Wynajem mieszkania rodzinie z Ukrainy – jak zabezpieczyć umowę?

Wynajem mieszkania rodzinie z Ukrainy – czy obowiązują szczególne zasady?

Co do zasady nie ma osobnej kategorii prawnej „wynajem mieszkania Ukraińcom”. Jeżeli lokal znajduje się w Polsce i służy do zaspokajania potrzeb mieszkaniowych, do umowy stosuje się przede wszystkim Kodeks cywilny oraz ustawę o ochronie praw lokatorów. Najemca będący cudzoziemcem jest więc traktowany jak lokator, a właściciel musi respektować przepisy dotyczące wypowiedzenia, rozliczenia kaucji, zakazu samowolnej eksmisji i dochodzenia należności.

W praktyce warto jednak zweryfikować dokument tożsamości najemcy, jego aktualny adres korespondencyjny, status pobytu w Polsce oraz źródło dochodu. Nie chodzi o tworzenie dodatkowych barier, lecz o ocenę ryzyka umowy i możliwość późniejszego dochodzenia roszczeń. Od 2026 r. część obywateli Ukrainy korzysta nadal z rozwiązań szczególnych związanych z ochroną czasową, w tym z przedłużenia legalnego pobytu osób posiadających PESEL ze statusem UKR do 4 marca 2027 r., ale status pobytowy trzeba oceniać indywidualnie.

W umowie warto wpisać pełne dane najemców, numery dokumentów, adres do doręczeń, adres e-mail, numer telefonu, dokładny opis lokalu, wysokość czynszu, zasady płatności mediów, kaucję, protokół zdawczo-odbiorczy oraz warunki wypowiedzenia. Jeżeli w lokalu mają mieszkać także dzieci lub inni członkowie rodziny, najlepiej wskazać te osoby w umowie jako osoby uprawnione do zamieszkiwania, a nie pozostawiać tej kwestii nieuregulowanej.

Czy rodzina z dzieckiem podlega ochronie lokatorskiej?

Tak. Jeżeli zawierana jest zwykła umowa najmu lokalu mieszkalnego, rodzina z dzieckiem korzysta z ochrony przewidzianej w ustawie o ochronie praw lokatorów. W razie sporu właściciel nie może po prostu nakazać natychmiastowego opuszczenia mieszkania, wymienić zamków albo odciąć mediów. Wypowiedzenie musi mieć podstawę prawną i formę wymaganą przez przepisy, a opróżnienie lokalu może nastąpić dopiero w legalnym trybie.

Przy zwykłym najmie, jeżeli lokator nie wyprowadza się dobrowolnie, właściciel zazwyczaj musi uzyskać wyrok eksmisyjny. W postępowaniu sąd bada m.in. sytuację osób objętych eksmisją, a przy określonych kategoriach osób, w tym małoletnich, może pojawić się kwestia uprawnienia do najmu socjalnego lokalu. Właśnie dlatego właściciele mieszkań często rozważają najem okazjonalny, który - przy prawidłowym zawarciu i zgłoszeniu - istotnie ogranicza ryzyko długotrwałego procesu o eksmisję.

Z punktu widzenia właściciela najważniejsze jest rozróżnienie: dziecko w rodzinie najemców nie zakazuje zawarcia umowy ani nie uniemożliwia późniejszego odzyskania mieszkania, ale zwiększa znaczenie prawidłowego zabezpieczenia umowy. Dobrze przygotowany najem okazjonalny jest w takiej sytuacji praktyczniejszy niż zwykła umowa najmu na czas nieokreślony.

Najem okazjonalny jako zabezpieczenie właściciela

Najem okazjonalny jest szczególną formą najmu lokalu mieszkalnego. Może z niego skorzystać właściciel będący osobą fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Umowa musi być zawarta na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat, i powinna mieć formę pisemną. Sam tytuł „umowa najmu okazjonalnego” nie wystarczy - konieczne są ustawowe załączniki i zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego.

