Wynajem mieszkania rodzinie z Ukrainy – jak zabezpieczyć umowę?

Wynajem mieszkania rodzinie z Ukrainy – czy obowiązują szczególne zasady?

Co do zasady nie ma osobnej kategorii prawnej „wynajem mieszkania Ukraińcom”. Jeżeli lokal znajduje się w Polsce i służy do zaspokajania potrzeb mieszkaniowych, do umowy stosuje się przede wszystkim Kodeks cywilny oraz ustawę o ochronie praw lokatorów. Najemca będący cudzoziemcem jest więc traktowany jak lokator, a właściciel musi respektować przepisy dotyczące wypowiedzenia, rozliczenia kaucji, zakazu samowolnej eksmisji i dochodzenia należności.

Od 5 marca 2026 r. trzeba jednak uwzględniać przepisy o ochronie czasowej. Obywatele Ukrainy posiadający PESEL ze statusem UKR mogą co do zasady legalnie przebywać w Polsce w ramach tego mechanizmu do 4 marca 2027 r. Sam paszport ukraiński nie przesądza jednak o korzystaniu z ochrony czasowej. Przed zastosowaniem szczególnego wyjątku dotyczącego najmu okazjonalnego właściciel powinien zweryfikować status najemcy, np. na podstawie PESEL ze statusem UKR albo ważnego dokumentu potwierdzającego ochronę czasową w przypadku osób korzystających jeszcze z dokumentów wydanych przed 5 marca 2026 r.

W umowie warto wpisać pełne dane najemców, numery dokumentów, adres do doręczeń, adres e-mail, numer telefonu, dokładny opis lokalu, wysokość czynszu, zasady płatności mediów, kaucję, protokół zdawczo-odbiorczy oraz warunki wypowiedzenia. Jeżeli w lokalu mają mieszkać także dzieci lub inni członkowie rodziny, najlepiej wskazać te osoby w umowie jako osoby uprawnione do zamieszkiwania, a nie pozostawiać tej kwestii nieuregulowanej.

Czy rodzina z dzieckiem podlega ochronie lokatorskiej?

Tak. Jeżeli zawierana jest zwykła umowa najmu lokalu mieszkalnego, rodzina z dzieckiem korzysta z ochrony przewidzianej w ustawie o ochronie praw lokatorów. W razie sporu właściciel nie może po prostu nakazać natychmiastowego opuszczenia mieszkania, wymienić zamków albo odciąć mediów. Wypowiedzenie musi mieć podstawę prawną i formę wymaganą przez przepisy, a opróżnienie lokalu może nastąpić dopiero w legalnym trybie.

Przy zwykłym najmie, jeżeli lokator nie wyprowadza się dobrowolnie, właściciel zazwyczaj musi uzyskać wyrok eksmisyjny. W postępowaniu sąd bada m.in. sytuację osób objętych eksmisją, a przy określonych kategoriach osób, w tym małoletnich, może pojawić się kwestia uprawnienia do najmu socjalnego lokalu. Właśnie dlatego właściciele mieszkań często rozważają najem okazjonalny, który – przy prawidłowym zawarciu i zgłoszeniu – istotnie upraszcza dochodzenie opróżnienia lokalu.

Z punktu widzenia właściciela najważniejsze jest rozróżnienie: dziecko w rodzinie najemców nie zakazuje zawarcia umowy ani nie uniemożliwia późniejszego odzyskania mieszkania, ale zwiększa znaczenie prawidłowego zabezpieczenia umowy. Dobrze przygotowany najem okazjonalny jest w takiej sytuacji praktyczniejszy niż zwykła umowa najmu na czas nieokreślony.

Najem okazjonalny jako zabezpieczenie właściciela

Najem okazjonalny jest szczególną formą najmu lokalu mieszkalnego. Może z niego skorzystać właściciel będący osobą fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Umowa musi być zawarta na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat, i powinna mieć formę pisemną. Sam tytuł „umowa najmu okazjonalnego” nie wystarczy – konieczne są ustawowe formalności i zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego.

Do umowy najmu okazjonalnego trzeba dołączyć przede wszystkim oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia oraz wydania lokalu po zakończeniu umowy. Ten wymóg pozostaje aktualny także wtedy, gdy najemca korzysta z ochrony czasowej. Szerzej mechanizm ten omawia artykuł o tym, jak działa zabezpieczenie najmu okazjonalnego.

Najem okazjonalny Ukrainiec – czy trzeba wskazać lokal zastępczy?

