Towar kontrahenta zalega w magazynie co można zrobić

Gdy cudzy towar blokuje magazyn przedsiębiorcy

Problem zalegającego towaru kontrahenta trzeba rozdzielić na dwie kwestie: po pierwsze, kto jest właścicielem rzeczy i kto ma ją odebrać, po drugie, czy i na jakiej podstawie można żądać zapłaty za przechowanie oraz zwrotu poniesionych kosztów. Jeżeli pierwotny kontrahent został podzielony, przekształcony, postawiony w stan likwidacji albo ogłoszono wobec niego upadłość, nie należy opierać się wyłącznie na ustnych ustaleniach sprzed lat.

Najpierw warto sprawdzić aktualne dane w KRS, ustalić, czy istnieje likwidator, zarząd następcy prawnego albo syndyk, oraz wysłać formalne wezwanie do odbioru towaru. W piśmie należy wskazać, gdzie towar się znajduje, w jakiej ilości, od kiedy zajmuje powierzchnię magazynową, jaki termin wyznacza się na odbiór oraz jakie opłaty będą naliczane po bezskutecznym upływie terminu.

Przed wysłaniem wezwania dobrze jest sporządzić dokumentację: zdjęcia, spis palet lub sztuk, oznaczenia partii, szacunkową powierzchnię, protokół stanu rzeczy i kopie wcześniejszej korespondencji. Taka dokumentacja ułatwi późniejsze dochodzenie wynagrodzenia za przechowanie, zwrotu kosztów albo odszkodowania za blokowanie powierzchni.

Czy można naliczać opłatę za przechowywanie towaru?

Tak, ale trzeba prawidłowo określić podstawę żądania. Jeżeli strony zawarły umowę przechowania, choćby ustnie albo przez faktyczne oddanie rzeczy do magazynu, zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego o przechowaniu. Zgodnie z art. 835 K.c. przechowawca zobowiązuje się zachować rzecz ruchomą w stanie niepogorszonym. Jeżeli wynagrodzenie nie zostało określone, przechowawcy należy się wynagrodzenie przyjęte w danych stosunkach, chyba że z umowy lub okoliczności wynika, że przechowanie miało być nieodpłatne.

W praktyce oznacza to, że jeśli początkowo zgoda na przechowanie była koleżeńska, tymczasowa albo bezpłatna, należy ją wyraźnie odwołać i wyznaczyć termin odbioru. Dopiero od takiego momentu łatwiej wykazać, że dalsze pozostawianie rzeczy w magazynie odbywa się wbrew woli przechowawcy i powinno być odpłatne. W wezwaniu warto wskazać konkretną stawkę, np. według rynkowej ceny najmu powierzchni magazynowej za m² albo według kosztu zajętej paletomiejscówki.

Trzeba też rozróżnić wynagrodzenie za usługę przechowania od zwrotu wydatków. Roszczenie o wynagrodzenie może być dokumentowane inaczej niż roszczenie odszkodowawcze albo zwrot koniecznych wydatków. W obrocie przedsiębiorców często konieczna będzie faktura za usługę, natomiast nota księgowa może być właściwa przy roszczeniach o charakterze odszkodowawczym. Kwestia podatkowa zależy od realnej podstawy rozliczenia i nie powinna być rozstrzygana automatycznie samym tytułem dokumentu.

Zwrot wydatków poniesionych na należyte przechowanie rzeczy

Niezależnie od wynagrodzenia za przechowanie składający rzecz powinien zwrócić przechowawcy wydatki, które zostały poniesione w celu należytego przechowania rzeczy, wraz z odsetkami ustawowymi. Wynika to z art. 842 K.c. Chodzi o koszty rzeczywiście potrzebne, racjonalne i możliwe do wykazania, a nie o dowolnie ustalone opłaty.

Do takich wydatków mogą należeć w szczególności koszty zabezpieczenia towaru, ochrony, monitoringu, przeniesienia rzeczy w bezpieczne miejsce, ubezpieczenia, utrzymania właściwych warunków przechowywania albo inne koszty konieczne do zapobieżenia utracie lub uszkodzeniu towaru. Jeżeli przechowawca zaciągnął zobowiązanie w celu prawidłowego przechowania rzeczy, może także żądać, aby składający zwolnił go z tego zobowiązania.

W korespondencji z kontrahentem warto rozbić roszczenia na dwie pozycje: wynagrodzenie za zajętą powierzchnię oraz udokumentowane wydatki. Zwiększa to czytelność sprawy i ułatwia późniejsze wykazanie wysokości żądania przed sądem.

