Zakup niepublicznego przedszkola a zmiana organu prowadzącego

Na czym naprawdę polega „zakup” niepublicznego przedszkola?

W obrocie potocznie mówi się o zakupie niepublicznego przedszkola, ale prawnie trzeba to ująć precyzyjniej. Zgodnie z art. 170 ust. 1 ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe, prowadzenie szkoły, placówki oraz innej formy wychowania przedszkolnego nie jest działalnością gospodarczą. To oznacza, że nie można mechanicznie potraktować całej operacji jako sprzedaży przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 55¹ ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny.

Jednocześnie w praktyce strony mogą zawrzeć umowę cywilną obejmującą składniki związane z funkcjonowaniem placówki, np. wyposażenie, prawa autorskie do materiałów, domenę internetową, znak, bazę dokumentów, prawa i obowiązki z wybranych umów, a także zasady rozliczeń. Sama zmiana organu prowadzącego następuje jednak w sferze administracyjnej – przez zmianę danych w ewidencji szkół i placówek niepublicznych.

Jeżeli planowana operacja ma rodzinny lub sukcesyjny charakter, warto porównać ją także z problemem takim jak przepisanie przedszkola, bo wiele ryzyk formalnych jest podobnych.

Zmiana organu prowadzącego – procedura administracyjna

Podstawowy przepis to art. 168 ust. 14 ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe. Wynika z niego, że w przypadku zmiany organu prowadzącego szkołę lub placówkę wniosek o zmianę danych, o których mowa w art. 168 ust. 4 pkt 1 tej ustawy, składa – nie później niż na miesiąc przed planowanym dniem zmiany organu prowadzącego – osoba dotychczas prowadząca szkołę lub placówkę.

Jeżeli więc przedszkole ma zmienić prowadzącego np. od 1 września, wniosek powinien trafić do właściwej jednostki samorządu terytorialnego najpóźniej miesiąc wcześniej. W praktyce warto zrobić to wcześniej, bo gminy często wymagają uzupełnienia dokumentów lub posługują się własnymi formularzami.

Najczęściej gmina oczekuje:

• wniosku o zmianę danych w ewidencji,
• oświadczenia dotychczasowego i nowego organu prowadzącego o zmianie prowadzącego,
• danych nowego podmiotu prowadzącego,
• dokumentu potwierdzającego tytuł prawny do lokalu, jeżeli ulega zmianie,
• aktualnych danych dotyczących warunków lokalowych, sanitarnych i przeciwpożarowych – jeżeli zakres zmian tego wymaga,
• czasem projektu lub kopii porozumienia między stronami.

To, jakich dokładnie załączników zażąda urząd, zależy od stanu faktycznego i lokalnej praktyki ewidencyjnej. Sama ustawa nie zawiera pełnego katalogu dokumentów dla każdej możliwej sytuacji, dlatego przed podpisaniem umowy warto wystąpić do gminy o listę wymaganych dokumentów dla konkretnej zmiany.

Czy można sprzedać samo „prawo do prowadzenia przedszkola”?

Nie warto tak tego opisywać w umowie. Wpis do ewidencji nie jest rzeczą ani klasycznym prawem majątkowym, które można swobodnie „sprzedać” jak samochód czy udział. Bezpieczniej jest przyjąć, że strony:

• uzgadniają zmianę organu prowadzącego w trybie art. 168 ust. 14 ustawy – Prawo oświatowe,
• jednocześnie zawierają umowę cywilną regulującą przejęcie składników służących prowadzeniu placówki oraz wzajemne rozliczenia.

Takie rozwiązanie lepiej odpowiada rzeczywistej konstrukcji prawnej i ogranicza ryzyko sporów o ważność lub zakres transakcji.

Co powinna zawierać umowa między dotychczasowym a nowym prowadzącym?

Najbezpieczniej przygotować rozbudowaną umowę nienazwaną z elementami sprzedaży, cesji, przejęcia praw i obowiązków oraz porozumienia organizacyjnego. Podstawą swobody takiej umowy jest art. 353¹ ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny.

W umowie warto ująć co najmniej:

• dokładne oznaczenie stron,
• oznaczenie przedszkola, którego dotyczy zmiana,
• datę przejęcia prowadzenia,
• warunek zawieszający lub rozwiązujący związany ze skuteczną zmianą danych w ewidencji,
• szczegółowy wykaz składników majątkowych przekazywanych nowemu prowadzącemu,
• zasady wydania dokumentacji organizacyjnej, kadrowej, księgowej i przebiegu nauczania,
• rozliczenie czesnego, opłat rodziców, zaliczek, kaucji i innych należności,
• zasady przejęcia albo rozwiązania umów z kontrahentami,
• oświadczenia o stanie zobowiązań, zaległości i sporów,
• odpowiedzialność za zobowiązania powstałe przed dniem zmiany i po tym dniu,
• zasady przekazania bazy danych i obowiązki RODO,
• protokoły zdawczo-odbiorcze,
• kary umowne albo mechanizm obniżenia ceny, jeżeli ujawnią się niezgłoszone długi lub braki.