Przy zwykłych zasadach najmu okazjonalnego najemca wskazuje inny lokal, w którym będzie mógł zamieszkać w razie wykonania obowiązku opróżnienia wynajmowanego mieszkania, oraz przedstawia oświadczenie właściciela tego lokalu albo osoby mającej do niego tytuł prawny o zgodzie na zamieszkanie najemcy i osób z nim mieszkających. Na żądanie wynajmującego podpis pod takim oświadczeniem powinien być notarialnie poświadczony.

Od tej zasady istnieje jednak ważny wyjątek. Zgodnie z art. 112e ustawy o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej do zawarcia umowy najmu okazjonalnego przez najemcę będącego beneficjentem ochrony czasowej nie stosuje się art. 19a ust. 2 pkt 2 i 3, ust. 3 oraz art. 19d ust. 5 ustawy o ochronie praw lokatorów w zakresie wskazania innego lokalu i przedstawienia zgody osoby uprawnionej do tego lokalu. Taki najemca nie musi więc dostarczać tych dwóch dokumentów. Nadal potrzebne jest natomiast notarialne oświadczenie o poddaniu się egzekucji.

Wyjątek nie obejmuje automatycznie każdego obywatela Ukrainy. Jeżeli najemca nie jest beneficjentem ochrony czasowej, stosuje się standardowe wymagania najmu okazjonalnego, w tym wskazanie innego lokalu i zgodę osoby posiadającej do niego tytuł prawny. Dlatego właściciel powinien ustalić status najemcy przed podpisaniem umowy i zachować dokument potwierdzający podstawę zastosowania wyjątku.

Przepis przejściowy art. 51 ustawy z 23 stycznia 2026 r. stanowi ponadto, że art. 112e stosuje się także do umów najmu okazjonalnego zawartych wcześniej na podstawie art. 69 dawnej specustawy ukraińskiej. Oznacza to, że umowy prawidłowo zawarte w tym szczególnym reżimie nie wymagają uzupełnienia o wskazanie lokalu i zgodę jego właściciela tylko dlatego, że od 5 marca 2026 r. podstawa wyjątku została przeniesiona do ustawy o udzielaniu cudzoziemcom ochrony.

Jeżeli umowę podpisują małżonkowie albo w lokalu ma mieszkać cała rodzina, trzeba dobrze ustalić, kto jest najemcą i kto składa oświadczenie notarialne. Praktyczne znaczenie tych formalności pokazuje materiał o tym, czy przy najmie okazjonalnym oboje małżonkowie muszą podpisać oświadczenie o poddaniu się egzekucji.

Zgłoszenie najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego

Najem okazjonalny trzeba zgłosić naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca zamieszkania właściciela. Termin wynosi 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Obowiązek ten nie znika tylko dlatego, że najemca jest beneficjentem ochrony czasowej.

Brak zgłoszenia jest poważnym błędem. Właściciel może mieć nadal ważną umowę najmu, ale nie korzysta z kluczowych ułatwień właściwych dla najmu okazjonalnego. Najemca może też żądać od właściciela potwierdzenia zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego. Jeżeli umowa ma być przedłużana aneksem albo zawierana na kolejny okres, trzeba osobno ocenić, czy zmiana wymaga nowych dokumentów i zgłoszenia. Pomocny może być materiał o tym, jak wygląda przedłużenie umowy najmu okazjonalnego mieszkania.

Kaucja, czynsz i rozliczenia z najemcą z Ukrainy

Właściciel może pobrać kaucję. Przy najmie okazjonalnym kaucja nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu za dany lokal, obliczonego według stawki z dnia zawarcia umowy. W praktyce najczęściej stosuje się kaucję w wysokości jednomiesięcznego albo dwumiesięcznego czynszu, ale przy większym ryzyku lub wysokim standardzie mieszkania można ustalić wyższą kaucję w granicach prawa.

Umowa powinna jasno rozdzielać czynsz dla właściciela, opłaty do wspólnoty lub spółdzielni, media, internet, prąd, gaz oraz zasady rozliczania niedopłat. Do umowy warto dołączyć protokół zdawczo-odbiorczy z opisem stanu lokalu, licznikami, liczbą kompletów kluczy i dokumentacją fotograficzną. Przy najmie cudzoziemcom szczególnie ważny jest aktualny adres do doręczeń oraz wskazanie, że zmiana adresu, numeru telefonu lub e-maila wymaga niezwłocznego poinformowania właściciela.

Przychody z najmu prywatnego są opodatkowane ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Co do zasady stawka wynosi 8,5% przychodu do 100 000 zł rocznie oraz 12,5% od nadwyżki ponad ten limit. Jeżeli małżonkowie pozostający we wspólności majątkowej wybiorą opodatkowanie całości przychodów z najmu przez jednego z nich, próg dla stawki 12,5% wynosi 200 000 zł.