Firma w likwidacji albo upadłości a odbiór towaru

Jeżeli właściciel towaru jest w likwidacji, adresatem pisma powinien być co do zasady likwidator ujawniony w KRS. Likwidator prowadzi sprawy spółki w zakresie niezbędnym do zakończenia jej działalności, ściągnięcia wierzytelności, upłynnienia majątku i zaspokojenia zobowiązań. Towar znajdujący się w magazynie może być składnikiem majątku spółki, dlatego trzeba go formalnie zgłosić likwidatorowi i żądać decyzji co do odbioru.

Jeżeli wobec kontrahenta ogłoszono upadłość, należy ustalić syndyka i zgłosić mu zarówno istnienie towaru, jak i własną wierzytelność z tytułu kosztów przechowania lub innych należności. W takiej sytuacji samodzielne dysponowanie towarem może być szczególnie ryzykowne, bo przedmiot może wchodzić do masy upadłości.

Jeżeli nie jest jasne, czy właścicielem rzeczy jest spółka X, spółka Y czy następca prawny po przekształceniu lub podziale, wezwanie można skierować do wszystkich potencjalnie właściwych podmiotów. Warto zażądać wskazania, kto jest właścicielem rzeczy i kto przejmuje obowiązek ich odbioru oraz rozliczenia kosztów.

Czy można ustanowić zastaw na towarze kontrahenta?

Najbardziej ryzykowny błąd polega na założeniu, że przedsiębiorca może po prostu wysłać pismo i jednostronnie ustanowić zastaw na cudzym towarze. Zastaw na rzeczy ruchomej zabezpiecza oznaczoną wierzytelność, ale jego ustanowienie wymaga co do zasady umowy między właścicielem rzeczy a wierzycielem oraz wydania rzeczy wierzycielowi albo osobie trzeciej, chyba że ustawa przewiduje szczególny wyjątek. Sam fakt, że towar znajduje się w magazynie, nie zawsze wystarcza do powstania zastawu.

Jeżeli zastaw został skutecznie ustanowiony, zaspokojenie wierzyciela z rzeczy obciążonej zastawem następuje według przepisów o sądowym postępowaniu egzekucyjnym. Oznacza to, że wierzyciel nie może samowolnie sprzedać rzeczy i zatrzymać ceny. Zasadą jest najpierw uzyskanie tytułu wykonawczego, a następnie egzekucja prowadzona przez komornika.

W praktyce częściej trzeba rozważyć inne instrumenty: wezwanie do odbioru, pozew o zapłatę, zabezpieczenie roszczenia, ewentualne prawo zatrzymania oraz w szczególnych przypadkach depozyt sądowy. Prawo zatrzymania z art. 461 K.c. pozwala zobowiązanemu do wydania cudzej rzeczy wstrzymać jej wydanie do czasu zaspokojenia albo zabezpieczenia określonych roszczeń, ale dotyczy przede wszystkim zwrotu nakładów na rzecz i naprawienia szkody wyrządzonej przez rzecz. Nie należy traktować go jak automatycznego prawa sprzedaży towaru.

Co zrobić krok po kroku?

Najbezpieczniejsza procedura powinna wyglądać następująco. Po pierwsze, trzeba ustalić aktualny status prawny kontrahenta i osoby uprawnione do reprezentacji. Po drugie, należy sporządzić inwentaryzację towaru oraz dokumentację fotograficzną. Po trzecie, trzeba wysłać pisemne wezwanie do odbioru rzeczy z rozsądnym terminem, informacją o naliczaniu opłat i żądaniem zwrotu dotychczasowych kosztów. Po czwarte, po bezskutecznym upływie terminu można wystawić właściwy dokument księgowy, wezwać do zapłaty, a następnie skierować sprawę do sądu.

W pozwie można dochodzić zapłaty wynagrodzenia za przechowanie, zwrotu koniecznych wydatków, odsetek oraz ewentualnie odszkodowania, jeżeli da się wykazać realną szkodę, np. utratę możliwości wynajęcia powierzchni innemu klientowi. Jeżeli towar nadal blokuje magazyn, można rozważyć także żądania zmierzające do odebrania rzeczy albo zabezpieczenia interesów przechowawcy.