Do umowy najmu okazjonalnego trzeba dołączyć przede wszystkim oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia oraz wydania lokalu po zakończeniu umowy. To najważniejszy element, bo pozwala właścicielowi - po spełnieniu dalszych warunków - uzyskać klauzulę wykonalności bez klasycznego procesu o eksmisję. Szerzej ten mechanizm omawia artykuł o tym, jak działa zabezpieczenie najmu okazjonalnego.

Drugim elementem jest wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w razie wykonania egzekucji. Trzecim elementem jest oświadczenie właściciela tego lokalu albo osoby mającej do niego tytuł prawny, że wyraża zgodę na zamieszkanie najemcy i osób z nim mieszkających. Na żądanie wynajmującego podpis pod takim oświadczeniem powinien być notarialnie poświadczony.

Jeżeli umowę podpisują małżonkowie albo w lokalu ma mieszkać cała rodzina, trzeba dobrze ustalić, kto jest najemcą, kto składa oświadczenie notarialne i czy oświadczenie obejmuje także osoby zamieszkujące z najemcą. Praktyczne znaczenie tych formalności pokazuje problem opisany w materiale o tym, czy przy najmie okazjonalnym oboje małżonkowie muszą podpisać oświadczenie o poddaniu się egzekucji.

Zgłoszenie najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego

Najem okazjonalny trzeba zgłosić naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca zamieszkania właściciela. Termin wynosi 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu, a nie od dowolnie wybranej daty. Dla bezpieczeństwa warto przyjąć, że termin biegnie od dnia wskazanego w umowie jako początek najmu albo od dnia faktycznego wydania lokalu, jeżeli nastąpiło ono wcześniej.

Brak zgłoszenia jest poważnym błędem. Właściciel może mieć nadal zwykłą umowę najmu, ale traci kluczowe ułatwienia właściwe dla najmu okazjonalnego. Najemca może też żądać od właściciela potwierdzenia zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego. Jeżeli umowa ma być przedłużana aneksem albo zawierana na kolejny okres, trzeba osobno ocenić, czy zmiana wymaga nowych dokumentów i zgłoszenia. Pomocny może być materiał o tym, jak wygląda przedłużenie umowy najmu okazjonalnego mieszkania.

Kaucja, czynsz i rozliczenia z najemcą z Ukrainy

Właściciel może pobrać kaucję. Przy najmie okazjonalnym kaucja nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu za dany lokal, obliczonego według stawki z dnia zawarcia umowy. W praktyce najczęściej stosuje się kaucję w wysokości jednomiesięcznego albo dwumiesięcznego czynszu, ale przy większym ryzyku, wysokim standardzie mieszkania albo najmie rodzinie z dzieckiem warto rozważyć wyższą kaucję w granicach prawa.

Umowa powinna jasno rozdzielać czynsz dla właściciela, opłaty do wspólnoty lub spółdzielni, media, internet, prąd, gaz oraz zasady rozliczania niedopłat. Do umowy warto dołączyć protokół zdawczo-odbiorczy z opisem stanu lokalu, licznikami, liczbą kompletów kluczy i dokumentacją fotograficzną. Przy najmie cudzoziemcom szczególnie ważny jest aktualny adres do doręczeń oraz wskazanie, że zmiana adresu, numeru telefonu lub e-maila wymaga niezwłocznego poinformowania właściciela.

Przychody z najmu prywatnego są opodatkowane ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Co do zasady stawka wynosi 8,5% przychodu do ustawowego limitu 100 000 zł rocznie oraz 12,5% od nadwyżki ponad ten limit. Przy małżonkach i większej liczbie lokali zasady rozliczenia mogą wymagać dodatkowej analizy podatkowej.

Co zrobić, gdy najemca przestaje płacić albo nie chce się wyprowadzić?

Najpierw należy działać pisemnie i dokumentować zaległości. W zależności od rodzaju umowy i przyczyny sporu właściciel powinien wezwać najemcę do zapłaty, wyznaczyć odpowiedni termin, a dopiero potem wypowiadać umowę zgodnie z ustawą i treścią kontraktu. Zbyt szybkie albo wadliwe wypowiedzenie może okazać się nieskuteczne.

