Odwołanie z pełnienia obowiązków kierownika – kiedy jest zgodne z prawem?

Stan prawny aktualny na 24 czerwca 2026 r.

Powierzenie zastępstwa na stanowisku kierowniczym

W praktyce pracodawcy często powierzają pracownikowi pełnienie obowiązków kierownika, zastępcy kierownika, koordynatora albo osoby nadzorującej zespół. Taki dokument może mieć różny charakter prawny. Czasem jest to tylko czasowe powierzenie dodatkowych obowiązków, czasem porozumienie stron, a czasem faktyczna zmiana stanowiska, wynagrodzenia i odpowiedzialności.

Dlatego przy ocenie, czy odwołanie z funkcji było zgodne z prawem, nie wystarczy sama nazwa pisma. Trzeba sprawdzić, czy pracownik dostał tylko czasowe polecenie pełnienia obowiązków, czy podpisał aneks do umowy o pracę, czy zmienił mu się rodzaj pracy, miejsce pracy, wymiar odpowiedzialności oraz sposób wynagradzania.

Podobne wątpliwości pojawiają się przy czasowym zastępstwie lub organizacyjnym obsadzeniu stanowiska, na przykład przy powołaniu na p.o. kierownika, gdy pracodawca chce szybko zapewnić ciągłość pracy działu, ale nie zamierza trwale awansować pracownika.

Art. 42 § 4 Kodeksu pracy i powierzenie innej pracy

Zgodnie z art. 42 § 4 Kodeksu pracy wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane, jeżeli pracodawca powierza pracownikowi inną pracę niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, bez obniżenia wynagrodzenia i przy pracy odpowiadającej kwalifikacjom pracownika.

Ten przepis pozwala pracodawcy czasowo przesunąć pracownika do innych zadań bez wypowiedzenia zmieniającego i bez zgody pracownika, ale tylko w opisanych granicach. Warto odróżnić tę instytucję od oddelegowania do innego miejsca pracy oraz od trwałej zmiany stanowiska. Szerzej omawia to zagadnienie artykuł: art. 42 § 4 K.p. - powierzenie innej pracy.

Jeżeli pracodawca chce powierzyć obowiązki kierownicze na okres dłuższy niż 3 miesiące w roku kalendarzowym albo chce zmienić istotne elementy zatrudnienia, najbezpieczniejszą podstawą jest zgoda pracownika. Strony mogą wtedy uzgodnić czasową zmianę obowiązków, stanowiska, dodatku funkcyjnego albo zakresu odpowiedzialności. W praktyce może to przybrać formę aneksu albo porozumienia, które pozwala wprowadzić na okres przejściowy nowe elementy zatrudnienia. W podobnym kontekście warto zwrócić uwagę na porozumienie zmieniające warunki pracy i płacy.

Czy odwołanie z funkcji p.o. kierownika wymaga wypowiedzenia zmieniającego?

Jeżeli pracownikowi powierzono czasowo pełnienie obowiązków kierownika, a po odwołaniu wraca on na poprzednie stanowisko i do poprzednich warunków wynikających z umowy o pracę, pracodawca co do zasady nie musi składać wypowiedzenia zmieniającego. Nie dochodzi wtedy do trwałej zmiany warunków umowy, lecz do zakończenia czasowego powierzenia.

Takie podejście potwierdza uchwała składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z 21 grudnia 1978 r., sygn. V PZP 6/78. Sąd Najwyższy przyjął, że:

pracownik, któremu w czasie trwania stosunku pracy zakład pracy powierzył za jego zgodą pełnienie obowiązków na kierowniczym lub innym samodzielnym stanowisku pracy albo zastępstwo pracownika zatrudnionego na takim stanowisku, może być odwołany od pełnienia tych obowiązków i powraca na poprzednie stanowisko bez potrzeby wypowiedzenia mu warunków pracy i płacy.