Co zrobić, gdy najemca przestaje płacić albo nie chce się wyprowadzić?

Najpierw należy działać pisemnie i dokumentować zaległości. W zależności od rodzaju umowy i przyczyny sporu właściciel powinien wezwać najemcę do zapłaty, wyznaczyć odpowiedni termin, a dopiero potem wypowiadać umowę zgodnie z ustawą i treścią kontraktu. Zbyt szybkie albo wadliwe wypowiedzenie może okazać się nieskuteczne.

Przy prawidłowym najmie okazjonalnym po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy właściciel doręcza najemcy pisemne żądanie opróżnienia lokalu, opatrzone urzędowo poświadczonym podpisem właściciela. Żądanie powinno wskazywać właściciela i najemcę, umowę, przyczynę ustania najmu oraz termin opróżnienia lokalu, nie krótszy niż 7 dni od doręczenia żądania. Jeżeli najemca nadal nie opuszcza mieszkania, właściciel może wystąpić do sądu o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu.

Nie należy natomiast stosować metod siłowych: wymiany zamków, wynoszenia rzeczy, zastraszania, odłączania prądu, wody lub gazu. Takie działania mogą prowadzić do odpowiedzialności cywilnej, a w skrajnych przypadkach także karnej. Dotyczy to również sytuacji, gdy najemca zalega z płatnościami albo właściciel uważa, że pobyt najemcy w lokalu jest już bezprawny.

Czy można wyeksmitować cudzoziemca za granicę?

Egzekucja obowiązku opróżnienia mieszkania w Polsce nie polega na „eksmitowaniu najemcy do Ukrainy”. Polski komornik wykonuje tytuł wykonawczy na terytorium Polski. Jeżeli najemca jest beneficjentem ochrony czasowej i umowa została zawarta z zastosowaniem art. 112e, nie trzeba w ogóle wskazywać lokalu, do którego ma się on wyprowadzić.

Jeżeli natomiast najemca nie korzysta z tego wyjątku i stosuje się standardowe wymagania najmu okazjonalnego, wskazanie lokalu za granicą może powodować praktyczne trudności związane z dokumentami, tłumaczeniami i oceną tytułu prawnego. Nie należy więc traktować mieszkania na Ukrainie jako automatycznego lub koniecznego elementu zabezpieczenia umowy.

Jeżeli najemca po zakończeniu umowy wyjedzie z Polski i zostawi długi, dochodzenie należności może być trudniejsze niż wobec osoby stale mieszkającej w Polsce. Nie oznacza to, że jest niemożliwe, ale zwykle wymaga ustalenia miejsca pobytu, dodatkowych kosztów i ewentualnego korzystania z procedur międzynarodowych. Dlatego już na etapie zawierania umowy warto zadbać o kaucję, dane kontaktowe, jasne rozliczanie mediów oraz rzetelną ocenę wypłacalności najemcy.

Jakie dokumenty warto przygotować przed podpisaniem umowy?

Przed podpisaniem umowy właściciel powinien przygotować projekt umowy, protokół zdawczo-odbiorczy, formularz danych najemcy, listę osób zamieszkujących w lokalu oraz dokumenty wymagane dla wybranego rodzaju najmu. Od najemcy warto poprosić o dokument tożsamości, numer PESEL, jeżeli został nadany, oraz dane pozwalające zweryfikować źródło dochodu i adres do doręczeń.

Jeżeli właściciel chce zastosować wyjątek z art. 112e, powinien dodatkowo ustalić i udokumentować, że najemca jest beneficjentem ochrony czasowej. W praktyce podstawowym potwierdzeniem jest PESEL ze statusem UKR; w przypadkach przejściowych znaczenie może mieć również ważne zaświadczenie o korzystaniu z ochrony czasowej wydane przed 5 marca 2026 r. Jeżeli najemca nie korzysta z ochrony czasowej, trzeba przygotować standardowe dokumenty dotyczące innego lokalu i zgody osoby posiadającej do niego tytuł prawny.

Nie należy zbierać danych „na zapas”. Dane osobowe powinny być adekwatne do celu zawarcia i wykonania umowy. Właściciel może zweryfikować tożsamość i status najemcy oraz spisać niezbędne dane, ale powinien rozważnie podchodzić do kopiowania dokumentów i przechowywania nadmiarowych informacji.

FAQ

Czy mogę odmówić wynajmu mieszkania tylko dlatego, że najemcy są z Ukrainy?

Przy wyborze najemcy właściciel może oceniać wypłacalność, liczbę osób w lokalu, komplet dokumentów i gotowość do przyjęcia warunków umowy. Bezpieczniej opierać decyzję na takich obiektywnych kryteriach niż na samym obywatelstwie lub narodowości kandydata.