Przy prawidłowym najmie okazjonalnym po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy właściciel doręcza najemcy pisemne żądanie opróżnienia lokalu, opatrzone urzędowo poświadczonym podpisem właściciela. Żądanie powinno wskazywać właściciela i najemcę, umowę, przyczynę ustania najmu oraz termin opróżnienia lokalu, nie krótszy niż 7 dni od doręczenia żądania. Jeżeli najemca nadal nie opuszcza mieszkania, właściciel może wystąpić do sądu o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu.

Nie należy natomiast stosować metod siłowych: wymiany zamków, wynoszenia rzeczy, zastraszania, odłączania prądu, wody lub gazu. Takie działania mogą prowadzić do odpowiedzialności cywilnej, a w skrajnych przypadkach także karnej. Dotyczy to również sytuacji, gdy najemca zalega z płatnościami albo właściciel uważa, że pobyt najemcy w lokalu jest już bezprawny.

Czy można wyeksmitować cudzoziemca za granicę?

Polski komornik działa na terytorium Polski. Dlatego w praktyce najem okazjonalny powinien wskazywać lokal, do którego najemca może się wyprowadzić w Polsce. Wskazanie lokalu położonego za granicą może wyglądać atrakcyjnie, jeżeli rodzina ma mieszkanie na Ukrainie, ale dla właściciela w Polsce jest to rozwiązanie ryzykowne: trzeba zweryfikować dokumenty, tłumaczenia, tytuł prawny, zgodę osoby uprawnionej oraz realność wykonania obowiązku.

Jeżeli najemca po zakończeniu umowy wyjedzie z Polski i zostawi długi, dochodzenie należności może być trudniejsze niż wobec osoby stale mieszkającej w Polsce. Nie oznacza to, że jest niemożliwe, ale zwykle wymaga czasu, ustalenia miejsca pobytu, kosztów tłumaczeń i skorzystania z procedur międzynarodowych. Dlatego już na etapie zawierania umowy warto zadbać o kaucję, dane kontaktowe, poręczenie, jasne rozliczanie mediów oraz rzetelną ocenę wypłacalności najemcy.

Osobnym zagadnieniem jest sytuacja, w której cudzoziemiec korzysta z lokalu jako elementu stabilizacji pobytu w Polsce. Sam fakt wynajmowania mieszkania nie daje automatycznie prawa pobytu, ale może mieć znaczenie dowodowe w sprawach pobytowych. Z perspektywy właściciela oznacza to, że najemca może być zainteresowany utrzymaniem formalnie poprawnej umowy i unikaniem konfliktu, choć nie zwalnia to właściciela z zabezpieczenia własnych interesów.

Jakie dokumenty warto przygotować przed podpisaniem umowy?

Przed podpisaniem umowy właściciel powinien przygotować projekt umowy, protokół zdawczo-odbiorczy, formularz danych najemcy, zgodę na kontakt elektroniczny, listę osób zamieszkujących w lokalu oraz wzór oświadczenia dotyczącego lokalu wskazanego do wyprowadzki. Od najemcy warto poprosić o dokument tożsamości, numer PESEL, jeżeli został nadany, dokument pobytowy albo potwierdzenie statusu UKR, a także dane pracodawcy lub inne potwierdzenie źródła dochodu.

Nie należy jednak zbierać danych „na zapas”. Dane osobowe powinny być adekwatne do celu zawarcia i wykonania umowy. Właściciel może zweryfikować tożsamość najemcy i spisać niezbędne dane, ale powinien rozważnie podchodzić do kopiowania dokumentów i przechowywania nadmiarowych informacji.

FAQ

Czy mogę odmówić wynajmu mieszkania tylko dlatego, że najemcy są z Ukrainy?

Właściciel może oceniać ryzyko najmu, wypłacalność, liczbę osób w lokalu i komplet dokumentów, ale sama narodowość nie powinna być jedynym kryterium decyzji. Bezpieczniej stosować jednolite kryteria wobec wszystkich kandydatów: dochód, dokument tożsamości, kaucja, liczba mieszkańców i zgoda na najem okazjonalny.

