporna, nie należy kasować korespondencji ani prowadzić dalszych rozmów wyłącznie telefonicznie bez późniejszego potwierdzenia ustaleń na piśmie.

Jak wezwać do zwrotu zaliczki?

Przed złożeniem pozwu warto wysłać formalne wezwanie do zapłaty. Najlepiej zrobić to listem poleconym za potwierdzeniem nadania albo e-mailem, jeżeli dotychczas strony w ten sposób prowadziły rozmowy. W ważniejszych sprawach bezpieczniej wysłać oba rodzaje wezwania.

W wezwaniu należy wskazać:

• kwotę do zwrotu,
• datę i tytuł przelewu,
• podstawę żądania, na przykład brak zawarcia umowy i brak wyraźnego zastrzeżenia zadatku albo bezzwrotnej opłaty,
• numer rachunku bankowego,
• termin zapłaty, na przykład 7 dni od doręczenia wezwania,
• zapowiedź dochodzenia odsetek ustawowych za opóźnienie oraz kosztów sądowych, jeżeli pieniądze nie zostaną zwrócone.

Przepisy nie wyznaczają jednego sztywnego siedmiodniowego terminu dla takiego wezwania. Przy niewielkiej kwocie 7 dni jest zwykle terminem rozsądnym. Jeżeli świadczenie ma charakter bezterminowy, znaczenie ma art. 455 KC i skuteczne wezwanie dłużnika do zapłaty; odsetek ustawowych za opóźnienie można żądać po powstaniu opóźnienia.

Pozew o zwrot zaliczki

Jeżeli wezwanie nie przyniesie skutku, można rozważyć pozew o zapłatę. Przy roszczeniu o zwrot 1000 zł sprawa co do zasady mieści się w postępowaniu uproszczonym, ponieważ zgodnie z art. 505¹ § 1 Kodeksu postępowania cywilnego w tym trybie rozpoznaje się sprawy o świadczenie, jeżeli wartość przedmiotu sporu nie przekracza 20 000 zł. Sąd może jednak rozpoznać sprawę z pominięciem przepisów o postępowaniu uproszczonym, jeżeli może to przyczynić się do sprawniejszego rozwiązania sporu.

W pozwie należy żądać zwrotu konkretnej kwoty, odsetek od właściwego dnia oraz kosztów procesu. Do pozwu warto dołączyć korespondencję, potwierdzenie przelewu, wezwanie do zapłaty, dowód jego nadania lub doręczenia oraz projekt umowy, jeżeli ma znaczenie dla sporu.

Przy wartości przedmiotu sporu 1000 zł opłata sądowa od pozwu w sprawie o prawa majątkowe wynosi obecnie 100 zł. Jeżeli powód wygra sprawę, sąd co do zasady zasądza od strony przegrywającej zwrot kosztów procesu zgodnie z zasadami odpowiedzialności za wynik sprawy.

Jakie argumenty podnieść, gdy wynajmujący odmawia zwrotu zaliczki?

W sprawie o zwrot zaliczki warto oprzeć stanowisko na faktach wynikających z dokumentów. Jeżeli wpłacona kwota została nazwana zaliczką, a nie zadatkiem, należy to wskazać. Jeżeli przed przelewem nie przekazano pełnych warunków przyszłej umowy, a projekt został przesłany dopiero później i zawierał nowe postanowienia, można argumentować, że nie doszło do akceptacji tych warunków ani do zgody na utratę pieniędzy.

Jeżeli ogłoszenie nadal było dostępne albo wynajmujący prowadził rozmowy z innymi zainteresowanymi, taka okoliczność może mieć znaczenie przy ocenie twierdzenia, że lokal został faktycznie i wyłącznie zarezerwowany dla jednej osoby. Nie przesądza to jednak sprawy samo w sobie.

Właściciel nie może jednostronnie po powstaniu sporu zmienić charakteru wpłaty z zaliczki na kaucję albo zadatek. Jeżeli chce potrącić lub dochodzić roszczenia odszkodowawczego, powinien wskazać jego podstawę, wysokość i okoliczności, z których ono wynika. Ogólne stwierdzenie o poniesionych kosztach nie wystarcza.

Nie warto natomiast zapewniać drugiej strony, że „na pewno przegra”. Bezpieczniej wskazać, że według dotychczasowych ustaleń brak jest podstaw do zatrzymania zaliczki, a w razie braku zwrotu roszczenie może zostać skierowane do sądu.

FAQ

Czy zaliczka za rezerwację mieszkania przepada po rezygnacji?

Co do zasady zwykła zaliczka podlega zwrotowi, jeżeli umowa nie została zawarta albo zamierzony cel wpłaty nie został osiągnięty i brak jest innej podstawy do zatrzymania pieniędzy. Inaczej może być wtedy, gdy strony skutecznie uzgodniły zadatek albo odrębną opłatę rezerwacyjną.

Czy właściciel może po fakcie nazwać zaliczkę kaucją?

Nie może jednostronnie zmienić wcześniejszych ustaleń. Charakter wpłaty ocenia się według treści uzgodnień stron i okoliczności istniejących w chwili jej przekazywania. Jeżeli przed przelewem była mowa o zaliczce, właściciel powinien wykazać, że strony rzeczywiście uzgodniły inne znaczenie tej kwoty.

Czy sam tytuł przelewu „zadatek” wystarczy, aby pieniądze przepadły?

Nie. Tytuł przelewu jest jednym z dowodów, ale skutki art. 394 KC są związane z zadatkiem zastrzeżonym w ramach zawartej umowy. Trzeba więc badać także korespondencję i pozostałe ustalenia stron.

Czy SMS może być dowodem w sprawie o zwrot zaliczki?

Tak. SMS, e-mail, komunikator internetowy, potwierdzenie przelewu i projekt umowy mogą być wykorzystane jako dowody. Warto zabezpieczyć całą rozmowę wraz z datami, numerami, adresami e-mail i pełnym kontekstem ustaleń.

Czy mogę powołać się na to, że przed przelewem nie znałem treści umowy?

Tak, jeżeli projekt umowy został przesłany dopiero po wpłacie i zawierał warunki, których wcześniej nie uzgodniono, może to wspierać argument, że nie doszło do akceptacji tych postanowień. Nie wyklucza to jednak automatycznie istnienia innych wcześniejszych uzgodnień, dlatego trzeba ocenić całą korespondencję.

Ile dni dać na zwrot zaliczki w wezwaniu?

Przepisy nie wskazują jednego minimalnego terminu dla takiej sytuacji. W praktyce przy niewielkiej kwocie rozsądny bywa termin 7 dni od doręczenia wezwania. Termin powinien być na tyle realny, aby dłużnik mógł spełnić świadczenie.

Źródła

• Kodeks cywilny, w szczególności art. 6, art. 60, art. 65, art. 389, art. 390, art. 394, art. 405, art. 410, art. 455, art. 481 i art. 659: tekst ustawy w ELI.
• Kodeks postępowania cywilnego, w szczególności przepisy o dowodach i postępowaniu uproszczonym: tekst ustawy w ELI.
• Ustawa o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, w szczególności art. 6 dotyczący kaucji: tekst ustawy w ELI.
• Ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, w szczególności art. 13 dotyczący opłat w sprawach majątkowych: tekst ustawy w ELI.