W praktyce bardzo ważny jest załącznik z inwentarzem wyposażenia oraz osobny harmonogram przekazania dokumentów. To zwykle ogranicza najwięcej późniejszych konfliktów.

Najem lokalu – osobny problem, którego nie wolno pominąć

Skoro przedszkole działa w budynku należącym do osoby trzeciej, nowy prowadzący powinien zabezpieczyć odrębny tytuł prawny do lokalu. Samo porozumienie z dotychczasowym prowadzącym nie przeniesie automatycznie praw z najmu.

Zgodnie z art. 509 § 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny wierzyciel może bez zgody dłużnika przenieść wierzytelność, chyba że sprzeciwia się temu ustawa, zastrzeżenie umowne albo właściwość zobowiązania. Jednak przy pełnej zmianie strony umowy najmu nie chodzi wyłącznie o cesję wierzytelności, lecz zwykle o przejęcie całego stosunku umownego. Taka operacja wymaga co do zasady zgody wynajmującego, bo bez niej nie dojdzie do skutecznej zmiany najemcy.

Dlatego najbezpieczniejsze są dwa rozwiązania:

• zawarcie nowej umowy najmu bezpośrednio z właścicielem lokalu, albo
• trójstronne porozumienie: dotychczasowy najemca – nowy prowadzący – właściciel lokalu.

Jeżeli lokal ma być nadal wykorzystywany przez placówkę bez przerwy, dokumenty lokalowe powinny być gotowe jeszcze przed datą zmiany w ewidencji.

Pracownicy – czy przechodzą na nowego prowadzącego?

To zależy od tego, jak w praktyce zostanie przeprowadzona zmiana. Jeżeli dochodzi do przejęcia zakładu pracy lub jego zorganizowanej części, zastosowanie może mieć art. 23¹ § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Przepis ten stanowi, że w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy.

Nie w każdej zmianie organu prowadzącego automatycznie wystąpi przejście zakładu pracy. Trzeba ocenić konkretny stan faktyczny: czy nowy prowadzący przejmuje lokal, wyposażenie, kadrę, dzieci, organizację i kontynuuje działalność tej samej placówki. Im większa ciągłość organizacyjna, tym większe ryzyko zastosowania art. 23¹ Kodeksu pracy.

Jeżeli ten przepis ma zastosowanie, dotychczasowy i nowy pracodawca mają obowiązki informacyjne wobec pracowników wynikające z art. 23¹ § 3 Kodeksu pracy. Informacja powinna być przekazana co najmniej 30 dni przed przewidywanym terminem przejścia zakładu pracy lub jego części.

Przy zagadnieniach kadrowych pomocny bywa także materiał o tym, kto odpowiada po zmianie prowadzącego – zobacz: zmiana organu prowadzącego.

Dokumentacja dzieci i dokumentacja placówki

Przekazanie dokumentacji trzeba zaplanować bardzo ostrożnie. Dotyczy to zarówno dokumentacji organizacyjnej placówki, jak i danych osobowych dzieci, rodziców oraz pracowników. Podstawą przetwarzania danych po stronie placówki pozostają przepisy prawa oświatowego i obowiązki administratora wynikające z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).

W umowie warto dokładnie wskazać:

• jakie zbiory i dokumenty są przekazywane,
• na jakiej podstawie prawnej nowy prowadzący przejmuje rolę administratora danych lub uzyskuje do nich dostęp,
• w jakim dniu następuje wydanie systemów informatycznych, loginów, nośników i archiwów,
• kto odpowiada za wykonanie obowiązków informacyjnych wobec rodziców i pracowników, jeśli są potrzebne.

Nie należy przekazywać dokumentacji „na skróty”, bez protokołu i bez potwierdzenia zakresu danych.

Dotacje i rozliczenia z gminą

Jeżeli przedszkole otrzymuje dotacje, trzeba oddzielnie sprawdzić lokalną uchwałę dotacyjną oraz zasady rozliczania środków w danej gminie. Ustawa z 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych określa podstawy finansowania, ale szczegóły rozliczeń często wynikają też z lokalnych procedur i formularzy.

W praktyce trzeba ustalić przede wszystkim:

• kto składa rozliczenie dotacji za okres przed zmianą prowadzącego,
• czy gmina wymaga odrębnego zgłoszenia zmiany na potrzeby wypłaty dotacji,
• jak zostaną rozliczone ewentualne korekty, zwroty lub należności pobrane nienależnie albo w nadmiernej wysokości.