Czy każdy obywatel Ukrainy jest zwolniony z obowiązku wskazania lokalu zastępczego?

Nie. Zwolnienie wynika z art. 112e i dotyczy najemcy będącego beneficjentem ochrony czasowej. Samo obywatelstwo ukraińskie nie wystarcza, dlatego przed zawarciem umowy trzeba zweryfikować aktualny status najemcy.

Czy rodzina z dzieckiem może podpisać najem okazjonalny?

Tak. Przepisy nie wyłączają najmu okazjonalnego tylko dlatego, że w lokalu będzie mieszkało dziecko. Jeżeli najemca jest beneficjentem ochrony czasowej, nie musi wskazywać innego lokalu ani przedstawiać zgody jego właściciela; nadal potrzebne jest jednak notarialne oświadczenie o poddaniu się egzekucji.

Czy lokal do wyprowadzki może znajdować się na Ukrainie?

To pytanie ma znaczenie tylko wtedy, gdy najemca nie korzysta z wyjątku z art. 112e i stosuje się standardowe zasady najmu okazjonalnego. Lokal zagraniczny może powodować istotne trudności z weryfikacją dokumentów i tytułu prawnego, dlatego wymaga szczególnej ostrożności.

Czy muszę zgłosić najem okazjonalny do urzędu skarbowego?

Tak. Właściciel zgłasza zawarcie umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według swojego miejsca zamieszkania. Termin wynosi 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Wyjątek dla beneficjentów ochrony czasowej nie znosi tego obowiązku.

Czy mogę pobrać wyższą kaucję od cudzoziemca?

Można ustalić kaucję na poziomie uzasadnionym ryzykiem i standardem mieszkania, ale w granicach prawa. Przy najmie okazjonalnym kaucja nie może przekroczyć sześciokrotności miesięcznego czynszu. Wysokość kaucji powinna być wpisana w umowie, a jej zwrot i potrącenia należy rozliczyć po zakończeniu najmu.

Czy mogę wymienić zamki, jeśli najemcy nie płacą?

Nie. Wymiana zamków, odcięcie mediów, wynoszenie rzeczy albo utrudnianie korzystania z mieszkania mogą narazić właściciela na odpowiedzialność cywilną i karną. Nawet przy zaległościach trzeba stosować wezwania, prawidłowe wypowiedzenie i legalną procedurę opróżnienia lokalu.

Czy obywatel Ukrainy musi mieć PESEL, żeby wynająć mieszkanie?

Nie zawsze. PESEL nie jest ogólnym warunkiem ważności umowy najmu. Jeżeli jednak właściciel chce skorzystać z wyjątku z art. 112e, musi mieć podstawę do ustalenia, że najemca rzeczywiście jest beneficjentem ochrony czasowej.

Co powinien sprawdzić właściciel przed podpisaniem umowy?

Najważniejsze jest ustalenie, jaki rodzaj umowy ma zostać zawarty i jaki jest aktualny status najemcy. Przy beneficjencie ochrony czasowej najem okazjonalny może być prostszy formalnie, bo nie wymaga wskazania innego lokalu ani zgody osoby uprawnionej do tego lokalu. Nie znosi to jednak obowiązku aktu notarialnego najemcy ani 14-dniowego zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego.

Jeżeli najemca nie korzysta z ochrony czasowej, wracają standardowe wymagania najmu okazjonalnego. W obu wariantach znaczenie mają dobrze napisana umowa, kaucja, protokół zdawczo-odbiorczy, jasne zasady rozliczeń oraz dokumentowanie płatności i korespondencji.

Źródła

• Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego – w szczególności art. 19a–19e dotyczące najmu okazjonalnego.
• Ustawa o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej – tekst jednolity ogłoszony w 2026 r. – w szczególności art. 112e.
• Ustawa z dnia 23 stycznia 2026 r. o wygaszeniu rozwiązań wynikających z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy oraz o zmianie niektórych innych ustaw – w szczególności art. 51 dotyczący umów najmu okazjonalnego zawartych wcześniej na podstawie art. 69 specustawy.
• Urząd do Spraw Cudzoziemców – informacja o dokumentowaniu ochrony czasowej po 5 marca 2026 r.
• Kodeks cywilny – art. 659 i następne dotyczące najmu.
• Kodeks postępowania cywilnego – art. 777 dotyczący oświadczenia o poddaniu się egzekucji.
• Kodeks karny – art. 191 § 1a dotyczący utrudniania korzystania z lokalu mieszkalnego.
• podatki.gov.pl – dochody z najmu – aktualne zasady opodatkowania najmu prywatnego ryczałtem.