W typowej sytuacji opisanej w pytaniu pracodawca mógł więc odwołać pracownika z funkcji pełniącego obowiązki kierownika i przywrócić go na wcześniejsze stanowisko. Sam fakt, że w piśmie wskazano przewidywaną datę końcową powierzenia, nie zawsze oznacza, że pracodawca zagwarantował pracownikowi pełnienie funkcji do tej daty bez możliwości wcześniejszego odwołania.

Kiedy wcześniejsze odwołanie może być problematyczne?

Ocena zmienia się, gdy dokument nie był zwykłym powierzeniem obowiązków, lecz porozumieniem zmieniającym umowę o pracę na określony czas. Będzie tak zwłaszcza wtedy, gdy strony wyraźnie ustaliły nowe stanowisko, nowe wynagrodzenie, dodatek funkcyjny albo inne składniki płacowe jako warunki obowiązujące do konkretnej daty.

W takim wariancie jednostronne cofnięcie stanowiska albo obniżenie wynagrodzenia przed umówioną datą może wymagać zgody pracownika albo wypowiedzenia zmieniającego. Dotyczy to szczególnie sytuacji, w której pracownik nie tylko wykonywał dodatkowe zadania, lecz formalnie został przeniesiony na inne stanowisko, a nowe warunki znalazły się w umowie lub aneksie.

Problem może też powstać wtedy, gdy pracodawca po odwołaniu z funkcji faktycznie nie przywraca pracownika do poprzednich warunków, lecz powierza mu niżej kwalifikowaną pracę, odbiera stałe składniki wynagrodzenia albo zmienia miejsce pracy. W takich przypadkach trzeba badać, czy nie doszło do obejścia przepisów o wypowiedzeniu zmieniającym.

Co z wynagrodzeniem i dodatkiem kierowniczym?

Jeżeli pracownik podczas pełnienia obowiązków kierownika otrzymywał czasowy dodatek funkcyjny albo dodatek za zastępstwo, co do zasady taki składnik może przestać przysługiwać po zakończeniu powierzenia, o ile nie został wprowadzony do umowy jako stały element wynagrodzenia. Pracodawca nie może jednak wykorzystać odwołania z funkcji do obniżenia wynagrodzenia należnego na podstawie dotychczasowej umowy o pracę.

Przy powierzeniu innej pracy na podstawie art. 42 § 4 Kodeksu pracy wprost obowiązuje warunek, że powierzenie nie może powodować obniżenia wynagrodzenia. Przy powierzeniu za zgodą pracownika na dłuższy okres decydujące znaczenie ma treść porozumienia, regulaminu wynagradzania, układu zbiorowego albo pisma o przyznaniu dodatku.

Jak powinno wyglądać prawidłowe odwołanie z funkcji?

Dla celów dowodowych odwołanie z funkcji p.o. kierownika powinno być przekazane w sposób jasny, najlepiej na piśmie lub w postaci elektronicznej pozwalającej ustalić treść i datę doręczenia. Dokument powinien wskazywać, od kiedy pracownik przestaje pełnić obowiązki, na jakie stanowisko wraca, jakie zadania ma wykonywać oraz jak rozliczane są ewentualne dodatki związane z czasowym zastępstwem.

Jeżeli odwołanie dotyczy stanowiska związanego z odpowiedzialnością materialną, dostępem do dokumentów, upoważnieniami, podpisywaniem dokumentów lub zarządzaniem personelem, warto sporządzić protokół przekazania spraw. Chroni to zarówno pracownika, jak i pracodawcę przed późniejszym sporem o zakres odpowiedzialności.

Co może zrobić pracownik, który nie zgadza się z odwołaniem?

Najpierw warto ustalić, jaki dokument został podpisany: polecenie powierzenia obowiązków, porozumienie stron, aneks do umowy czy wypowiedzenie zmieniające. Jeżeli pracownik uważa, że pracodawca bezprawnie obniżył wynagrodzenie albo naruszył uzgodnione warunki pracy, może dochodzić roszczeń przed sądem pracy.