Jeżeli są jakiekolwiek wątpliwości co do rozliczeń publicznych, warto w umowie przewidzieć mechanizm regresu między stronami na wypadek późniejszego obowiązku zwrotu dotacji za okres sprzed przejęcia.

Za co odpowiada dotychczasowy, a za co nowy prowadzący?

To jedna z najważniejszych części umowy. Co do zasady zobowiązania nie „znikają” tylko dlatego, że zmienia się organ prowadzący. Dlatego w umowie trzeba bardzo wyraźnie przypisać odpowiedzialność za:

• wynagrodzenia i składki za okres do dnia przejęcia,
• należności wobec kontrahentów,
• roszczenia rodziców,
• zobowiązania podatkowe i składkowe,
• ewentualne kary administracyjne,
• zwroty dotacji i korekty rozliczeń.

Sama umowa między stronami nie zawsze będzie skuteczna wobec osób trzecich, np. urzędu, ZUS albo kontrahenta, który nie wyraził zgody na przejęcie długu. Zgodnie z art. 519 § 2 pkt 2 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny przejęcie długu może nastąpić przez umowę między dłużnikiem a osobą trzecią za zgodą wierzyciela. Bez takiej zgody dług wobec wierzyciela co do zasady nadal obciąża dotychczasowego dłużnika, choć strony mogą między sobą umówić się regresowo inaczej.

Jak podpisać umowę, żeby ograniczyć ryzyko?

W praktyce warto wprowadzić do umowy następujące zabezpieczenia:

Jeżeli w placówce występują specyficzne zagadnienia organizacyjne, kadrowe lub finansowe, dobrze porównać także problemy omawiane w tekstach: likwidacja placówki oraz dyrektor przedszkola.

Czy potrzebny jest notariusz?

Nie zawsze. Jeżeli umowa dotyczy wyłącznie ruchomości, dokumentacji, praw obligacyjnych i rozliczeń, co do zasady wystarczy zwykła forma pisemna dla celów dowodowych. Jeżeli jednak w zakres transakcji wchodzi nieruchomość, użytkowanie wieczyste albo inne prawo wymagające aktu notarialnego, trzeba zachować formę zastrzeżoną przez ustawę dla tej konkretnej czynności.

Trzeba też pamiętać, że nawet poprawna umowa cywilna nie zastępuje czynności wobec gminy ani zgód osób trzecich, np. wynajmującego czy kontrahentów.

Przykłady

Poniższe przykłady pokazują, jak te zasady działają w praktyce przy różnych modelach przejęcia placówki.

FAQ

Czy wystarczy zwykła umowa sprzedaży?

Najczęściej nie. Potrzebna jest umowa dopasowana do zmiany organu prowadzącego, majątku, dokumentacji, najmu, pracowników i rozliczeń. Sama prosta sprzedaż wyposażenia nie załatwia spraw administracyjnych.

Kto składa wniosek do gminy o zmianę organu prowadzącego?

Zgodnie z art. 168 ust. 14 ustawy – Prawo oświatowe wniosek składa dotychczasowy prowadzący, nie później niż na miesiąc przed planowaną datą zmiany.

Czy nowy prowadzący przejmuje wszystkie długi automatycznie?

Nie automatycznie. Wobec wierzycieli znaczenie mają konkretne podstawy prawne, a przy przejęciu długu potrzebna jest co do zasady zgoda wierzyciela zgodnie z art. 519 § 2 pkt 2 Kodeksu cywilnego. Między stronami można jednak inaczej uregulować wzajemne rozliczenia regresowe.

Czy trzeba podpisywać nową umowę najmu?

Bardzo często tak. Sama zmiana organu prowadzącego nie przenosi automatycznie statusu najemcy. Najbezpieczniej zawrzeć nową umowę albo trójstronne porozumienie z właścicielem lokalu.

Czy pracownicy zawsze przechodzą do nowego prowadzącego?

Nie zawsze. Zależy to od tego, czy w konkretnej sytuacji dochodzi do przejścia zakładu pracy lub jego części w rozumieniu art. 23¹ Kodeksu pracy. Wymaga to oceny całego stanu faktycznego.

Źródła

• art. 168 ust. 4 pkt 1 i ust. 14, art. 170 ust. 1 ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe, Dz.U. z 2024 r. poz. 737 ze zm.
• art. 353¹, art. 509 § 1, art. 519 § 2 pkt 2, art. 55¹ ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, Dz.U. z 2024 r. poz. 1061 ze zm.
• art. 23¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, Dz.U. z 2025 r. poz. 277.
• ustawa z 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych, Dz.U. z 2025 r. poz. 439.
• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. (RODO).