Czy rodzina z dzieckiem może podpisać najem okazjonalny?

Tak. Przepisy nie wyłączają najmu okazjonalnego tylko dlatego, że w lokalu będzie mieszkało dziecko. Trzeba jednak zadbać, aby oświadczenie notarialne, wskazanie lokalu do wyprowadzki i zgoda osoby mającej tytuł prawny do tego lokalu obejmowały również osoby zamieszkujące z najemcą.

Czy lokal do wyprowadzki może znajdować się na Ukrainie?

Teoretycznie problem bywa dyskutowany, ale praktycznie jest to rozwiązanie ryzykowne. Dla właściciela najbezpieczniejszy jest lokal położony w Polsce, bo łatwiej zweryfikować dokumenty i przeprowadzić procedurę. Lokal zagraniczny może oznaczać tłumaczenia, problemy z oceną tytułu prawnego i trudności egzekucyjne.

Czy muszę zgłosić najem okazjonalny do urzędu skarbowego?

Tak. Właściciel zgłasza zawarcie umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według swojego miejsca zamieszkania. Termin wynosi 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Bez zgłoszenia właściciel traci istotną część ochrony, którą daje najem okazjonalny.

Czy mogę pobrać wyższą kaucję od cudzoziemca?

Można ustalić kaucję na poziomie uzasadnionym ryzykiem i standardem mieszkania, ale w granicach prawa. Przy najmie okazjonalnym kaucja nie może przekroczyć sześciokrotności miesięcznego czynszu. Wysokość kaucji powinna być wpisana w umowie, a jej zwrot i potrącenia należy rozliczyć po zakończeniu najmu.

Czy mogę wymienić zamki, jeśli najemcy nie płacą?

Nie. Wymiana zamków, odcięcie mediów, wynoszenie rzeczy albo utrudnianie korzystania z mieszkania mogą narazić właściciela na odpowiedzialność cywilną i karną. Nawet przy zaległościach trzeba stosować wezwania, wypowiedzenie i legalną procedurę opróżnienia lokalu.

Czy obywatel Ukrainy musi mieć PESEL, żeby wynająć mieszkanie?

Nie zawsze. PESEL ułatwia identyfikację i rozliczenia, ale podstawą zawarcia umowy może być również ważny dokument tożsamości oraz dane pozwalające ustalić osobę najemcy. Przy osobach korzystających ze statusu UKR warto jednak sprawdzić dokumenty potwierdzające aktualny status pobytowy.

Podsumowanie

Wynajęcie mieszkania rodzinie z Ukrainy nie jest samo w sobie bardziej skomplikowane niż wynajem obywatelom polskim, ale wymaga staranności. Najważniejsze jest to, aby nie opierać się na ustnych ustaleniach i nie zakładać, że cudzoziemiec będzie łatwiejszy do usunięcia z lokalu. Jeżeli najem dotyczy mieszkania w Polsce, lokator korzysta z polskiej ochrony prawnej.

Dla prywatnego właściciela najlepszym zabezpieczeniem jest zwykle prawidłowo przygotowany najem okazjonalny: umowa pisemna, komplet załączników, akt notarialny, realny lokal do wyprowadzki w Polsce, kaucja, protokół oraz terminowe zgłoszenie do urzędu skarbowego. Dopiero suma tych elementów realnie zmniejsza ryzyko sporów i problemów z odzyskaniem mieszkania.

Źródła

• Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego – w szczególności art. 19a–19e.
• Kodeks cywilny – art. 659 i następne dotyczące najmu.
• Kodeks postępowania cywilnego – art. 777 dotyczący oświadczenia o poddaniu się egzekucji.
• Kodeks karny – art. 191 § 1a dotyczący utrudniania korzystania z lokalu mieszkalnego.
• Komunikat Urzędu do Spraw Cudzoziemców dotyczący ustawy z 23 stycznia 2026 r. – informacje o ochronie czasowej obywateli Ukrainy do 4 marca 2027 r.
• podatki.gov.pl – dochody z najmu – zasady opodatkowania najmu prywatnego ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.