Jeżeli pismo pracodawcy było w istocie wypowiedzeniem zmieniającym albo wypowiedzeniem umowy, terminy są krótkie. Odwołanie od wypowiedzenia wnosi się do sądu pracy zasadniczo w terminie 21 dni od doręczenia pisma. Roszczenia ze stosunku pracy, na przykład o niewypłacony dodatek lub wynagrodzenie, co do zasady przedawniają się po 3 latach od dnia, w którym stały się wymagalne.

FAQ

Czy pracodawca może odwołać pracownika z funkcji p.o. kierownika przed terminem wskazanym w piśmie?

Tak, zwykle jest to dopuszczalne, jeżeli było to czasowe powierzenie obowiązków, a nie trwała zmiana umowy o pracę. Pracownik wraca wtedy na poprzednie stanowisko i do poprzednich warunków pracy.

Czy odwołanie z funkcji p.o. kierownika wymaga wypowiedzenia zmieniającego?

Nie zawsze. Wypowiedzenie zmieniające nie jest potrzebne, gdy kończy się tylko czasowe powierzenie, a pracownik wraca do warunków wynikających z umowy. Może być jednak konieczne, gdy pracodawca chce pogorszyć lub trwale zmienić warunki zatrudnienia.

Czy powierzenie obowiązków kierownika może trwać dłużej niż 3 miesiące?

Jednostronne powierzenie innej pracy na podstawie art. 42 § 4 Kodeksu pracy może trwać maksymalnie 3 miesiące w roku kalendarzowym. Dłuższe pełnienie obowiązków jest możliwe przede wszystkim za zgodą pracownika albo po formalnej zmianie warunków pracy.

Czy pracownik musi zgodzić się na pełnienie obowiązków kierownika?

Jeżeli chodzi o powierzenie innej pracy w granicach art. 42 § 4 Kodeksu pracy, zgoda nie jest konieczna. Jeżeli jednak powierzenie wykracza poza ten przepis, trwa dłużej, istotnie zmienia stanowisko lub wynagrodzenie, zgoda pracownika albo wypowiedzenie zmieniające mogą być potrzebne.

Czy po odwołaniu można odebrać dodatek kierowniczy?

Można, jeżeli dodatek był wyraźnie związany tylko z czasowym pełnieniem obowiązków. Nie można natomiast jednostronnie odebrać składnika, który stał się stałym elementem wynagrodzenia wynikającym z umowy, aneksu, regulaminu lub porozumienia.

Kiedy warto skierować sprawę do sądu pracy?

Warto rozważyć sąd pracy, gdy odwołanie z funkcji wiąże się z bezprawnym obniżeniem wynagrodzenia, pominięciem wypowiedzenia zmieniającego, naruszeniem podpisanego aneksu albo odmową wypłaty dodatku należnego za okres faktycznego pełnienia obowiązków.

Podsumowanie

Odwołanie z czasowo powierzonego pełnienia obowiązków kierownika najczęściej jest dopuszczalne bez wypowiedzenia zmieniającego, jeżeli pracownik po prostu wraca na poprzednie stanowisko i do poprzednich warunków zatrudnienia. Wynika to zarówno z konstrukcji czasowego powierzenia pracy, jak i z utrwalonego stanowiska Sądu Najwyższego.

Nie można jednak automatycznie uznać każdego odwołania za prawidłowe. Jeżeli strony zawarły aneks, ustaliły nowe stanowisko na konkretny okres albo wprowadziły stałe składniki wynagrodzenia, pracodawca nie zawsze może jednostronnie cofnąć te warunki. Wtedy rozstrzygające znaczenie ma treść dokumentów oraz to, czy pracownik faktycznie wraca do poprzednich warunków pracy.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 277 z późn. zm., w szczególności art. 42, art. 264 i art. 291.
• Ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, Dz.U. 2026 poz. 25.
• Uchwała składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z 21 grudnia 1978 r., V PZP 6/78, OSNC 1979/3/43.