Jeżeli wierzyciel rzeczy nie odbiera albo jego zachowanie uniemożliwia wykonanie obowiązku wydania rzeczy, w określonych sytuacjach można rozważyć złożenie przedmiotu świadczenia do depozytu sądowego. Złożenie rzeczy do depozytu wymaga jednak spełnienia przesłanek ustawowych, a w postępowaniu cywilnym co do zasady potrzebne jest zezwolenie sądu. W przypadku dużych partii towaru lub rzeczy wymagających specjalnych warunków przechowania rozwiązanie to wymaga wcześniejszego przygotowania.

Przedawnienie roszczeń i dowody

Nie warto zwlekać z dochodzeniem należności. Roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej co do zasady przedawniają się z upływem 3 lat. Jeżeli opłaty są naliczane miesięcznie, trzeba pilnować dat wymagalności poszczególnych należności, wysyłać wezwania i zachowywać potwierdzenia doręczenia.

Najważniejsze dowody to korespondencja z kontrahentem, protokoły przyjęcia lub pozostawienia towaru, dokumentacja fotograficzna, cenniki magazynowania, faktury za ochronę, energię, transport, ubezpieczenie, kosztorysy, dokumenty KRS oraz dowody na to, że kontrahent był wzywany do odbioru rzeczy i mimo tego nie reagował.

FAQ

Czy mogę wyrzucić towar kontrahenta z magazynu?

Nie należy tego robić samodzielnie. Cudzy towar nadal pozostaje własnością uprawnionego podmiotu, a jego wyrzucenie, zniszczenie albo sprzedaż bez podstawy prawnej może rodzić odpowiedzialność odszkodowawczą. Najpierw trzeba wezwać właściciela do odbioru i zabezpieczyć dowody.

Od kiedy mogę naliczać opłatę za przechowanie?

Najbezpieczniej naliczać ją od dnia wskazanego w formalnym wezwaniu, po uprzednim poinformowaniu kontrahenta o stawce i terminie odbioru. Za wcześniejszy okres można dochodzić wynagrodzenia albo kosztów, ale trzeba liczyć się z zarzutem, że przechowanie miało być nieodpłatne.

Czy wystarczy nota obciążeniowa?

Nie zawsze. Jeżeli żądanie dotyczy odpłatnej usługi przechowania lub udostępnienia powierzchni, w obrocie gospodarczym może być potrzebna faktura. Nota może być właściwa przy roszczeniach odszkodowawczych albo zwrocie niektórych kosztów. Decyduje rzeczywisty charakter należności.

Czy mogę zatrzymać towar do czasu zapłaty?

Czasem można powołać się na prawo zatrzymania, ale nie obejmuje ono automatycznie każdej należności za magazynowanie. Trzeba sprawdzić, czy roszczenie dotyczy zwrotu nakładów na rzecz albo szkody wyrządzonej przez rzecz oraz czy nie zachodzi ustawowy wyjątek. To nie jest równoznaczne z prawem sprzedaży towaru.

Co zrobić, gdy kontrahent jest w likwidacji?

Należy ustalić likwidatora w KRS, wysłać do niego wezwanie do odbioru rzeczy i zgłosić wierzytelność z tytułu kosztów przechowania. Jeżeli zamiast likwidacji ogłoszono upadłość, sprawę trzeba kierować do syndyka i uwzględnić zasady postępowania upadłościowego.

Podsumowanie

Zalegający w magazynie towar kontrahenta nie daje przedsiębiorcy prawa do samowolnej sprzedaży albo wyrzucenia rzeczy, ale nie oznacza też, że musi on bez końca bezpłatnie blokować własną powierzchnię. Kluczowe jest formalne wezwanie właściciela, likwidatora albo syndyka do odbioru rzeczy, wskazanie terminu i rozpoczęcie dokumentowania kosztów.

Roszczenia warto opierać na przepisach o przechowaniu, zwrocie koniecznych wydatków, ewentualnym odszkodowaniu i właściwie udokumentowanych opłatach za zajętą powierzchnię. Zastaw oraz prawo zatrzymania wymagają szczególnej ostrożności, ponieważ nie każde roszczenie za magazynowanie pozwala zatrzymać cudzy towar, a tym bardziej go sprzedać.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, w szczególności art. 118, art. 306-312, art. 461 oraz art. 835-845 - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93.

2. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego, w szczególności przepisy o depozycie sądowym - Dz.U. 1964 nr 43 poz. 296.

3. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych, w szczególności przepisy o likwidacji spółek - Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037.

4. Ustawa z dnia 28 lutego 2003 r. - Prawo upadłościowe, w zakresie skutków ogłoszenia upadłości i działania syndyka - Dz.U. 2003 nr 60 poz. 535.

Stan prawny uwzględniony na dzień 1 lipca 2026 r.